Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 grudnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania (archiwizowania) faktur sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej także „Spółka”) jest spółką komandytową, polskim rezydentem podatkowym, opodatkowanym od całości swoich dochodów bez względów na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca wystawia faktury sprzedażowe na rzecz swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF przesyłanego na skrzynkę e-mail kontrahenta), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą one sprzedaży, zarówno na rzecz kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również podmiotów mających siedzibę na terytorium UE.

Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej – zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszarem finansowo-księgowym typu (...) (dalej „System Informatyczny”), dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę.

Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów, księgi rachunkowe oraz ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.

Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każda faktura oraz inny dokument księgowy zarówno trafiający do, jak i wystawiany przez Spółkę jest weryfikowany, ewidencjonowany (księgowany) i następnie archiwizowany.

Jak wskazano, Spółka wystawia faktury sprzedażowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, przy czym docelowo m.in. w związku z planowanym wdrożeniem Krajowego Systemu eFaktur, generowanie faktur w formie papierowej zostanie zaniechane.

Dotychczas zarówno faktury zakupowe jak i sprzedażowe w obiegu występowały zarówno w formie papierowej oraz elektronicznej. Jednakże obie kategorie archiwizowane były jedynie w formie papierowej. Z uwagi na skalę działalności, liczbę faktur otrzymywanych, jak i wystawianych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).

Spółka planuje wprowadzić pełną cyfryzację faktur sprzedażowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Zatem faktury sprzedażowe będą pierwotnie generowane przez system finansowo-księgowy istniejący w ramach Systemu Informatycznego i z wykorzystaniem tego systemu będą następczo również archiwizowane (w formie elektronicznej). Celem Spółki jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja). Sposób postępowania z fakturami sprzedażowymi, emitowanymi przez Spółkę a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu faktury jako kolejne „kroki”).

(...).

System finansowo-księgowy (jego część, w której prowadzone są księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe) umożliwia również przeglądanie zarchiwizowanych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe. Elektroniczna Baza danych, służąca do archiwizacji faktur, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Faktury będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie faktur (baz danych) w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.

Stosowana elektroniczna Baza danych jest bazą pierwotną. Innymi słowy, to faktury są pierwotnie generowane z powyższej bazy, przy czym Baza danych nie służy do archiwizacji zdigitalizowanych faktur papierowych. Równocześnie jako element (część) systemu elektronicznego, służącego także prowadzaniu ksiąg rachunkowych i podatkowych, Baza danych pozwala na identyfikację transakcji, z którymi związana jest dana faktura sprzedażowa, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każda z faktur może zostać powiązana z innymi posiadanymi przez Spółkę dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług (np. z zamówieniem lub umową lub dokumentami magazynowymi itp.). W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania – w systemie – w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danej faktury, jak również możliwość obejrzenia faktury oraz (gdy to potrzebne) jej wydrukowanie.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Spółka zapewni dostęp do Bazy danych oraz przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury sprzedażowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum w ramach istniejącej Bazy danych.

Pytanie

Czy przechowywanie (archiwizowanie) wystawionych przez Spółkę faktur VAT, tj. faktur sprzedażowych, dla celów prowadzenia ewidencji rozliczeń podatku od towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej w Bazie danych Systemu Informatycznego, która to baza umożliwia bezzwłoczny pobór faktur w formacie PDF w dowolnym momencie i przetwarzanie danych w nich zawartych, jednocześnie zachowując autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści oraz czytelność, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie (archiwizowanie) wystawianych przez Spółkę faktur VAT, tj. faktur sprzedażowych, dla celów prowadzenia ewidencji rozliczeń podatku od towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej w Bazie danych Systemu Informatycznego, która to baza umożliwia bezzwłoczny pobór faktur w formacie PDF w dowolnym momencie i przetwarzanie danych w nich zawartych jednocześnie zachowując autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści oraz czytelność, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Tytułem wstępu Wnioskodawca wskazuje, że zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, zasadniczo podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl przepisu art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wysta­wienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przy czym, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Równocześnie powyższa regulacja nie ma zastosowania do faktur przechowywanych za granicami kraju w postaci elektronicznej, w przypadku gdy podatnik zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich za­wartych (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Co istotne, faktura VAT jest dokumentem ściśle sformalizowanym. Jej treść, obligatoryjne elementy, sposób i termin wystawienia reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Przy­taczając definicje legalne zawarte w ustawie o VAT, zgodnie z jej art. 2 pkt 31, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei art. 2 pkt 32 wskazuje, iż przez faktu­rę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Oznacza to, że prawo do dokonania odliczenia VAT przysługuje niezależnie od postaci w jakiej podatnik otrzyma oraz niezależnie od postaci w jakiej będzie następczo przechowywać (archiwizować) wszelkie faktury pod warunkiem za­pewnienia organom kontroli podatkowej bezzwłocznego dostępu do faktur na ich żądanie.

Przechowywana w Bazie danych Systemu informatycznego (...) faktura, a dokładniej dane wejściowe wprowadzone do systemu pozwalające wygenerować z nich czytelny plik PDF z fakturą, zawiera wszystkie obowiązkowe elementy faktury wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w szczególności: datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy oraz nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej wystawcy oraz nabywcy, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, kwoty opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwotę należności ogółem oraz inne elementy treści dla szczególnych warunków transakcji określone w art. 106e ustawy o VAT.

W świetle dyspozycji przepisu art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, warunkami odnoszącymi się do sposobu przechowywania faktur jakie należy spełnić są zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłocznego ich poboru i przetworzenia danych w nich zawartych. Stwierdzić należy, iż zważając na opisaną w zdarzeniu przyszłym specyfikę przechowywania (archiwizacja) faktur w Bazie danych Systemu informatycznego (...), powyższe warunki zostaną w pełni spełnione.

Wnioskodawca zwraca uwagę, iż prawodawca w treści art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, posługując się zwrotem „łatwe [ich] odszukanie” nie wskazał w jaki dokładnie sposób ma być zapewniona łatwość odszukiwania faktur. W takim przypadku trzeba posłużyć się wykładnią językową przepisu.

Słowo „łatwy” według słownika języka polskiego rozumieć należy jako „prosty, nieskomplikowany, osiągany bez wysiłku”. W świetle więc rozumienia językowego, podatnik ma zapewnić możliwość odszukania faktur w sposób prosty, nieskomplikowany, w ramach dostępnych rozwiązań informatycznych. Celem zaś przepisu jest umożliwienie organom kontrolnym wykonania kontroli poprawności dokonanych przez podatnika rozliczeń podatkowych związanych z wykonaną transakcją gospodarczą lub wystawioną fakturą. System archiwizacyjny, który ma zostać wdrożony w Spółce przewiduje możliwość wyszukiwania faktur według określonych zdefiniowanych kryteriów, jak np. wyszukiwanie według nazwy kontrahenta, numeru NIP kontrahenta, numeru faktury, czy daty wystawienia faktury. Wnioskodawca stoi więc na stanowisku, iż warunek zapewnienia łatwego odszukania faktur w elektronicznej Bazie danych Systemu Informatycznego zostanie spełniony.

W przepisie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, prawodawca nie wskazał również dokładnego terminu w jakim faktury mają być mu udostępnione, po doręczeniu żądania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie odrębnymi przepisami, zobowiązując jednakże podatników do bezzwłocznego udostępnienia faktur. Kluczowym jest tutaj termin „bezzwłoczny”, który w znaczeniu potocznym oznacza „mający nastąpić natychmiast”. W realiach analizowanych przepisów, bezzwłoczne (natychmiastowe) udostępnienie faktur winno być rozumiane jako bez zbędnej zwłoki, natychmiast jak pozwalają na to stosowane procedury dostępu do zasobów e-archiwum (Bazy danych Systemu informatycznego (...)). Biorąc pod uwagę możliwość przekonwertowania w dowolnym momencie danych wprowadzonych do systemu (...) na czytelny format pliku PDF, Wnioskodawca twierdzi, iż warunek zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur w przypadku implementacji rozwiązania przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego, będzie spełniony.

Jak już wskazywano w opisie zdarzenia przyszłego, treść elektronicznych faktur przechowywanych w bazie danych systemu (...) nie będzie mogła być zmieniona, zatem dane wprowadzone do systemu pozostają nienaruszone. Elektroniczne faktury, które będą znajdowały się w Bazie danych Systemu informatycznego (...) (a dokładniej dane wejściowe pozwalające wygenerować z nich czytelną fakturę), będą mogły być drukowane przekonwertowane na plik PDF, jak również zapisane na innym nośniku danych, np. nośniku pamięci zewnętrznej – pendrive.

Zważywszy na powyższe uznać należy, iż System Informatyczny, a ściśle rzecz biorąc jego Baza danych, stosowana do przechowywania (archiwizacji) w Spółce spełnia wymogi autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury wyrażone w art. 106m ustawy o VAT.

Powyższe jest zgodne z obecnie przyjętą praktyką organów, która wskazuje, że w gruncie rzeczy to podatnik winien sam określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 16 lipca 2019 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP). Powszechnie przyjmuje się, że faktura w postaci cyfrowej, zapisana w formacie uniemożliwiającym prostą edycję i odczyt (np. zabezpieczony pdf. pliki graficzne w formacie np. gif, tiff, jpeg, bmp png, pliki w wewnętrznych nieedycyjnych formatach programów księgowych) jest prawidłowa i zapewniona jest jej integralność oraz czytelność. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, skoro Baza danych Systemu Informatycznego utworzona będzie w wewnętrznym nieedycyjnym formacie, prawidłowo zabezpieczonym oraz umożliwiającym osobom upoważnionym dostęp do danych źródłowych faktur sprzedażowych Spółki, w powyższym zakresie standardy integralności oraz czytelności zostaną zachowane w przypadku tej bazy.

Innymi słowy, ustawodawca nie interesuje się tym, w jaki sposób faktury te są przechowywane, albowiem najbardziej istotnym elementem jest umożliwienie stosownemu organowi kontroli podatkowej dostępu do faktur. Ponadto, warto podkreślić, iż ustawodawca zezwala na przechowywanie faktur, co istotne przy zachowaniu ich formy elektronicznej, w dowolnym miejscu na świecie, nie ograniczając zakresu terytorialnego.

W dalszej kolejności Wnioskodawca zwraca uwagę, że nie ma de facto podstaw do przyjęcia, iż wymienione w przepisie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT organy powinny mieć stały i nieograniczony dostęp do faktur w trybie online. Podatnik natomiast powinien umożliwić taki dostęp wyłącznie na żądanie wspomnianych organów w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem, kontrolą czy innymi czynnościami uprawniającymi organ do przedstawienia takiego żądania i w zakresie usprawiedliwionym prowadzonymi czynnościami (zakresem kontroli lub postępowania). Brak jest przesłanek do uznania, by żądanie dostępu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej i zakres tego żądania były inne niż w przypadku faktur przechowywanych w standardowy sposób.

Nadto w ustawie o VAT nie znajdują się żadne regulacje dotyczące szczegółowego sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów. Obejmuje ona za to regulacje mówiące o zasadach wystawiania faktur o tym, jakie dane powinna zawierać faktura i o okresie ich przechowywania. Podatnicy zobowiązani są do przechowywania oryginałów i kopii faktur w oryginalnej postaci. Oznacza to, że dokumenty muszą mieć czytelne i niezmienione dane.

Analiza powyżej przytoczonych regulacji ustawy o VAT pozwala zatem na wykazanie istnienia obowiązku przechowywania przez podatnika przez wymagany okres zarówno wystawianych jak i otrzymywanych faktur nie wskazując zarazem wymaganego sposobu przechowywania faktur wystawianych lub otrzymanych w formie elektronicznej. Kwestii tej nie rozstrzygają także regulacje art. 106m-106n ustawy o VAT, odnoszące się do zagadnień związanych z wystawianiem faktur elektronicznych. Konsekwencję powyższych uregulowań stanowi zatem wniosek w świetle którego regulacje ustawy o VAT nie określają wymaganej formy przechowywania faktur otrzymanych elektronicznie. Jednoznacznym jest natomiast, że otrzymane i przechowywane faktury muszą mieć zachowaną oryginalną postać, co jednak nie oznacza wymogu identyczności formy. Na taką kwalifikację wskazał Dyrektor KIS w treści interpretacji indywidualnej prawa podatkowego z 1 lutego 2019 r. sygn. 0115-KDIT1-3.4012.814.2018.1.EB, w której na gruncie zagadnienia uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej (w tym także otrzymanych papierowo) wskazał, iż: „regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Odwołać należy się również do interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 3 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.531.2022.2.JG, gdzie organ wskazał, że: „skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami”. Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane także w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2023 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA.

W efekcie, kierując się odpowiednio powyżej przytoczonymi stanowiskami organów, a także obowiązującymi na gruncie ustawy o VAT regułami w zakresie przechowywania (archiwizowania) faktur, możliwym jest przyjęcie rozwiązania w postaci Bazy danych dla celów przechowywania (archiwizowania) faktur w ramach Systemu Informatycznego – (...) (a dokładniej przechowywania danych wprowadzonych do systemu pozwalających wygenerować z nich czytelny plik z fakturą), o ile zachowana zostanie jej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Zasady te obowiązują niezależnie od rodzaju pliku (formatu), w którym dane potrzebne do wygenerowania faktury są przechowywane (archiwizowane). Na marginesie warto też zauważyć, że z uwagi na wymagany okres przechowywania faktur, a także ewentualne walory dowodowe za korzystne należy uznać rozwiązanie w postaci zachowania (archiwizacji) danych wejściowych faktur w systemie do prowadzenia księgowości (...), ponieważ zapewnione jest w dowolnym momencie przekonwertowanie na format np. PDF lub dokonanie wydruku spełniającego wymagane warunki dla przechowywania faktury elektronicznej (tj. zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury) w ramach Bazy danych.

Odnosząc się bowiem do przepisu art. 106m ustawy o VAT, podatnik winien określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. I tak:

-przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

-przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) nie ma przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania faktur elektronicznych w konkretnej formie. Dlatego też, w opinii Wnioskodawcy, nie ma przeszkód aby przechowywać dane wejściowe faktur w bazie danych systemu (...) z możliwością ich przekonwertowania na określony format PDF oraz z zachowaniem wszelkich wymogów wyrażonych w art. 106e i art. 106m ustawy o VAT. Stanowisko takie zdaje się podzielać Dyrektor KIS w piśmie z 13 sierpnia 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2020.2.JG, w którym możemy przeczytać następujące stwierdzenie – „przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów gdzie są przechowywane faktury elektronicznie w uporządkowany sposób, co zapewnia łatwe ich odszukanie oraz daje możliwość na żądanie uprawnionego organu bezzwłocznego dostępu do faktur – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, w zw. z art 106m ustawy”.

Co więcej w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 października 2012 r. o sygn. IPPP1/443-719/12-2/MPe, częściowo nawiązującej do zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku, zostało opisane zdarzenie przyszłe polegające na tym, że: „proces wystawiania i wysyłki faktur w formie elektronicznej będzie wyglądał następująco. W systemie QAD zostanie wystawiona faktura (jak opisano powyżej). Aby dokument mógł być dalej przesłany w formie elektronicznej, system wygeneruje dokument w formacie XML jako dokument EDI. Dokument EDI zostanie dalej przesłany na serwer operatora EDI – spółki (…) (dalej Operator techniczny). Zadaniem Operatora technicznego jest przekształcenie dokumentu na format PDF, podpisanie elektronicznie w imieniu N. Polska oraz przekazanie faktury do archiwum elektronicznego. Archiwum elektroniczne zapewniane jest przez operatora technicznego. Tak przygotowana faktura jest udostępniona do pobrania ze strony internetowej, dalej ECOD eDOC24”. (...) „Dane faktury z systemu QAD – zostaną automatycznie przetłumaczone na dokument w systemie EDI. Przesłanie dokumentu EDI do Operatora technicznego będzie wykonane za pomocą protokołu FTP przy użyciu szyfrowanego tunelu zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność danych dokumentu. Tak zabezpieczony dokument jest następnie przekształcany na serwerze Operatora technicznego na dokument PDF i podpisywany elektronicznie przez niego w imieniu N. Bezpieczny dostęp do serwera i aplikacji na stronie internetowej Operatora technicznego jest zapewniony poprzez: (i) zabezpieczenie aplikacji (oraz całej nawigacji na stronie internetowej) w oparciu o protokół SSL (strona WWW. wywoływana protokołem https), (ii) zabezpieczenie przed potencjalnymi atakami poprzez certyfikowane programy typu antywirus i firewall oraz (iii) stosowanie procedur bezpieczeństwa typu system hostowany w profesjonalnym ośrodku data center. Dokument w formacie PDF będzie zawierał wszystkie dane wygenerowane w treści faktury powstałej w systemie QAD, jednakże nie będzie on wizualnym odzwierciedleniem layoutu faktury zapisanej w QAD, ze względu na przesłanie danych poprzez system EDI (główną cechą systemów EDI jest tłumaczenie komunikatów z różnych niekompatybilnych ze sobą systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych) oraz wizualizację w PDF. Po wystawieniu faktury i wysłaniu jej w formie komunikatu EDI do Operatora technicznego, zostanie uruchomiony automatycznie proces archiwizacji – komunikat EDI jest wysyłany na serwer operatora technicznego, na którym archiwizowane będą faktury w formie elektronicznej, dalej: E-archiwum. Zarchiwizowane faktury dostępne będą w systemie ECOD eDOC24, w którym będzie można przechowywać zarówno faktury w formacie XML jak i innych formatach, np. PDF System CCOD eDOC24 łącznie z infrastrukturą posiada zabezpieczenia certyfikowane na poziomie instytucji Unii Europejskiej”. […] Z punktu widzenia technicznego warto również podkreślić, iż konwersja komunikatu EDI na inny format (np. tekstowy, HTML czy też XML) nie wpływa na strukturę komunikatu zapisanego wg standardu XML. Innymi słowy, operacja konwersji oznacza przeniesienie danych do innego pliku bez zmiany wewnętrznej struktury zapisanej w pierwotnym komunikacie i bez zmiany danych faktury”. Organ uznał, że w świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko w opisanej sprawie (które częściowo pokrywa się ze zdarzeniem przyszłym Wnioskodawcy) uznaje się za prawidłowe.

Przechodząc do ścisłego uzasadnienia własnego stanowiska Wnioskodawcy należy zwrócić uwagę, że jak zostało już wyżej wskazane, system (...) umożliwia bezzwłoczny pobór wystawionych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych w sposób wskazany w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Wnioskodawca będzie mógł udostępnić dane do wystawienia faktury na każde żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej zachowując przy tym ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT.

W związku z powyższym podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie (archiwizowanie) wystawianych przez Spółkę faktur VAT, tj. faktur sprzedażowych (a ściśle danych wejściowych umożliwiających ich wygenerowanie), dla celów prowadzenia ewidencji rozliczeń podatku od towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej w Bazie danych Systemu Informatycznego, która to baza umożliwia bezzwłoczny pobór faktur w wybranym formacie w dowolnym momencie i przetwarzanie danych w nich zawartych jednocześnie zachowując autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, spełnia wymogi ustawowe wyrażone w przepisach art. 112 i 112a ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e ustawy wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Artykuł 112a ust. 3 ustawy stanowi:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a w przypadku przechowywania faktur za granicą dostęp do nich on-line.

Z opisu sprawy wynika, że wystawiają Państwo faktury sprzedażowe na rzecz swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF przesyłanego na skrzynkę e-mail kontrahenta), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą one sprzedaży, zarówno na rzecz kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również podmiotów mających siedzibę na terytorium UE. Prowadzą Państwo księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonują dokumenty księgowe w formie elektronicznej – zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszarem finansowo-księgowym typu (...) (dalej „System Informatyczny”), dostarczanego przez zewnętrznego dostawcę. Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów, księgi rachunkowe oraz ewidencje prowadzone dla celów podatkowych. Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każda faktura oraz inny dokument księgowy zarówno trafiający do, jak i wystawiany przez Spółkę jest weryfikowany, ewidencjonowany (księgowany) i następnie archiwizowany. Spółka planuje wprowadzić pełną cyfryzację faktur sprzedażowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Zatem faktury sprzedażowe będą pierwotnie generowane przez system finansowo-księgowy istniejący w ramach Systemu Informatycznego, i z wykorzystaniem tego systemu będą następczo również archiwizowane (w formie elektronicznej). Celem Spółki jest wdrożenie systemu archiwizowania faktur w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja). Sposób postępowania z fakturami sprzedażowymi, emitowanymi przez Spółkę a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej będzie przedstawiać się w sposób następujący:

(...).

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie (archiwizowanie) wystawionych przez Spółkę faktur sprzedażowych, dla celów prowadzenia ewidencji rozliczeń podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności, spełnia wymogi ustawowe określone w przepisach art. 112 i art. 112a ustawy.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości, należy w pierwszej kolejności wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur sprzedażowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Wskazaliście Państwo, że zapewnicie organom podatkowym dostęp do Bazy danych oraz przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwią Państwo ich pobór. Faktury sprzedażowe będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum w ramach istniejącej Bazy danych.

Zapewnicie Państwo integralność i pewność pochodzenia faktur sprzedaży poprzez brak możliwości edycji i zmiany. Dane wprowadzone do Systemu pozostaną nienaruszone. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do zarchiwizowanych faktur, które będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że jeżeli elektroniczna forma przechowywania (archiwizowania) wystawionych przez Spółkę faktur sprzedażowych zapewni autentyczność pochodzenia faktur, integralność i czytelność ich treści, o których mowa w art. 106m ustawy oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania faktur sprzedażowych, będzie zgodny z powołanymi przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.