Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe - Interpretacja - null

ShutterStock
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe - Interpretacja - null

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków wynikających z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanymi w postaci elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismami, które wpłynęły 6 marca 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej jako: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na produkcji (…). Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka podlega opodatkowaniu podatkiem CIT na zasadach ogólnych.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, itp. (dalej: „dokumenty zakupowe”).

Dokumenty te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) dostarczane na specjalnie wydzieloną skrzynkę mailową. Dokumenty dostarczane w formie elektronicznej są drukowane i przechowywane zarówno w oryginalnej postaci elektronicznej, również w formie papierowej. Dokumenty księgowe, które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane (archiwizowane) w oryginale w tej formie.

W związku ze zwiększoną ilością dokumentów Spółka wdrożyła w październiku 2022 r. elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów (dalej jako „(…)”). System ten pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i późniejszą archiwizację.

Każdy wprowadzony dokument, uzyskuje unikatowy numer nadany przez system, pod którym gromadzone są: dokumenty zakupowe (skany faktur) oraz wszystkie dodatkowe dokumenty potwierdzające dostawę towarów lub wykonanie usługi (np. potwierdzenia pracowników odpowiedzialnych, kopie protokołów, certyfikatów).

W chwili obecnej Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie bieżące dokumenty zarówno w formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej w (...). Archiwizowanie dokumentów w formie fizycznej (papierowej) wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in. obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów w Spółce, bezpieczne zarządzanie dokumentacją oraz niszczenie dokumentacji zgodnie z wymogami prawnymi oraz zarządczymi). Co więcej, jakość i czytelność znacznej części dokumentów papierowych z czasem podlega znacznemu pogorszeniu.

Doświadczenie Wnioskodawcy wskazuje, że część dokumentów papierowych pod koniec okresu ich ustawowego przechowywania (okres przedawnienia zobowiązania podatkowego) ulega wyblaknięciu lub innym uszkodzeniom na skutek oddziaływania czynników fizycznych. Stopień uszkodzenia dokumentów jest różny bowiem zależy od zastosowanej technologii druku oraz nośnika, ale są to okoliczności leżące poza kontrolą Wnioskodawcy (Spółka nie ma wpływu na to w jaki sposób te dokumenty zostały wystawione).

Dla potrzeb zminimalizowania kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów, Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania dokumentów zakupowych. Przedmiotowa zmiana obejmuje rezygnację z przechowywania papierowych kopii dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie zdigitalizowanej. Zasady postępowania z dokumentami zakupowymi określone są procedurze „Obieg dokumentów księgowych” (dalej: „Procedura”) obowiązującej u Wnioskodawcy i wiążącej dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy uczestniczących w tym procesie.

Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie określonym powyższą procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu pełnej weryfikacji cyfrowej kopii dokumentu zakupowego i zdarzenia nim udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności. Ponadto Spółka planuje zdigitalizowować dokumenty otrzymane przed wdrożeniem (...), które aktualnie archiwizuje w formie papierowej. Oryginały tych dokumentów po zdigitalizowaniu i zweryfikowaniu jakości skanów zostałyby zniszczone. Wnioskodawca wskazuje jednak, że do momentu uzyskania pozytywnej interpretacji podatkowej przechowuje dokumenty w formie papierowej, pomimo iż są one zdigitalizowane.

Każdy pracownik Spółki, który dokonuje na rzecz Spółki zakupu towaru lub usługi (dalej: „Pracownik”) zobowiązany jest do uzyskania od sprzedającego stosownego dokumentu księgowego, potwierdzającego dokonaną transakcję i pozwalającego na zaewidencjonowanie jej w księgach rachunkowych. W przypadku gdy transakcja zakupu jest udokumentowana za pomocą dokumentu zakupowego, wyznaczony pracownik będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF - za pośrednictwem dedykowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania - w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych.

Procedura przewiduje też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności otrzymanych dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności. Po przejściu przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii dokumentu zakupowego, papierowy oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie.

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT (nie są to wydatki znajdujące się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp do dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku dokumentami zakupowymi (w tym fakturami oraz innymi dokumentami, co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewnia i będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu, otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji papierowej.

Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości dokumentu. Co wymaga podkreślenia, decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Wnioskodawca przechowuje i będzie przechowywał dokumenty zakupowe w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach. Spółka ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych.

Wnioskodawca posiada także sporą liczbę środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dalej „WNiP”), których kartoteki aktualnie zajmują sporą powierzchnię. Kartoteka każdego ze środków trwałych oraz WNiP składa się z kompletu dokumentów: dokument przyjęcia do użytkowania - OT, listę dokumentów wraz z przypisanymi do nich kwotami, oraz kopie wszystkich dokumentów, mających wpływ na obliczenie wartości początkowej oraz wysokość amortyzacji bilansowej i podatkowej danego środka trwałego lub WNiP. Większość środków trwałych oraz WNiP przyjęta jest na podstawie kilku dokumentów, np. faktur zakupu od jednego lub kilku kontrahentów, wyciągów bankowych zwierających opłaty bankowe, dokumentów wewnętrznych PK dokumentujących np. różnice kursowe itd. Wnioskodawca aktualnie archiwizuje kartoteki w formie papierowej.

Wnioskodawca rozważa prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyjętych środków trwałych oraz WNiP wyłącznie w sposób elektroniczny (zdigitalizowany) ww. kartotek. Tak jak wskazane w przykładach powyżej, po zeskanowaniu, pracownik działu finansów zweryfikuje jakość i kompletność skanu, oraz informacje na podstawie, których możliwe będzie wyszukanie danej kartoteki, tj. czy numer środka trwałego, data przyjęcia do użytkowania zaczytały się prawidłowo. Dopiero po dokonaniu tych czynności kartoteka będzie archiwizowana. Możliwość przechowywania dokumentów w sposób elektroniczny daje pewność, że dokumenty będące podstawą naliczenia odpisów amortyzacyjnych w formie papierowej nie zostaną zniszczone (w momencie kiedy odpisy amortyzacyjne trwają ponad 5 lat), co będzie dawało możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych jak i zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Zakupione towary udokumentowane fakturami/dokumentami zrównanymi z fakturami opisanymi we wniosku będą służyć wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Wnioskodawca, (...) Sp. z o.o., wdrożył szczegółowe procedury kontroli biznesowych, które zapewniają pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy dokumentami zakupowymi, zarówno fakturami jak i dokumentami z nimi zrównanymi, a rzeczywistymi dostawami towarów i usług.

W ramach tego procesu wprowadzono następujące mechanizmy:

1.Identyfikacja i rejestracja dokumentów

Każdy dokument zakupowy wpływający do Spółki (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej) podlega identyfikacji i rejestracji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów (...). System ten umożliwia:

  • automatyczne przypisanie dokumentowi unikatowego numeru referencyjnego, który pozwala na łatwe śledzenie wszystkich powiązanych z nim informacji;
  • powiązanie faktury lub innego dokumentu zakupowego z odpowiednim zamówieniem, dostawą oraz potwierdzeniem odbioru towaru lub usługi;
  • rejestrację i archiwizację dokumentów w sposób pozwalający na ich łatwe wyszukiwanie według różnych kryteriów (np. numer pod którym dokument został ujęty w księgach Spółki, numer dokumentu kontrahenta, data, kontrahent, kwota, numer zamówienia).

Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu jest następnie kierowany do odpowiednich osób w organizacji, odpowiedzialnych za jego weryfikację i zatwierdzenie.

2.Wieloetapowa weryfikacja dokumentów

Dokumenty podlegają kilkustopniowej kontroli w celu zapewnienia ich autentyczności i integralności:

a)weryfikacja merytoryczna:

  • sprawdzenie, czy dane na fakturze (np. ilość, cena, nazwa towaru/usługi) zgadzają się z zamówieniem i rzeczywistą dostawą;
  • porównanie treści dokumentu z umową lub warunkami handlowymi ustalonymi z dostawcą (na zamówieniu).

b)weryfikacja formalna i rachunkowa

  • sprawdzenie, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem elementy (np. NIP dostawcy, stawka VAT, kwota podatku, numer faktury);
  • weryfikacja, czy dokument został wystawiony przez zatwierdzonego dostawcę. Spółka posiada bazę zweryfikowanych kontrahentów z którymi współpracuje. Weryfikacja kontrahentów następuje przed rozpoczęciem współpracy oraz okresowo zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej;
  • w przypadku faktur korygujących – kontrola zgodności z pierwotnym dokumentem oraz sprawdzenie, czy korekta została wystawiona w prawidłowy sposób.

c)Potwierdzenie dostawy/usługi

  • w przypadku towarów, każda dostawa jest weryfikowana przez pracowników magazynu co do zgodności z zamówieniem (weryfikowana jest m.in. ilość oraz czy dostarczony towar zgadza się z przedmiotem zamówienia). Po pozytywnej weryfikacji magazynier tworzy dokument przyjęcia wewnętrznego (dalej. „PZ”) w systemie księgowym ERP potwierdzający dostawę. Wydruk dokumentu PZ wraz z dokumentami otrzymanymi od dostawcy: WZ-ką (wydaniem zewnętrznym), listem przewozowym lub innymi dokumentami są dodatkowo archiwizowane. Faktury są księgowane w powiązaniu z zamówieniami oraz dokumentami PZ potwierdzającymi dostawy.
  • w przypadku usług faktury są porównywane z zamówieniami lub umowami oraz osoba merytorycznie odpowiedzialna za daną usługę potwierdza jej wykonanie. Ponadto w systemie (...) dołączane są inne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi, np.: (…), e-maile, zdjęcia lub inne zasadne.
  • system (...) przechowuje powiązanie faktury z dokumentami dostawy (zamówieniem oraz dokumentem PZ) w celu zapewnienia pełnej przejrzystości audytu.

Faktury/dokumenty zrównane z fakturami, które są opisane we wniosku przechowywane są na fizycznych serwerach zlokalizowanych w siedzibie firmy, a dodatkowo w celach bezpieczeństwa, ich kopie zapasowe (backup) robione są na macierzach dyskowych oraz taśmach LTO, które przechowywane są w sejfie w innym pomieszczeniu. Kopie zapasowe wykonywane są systematycznie, m.in. kopie przyrostowe codzienne oraz tygodniowe zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy.

Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. Spółka w każdym przypadku zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp do faktury/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą przekazania wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych lub za pomocą poczty email.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takiej formie przechowuje dokumenty. Oryginały faktur w formie papierowej zostaną zniszczone.

Warunki, jakie powinien zapewnić podatnik co do faktur (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej), sprowadzają się do trzech kwestii określonych w art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:

1. zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury,

2. integralności treści faktury,

3. czytelności faktury.

Stosownie do wspomnianego przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane w ustawie, przyjmuje się jednak, że oznacza ona możliwość odczytania danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały przez człowieka. Zdaniem podatnika, archiwizowanie otrzymanych przez podatnika faktur w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz następnie niszczenie oryginalnych wersji papierowych spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

W Procedurze uwzględniono, że uprawnione przez Spółkę osoby (pracownicy księgowości) przeprowadzą kontrolę mającą na celu weryfikację czy dany dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. W przypadku rozbieżności, będą one wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.

Odnosząc się do integralności treści faktury, należy przez to rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, w procedurze archiwizacji elektronicznej dokumentów, opisanej we wniosku, zostanie zapewniona integralności treści faktury. Dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji/ serwerze lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego (...), do którego dostęp otrzymają tylko uprawnieni pracownicy Spółki.

Z zachowaniem takich samych procedur będą archiwizowane dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej. Na etapie digitalizowania dokumentu, a także po jego zapisaniu na serwerze nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Odnosząc się do czytelności faktury oznacza to, że musi być ona czytelna, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

Zdaniem podatnika procedura archiwizacji elektronicznej opisana we wniosku zapewnia czytelność faktur. Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych. Ponadto digitalizacja dokumentów papierowych pozwoli na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. To w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzona, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Przez kontrolę biznesową należy rozumieć proces, który jest tworzony, wdrażany i aktualizowany przez przedsiębiorcę i wyznaczonych pracowników, którzy odpowiedzialni są za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z regulacjami prawnymi i w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej.

W odniesieniu do faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są procedury, które dają pewność co do tego:

1.przez kogo został wystawiony dokument,

2.że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,

3.o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę elektroniczną z wykonaną usługą lub dostarczonym towarem. W ocenie Wnioskodawcy w opisanym zdarzeniu przyszłym zostanie zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikację związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej, a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje.

Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, a będzie powiązana z innymi dokumentami pozwalającymi na weryfikację jej pochodzenia. Powyższe zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji merytorycznej oraz formalnej każdego dokumentu. Każdy dokument, który nie przejdzie weryfikacji będzie oznaczony jako nieprawidłowy, a rozbieżności będą wyjaśniane.

W razie potrzeby, uprawnieni pracownicy zgłoszą się do kontrahentów z informacją o wykrytej nieprawidłowości oraz w celu poprawienia danego dokumentu (w szczególności poprzez wystawienie faktury korygującej). Podatnik będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji, Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał dany dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Ponadto procedura opisana przez Spółkę będzie spełniała również wymóg przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie uregulowany w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Elektroniczna archiwizacja dokumentów i powiązane z nią procedury ma zapewniać przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie. W procedurze wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez system informatyczny podatnika.

Zeskanowane dokumenty będą zapisywane na serwerze podatnika w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki.

Na etapie digitalizowania dokumentu, a także po jego zapisaniu na serwerze nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu informatycznego (...) stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze NIP, numerze pod którym dokument został ujęty w księgach Wnioskodawcy, nazwie kontrahenta lub datach wpływu, ujęcia w księgach itp.

Powyższe pozwoli jednocześnie na udostępnienie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej kopii zarchiwizowanych plików.

Ponadto poprzez łatwy system wyszukiwania dokumentów zapewnione będzie jednocześnie spełnienie wymogu z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Powyższy wymóg oznacza, że podatnik powinien zapewnić, aby w każdej chwili istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zapewnienie bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Odnosząc się do okresu przechowywania dokumentów, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek przechowywać faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo dokumenty na potrzeby VAT należy przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które wynosi, co do zasady, 5 lat, licząc od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Potwierdzenie słuszności stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego.

Jako przykłady mogą posłużyć następujące interpretacje:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 listopada 2024 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.593.2024.1.MG: „(...) Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 oraz art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 ustawy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych elektronicznie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa pracowników (...).”
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 listopada 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.780.2024.1.AMA: „(...) Tym samym, zachowują Państwo nabyte prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami zakupowymi, dającymi ww. prawo do odliczenia, w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (bez zachowania ich wersji papierowej) zgodnie z opisaną procedurą (...).”
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.703.2024.1.PRM: „(...) Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych elektronicznie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa pracowników przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 i art. 86a ustawy (...).”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Jak stanowi art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka posiada status czynnego podatnika podatku VAT. Spółka otrzymuje - zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej - faktury i dokumenty zrównane z fakturami. Zakupione towary służą/będą służyć wyłącznie czynnościom opodatkowanym.

Z związku ze zwiększoną ilością ww. dokumentów wdrożyli Państwo w październiku 2022 r. elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów, który służy m.in. archiwizacji. Obecnie przechowują (archiwizują) Państwo wszystkie bieżące dokumenty w formie papierowej i elektronicznej.

Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, zmiana ta polega na rezygnacji z przechowywania papierowych kopii ww. dokumentów.

Z opisu sprawy wynika, że zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność. Uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrole mające na celu weryfikację czy dany dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. Rozbieżności są/będą wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.

Integralność treści faktur i dokumentów zrównanych z fakturami jest/będzie zapewniona: w pierwszej kolejności dokumenty te będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie, a następnie wczytywane do wewnętrznego sytemu archiwizacyjnego. Zeskanowane dokumenty mają/będą mieć odpowiednią jakość, aby zapewnić ich wyraźny odczyt.

Ponadto, wdrożyli Państwo procedury kontroli biznesowych, które zapewniają/zapewnią pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy fakturami/dokumentami zrównanymi z fakturami a rzeczywistymi dostawami towarów i usług.

Kontrole biznesowe obejmują/będą obejmować:

1.    identyfikację i rejestrację dokumentów,

2.    wieloetapową weryfikację dokumentów, w tym:

a)weryfikację merytoryczną,

b)weryfikację formalną i rachunkową,

c)potwierdzenie dostawy/usługi.

Ponadto, Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. W każdym wypadku zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej dostęp do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą przekazania wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych lub za pomocą poczty e-mail.

Dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych będzie podejmowana przez decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków wynikających z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, które były/są/będą przechowywane w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania dokumentów zakupowych, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury i dokumenty zrównane z fakturami będą dokumentować zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Państwo do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanych w wersji papierowej bądź elektronicznej, a przechowywanych przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (opisanej we wniosku). Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej lub elektronicznej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Dodatkowe informacje

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ta interpretacja indywidualna rozstrzyga w zakresie podatku od towarów i usług natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  • Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
  • Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

  • Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  • w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
  • w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.