Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej i prawa do odliczenia z nich wynikających.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest osobą prawną, zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i objęty jest na terytorium Polski nieograniczonym obowiązkiem podatkowym.

Całość sprzedaży prowadzonej przez Wnioskodawcę podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług lub dokonywana jest poza terytorium kraju - w tym przypadku, gdyby wykonywane były na terytorium kraju, również podlegałyby opodatkowaniu VAT.

Jednocześnie Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi. W związku z tym, Wnioskodawca otrzymuje zarówno faktury elektroniczne, jak i faktury papierowe. W przypadku faktur elektronicznych, trafiają one na adres poczty elektronicznej dedykowany do otrzymywania faktur, lub na inny adres poczty elektronicznej, który każdorazowo podawany jest dostawcy towarów lub usług jako przeznaczony do doręczeń faktur elektronicznych. Stamtąd, przekazywane są do właściwych działów, odpowiedzialnych za dane centrum kosztowe w celu weryfikacji ich prawidłowości i akceptacji przez osoby, które dany towar/usługę zamawiały. Następnie przekazywane są do zarządu, gdzie dokonywana jest ich akceptacja i podejmowana decyzja o płatności. Następnie, faktury przekazywane są do działu księgowości w celu ich prawidłowego ujęcia w księgach Wnioskodawcy, a następnie zarchiwizowane w odrębnych plikach, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W przypadku faktur papierowych, procedura jest następująca: faktury te dostarczane są do jednego z dwóch biur Wnioskodawcy. Stamtąd, po ich rozpakowaniu i oznaczeniu datą doręczenia, przekazywane są do właściwych działów, odpowiedzialnych za dane centrum kosztowe w celu weryfikacji ich prawidłowości i akceptacji przez osoby, które dany towar/usługę zamawiały. Następnie przekazywane są do zarządu, gdzie dokonywana jest ich akceptacja i podejmowana decyzja o płatności. Następnie papierowe faktury przekazywane są do działu księgowości w celu ich prawidłowego ujęcia w księgach Wnioskodawcy, a następnie zarchiwizowane w segregatorach, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ze względu na skalę prowadzonej działalności, ilość otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur, w tym faktur papierowych, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać otrzymane faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających Wnioskodawcę.

Dlatego też w celu usprawnienia procesów zarządzania finansami, oraz dla minimalizacji kosztów związanych z obsługą i przechowywaniem dokumentów, Wnioskodawca zamierza wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD), który zapewni pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez Wnioskodawcę oraz brak konieczności przechowywania faktur w wersji papierowej. Wdrożenie następować będzie w dwóch etapach:

• Etap I - opisany poniżej proces będzie się kończył archiwizowaniem otrzymanych faktur papierowych w oryginalnej formie i przechowywaniem papierowych dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa;
• Etap II - docelowy - kończył się będzie utylizacją (niszczeniem) otrzymanych faktur papierowych i przechowywaniem ich wyłącznie w systemie w postaci zdigitalizowanej.

W związku z powyższym, Wnioskodawca planuje wdrożyć następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania faktur:

1. Faktury papierowe otrzymywane przez Wnioskodawcę, które trafiają do jednego z dwóch biur Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności oznaczane będą pieczątką z datą dzienną, wskazującą datę otrzymania faktury. Następnie będą one skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Faktury, które Wnioskodawca otrzyma w formie elektronicznej będą trafiać do Wnioskodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany byłby kontrahentom w korespondencji z nimi. Następnie faktury będą umieszczane w systemie EOD, przy czym w dodatkowym oknie w systemie umieszczana będzie data wpłynięcia faktury do Wnioskodawcy.

2. W dalszej kolejności w EOD następować będzie weryfikacja formalna (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku), merytoryczna (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Wnioskodawcy), rachunkowa i podatkowa faktur.

Wnioskodawca będzie weryfikował faktury pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Wnioskodawca na tym etapie sprawdzi czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików PDF, a także czy faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Weryfikacja będzie dwupoziomowa:

• najpierw na poziomie działu odpowiedzialnego za umieszczanie faktur w systemie, co do technicznych aspektów opisanych powyżej, takich jak: możliwość otworzenia odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików PDF, a także czy faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść;
• następnie na poziomie działu odpowiedzialnego za dane centrum kosztowe - co do prawidłowości merytorycznej dokumentu oraz zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Wnioskodawcy.

3. Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja faktury w systemie EOD przez zarząd Wnioskodawcy i skierowanie jej do płatności.

4. Po akceptacji faktury w systemie EOD przez zarząd Wnioskodawcy, trafia ona w systemie EOD do pracowników Biura Rachunkowego, gdzie odbywa się jej księgowanie.

5. System EOD tworzy dokument ewidencji, który pracownik Biura Rachunkowego weryfikuje, uzupełnia i księguje. Załącznikiem do tak utworzonego dokumentu ewidencji jest plik faktury, którego nie można modyfikować oraz usunąć. Załączony plik faktury umieszczany jest w specjalnym zabezpieczonym folderze, na dedykowanym serwerze. Każdy załącznik jest kompresowany algorytmem GZip i szyfrowany algorytmem AES. Dostęp do folderu na serwerze jest zabezpieczony i możliwy dla wyznaczonych pracowników Wnioskodawcy. Szyfrowanie plików uniemożliwia ich odczytywanie i modyfikację w tym folderze. Odczyt załącznika możliwy jest tylko poprzez system księgowy, poprzez otwarcie dokumentu ewidencji. Dostęp do dokumentów ewidencji mają wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy oraz pracownicy Biura Rachunkowego. Pliki faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne, okresy rozliczeniowe na serwerze przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT.

6. Faktury, które Wnioskodawca otrzyma uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do EOD) będą umieszczane w segregatorach z podziałem na okresy rozliczeniowe i w takiej formie przechowywane w magazynie Wnioskodawcy do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych (w Etapie I). Docelowo (w Etapie II) dokumenty takie będą utylizowane (niszczone).

Powyżej opisane rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności każdej faktury (żadne dane na fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia faktury (Wnioskodawca bez problemu będzie identyfikował tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść faktury w wersji papierowej czy faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie PDF będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na fakturze), lecz także pozwoli Wnioskodawcy na łatwe odszukanie konkretnej faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Wnioskodawcę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

System EOD zapewnia bowiem bezzwłoczny dostęp do faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Faktury znajdujące się w wirtualnym magazynie dokumentów będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z wirtualnego magazynu.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - od momentu jej otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zarówno w opisanym Etapie I, kiedy otrzymane faktury papierowe będą przez Wnioskodawcę przechowywane, jak i w Etapie II, kiedy faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, inności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie plików faktur na dedykowanym serwerze umożliwi do nich dostęp online przez całą dobę. Wystarczy spełnić dwa warunki: posiadać dostęp do Internetu oraz odpowiednią rolę w programie księgowym. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu faktury oraz jej wydrukowanie. Docelowo faktury będą przechowywane elektronicznie na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, zarówno w przypadku, gdy faktury papierowe będą przechowywane w fizycznym magazynie (Etap I), jak i w przypadku, gdy faktury papierowe będą niszczone (Etap II)?

2. Czy w związku z opisanym sposobem przechowywania faktur papierowych, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur, które uprawniają do takiego odliczenia, zarówno w przypadku, gdy faktury papierowe będą przechowywane w fizycznym magazynie (Etap I), jak i w przypadku, gdy faktury papierowe będą niszczone (Etap II)?

Państwa stanowisko w sprawie

1. Stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, jest prawidłowe, zarówno w przypadku, gdy faktury papierowe będą przechowywane w fizycznym magazynie, jak i w przypadku, gdy faktury papierowe będą niszczone;

2. w związku z opisanym sposobem przechowywania faktur papierowych, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur, które uprawniają do takiego odliczenia, zarówno w przypadku, gdy faktury papierowe będą przechowywane w fizycznym magazynie, jak i w przypadku, gdy faktury papierowe będą niszczone.

Państwa uzasadnienie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - stosownie do pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106m ust. 1 - 5 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych.

Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy u VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Z kolei zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zobowiązani są zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, w odniesieniu do faktur wprowadzonych do systemu EOD i przechowywanych na dedykowanym serwerze, Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanej uprzednio treści faktury w wersji papierowej, czy fakturze w wersji elektronicznej zapisanej w nieedytowalnym formacie PDF wymagane przepisami, nie zostaną zmienione (integralność) oraz faktury te posiadać będą odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych (czytelność; przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania faktur w formie drukowanej; przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności np. na skutek kradzieży, czy pożaru).

W przypadku faktur, które Wnioskodawca otrzyma w wersji papierowej - ich wersje elektroniczne będą wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a sposób przechowywania faktur na serwerze - w wirtualnym magazynie dokumentów - pozwoli na szybkie zidentyfikowanie danej faktury. Ich przechowywanie odbywać się będzie w sposób umożliwiający bezzwłoczne udostępnienie faktur na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Przede wszystkim w przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie powinno budzić wątpliwości, że sposób opisu i zapisywania faktur w systemie, oraz przechowywania ich na serwerze, w odpowiednich, dedykowanych ku temu folderach, zapewni przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przyjęta metodologia ma na celu zapewnienie dostępu do faktur z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą - w sposób nie rodzący dodatkowych problemów: czy to po stronie Wnioskodawcy czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli.

Uznać przy tym należy, że planowane przez Wnioskodawcę przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W szczególności, analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej, tj. na serwerze w wirtualnym magazynie dokumentów w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę. Ponadto, w odniesieniu do faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej: zniszczenie w Etapie II oryginału faktury otrzymanej w formie papierowej nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ta faktura utracona, ponieważ pozostaje ona nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Forma taka gwarantować będzie zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (tj. przechowywanych na serwerze w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego) Faktur, które do takiego odliczenia (w całości lub w części) uprawniają.

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne, ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.:

• faktura została otrzymana,
• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i
• towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca umożliwił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowe rodzajem faktur (papierowa/elektroniczna), ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sama zmiana sposobu przechowywania faktur nie zmienia zakresu prawa do odliczenia.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Wnioskodawcę faktury w formie papierowej, elektronicznej bądź skanu, które to faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej na serwerze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu i jednocześnie będą dokumentować nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą one dawać Wnioskodawcy prawo do odliczenia. Przy czym, w przypadku Etapu II niczego zdaniem Wnioskodawcy nie zmienia okoliczność, iż w przypadku faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej - ich pierwotna forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

W związku z powyższym, Wnioskodawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie przedstawionego powyżej stanowiska w odniesieniu do zdarzenia przyszłego w obu przypadkach - zarówno w odniesieniu do Etapu I jak i Etapu II jako prawidłowego. Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, iż zaprezentowane stanowisko znajduje pełne oparcie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Tytułem przykładu przywołać można choćby interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Artykuł 106g ust. 3 ustawy stanowi, że:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą sposobu przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie sprawy tj. w przypadku gdy, faktury papierowe będą przechowywane w fizycznym magazynie (etap I), jak i w przypadku gdy faktury papierowe będą niszczone (etap II).

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami w formie papierowej jak i elektronicznej. Spółka wprowadzi procedurę przechowywania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej w systemie EOD. Wdrożenie następować będzie w dwóch etapach:

• Etap I - proces będzie się kończył archiwizowaniem otrzymanych faktur papierowych w oryginalnej formie i przechowywaniem papierowych dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa;
• Etap II - docelowy kończył się będzie utylizacją (niszczeniem) otrzymanych faktur papierowych i przechowywaniem ich wyłącznie w systemie EOD w postaci zdigitalizowanej.

W celu minimalizacji kosztów, Spółka ma zamiar dokonać ich elektronicznego zapisu i dokonać utylizacji faktur w wersji papierowej.

W ramach zastosowanej procedury, w pierwszej kolejności, faktury będą oznaczane datą wpływu. W przypadku faktur elektronicznych, odbiór nastąpi na adres poczty elektronicznej - każdorazowo podawany dostawcy towarów i usług - jako przeznaczony do doręczeń faktur elektronicznych. W przypadku faktur papierowych faktury po rozpakowaniu będą oznaczane datą doręczenia. Następnie, faktury będą przekazywane do właściwych działów w celu weryfikacji ich prawidłowości i akceptacji przez osoby zamawiające towar/usługę. W następnej kolejności przekazywane będą do zarządu w celu podjęcia decyzji o płatności i akceptacji, po czym z kolei, będą przekazywane do działu księgowości w celu ujęcia w księgach Spółki i archiwizacji w odrębnych plikach, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Dokument będzie skanowany i zapisywany w wersji nieedytowalnej. Spółka na etapie wpływu będzie sprawdzała faktury pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Po merytorycznej analizie nastąpi akceptacja faktury w systemie elektronicznym i zostanie przekazana do podpisu. W systemie zamieszczony będzie zaszyfrowany plik faktury, nie podlegający modyfikacji. Plik ten, zostanie umieszczony w podziale na okresy rozliczeniowe i przechowywany będzie co najmniej do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a wgląd do dokumentów będzie zapewniony poprzez dostęp on-line. Spółka poprzez zastosowaną ścieżkę zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej.

Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy, sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do ww. dokumentów osobom uprawnionym oraz - na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Państwa faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki dotyczą także kwestii czy, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Przechodząc więc do powyższej kwestii, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie.

Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają czy, podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami, które służą Państwu do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Z odpowiedzi na pytanie nr 1 wynika, że w odniesieniu do faktur zrównanych z fakturami przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zachowają więc Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.