Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 grudnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia 100% kwoty podatku VAT od wydatków związanych z zakupem i eksploatacją pojazdu samochodowego.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 12 lutego 2025 r. (data wpływu 13 lutego 2025 r.) oraz pismem z 26 lutego 2025 r. (data pisma 26 lutego 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka A. Sp. z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą, której podstawowym zakresem działalności jest prowadzenie restauracji, klubu i pizzerii.

W związku z przedmiotem działalności spółki i koniecznością częstego przemieszczania się przez pracowników w celach:

• zakup towarów - (giełda (…), hale targowe i zakłady produkcyjne),
• w przygotowaniu dla odbiorców zewnętrznych (catering) i pozostałej gastronomicznej działalności usługowej,
• w działalności twórczej związanej z kulturą i rozrywką (koncerty, stand-upy, wystawy),
• z pracami adaptacyjnymi i odtworzeniowymi, restauracje to żywy organizm, które wymagają ciągłej pracy ulepszającej, modyfikującej i naprawczej (aranżacja, meble, urządzenia techniczne, serwisy, naprawy itd.),
• w budowaniu okazjonalnych przestrzeni sprzedażowych - wystawy, targi, plenery, sezonowe ogródki, a w związku z tym,
• obsługa magazynów lub przechowalni mienia.

Spółka zamierza dokonać zakupu samochodu (busa z miejscami siedzącymi) w ramach leasingu operacyjnego pojazdu samochodowego, o którym mowa w art. 2 pkt 34 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 t.j.). Samochód osobowy (jednak bus), który będzie używany przez pracowników nie posiada homologacji ciężarowej z uwagi na zainstalowane siedzenia, lecz faktycznie jest do tego przeznaczonym w swej funkcjonalności.

W związku z wejściem dnia 1 kwietnia 2014 roku ustawy z dnia 7 lutego 2014 roku o zmianie ustawy o ustawie o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2014 r. poz. 312) na podstawie art. 86a ust. 12 oraz ust. 15 ustawy o VAT spółka ma zamiar zgłosić powyższy pojazd samochodowy na druku VAT - 28 informując właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, że pojazd ten będzie wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej przez nią działalności gospodarczej. W celach realizacji zapisów ustawy Spółka zobowiązuje się do następujących czynności.

Spółka, co wynika z adresu siedziby, w której ma swoje biuro, nie ma prawnej możliwości parkowania samochodów na terenie należącym do Wspólnoty Mieszkaniowej której częścią jest lokal należący do spółki. W związku z powyższym, Spółka zamierza wynająć miejsce parkingowe na ulicy (…) w (…) na strzeżonym parkingu tak, aby pracownicy korzystając z pojazdu mieli do niego swobodny dostęp. W dniach natomiast dużego natężenia ruchu, samochód parkowany będzie w strefie miejskiego parkowania.

Pracodawca zaznacza, że zabrania w stosownym regulaminie korzystania z samochodu służbowego swoim pracownikom i współpracownikom w celach prywatnych. Zakaz ten wynika przy tym z podpisanych z pracownikami/współpracownikami umów o używaniu i przechowywaniu samochodu służbowego. Zgodnie z tym i umowami obowiązuje w spółce całkowity zakaz użytku samochodu służbowego do celów prywatnych. Ponadto z umów tych wynika obowiązek prowadzenia przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu (dalej także jako „ewidencja”, „EPP”). W umowach opisany jest przy tym szczegółowo sposób prowadzenia ewidencji, zasady zdawania EPP celem potwierdzenia autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem. Powyższe umowy określają także obowiązek prowadzenia EPP jako jeden z podstawowych obowiązków pracowniczych danego pracownika.

Niezmiernie istotnym elementem gwarantującym bezpieczeństwo Spółki jest zapis zawarty w umowach używana i przechowania samochodu służbowego stanowiący, że pracownik przyjmuje do wiadomości, że pojazd jest mu użyczony wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych w związku z czym pracodawcy przysługuje pełne odliczenie podatku od towarów i usług zawartego we wszelkich wydatkach eksploatacyjnych, w tym związanych z nabyciem paliwa do napędu powierzonego pojazdu. Użycie przez pracownika pojazdu do celów prywatnych oznacza powstanie szkody u pracodawcy w postaci nieodliczonego podatku od towarów i usług. Pracodawca i pracownik na podstawie tej umowy ustalają, że nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie jej w sposób inny niż określony powyżej, jak również stwierdzenie że pojazd był wykorzystany w celach prywatnych skutkować będzie obciążaniem pracownika kwotą w wysokości wynikłej dla pracodawcy z tego de facto szkody.

Zaznaczono także, że pracownicy spółki używający pojazd służbowy zostaną przeszkoleni przez pracodawcę z zakresu zasad prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, skutków prowadzenia jej niezgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o VAT, odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone oraz zasad obciążania pracowników za ewentualną szkodę powstałą u pracodawcy w związku z niewłaściwym użyciem pojazdu służbowego, czy też niepoprawnym prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu. Powyższa umowa nakłada także na pracowników obowiązek przechowywania pojazdu w bezpiecznym miejscu przeznaczonym do postoju samochodów, w tym w szczególności w takim jak parking strzeżony oraz garaż, w tym garaż wielostanowiskowy. Ponieważ jednak pracodawca nie ma możliwości przechowywania samochodów w miejscu swojej siedziby oraz biorąc pod uwagę, że jej pracownicy wykonują pracę również mobilnie, jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach miasta i brak technicznej możliwości odbioru pojazdu samochodowego z miejsca siedziby spółki, pracownicy mają możliwość również przechowywać powierzone mienie w miejscu swojego zamieszkania.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

a) Na pytanie: Jakie wydatki związane z pojazdem są przedmiotem wniosku (objęte pytaniem zadanym we wniosku), wskazują Państwo, że: Samochód zostanie zakupiony poprzez leasing udzielony przez firmę (…), na podstawie wyceny przeprowadzonej przez firmę (…) (załącznik nr 1) do niniejszej umowy, za kwotę 270500,00 zł netto. Przedmiotem zatem Państwa wniosku jest zakup, jak i eksploatacja powyższego samochodu przez spółkę.

b) Na pytanie: Czy wszystkie faktury dokumentujące ww. wydatki wystawione będą wyłącznie na spółkę A. Sp. z o.o., wskazują Państwo, że: Wszystkie dokumenty związane z przedmiotowym pojazdem, wystawione będą tylko i wyłącznie na spółkę A. Sp. z o.o.

c) Na pytanie: Czy celem nabycia pojazdu w ramach leasingu będzie wyłącznie jego wykorzystanie do działalności gospodarczej, wskazują Państwo, że: Spółka istnieje 13 lat na rynku usług gastronomicznych. W tym czasie spółka posiadała dwa samochody firmowe, które nigdy nie sprawdzały się w pełni na potrzeby realizacji usług spółki. Jeden z samochodów był dwuosobowym fordem Turneo z tzw. blaszaną paką, a drugi wersją osobową. Samochody w podwójnym funkcjonowaniu były droższe w utrzymaniu, a jednocześnie niewydajne, gdyż często np. podczas cateringów musiały jeździć wspólnie, co wiązało ze sobą niepotrzebne koszty. Samochody te, nie były objęte wnioskiem o przeznaczenie ich tylko i wyłącznie na cele firmowe mimo, że tak były użytkowane. Po wielu kolejnych latach pracy, pandemii, wzlotów i upadków spółki, w końcu stać spółkę na jeden porządny zakup.

Spółka, realizuje w swoich celach zawodowych organizację imprez firmowych i prywatnych, cateringi, organizację wydarzeń kulturalnych - koncerty, stand upy, a także produkcję i dowóz pizzy. Wszystkie te cele, realizowane pod markami: A. (…) klub sklep, Pizzeria (…), wymagają ciągłej komunikacji samochodowej. Przez wiele lat, mimo że nie jest to do końca zgodne z literą prawa, używane były do tych celów samochody prywatne prezesa Spółki, czyli Pana. Póki co, Spółka ciągle się rozwija, wykupiła lokal w którym się mieści, dokonała zakupu drugiego lokalu usługowego, a jednocześnie rozpoczęła pracę nad dywersyfikacją zarobkową, pozyskując środki z KPO celem dywersyfikacji. Kierunek jaki Spółka obrała to turystyka (właściciel spółki prywatnie jest absolwentem wydziału turystyki i zarządzania AWF, pilotem i przewodnikiem wycieczek). Dzięki pozyskanym środkom (podpisana umowa na zakup łodzi turystycznej z (…) załącznik nr 2), Spółka ma zamiar pozyskać drugi kierunek wpływów, czyli komercyjny wynajem lub długoterminowy łodzi. Aby realizować ten cel, Spółka musi posiadać odpowiedni samochód o odpowiednim uciągu na haku holowniczym + napęd 4x4, co w pełni realizuje przedmiot Państwa wniosku.

Podsumowując powyższe, tak, Spółka będzie wykorzystywać przedmiotowy samochód tylko i wyłącznie do celów firmowych.

d) Na pytanie: Czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będą Państwo wykorzystywać pojazd wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z podatku, wskazują Państwo, że: Jak najbardziej, Spółka nie prowadzi działalności związanej ze zwolnieniem z VAT.

e) Na pytanie: Czy pojazd będzie pojazdem o którym mowa w art. 86a ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)? Jeśli tak to czy spełnienie wymagań określonych w tym przepisie (proszę wskazać których wymagań) zostanie stwierdzone na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu tych wymagań (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 1-2 ustawy) lub na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy), wskazali Państwo, że: Nie, pojazd ten jest rejestrowany jako pojazd osobowy mimo, że występuje tutaj różnica między sposobem rejestracji samochodów osobowych z dodatkową powierzchnią załadunkową (jak multivan właśnie) a ustawodawcą gdyż, w cytowanej ustawie art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. a ustawodawca wymienia właśnie VAN jako kategorię specjalną, a żadna ze stacji diagnostycznych prócz użycia słowa MULTI VAN nie posługuje się odrębną nomenklaturą aniżeli osobowe:

(…) „Do pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 4 pkt 2, należą:

1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub (…)” załącznik nr 3a-d..(fotografia przestrzeni ładunkowej wraz z mocowaniami i zmywalną podłogą)

Podsumowując, Spółka udowadnia pozostałe 4 przesłanki umożliwiające do skorzystania ze 100% odliczenia VAT od pojazdu wykorzystywanego w Spółce.

f) Na pytanie: Czy pojazd będzie konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą oraz czy takie przeznaczenie będzie wynikało z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym, wskazali Państwo że: Nie, pojazd jest przeznaczony do przewozu 7/9 osób wraz z kierowcą i taką liczebnością są Państwo w 100% usatysfakcjonowani.

g) Na pytanie: Czy od momentu nabycia przedmiotowego pojazdu będą Państwo posiadać dokumenty (regulaminy/procedury), z których obiektywnie wynika, że samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i wykluczone będzie wykorzystanie tego pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, wskazali Państwo że: Tak, w tej chwili trwają procedury rejestrujące samochód, a także tworzenie regulaminu, podpisywanie umowy dotyczącej parkingu strzeżonego itd. Procedury te, zostaną ukończone zanim pojazd zostanie czynnie wprowadzony do Spółki. Spółka zobowiązuje się również dosłać wzmiankowane dokumenty, tj. regulamin, umowę parkingową, wskazanie osób korzystających z pojazdu, a także tzw. kilometrówkę do końca lutego 2025.

h) Na pytanie: Czy istnieją okoliczności obiektywne potwierdzające brak możliwości wykorzystania pojazdu od momentu jego zakupu do użytku prywatnego - jeżeli tak to należy szczegółowo wskazać jakie to będą okoliczności, wskazali Państwo, że: Jak najbardziej, okoliczności takie istnieją. Jedyną osobą, która mogłaby używać samochodu do celów prywatnych jest właściciel Spółki, czyli Pan sam. Osobiście zamieszkuje Pan gminę (…). Każdego dnia wraz z żoną dojeżdża Pan do pracy około 17 kilometrów. Żona pracuje w edukacji i posiada darmowy parking na posesji szkoły. (…) posługuje się własnym, komfortowym pojazdem marki Chrysler Pacyfica, którego dowód dołącza Pan jako załącznik nr 4. Osobiście, z uwagi na płatną strefę parkowania pod budynkiem w którym mieści się Spółka, porusza Pan się pojazdem elektrycznym, którego dowód również dołącza Pan w załączniku: zał. nr 4. Oprócz tego, Pana rodzina posiada również MULTIVANA, który wykorzystywany jest głównie przez Pana, (jeździ Pan motocyklami crossowymi, a samochód ten umożliwia Panu przewożenie motocykla) - dowód rejestracyjny jako zał. nr 5.

Prócz tych informacji, Spółka od końca lutego wynajmować będzie strzeżony parking w Centrum Handlowym Galeria (…), który to parking zamykany jest każdego dnia o 23:00. W ten sposób, Spółka będzie pewna, że samochód nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych przez pracowników, co zakładać będzie również Regulamin, a z punktu widzenia logicznego, właścicielowi spółki nie jest potrzebny kolejny samochód.

i) Na pytanie: W jaki sposób będą Państwo kontrolować, że pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej? Jakie będą procedury zabezpieczające wykonanie zakazu używania samochodów do celów prywatnych przez pracowników/współpracowników, wskazali Państwo, że: Państwa Spółka nie jest wielką organizacją. Na tę chwilę, zatrudniają Państwo 6 osób na umowie o pracę, 9 na umowie zlecenie i 4 na zasadzie współpracy b2b. Oprócz tego osobiście, jako właściciel spółki pracuje Pan i wykonuje różne obowiązki w spółce, która ma charakter po prostu rodzinny. Samochód w Spółce będzie wykorzystywany przez 4 osoby plus przez Pana w celach zawodowych. Wśród nich są: szef kuchni, manager, kierownik zmiany porannej i dostawca. Każda z tych osób pracuje w różnych godzinach, a ich obowiązki związane z posługiwaniem się pojazdem praktycznie nigdy nie nakładają się na siebie i tak np. szef kuchni odwiedza z rana hurtownie, giełdę spożywczą itp., kierownik zmiany porannej odpowiada między innymi za dostawy lunchy i rozwóz cateringów, manager zajmuje się uzupełnianiem towarów przemysłowych, zwożeniem sprzętu na eventy, zakupem alkoholu (głównie w godzinach popołudniowo wieczornych), a dostawca zajmuje się standardową dostawą pizzy i posiłków do indywidualnych odbiorców, od 16:00 do 22:00. W tej chwili, rytm ten jest zaburzany ze względu na brak samochodu, co generalnie w dużej mierze „łatane” jest Pana pojazdami, zewnętrznymi dostawcami, kurierami itd. Praca taka, nie dość że jest nerwowa, to wymaga ciągłej koordynacji kolejnych osób związanych z transportem, Pana obecnością itd. Spółka nie może tak dalej funkcjonować tym bardziej, że już niedługo dojdzie transport łodzi. Przedstawiony powyżej harmonogram pracy dziennej, jest na tyle napięty, a Spółka pracuje 7 dni w tygodniu, że nie sposób posługiwać się samochodem do celów prywatnych - po prostu wówczas pojazdu nie będzie do jego codziennych obowiązków.

Jak już wcześniej Pan nadmienił, samochód musi zostać odstawiony każdego dnia do 23:00 na parking strzeżony tak, by każdego ranka szef kuchni mógł go wykorzystać do swoich obowiązków.

j) Na pytanie: Czy będzie istniał nadzór nad używaniem pojazdu (np. GPS)? W jaki sposób i kto będzie dokonywał tego nadzoru, wskazali Państwo, że: Nie, spółka nie zamierza dodawać sobie pracy i kosztów związanych z posługiwaniem się kolejnym urządzeniem do nadzoru pracowników. Pojazd w dużej mierze (oprócz transportu łodzi) poruszać się będzie w okolicach (…), a w związku z tym nie ma takiej potrzeby, a grafik obsługi auta będzie ściśle nadzorowany, poprzez kolejne osoby które będą miały go użyć danego dnia.

k) Na pytanie: Czy dołożą Państwo należytej staranności, aby wykluczyć możliwość użycia pojazdu do celów prywatnych, należy wskazać jakie czynności zostaną podjęte, w czym ta staranność będzie się przejawiać, wskazali Państwo, że: Oczywiście, Pana sposób na prowadzenie Spółki to codzienna obecność i kontrola wszelkich procesów bezpośrednio przez Pana. W związku z powyższym, wszelkie procedury będą tworzone bezpośrednio przez Pana lub z Pana udziałem, ffa w związku z tym:

• przed pojawieniem się samochodu w Spółce, stworzy Pan grafik posługiwania się samochodem,
• regulamin ściśle określający sposób posługiwania się pojazdem, określający miejsce parkowania, sposób pobierania auta,
• pełną ewidencję kilometrów zgodną z wytycznymi zawartymi w art. 86a ust. 6 i 7,
• zamierza Pan również pozyskać kartę paliwową Orlen, aby wszelkie płatności odbywały się przy Pana akceptacji i wiedzy.

Poza tym, zwracają Państwo uwagę, że Spółka nie jest dużą organizacją, a zatem nie ma możliwości aby posłużenie się samochodem do swoich celów nie zostało bezpośrednio wykryte.

l) Na pytanie: Na jakich zasadach pojazd będzie udostępniany pracownikom i współpracownikom? Czy do wykonania określonych zadań, na określony czas, inne, wskazali Państwo że: Samochód wykorzystywany będzie do konkretnych celów. Spółka, każdego miesiąca ma modyfikowany kalendarz wydarzeń, który jasno precyzuje wszelkie eventy, koncerty, cateringi, dostawy itd. Zamierza Pan każde zdarzenie wymagające pojazdu zaznaczać w kalendarzu, tak by poszczególne realizacje nie nakładały się na siebie. Jak już wcześniej Pan zaznaczył, grafiki poszczególnych osób, a bynajmniej ich obowiązki zewnętrzne, nie nakładają się wzajemnie na siebie. Każdego popołudnia i wieczoru, kiedy samochód realizować będzie regularne dostawy, głównie przez dostawcę, auto pracować będzie w regularnej kurierce, lecz to już po wykonaniu planowanych - kalendarzowych obowiązków.

m) Na pytanie: Czy pracownicy/współpracownicy będą mieli dowolność w ustalaniu miejsca parkowania/garażowania pojazdu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wskazali Państwo że: Absolutnie nie. Miejsce parkowania pojazdu będzie ściśle określone i będzie to ulica (…), podziemny parking Galerii (…). Miejsce parkowania objęte będzie regularną umową. Po godzinie 16:00 samochód będzie realizował dostawy, więc parkowanie będzie się odbywać w płatnych strefach parkowania. Po zakończonej pracy, samochód odstawiany będzie na parking strzeżony - zamykany. Zobowiązuje się Pan dosłać na wskazany adres umowę parkingową.

n) Na pytanie: Czy prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu pojazdu spełniać będzie wymogi określone w art. 86a ust. 6 i 7 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazali Państwo że: Oczywiście, zgodnie z poprzednimi akapitami, a w szczególności z pkt k. tzw. kilometrówka, będzie głównym sposobem rozliczenia kosztu paliwa.

o) Na pytanie: Czy zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego informacja, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT (VAT-26), wskazali Państwo że: Oczywiście, informacja ta już została zgłoszona 23 stycznia 2025 r., czego świadectwem jest dokument określony załącznikiem nr 6.

Podsumowując, Państwa - Pana Spółka jest małą organizacją usługową, prężnie rozwijającą się na polskim rynku. Nigdy nie byli Państwo zadłużeni ani w US, ani w ZUS, (załącznik nr 7a, b), mimo pandemii i obciążeń z nią związanych. W tej chwili, bardzo chcą Państwo w dalszym ciągu uczciwie się rozwijać, lecz na warunkach uczciwych i realnie konkurencyjnych z wieloma zagranicznymi sieciami z branży (...). Państwa wniosek, bardzo szczery i uczciwy jest pewnego rodzaju głosem polskiej mikro przedsiębiorczości.

Proszą Państwo o racjonalną i etyczną decyzję.

Regulamin: (…) 6 lutego 2025 r.

Regulamin w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych.

§ 1 Postanowienia ogólne.

Ilekroć mowa w Regulaminie o:

1) Firmie - należy przez to rozumieć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością pod nazwą A. Sp. z o.o. z siedzibą ul. (…), (…), NIP: (…).

2) Samochodzie służbowym - należy przez to rozumieć samochód firmowy stanowiący środek trwały Firmy wykorzystywany tylko i wyłącznie do działań operacyjnych związanych z prowadzeniem Spółki.

3) Użytkowniku - należy przez to rozumieć pracowników oraz zleceniobiorców i współpracowników Firmy i jej właściciela.

§ 2 Cel i zakres użytkowania.

1. Samochody wykazane w Załączniku nr 1 niniejszego Regulaminu wykorzystywane są przez Użytkowników uprawnionych do korzystania z aut służbowych (Załącznik nr 2) wyłącznie dla celów związanych z działalnością gospodarczą.

W szczególności samochody służbowe służą następującym celom:

• Towarowanie i/lub analiza rynku spożywczego,
• Transport materiałów remontowych związanych z regularnym utrzymaniem lokalu na odpowiednim poziomie estetycznym,
• Transport zieleni do magazynu i l/lub miejsca przechowywania zieleni w okresie zimowym
• Transport i organizacja sezonowych ogródków gastronomicznych,
• Transport i organizacja zadaszeń sezonowych ogródków gastronomicznych,
• Transport i organizacja materiałów do budowy - remontu - naprawy sezonowych ogródków gastronomicznych,
• Transport i organizacja cateringów planowanych,
• Transport i organizacja cateringów nieplanowanych,
• Transport cateringu z platform sprzedażowych,
• Transport zakupów - e-comerce,
• Transport sprzętu eventowego,
• Transport sprzętu muzycznego,
• Transport sprzętu rekreacyjnego (łódki, kajaki, rowery),
• Wynajem pojazdu wraz ze sprzętem rekreacyjnym,
• Transport bliżej nieokreślony a wymagany daną chwilą.

2. Samochód służbowy pozostaje do dyspozycji Użytkowników tylko i wyłącznie w czasie pracy lub w czasie wypełniania przez nich obowiązków na rzecz Firmy. Użytkownik nie jest uprawniony do korzystania z samochodu w czasie wolnym od pracy lub w celach niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Każde posłużenie się pojazdem firmowym do celów prywatnych, skutkować będzie naganą wpisaną do akt pracowniczych, a w przypadku zleceniobiorców lub współpracowników karą finansową w kwocie 500,00 zł netto, odliczoną od wynagrodzenia zgodnego z umową lub ustaleniami.

§ 3 Koszty eksploatacji.

Koszty eksploatacji samochodu ponosi Firma. Zaznacza się jednocześnie, że tankowanie, serwisowanie i wszystkie naprawy samochodu mogą być zlecane tylko i wyłącznie przez właściciela Firmy.

§ 4 Odpowiedzialność za samochód.

Użytkownik samochodu służbowego odpowiedzialny jest za:

1) eksploatację samochodu z zachowaniem bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy;

2) utrzymywanie czystości w pojeździe;

3) kontrolę techniczną samochodu przed jego użyciem, w szczególności mowa tu o kontroli:

• oświetlenia,
• stanu ogumienia,
• poziomu oleju silnikowego, płynu chłodniczego, płynu do spryskiwaczy;

4) zgłoszenie awarii lub usterek właścicielowi Firmy lub osobie przez niego wyznaczonej.

§ 5 Miejsce parkowania samochodu.

Po godzinach pracy lub po wykonaniu zadań związanych z działalnością parkowanie samochodów służbowych może mieć miejsce jedynie w:

• Ulica (…) - parking wynajmowany, zamykany zgodnie z umową,
• Ulica (…) - magazyn firmy,
• Ulica (…), parking (…) czynny w godzinach 7:00 - 23:00,
• (…) miasta stołecznego (…) w sytuacji, w której odstawienie na wyżej wymienione parkingi nie będzie możliwe ze względu na zbyt późną porę.

§ 6 Dokumentacja.

1. Użytkownik samochodu służbowego zobowiązany jest dokonywać wpisów rejestrujących każde wykorzystanie tego pojazdu.

2. Wpis o którym mowa w pkt 1 powinien zawierać co najmniej:

1)kolejny numer wpisu,

2)datę i cel wyjazdu,

3)opis trasy (skąd - dokąd),

4)liczbę przejechanych kilometrów,

5)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

2a. W przypadku gdy samochód służbowy udostępniany jest osobie nie będącej właścicielem/pracownikiem firmy (np. zleceniobiorcy) wpis powinien poza elementami wymienionymi w pkt 2 dodatkowo zawierać:

6)stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

7)stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

8)imię i nazwisko osoby pożyczającej samochód, wraz z numerem dokumentu uprawniającego do prowadzenia pojazdów,

9)potwierdzenie wpłaty gotówkowej lub przelewowej jako kaucję zabezpieczającą, na dane firmy: A. Sp. z o.o., ul. (…), (…), Nr konta bankowego: (…) Tytułem: wpłata depozytowa.

3. Właściciel Firmy zobowiązany jest do prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdu oddzielnie dla każdego z samochodów służbowych, która powinna zawierać co najmniej:

1)numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2)dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3)stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4)wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu

a)kolejny numer wpisu,

b)datę i cel wyjazdu,

c)opis trasy (skąd - dokąd),

d)liczbę przejechanych kilometrów,

e)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

5)liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

4. Właściciel firmy zobowiązany jest na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąc/kwartał) potwierdzić autentyczność wpisu osoby kierującej pojazdem, o którym mowa w pkt 2 i 2a, jeżeli nie jest ona właścicielem Firmy (podpis właściciela Firmy)

Wykaz samochodów służbowych firmy l.p. Marka i model Numer rejestracyjny Uwagi VW Multivan (…) brak.

Załącznik nr 2 do Regulaminu w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych.

Wykaz osób uprawnionych do korzystania z aut służbowych l.p.

Imię i Nazwisko Stanowisko Uwagi

1 (…) Szef kuchni/manager Marki: A., (…)

2 (…) manager Marki: A. (…) klub sklep

3 (…) Szef kuchni/manager Marki: (…), (…)

4 (…) właściciel Cała firma

Ewidencja przebiegu pojazdu za miesiąc LUTY 2025 A. sp. z o.o. Ul. (…), (…) NIP: (…) Numer rejestracyjny pojazdu: (…) Dane podatnika (lub pieczątka) Pojemność silnika: 2000 [cm³]

Wykaz osób uprawnionych do korzystania z aut służbowych w A. sp. z o.o. wyłącznie do celów służbowych l.p.

Imię i Nazwisko Stanowisko Uwagi Podpis korzystających

(…), zam.: (…), szef kuchni/manager Marki: A., (…),

(…), zam. (…) manager Marki: A. (…) klub sklep,

(…), zam. (…) szef kuchni/manager Marki: (…), (…)

(…) zam.: (…) właściciel, cała firma.

Pytanie

Czy spółka od wyżej wymienionego pojazdu, zgłoszonego wcześniej na druku VAT-26 jako pojazd wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej przez nią działalności gospodarczej oraz na fakt prowadzenia odpowiedniej ewidencji przejechanych kilometrów, jak i odpowiednio przygotowanych umów oraz regulaminów korzystania z pojazdu ma prawo do odliczenia 100% vat naliczonego od wydatków związanych z tym pojazdem?

Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu wniosku

Spółka przytacza dodatkowe argumenty, które potwierdzają zasadność inwestycji, a także chęci posługiwania się tego typem pojazdu w Spółce:

1. Jedyny udziałowiec w Spółce, czynnie wykonujący zlecenia na dobro Spółki, a także osobiście prowadząc spółkę, nie będzie korzystał z pojazdu służbowego.

2. Spółka podjęła decyzję o zakupie takiego samochodu czyli VW Multivan z uwagi na jego funkcjonalność, ekonomiczność w obsłudze oraz pojemność.

Uzupełniając odpowiedź udzielona drogą elektroniczną do wezwania z 23 stycznia 2025 roku o numerze UNP: (...) i pisma spod znaku: 0114KDIP4-2.4012.841.2024.1.SKJ, wzbogacają Państwo odpowiedź o pominięty punkt ii wezwania, a mianowicie:

Z całkowitą pewnością stwierdzają Państwo, że Państwa Spółka bezwzględnie wymaga posługiwania się samochodem firmowym przyporządkowanym do opisanych w pkt I zadań. Spółka nie może w dalszym ciągu posługiwać się obcymi pojazdami, bez uregulowanej formy zarówno podatkowej, jak i organizacyjnej. W związku z tym, przedłożone w pkt I dowody potwierdzają konieczność i bezwzględny wymóg korzystania z samochodu w 100% wykorzystywanego na potrzeby Spółki. Jednocześnie, zgodnie z zapewnieniami Spółka realizując wszelkie zasady i wymogi podatkowe dotyczące posługiwania się i rozliczania samochodu firmowego, na 26 lutego 2025 r. przytacza poniżej regulamin korzystania z samochodu w Spółce, a także zaopatrzona jest w umowę parkingową dotyczącą parkowania samochodu firmowego, a także podpisany przez korzystających z samochodu firmowego Ewidencję Przebiegu Kilometrów pojazdu. Podsumowując, w imieniu Spółki oświadcza Pan, że bezwzględnie przysługuje Państwu możliwość odliczeń 100% podatku od towarów i usług od wszelkich kosztów związanych z utrzymaniem pojazdu firmowego, realizując i przedkładając wszelkie wymogi na ten cel.

Spółka w osobie (…) udzieliła wyczerpujących odpowiedzi na wezwanie dotyczące uzupełnienia dokumentów. Przedstawili Państwo zarówno dowody zdjęciowe, dokumenty dołączone, jak i treść powyższą, argumentującą stanowisko, potwierdzające konieczność posługiwania się pojazdem firmowym w spółce ze 100% wykorzystaniem tegoż pojazdu w firmie a także 100% rozliczeniem podatkowym. Po kilkunastu latach pracy, ciągłego rozbudowywania Państwa marek, (pizzeria (…), (…), Bistro (…), A. (…) klub sklep) wdrożeniu sprzedaży na wynos, a także dywersyfikacji wpływów poprzez zakup łodzi w ramach środków KPO do komercyjnego wynajmu, spółka przedstawia wyczerpujące dowody na okoliczność posługiwania się pojazdem firmowym. Proszą Państwo o przychylne stanowisko wobec szerokich argumentów Spółki i Państwa stanowiska w sprawie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca zapewnił zatem podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno, tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Jak stanowi art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:

W świetle art. 2 pkt 34 ustawy:

Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy:

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”. Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony - ze względu na swoje cechy konstrukcyjne - służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.

Jednakże, od zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy przewidziano wyjątki.

Jak wynika z art. 86a ust. 3 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 4 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:

Użycie wyrazu „wyłącznie” w art. 86a ust. 5 ustawy, wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów, (np. użytek prywatny, jazda próbna, użytek służbowy podatnika, itp.).

Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego mogą być przykładowo:

• obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,
• nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów - brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji - brak możliwości użycia tych pojazdów na cele prywatne; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów - określenie reguł wykluczających użytek prywatny,
• używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 7 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:

Mając na uwadze treść cytowanych przepisów należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi oraz wydatków związanych z ich eksploatacją w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W art. 86a ust. 5 ustawy zostały bowiem wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z tym przepisem (art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy o VAT), warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddaniaw odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Ponadto, przepis art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy ma zastosowanie, jeżeli odprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Trzeba jednak tu zauważyć, że użycie wyrazu „wyłącznie” w wyżej cytowanych przepisach wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że:

• są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz będą wykorzystywać pojazd wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku,
• podstawowym zakresem Państwa działalności jest prowadzenie restauracji, klubu i pizzerii,
• Państwa celem jest organizacja imprez firmowych i prywatnych, cateringi, organizacja wydarzeń kulturalnych - koncerty, stand-upy, a także produkcja i rozwój pizzy,
• mają Państwo zamiar pozyskać drugi kierunek wpływów, czyli komercyjny wynajem lub długoterminowy łodzi, a aby realizować ten cel muszą Państwo posiadać odpowiedni samochód o odpowiednim uciągu na haku holowniczym,
• będą Państwo wykorzystywać przedmiotowy samochód wyłącznie do celów firmowych,
• pojazd ten rejestrowany jest jako pojazd osobowy i jest przeznaczony do przewozu 7/9 osób wraz z kierowcą,
• prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu pojazdu spełniać będzie wymogi określone w art. 86a ust. 6 i 7 ustawy o podatku od towarów i usług,
• podpisali Państwo z pracownikami/współpracownikami umowy o używaniu i przechowywaniu samochodu służbowego. Zgodnie z umowami w Spółce obowiązuje całkowity zakaz użytku samochodu służbowego do celów prywatnych. Ponadto z umów tych wynika obowiązek prowadzenia przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu. W umowach jest szczegółowo opisany sposób prowadzenia ewidencji, zasady jej zdawania celem potwierdzenia autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem. Umowy określają także obowiązek prowadzenia ewidencji jako jeden z podstawowych obowiązków pracowniczych danego pracownika. W umowach używania i przechowywania samochodu służbowego jest zapis, że pracownik przyjmuje do wiadomości, że pojazd jest mu użyczony wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych w związku z czym pracodawcy przysługuje pełne odliczenie podatku od towarów i usług zawartego we wszelkich wydatkach eksploatacyjnych związanych z nabyciem paliwa do napędu powierzonego pojazdu,
• z regulaminu w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych wynika, że samochody służbowe służą wyłącznie celom związanym z działalnością gospodarczą. Samochód służbowy pozostaje do dyspozycji użytkowników tylko i wyłącznie w czasie pracy lub w czasie wypełniania przez nich obowiązków na rzecz firmy. Użytkownik nie jest uprawniony do korzystania z samochodu w czasie wolnym od pracy lub w celach niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Każde posłużenie się pojazdem firmowym do celów prywatnych skutkować będzie naganą wpisaną d akt pracowniczych, a w przypadku zleceniobiorców lub współpracowników karą finansową w kwocie 500 zł netto odliczoną od wynagrodzenia zgodnego z umową lub ustaleniami,
• Pracownicy/współpracownicy nie będą mieli dowolności w ustalaniu miejsca parkowania/garażowania pojazdu w czasie pracy i po jej zakończeniu. Miejsce parkowania objęte będzie regularną umową. Po godzinie 16:00 samochód będzie realizował dostawy, więc parkowanie będzie się odbywać w płatnych strefach parkowania. Po zakończonej pracy, samochód odstawiany będzie na parking strzeżony-zamykany. Spółka od końca lutego wynajmować będzie strzeżony parking w Centrum Handlowym Galeria (…), który to parking zamykany jest każdego dnia o 23:00 i w ten sposób samochód nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych przez pracowników,
• z powodu braku możliwości przechowywania samochodów w miejscu swojej siedziby oraz biorąc pod uwagę, że pracownicy wykonują pracę również mobilnie, jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach miasta i brak technicznej możliwości odbioru pojazdu samochodowego z miejsca siedziby spółki, pracownicy mają możliwość również przechowywać powierzone mienie w miejscu swojego zamieszkania,
• Samochód w Spółce będzie wykorzystywany przez Pana, szefa kuchni, managera, kierownika zmiany porannej i dostawcę. Każda z tych osób pracuje w różnych godzinach, a ich obowiązki związane z posługiwaniem się pojazdem praktycznie nigdy nie nakładają się na siebie, np. szef kuchni odwiedza rano hurtownię, a dostawca zajmuje się standardową dostawą pizzy i posiłków do indywidualnych odbiorców od 16:00 do 22:00. Spółka pracuje 7 dni w tygodniu, a harmonogram pracy dziennej jest na tyle napięty, że nie sposób posługiwać się samochodem do celów prywatnych,
• nie będzie istniał nadzór nad używaniem pojazdu (np. GPS). Nie zamierzają Państwo dodawać sobie pracy i kosztów związanych z posługiwaniem się kolejnym urządzeniem do nadzoru pracowników,
• przed pojawieniem się samochodu w Spółce zostanie stworzony grafik posługiwania się samochodem,
• zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego informacja, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT (VAT-26).
• przedmiotem wniosku jest zakup, jak i eksploatacja samochodu przez Spółkę,

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy od pojazdu zgłoszonego wcześniej na druku VAT-26 jako pojazd wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej oraz na fakt prowadzenia odpowiedniej ewidencji przejechanych kilometrów, jak i odpowiednio przygotowanych umów oraz regulaminów korzystania z pojazdu będą mieli Państwo prawo do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług związanych z tym pojazdem.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości wskazać należy, że z treści cytowanych wyżej przepisów wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z samochodem osobowym w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla celów pełnego odliczania VAT fakt jego wykorzystywania wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach jego używania wyklucza użycie go do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

Zatem możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić wyeliminowanie użytku prywatnego używanego w nim pojazdu samochodowego dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym, użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Zatem mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w odniesieniu do opisanego we wniosku samochodu nie zostaną spełnione przesłanki do uznania, że będzie on wykorzystywany wyłącznie do Państwa działalności gospodarczej i w związku z tym będą mieli Państwo prawo do odliczenia całości podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.

Analiza przedstawionego we wniosku opisu sprawy oraz przywołanych regulacji prawnych prowadzi do stwierdzenia, że opisany przez Państwa sposób użytkowania samochodu nie wyklucza użycia go do celów innych niż Państwa działalność gospodarcza. Wprawdzie wprowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu, regulamin w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych oraz podpisali Państwo z pracownikami/współpracownikami umowy o używaniu i przechowywaniu samochodu służbowego, jednakże sposób użytkowania pojazdu w oparciu o wskazany regulamin i umowę nie wyklucza użytku prywatnego samochodu. Wskazali Państwo bowiem, że ze względu na brak możliwości przechowywania samochodów w miejscu swojej siedziby oraz biorąc pod uwagę, że pracownicy wykonują prace również mobilnie, jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach miasta i brak technicznej możliwości odbioru pojazdu samochodowego z miejsca siedziby Spółki, pracownicy mają możliwość również przechowywać powierzone mienie w miejscu swojego zamieszkania. Ponadto, nie będzie istniał nadzór nad używaniem pojazdu (np. GPS), ponieważ nie zamierzają Państwo dodawać sobie pracy i kosztów związanych z posługiwaniem się kolejnym urządzeniem do nadzoru pracowników.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że możliwość przechowywania samochodu przez pracowników w miejscu swojego zamieszkania, stwarza możliwość wykorzystania tego pojazdu do celów prywatnych przez te osoby. Wprowadzenie przez Państwa regulaminu w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych oraz umowy o używaniu i przechowywaniu samochodu służbowego, nie jest równoznaczne ze stworzeniem przez Państwa stosownej procedury użytkowania pojazdu, która wykluczy potencjalne użycie pojazdu do celów prywatnych pracowników/współpracowników. Potwierdza to sam regulamin, którego postanowienia wskazują, że każde posłużenie się pojazdem firmowym do celów prywatnych skutkować będzie naganą wpisaną do akt pracowniczych, a w przypadku zleceniobiorców lub współpracowników karą finansową w kwocie 500 zł netto odliczoną od wynagrodzenia zgodnego z umową lub ustaleniami. Zatem już z regulaminu wynika, że nie zabezpiecza on użytkowania samochodu w sposób wykluczający użycie go do celów prywatnych, a wręcz przeciwnie dopuszcza potencjalne użycie samochodu do celów prywatnych. Ponadto należy podkreślić, że sama odpowiedzialność służbowa i finansowa nie świadczy o tym, że samochód nie zostanie wykorzystany przez pracowników/współpracowników do celów prywatnych.

Podjęte przez Państwa działania, mające na celu wykluczenie użycia pojazdu samochodowego przez Państwa pracowników/współpracowników do celów innych niż działalność gospodarcza, tj. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, wprowadzenie regulaminu w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych oraz umów o używaniu i przechowywaniu samochodu służbowego, nie potwierdzają obiektywnie, że ww. samochód nie będzie wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, bez możliwości użycia go do celów prywatnych, w sytuacji gdy pracownicy mają możliwość przechowywania samochodu w miejscu swojego zamieszkania, a jednocześnie nie będzie istniał nadzór np. GPS nad wykorzystaniem pojazdu przez pracowników. Wskazali Państwo we wniosku, że nie zamierzają Państwo dodawać sobie pracy i kosztów związanych z posługiwaniem się kolejnym urządzeniem do nadzoru pracowników. Brak bezpośredniego nadzoru nad samochodem prowadzi zatem do uznania, że nie będą Państwo w stanie zapewnić należytej kontroli oraz w sposób obiektywny wykluczyć użycia samochodu do celów pozostających poza zakresem prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej.

Brak GPS i dokonywania bieżącej analizy porównawczej z prowadzoną ewidencją pojazdu, dowodzi, że nie zapewniają Państwo nadzoru nad użytkowaniem pojazdu. Nie dokonują Państwo weryfikacji rzeczywiście pokonywanych przez pojazd kilometrów, tras i porównywania tych danych z informacjami wskazywanymi w prowadzonej ewidencji. Nie zostaną zatem stworzone takie mechanizmy, które zapewnią gwarancję wykorzystania pojazdu wyłącznie w Państwa działalności gospodarczej.

Należy podkreślić, że opracowany przez Państwa grafik jest narzędziem ułatwiającym organizację pracy w firmie, a nie narzędziem nadzoru, które byłoby w stanie wyeliminować użytek prywatny samochodu.

Z kolei dostępność samochodu w miejscu zamieszkania pracowników stanowi potencjalną możliwość użycia samochodu do celów prywatnych.

Zatem, z uwagi na brak stworzenia mechanizmów zapewniających nadzór nad użytkowaniem samochodu do celów prywatnych, tj. brak GPS i analizy porównawczej z prowadzoną ewidencją oraz dopuszczenie możliwości parkowania samochodu w miejscu zamieszkania pracowników - należy stwierdzić, że samochód nie będzie wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej w rozumieniu przepisu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Tym samym, nie będą Państwo mieli prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę 100% podatku naliczonego, od wydatków związanych z opisanym pojazdem samochodowym.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wydatków, dotyczących pojazdu samochodowego.

Zatem Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto informujemy, że wszystkie informacje niezbędne z punktu widzenia przepisów, których interpretacji Państwo oczekują powinny wynikać z opisu zdarzenia przyszłego, a nie z załączonych dokumentów. W ramach wydawania interpretacji prawa podatkowego Dyrektor KIS nie prowadzi postępowania dowodowego i nie analizuje załączników.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.