Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które Spółka otrzymała w formie papierowej.

Uzupełnili go Państwo pismem z 7 marca 2025 r. (wpływ 7 marca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca – (…) Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) – w formie papierowej lub elektronicznej.

Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów dostarczanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

Obecnie dokumenty przesyłane przez kontrahentów w formie papierowej są przechowywane przez Spółkę w tej samej formie (papierowej). Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja wiąże się z wysokimi kosztami i trudnościami natury organizacyjnej.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej – skanów (dokumentów PDF).

Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego (dalej „Dział księgowy”), zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.

Dział księgowy może się składać z pracowników Spółki lub pracowników wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego, świadczącego obsługę księgowo-podatkową. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku „zapisz” lub „akceptuj”, w zależności do wcześniej zdefiniowanego obiegu dokumentów. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych.

W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów.

Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem. Skany papierowych wersji Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować.

Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. Skany Faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięci USB,) albo drogą mailową. Spółka zapewni przy tym organom podatkowym na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do Faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dodać należy, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.

Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Dostęp do systemów elektronicznych pozwalających na przetwarzanie, księgowanie oraz archiwizowanie dokumentów księgowych będzie zabezpieczony hasłem dostępu i ograniczony wyłącznie do upoważnionych użytkowników.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie, wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Nabyte przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Fakturami będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu do wniosku wskazali Państwo, iż:

Spółka na obecny moment planuje przechowywać faktury będące przedmiotem Wniosku wyłącznie na terytorium kraju. Jednakże, jeżeli w przyszłości Spółka zdecyduje się przechowywać faktury poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Czy przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT.

Państwa zdaniem, przechowywanie faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego, jest zgodne z art. 112, 112a i 106m ustawy o VAT.

Tym samym Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji tych dokumentów, przy całkowitej rezygnacji z przechowywania faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów) otrzymywanych w formie papierowej.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się wprost do formy (sposobu) przechowywania dokumentów źródłowych będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego. Ustawa o VAT zawiera jednak pewne regulacje z zakresu możliwości stosowania elektronicznego obiegu dokumentów.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2023, nr. 2383 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy o VAT. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym, procedura archiwizacji faktur zakupu (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, dokumentujących zakupy, otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. Wnioskodawca wskazuje, że stosowana przez niego kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie pdf lub jpg) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Ponadto, zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto.

Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Tym samym, należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę, w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, dokumentujących zakupy, przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będzie zgodny z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) oraz inne dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, dokumentujących zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

Dodać należy, że planowane przez Spółkę rozwiązanie, polegające na przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest również akceptowane przez organy podatkowe.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (...)”.

W interpretacji indywidualnej z dnia 7 listopada 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.340.2019.1.PJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozpatrując kwestię dopuszczalności przechowywania faktur oraz ich duplikatów, faktur korygujących oraz not korygujących wyłącznie w formie elektronicznej niezależnie od ich pierwotnej formy i sposobu ich otrzymania przez podatnika stwierdził, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej – w okresie nie krótszym niż upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z przepisami art. 112a ustawy o VAT.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ czytamy: „Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami (otrzymanych pierwotnie w formie papierowej) będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i art. 112a ustawy. Nie będzie zatem konieczności przechowywania wersji papierowej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami”.

Podobne stanowisko administracji skarbowej możemy również znaleźć w następujących interpretacjach indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej: z dnia 20 stycznia 2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW, lub z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ.

W interpretacji z dnia 3 sierpnia 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.236.2020.1.JK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych”.

Natomiast w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 maja 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.121.2023.3.AW czytamy: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów księgowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

W Państwa opinii, w świetle powyższych okoliczności uzasadnione jest więc uznanie za prawidłowe stanowiska, iż Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

W myśl 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

Jak wynika z treści art. 106b ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106g ust. 1 ustawy:

Wszelkie dane, jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur, w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały natomiast uregulowane w art. 106m ustawy.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak wynika z treści art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej będzie posiadanie dokumentów uzupełniających.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W świetle zapisów art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Na mocy art. 112aa ust. 1 ustawy:

Z kolei według art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) – w formie papierowej lub elektronicznej. W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej – skanów (dokumentów PDF). Jak Państwo wskazali, Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury. Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów oraz programie księgowym przez upoważnionych pracowników działu księgowego, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku „zapisz” lub „akceptuj”, w zależności do wcześniej zdefiniowanego obiegu dokumentów. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych (programie księgowym) są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów. Skany papierowych wersji Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować. Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną. Skany Faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięci USB,) albo drogą mailową. Spółka zapewni przy tym organom podatkowym na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do Faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wskazali Państwo, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje. Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie, wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione. Spółka na obecny moment planuje przechowywać faktury będące przedmiotem Wniosku wyłącznie na terytorium kraju. Jednakże, jeżeli w przyszłości Spółka zdecyduje się przechowywać faktury poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy.

Jak już wcześniej wskazano prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania Faktur jest/będzie zgodny z przepisami ustawy.

W tym miejscu należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających, czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia, czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

W rozpatrywanej sprawie Spółka wskazała, że stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiazanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje. Ponadto, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, żadne dane na fakturze, nie będą mogły być zmienione, procedury i sposób przechowywania plików ma za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Otrzymane przez Spółkę Faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu tych procedur, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka wskazała również, że skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną oraz będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co istotne Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB) albo drogą mailową. Spółka na obecny moment planuje przechowywać faktury będące przedmiotem Wniosku wyłącznie na terytorium kraju. Jednakże, jeżeli w przyszłości Spółka zdecyduje się przechowywać faktury poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wówczas zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Spółka otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) – w sposób opisany przez Państwa w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że jeżeli elektroniczna forma przechowywania (archiwizowania) przez Spółkę faktur zapewni autentyczność pochodzenia faktur, integralność i czytelność ich treści, o których mowa w art. 106m ustawy oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania faktur zakupowych, będzie zgodny z powołanymi przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,

·zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zauważam, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.