Interpretacja indywidualna po wyroku sądu - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 23 stycznia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.170.2019.11.JG

Temat interpretacji

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 29 kwietnia 2019 r. o wydanie interpretacji indywidualnej - uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 sierpnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 2425/19 (data wpływu prawomocnego orzeczenia i zwrot akt - 24 października 2024 r.)/Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 maja 2024 r. sygn. akt I FSK 1483/20 (data wpływu orzeczenia - 19 sierpnia 2024 r.) i

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w części zaprzestania drukowania kopii paragonów oraz dobowych raportów fiskalnych, archiwizowania wyłącznie elektronicznie paragonów, dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych oraz faktur wystawianych klientom, a także w części zaprzestania drukowania drugiego egzemplarza faktury i nieprawidłowe w części zaprzestania drukowania paragonów i miesięcznych raportów fiskalnych.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 kwietnia 2019 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 kwietnia 2019 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku drukowania dokumentów oraz prawa do przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (pytania nr 1 i 3 wniosku do stanu faktycznego 1 i pytania nr 1 i 2 wniosku do stanu faktycznego 2).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Stan faktyczny 1

Spółka (Wnioskodawca) prowadzi sprzedaż internetową za pośrednictwem strony (…). Transakcje zamawiania i sprzedaży towarów przebiegają następująco:

Klient zamawia towar na stronie internetowej, najczęściej płacąc za pośrednictwem operatora płatności (m.in. (…), (…)), a sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej.

Klient w przeważającej większości przypadków (ponad 90% - 95%) otrzymuje fakturę w wersji elektronicznej, zawierającej numer paragonu fiskalnego potwierdzającego sprzedaż danego towaru. Klient paragonu papierowego już nie otrzymuje. Paragony te są drukowane i następnie archiwizowane w formie papierowej.

Spółka posiada elektroniczne kopie tych paragonów. Część klientów domaga się faktur w formie papierowej - i też je otrzymuje, a Wnioskodawca zachowuje wydrukowany paragon oraz drugi egzemplarz faktury - ale wyłącznie w formie elektronicznej (mimo wysłania klientowi faktury papierowej).

Spółka posiada drukarki fiskalne FP-T88FVA z elektroniczną kopią danych oraz kasy samoobsługowe UPOS FP20 z elektroniczną kopią danych. Zgodność stosowanych przez Wnioskodawcę kas z obowiązującymi przepisami potwierdził Prezes Głównego (…) w (i) dla drukarek FP-T88FVA w decyzji z dnia 17 lipca 2017 r., nr (…). (ii) dla drukarek UPOS-FP20 w decyzji z dnia 28 kwietnia 2016 r., nr (…).

Wszystkie kopie dokumentów zapisywane są elektronicznie na karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej. Wnioskodawca, drukuje paragon ale nie przesyła go w formie papierowej do klienta. Klient otrzymuje elektroniczną fakturę. Urządzenia umożliwiają wykonywanie kopii danych zapisanych na nośniku microSD, na którym zapisują się również dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne.

Kasy fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę mają funkcje pozwalające na wydruk faktur i na zapis elektroniczny kopii na kartach microSD, przy czym faktury w formie elektronicznej są zapisywane w systemie CREX (jest to system informatyczny stosowany przez Wnioskodawcę) - niezależnie od tego, czy klient otrzyma fakturę wyłącznie w formie elektronicznej (wówczas jest ona elektronicznie wysyłana klientowi z tego systemu), czy w formie papierowej.

Paragon fiskalny Wnioskodawca wydrukowuje i zachowuje w formie papierowej - niezależnie od zapisu elektronicznego paragonów na karcie pamięci każdej kasy fiskalnej posiadającej taką możliwość oraz niezależnie od zapisu elektronicznego faktur w systemie CREX. Natomiast Wnioskodawca, zachowując wydrukowany paragon, nie drukuje już drugiego egzemplarza faktury wysłanej klientowi - niezależnie od tego czy klient otrzymał fakturę w wersji elektronicznej czy w papierowej. Drugi egzemplarz faktury wysłanej klientowi jest zapisywany wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie CREX.

Ponadto w Spółce istnieje także Centralne Repozytorium Elektronicznej kopii paragonów. System ten, w skrócie CREJ, umożliwia uzyskanie widoku każdego pojedynczego paragonu fiskalnego oraz dobowych raportów fiskalnych (tj. na ekranie komputera możliwe jest wyświetlenie widoku paragonu czy dobowego raportu fiskalnego tak, jakby był wydrukowany), umożliwia zarządzanie kopiami danych z różnych drukarek zwiększając bezpieczeństwo przechowywania informacji; umożliwia bieżące monitorowanie stanu połączonych drukarek - ich liczby, przesunięć między sklepami, pojawiających się nieprawidłowości czy nawet stopnia zapełnienia karty.

Celem Spółki jest zutylizowanie papierowych paragonów, wydrukowanych (lecz nie dostarczonych klientom, gdyż otrzymują oni fakturę elektroniczną lub w zdecydowanej mniejszości przypadków fakturę papierową) oraz zaprzestanie drukowania paragonów dla klientów, gdyż klient i tak nie otrzymuje paragonu, lecz fakturę (elektroniczną lub w formie papierowej) z numerem paragonu fiskalnego, który pozostaje u sprzedawcy, zaś paragon ten będzie automatycznie zapisany elektronicznie na karcie pamięci kasy fiskalnej w sposób umożliwiający jego wydruk na każde żądanie organów podatkowych. Analogicznie faktura - mimo wysłania jej papierowego egzemplarza klientowi, jeśli tego zażąda - jest przechowywana elektronicznie w sposób umożliwiający jej natychmiastowe odnalezienie i wydruk.

Wskutek powyższego dokumentacja potwierdzająca sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej przybierze formę wyłącznie elektroniczną, tj. elektroniczna faktura wysyłana klientowi (z wyjątkiem przypadków, gdy klient domaga się faktury papierowej, zamiast elektronicznej, co nie zmienia istoty niniejszego wniosku), zawierająca nr paragonu sprzedaży i jego kopię - obydwa wystawione i zarchiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, bez uprzedniego wydruku oraz elektroniczny egzemplarz faktury (pozostający u sprzedawcy) wysłanej klientowi w formie papierowej czy elektronicznej.

W ten sposób Wnioskodawca nie będzie dysponował żadnym dokumentem papierowym. Taki dokument (tj. fakturę w formie papierowej, zamiast w formie elektronicznej) otrzyma wyłącznie klient sklepu internetowego, jeśli zażąda papierowej faktury.

Ponadto Wnioskodawca nie będzie dysponował papierowym wydrukiem dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych, lecz ich zapisem elektronicznym.

Sposób przechowywania tych dokumentów przez Wnioskodawcę będzie również gwarantował ich autentyczność, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dany dokument został wystawiony przez Wnioskodawcę oraz integralność treści, pewność, że dane zawarte w dokumentach nie zostały (oraz nie zostaną) zmienione.

Stan Faktyczny 2

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż także w sklepach stacjonarnych, ewidencjonując transakcje w kasach fiskalnych, wydając paragony nabywcom (lub wydając na ich żądanie faktury - i wtedy paragon zachowuje Wnioskodawca, a faktura zawiera numer paragonu fiskalnego. Faktury te mają oddzielną numerację niż faktury na (…) i wystawiane są w innym systemie, tj. CSM - (Central Shops Management). Faktury nie są archiwizowane w pamięci drukarek fiskalnych i są archiwizowane w formie papierowej, pomimo ich elektronicznego zapisu w CSM).

Kopie paragonów fiskalnych, dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne, analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, są zapisywane w każdej kasie fiskalnej, posiadającej taką możliwość, na jej karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej. W wykonaniu sprzedaży w sklepie stacjonarnym Wnioskodawca wydaje wydrukowany paragon fiskalny klientowi - nie drukując już dla siebie drugiego egzemplarza paragonu, gdyż ten jest zapisywany na karcie microSD, natomiast jeśli klient zażąda faktury, to paragon, który został wydrukowany, Wnioskodawca zachowuje w formie papierowej wraz z drugim egzemplarzem (również w formie papierowej) faktury wydanej klientowi - czyli w takiej sytuacji Wnioskodawca zachowuje dwa dokumenty papierowe, tj. paragon i fakturę. Ponadto Wnioskodawca wydrukowuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego.

W niektórych salonach Spółki są również drukarki samoobsługowe UPOS-FP20. Drukarki te, podobnie jak FP-T88FVA, mają elektroniczną kopię danych zapisanych na karcie microSD.

Wszystkie kasy z salonów, analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, są podłączone do systemu CREJ, dzięki czemu na ekranie komputera możliwe jest wyświetlenie widoku paragonu czy dobowego raportu fiskalnego tak, jakby był wydrukowany.

Również w tym przypadku celem Wnioskodawcy jest wydrukowywanie wyłącznie jednego egzemplarza paragonu, gdy ma on być wydany klientowi (jego kopia zapisuje się na karcie microSD) albo wydrukowywanie wyłącznie faktury (gdy klient tego zażąda) - wówczas ani drugi egzemplarz faktury, ani paragon pozostający u sprzedawcy, nie będą drukowane, lecz archiwizowane elektronicznie w sposób opisany wyżej.

W ten sposób Wnioskodawca nie będzie dysponował żadnym dokumentem papierowym. Taki dokument otrzyma wyłącznie klient w salonie (tj. paragon w formie papierowej - gdy nie jest wystawiana faktura albo fakturę w formie papierowej, gdy klient jej zażąda). Ponadto Wnioskodawca nie będzie dysponował papierowym wydrukiem dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych, lecz ich zapisem elektronicznym.

Pytania (pytania nr 1 i 3 wniosku do stanu faktycznego 1 i pytania nr 1 i 2 wniosku do stanu faktycznego 2 wniosku)

Pytania do stanu faktycznego 1 (pytanie nr 1 i 3 wniosku):

1)Czy Wnioskodawca może zaprzestać drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom w sklepie internetowym, nie drukując równocześnie ich kopii i archiwizować wyłącznie elektronicznie paragony jak i faktury wystawiane klientom?

2)Czy Wnioskodawca może nie drukować dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych lecz archiwizować je wyłącznie elektronicznie?

- biorąc pod uwagę, że numery paragonów są umieszczone na fakturach elektronicznych wysłanych klientom oraz na fakturach papierowych wysyłanych klientom, a system zapisów na kartach pamięci oraz w systemie CREX i CREJ pozwala na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury (elektronicznej i papierowej), raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych oraz wydruk faktur wysłanych klientom w formie elektronicznej i papierowej?

Pytania do stanu faktycznego 2 (pytanie nr 1 i 2 wniosku):

1)Czy Wnioskodawca może zaprzestać drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom w sklepie stacjonarnym - w przypadku wydania faktury klientowi - oraz nie drukować drugiego egzemplarza faktury (w przypadku wydania faktury klientowi) i archiwizować wyłącznie elektronicznie te dokumenty, które nie są wydawane klientowi, drukując jedynie dokumenty wydawane klientowi (tj. paragon albo fakturę)?

2)Czy Wnioskodawca może zaprzestać drukowania dobowych raportów fiskalnych oraz miesięcznych raportów fiskalnych i archiwizować te dokumenty wyłącznie elektronicznie?

- biorąc pod uwagę, że system zapisów na kartach pamięci, system CREX i CREJ, pozwala na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury, każdej faktury, każdego raportu dobowego i miesięcznego, a ponadto numery paragonów fiskalnych umieszczone są na fakturach wydawanych klientom?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy do stanu faktycznego 1

Ad 1

W ocenie Wnioskodawcy w opisanym stanie faktycznym nie istnieje potrzeba drukowania paragonów, ani ich kopii, ani faktur wysyłanych klientowi nabywającemu towary w sklepie internetowym (chyba że klient zażąda wysyłki faktury papierowej), lecz dokumenty te mogą mieć postać wyłącznie elektroniczną, a Wnioskodawca może zaprzestać drukowania dokumentów innych, niż wydawane klientowi w formie papierowej.

Ad 2

Wnioskodawca może nie drukować dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych lecz archiwizować je wyłącznie elektronicznie.

Stanowisko Wnioskodawcy do stanu faktycznego 2

Ad 1

W przypadku wydania faktury klientowi w sklepie stacjonarnym Wnioskodawca może zaprzestać drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom oraz nie drukować drugiego egzemplarza faktury wydanej klientowi i archiwizować wyłącznie elektronicznie te dokumenty, które nie są wydawane klientowi, drukując jedynie dokumenty wydawane klientowi (tj. paragon albo fakturę).

Ad 2

Wnioskodawca może zaprzestać drukowania dobowych raportów fiskalnych oraz miesięcznych raportów fiskalnych i archiwizować te dokumenty wyłącznie elektronicznie.

Uzasadnienie w zakresie stanu faktycznego 1

Ad 1

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. Natomiast wg art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Tak więc nabywca nie otrzymuje paragonu, jeśli została mu wystawiona faktura, gdyż paragon zatrzymuje sprzedawca - wystawca faktury, dołączając do niej paragon, którego nie wydał nabywcy. Dodatkowo wg ust. 3 w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Z powyższego wynikałoby, że nawet w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej, dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej, należy wydrukować paragon, by zachować go w dokumentacji sprzedawcy.

Powyższy wniosek nie jest prawdziwy. Przede wszystkim wspomniany art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, nakazując obowiązek „zostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tą fakturę” nie wskazuje, w jakiej formie paragon dotyczący tej sprzedaży ma być zostawiony w dokumentacji, a w szczególności nie wskazuje, by miała to być dokumentacja wyłącznie papierowa (co wymagałoby papierowej formy paragonu celem jego zachowania w papierowej dokumentacji). Wobec tego równie dobrze może to być dokumentacja elektroniczna. Fakt, że dany dokument został wygenerowany (wytworzony) wyłącznie w formie elektronicznej i nie został wydrukowany nie zmienia tego, że jest to dokument - tyle, że elektroniczny, zapisany w formie elektronicznej, przesłany elektronicznie, etc., a zbiór tych dokumentów, występujących wyłącznie w formie elektronicznej, jest dokumentacją (choć w formie elektronicznej). Sam ustawodawca w wielu przypadkach przewiduje możliwość przesyłania i gromadzenia dokumentów, np. faktur, w formie elektronicznej, a w niektórych przypadkach wręcz obowiązek przesyłania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (np. plików JPK czy deklaracji VAT).

Tak więc ustawodawca w niektórych przypadkach przewiduje możliwość, a w innych obowiązek przesyłania dokumentów w formie elektronicznej, nie wprowadzając jednak wymogu, aby dokumenty, które podatnik ma możliwość przechowywać elektronicznie, były uprzednio wydrukowane i dopiero później elektronicznie zarchiwizowane.

Dokumenty te, choćby nigdy nie były wydrukowane, lecz przechowywane wyłącznie elektronicznie, pozostają dokumentami i tworzą zbiór dokumentów (czyli dokumentację), zaś archiwizując ww. dokumenty (np. faktury czy deklaracje VAT) wyłącznie elektronicznie, podatnik „dołącza je do dokumentacji”, którą dysponuje w formie elektronicznej.

To samo dotyczy paragonów fiskalnych, tj. byłoby możliwe wydrukowanie paragonów i ich elektroniczne zarchiwizowanie (np. w formacie PDF), skoro i tak nie są wydawane nabywcy, gdyż otrzymuje on fakturę - co do zasady elektroniczną, a w nielicznych przypadkach papierową. Jednak nie jest konieczne drukowanie paragonów, by je zarchiwizować elektronicznie i następnie zniszczyć ich papierowe wersje, lecz w stanie faktycznym opisanym we wniosku można ich nie drukować w ogóle, lecz archiwizować (zapisywać na karcie pamięci) od razu elektronicznie - zwłaszcza, że pozwalają na to kasy fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę.

Zgodnie z § 23 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, kasa emituje paragony fiskalne w postaci papierowej i elektronicznej zawierające co najmniej kolejno pozycje (…). Abstrahując od tego, w jaki sposób i w jakich okolicznościach paragony elektroniczne miałyby być doręczane nabywcom w miejsce paragonów papierowych, w analizowanej sytuacji nie ma to znaczenia, gdyż paragon w jakiejkolwiek formie nie trafia do nabywcy, skoro otrzymuje on fakturę zawierającą wszystkie dane wymagane od faktury oraz nr paragonu fiskalnego.

Natomiast zgodnie z § 68 ww. rozporządzenia, w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii, o których mowa w § 2 pkt 5 rozporządzenia uchylanego w § 69 (czyli Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, zwane dalej rozporządzeniem uchylonym), przepisy dotychczasowe stosuje się do dnia 31 grudnia 2023 r. Kasy stosowane przez Wnioskodawcę do ewidencjonowania transakcji w sklepie internetowym są kasami, o których mowa w § 2 pkt 5 rozporządzenia uchylanego, tj. są konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Zatem kasy stosowane przez Wnioskodawcę posiadają możliwość elektronicznego zapisywania kopii paragonów, przez co Wnioskodawca nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów, lecz może je zapisywać elektronicznie. Wprawdzie kasy nie mają możliwość emisji paragonu w formie elektronicznej (czyli wyświetlenia elektronicznie treści paragonu), to Wnioskodawca ma możliwość wyświetlenia treści paragonu na ekranie komputera, po podłączeniu go do kasy fiskalnej, dzięki opisanemu w stanie faktycznym systemowi CREJ, a poza tym paragon i tak w żadnej formie nie jest wydawany nabywcy, skoro otrzymuje on fakturę elektronicznie lub - sporadycznie - w formie papierowej (w obydwu przypadkach wraz z numerem paragonu fiskalnego, którego treść jest zarchiwizowana elektronicznie w karcie pamięci kasy fiskalnej, z możliwością wydruku w dowolnym momencie wraz z fakturą dotyczącą tego paragonu).

Wobec tego Wnioskodawca nie ma obowiązku drukowania paragonów fiskalnych, by następnie je elektronicznie zarchiwizować (np. w formacie PDF) i zutylizować, lecz może w ogóle nie drukować paragonów fiskalnych, skoro ma możliwość ich elektronicznego emitowania i zapisywania i skoro nabywca otrzymuje fakturę, a nie paragon. Nie ma też znaczenia, że nabywca otrzymuje fakturę elektronicznie czy w formie papierowej - wskutek czego, w razie potwierdzenia prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy - okaże się, że żaden dokument, pozostający w dokumentacji Wnioskodawcy, nie zostanie przez Wnioskodawcę wydrukowany, tj. ani drugi egzemplarz faktury wysłanej klientowi, ani paragon „dla nabywcy”, ani jego kopia dla sprzedawcy, a jedynym ewentualnym dokumentem papierowym będzie papierowa faktura wysłana klientowi - jeśli zażąda papierowej faktury, gdyż w ponad 90% klienci otrzymują faktury elektronicznie.

Potwierdzają to także interpretacje indywidualne, wydawane jeszcze przed 2019 r., gdy przepisy ustawy o VAT ani rozporządzeń wykonawczych nie przewidywały (tak jak obecnie par. 23 Rozporządzenia z 28 maja 2018) możliwości stosowania kas, które oprócz paragonu drukowanego mogą emitować paragon w formie elektronicznej. Przykładowo w interpretacji z dnia 23 lutego 2018 (nr 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1), Dyrektor Krajowej Informacji Podatkowej zgodził się z podatnikiem, że: „W przypadku faktury papierowej (jak i elektronicznej) - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej i wydruku paragonu niezależnie od faktu wystawienia faktury. Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT do kopii faktury należy „podpiąć/załączyć” oryginał paragonu fiskalnego (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana w formie faktury elektronicznej). Obowiązek „podpięcia/załączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie wskazanego podpisu. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność pozostawienia wydrukowanego paragonu. Z inną sytuacją jednak mamy do czynienia w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym, Spółki bowiem na podstawie akceptacji Regulaminu przez klienta będą wystawiać i udostępniać na dedykowanej platformie fakturę elektroniczną, co do której nie ma zastosowania reżim przewidziany w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, który był przedmiotem rozważań poczynionych powyżej, a ust. 3 powoływanego artykułu. Nakłada on natomiast obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, w ocenie Spółek oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „podpięciu/załączeniu” oryginału paragonu fiskalnego.”

Zatem w przypadku faktur wystawianych i przesyłanych nabywcy elektronicznie nie istnieje obowiązek dołączenia paragonu do faktury, lecz jedynie obowiązek pozostawienia paragonu (jak wykazano na wstępie - również w formie elektronicznej), w dokumentacji - która też może mieć formę elektroniczną.

Nie ma więc powodu, aby paragon był uprzednio drukowany tylko po to, by następnie go zniszczyć - skoro nawet nie trzeba będzie tego paragonu skanować, by móc go przechowywać elektronicznie, gdyż będą one automatycznie archiwizowane elektronicznie, bez konieczności wydruku i skanowania w celu elektronicznego archiwizowania. Byłoby to działanie zupełnie zbędne i nie wymagane prawnie, co potwierdza cytowana interpretacja.

W związku z powyższym prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca nie musi drukować paragonów, skoro będzie wystawiać nabywcy fakturę zawierającą m.in. numer paragonu fiskalnego, który będzie automatycznie archiwizowany elektronicznie na elektronicznym nośniku (karcie pamięci), w sposób zapewniający - zarówno w przypadku paragonów jak i faktur - integralność, autentyczność pochodzenia i w sposób umożliwiający sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego z tych dokumentów.

W konsekwencji nie ma też znaczenia, czy Wnioskodawca na żądanie nabywcy wyśle mu fakturę w wersji papierowej, zamiast w elektronicznej. Również bowiem w takim przypadku nie musi powstawać żaden inny dokument w formie drukowanej, tj. ani drugi, papierowy egzemplarz faktury wysłanej w formie papierowej nabywcy, ani paragon w formie papierowej. Obydwa te dokumenty (tj. paragon i faktura) pozostające u Wnioskodawcy będą mogły mieć wyłącznie formę elektroniczną, mimo że nabywca zażądał faktury w formie papierowej.

Ad 2

Z przyczyn opisanych powyżej Wnioskodawca może nie drukować dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych lecz archiwizować je wyłącznie elektronicznie. Również bowiem te dokumenty, ze względu na rodzaj kas fiskalnych z kartą pamięci SD oraz systemów CREX i CREJ, mogą być nie tylko archiwizowane elektronicznie, lecz także będą mogły być wydrukowane w dowolnym momencie (np. na żądanie kontroli).

Uzasadnienie w zakresie stanu faktycznego 2

Ad 1 - 2

Z przyczyn opisanych wyżej Wnioskodawca, w przypadku wydania w sklepie stacjonarnym faktury klientowi, może zaprzestać drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom oraz nie drukować drugiego egzemplarza faktury wydanej klientowi i archiwizować wyłącznie elektronicznie te dokumenty, które nie są wydawane klientowi, drukując jedynie dokumenty wydawane klientowi (tj. paragon albo fakturę). Klient i tak otrzyma papierowy dokument, jakim będzie faktura, zaś nie otrzyma (w jakiejkolwiek formie) paragonu fiskalnego ani drugiego egzemplarza faktury, gdyż te dokumenty pozostają u sprzedawcy, czyli u Wnioskodawcy. Wobec tego dokumenty, które i tak zostają u Wnioskodawcy, mogą mieć formę wyłącznie elektroniczną - tak jak to opisano w uzasadnieniu Stanu Faktycznego 1 i w takiej formie mogą być przechowywane przez Wnioskodawcę w systemie CSM. Również bowiem w tym przypadku faktura przybiera najpierw formę elektroniczną, stworzoną w systemie CSM, z tego systemu jest drukowana i wydawana klientowi i w tym systemie automatycznie się zapisuje.

Analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, również w Stanie Faktycznym 2 Wnioskodawca może zaprzestać drukowania dobowych raportów fiskalnych oraz miesięcznych raportów fiskalnych i archiwizować te dokumenty wyłącznie elektronicznie, skoro dokumenty te będą możliwe do wydrukowania w każdej chwili z kart pamięci zapisu elektronicznego i z CREJ.

Wnioskodawca może też zutylizować już wydrukowane paragony (zachowane przez Wnioskodawcę w zw. z wydaniem klientowi faktury) oraz dobowe i miesięczne raporty fiskalne i drugie egzemplarze faktur papierowych wydanych klientom, bez konieczności ich zdigitalizowania (tj. bez kopiowania i przechowywania np. w formacie PDF) - skoro i te dokumenty już zostały automatycznie zarchiwizowane elektronicznie na karcie pamięci, w CREJ czy w CSM, jeszcze przed ich wydrukowaniem.

Końcowo pragniemy podkreślić, że we wszystkich przypadkach opisanych w obydwu Stanach Faktycznych kasy i drukarki fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę, a także CREJ, CREX, CSM, pozwalają na archiwizację każdego dokumentu (paragonu, faktury, raportu dobowego czy miesięcznego) w sposób gwarantujący ich autentyczność i integralność, bez możliwości ingerowania w jego treść po elektronicznym zarchiwizowaniu oraz wydruk każdego dokumentu elektronicznego, tj. każdego paragonu i każdej faktury oraz na powiązanie tych dokumentów ze sobą, wydruk każdego dobowego czy miesięcznego raportu fiskalnego i odnalezienie (oraz wydrukowanie) każdego paragonu czy każdej faktury zawartej w raporcie dobowym czy miesięcznym. Z tych powodów Wnioskodawca powinien być uprawniony do wyłącznie elektronicznego archiwizowania wszelkich dokumentów związanych ze sprzedażą w sklepie internetowym czy stacjonarnym (tj. paragonu, faktury, raportu dobowego fiskalnego, raportu miesięcznego fiskalnego), bez konieczności ich uprzedniego wydruku - z wyjątkiem:

a)wydruku papierowej faktury klientowi sklepu stacjonarnego, który tego zażądał,

b)wydruku paragonu w sklepie stacjonarnym celem wydania go klientowi,

c)wydruku faktury w sklepie stacjonarnym klientowi, który zamiast paragonu domaga się papierowej faktury.

Również jednak w takim przypadku kopie tych papierowych dokumentów wydanych klientom mogą mieć postać wyłącznie elektroniczną, bez konieczności ich uprzedniego drukowania.

Interpretacja indywidualna

Rozpatrzyłem Państwa wniosek - 23 sierpnia 2019 r. wydałem interpretację indywidualną znak 0114-KDIP1-3.4012.170.2019.2.ISK, w której uznałem Państwa stanowisko za prawidłowe w części w części zaprzestania drukowania kopii paragonów oraz dobowych raportów fiskalnych, archiwizowania wyłącznie elektronicznie paragonów, dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych oraz faktur wystawianych klientom, a także w części zaprzestania drukowania drugiego egzemplarza faktury i nieprawidłowe w części zaprzestania drukowania paragonów i miesięcznych raportów fiskalnych.

Interpretację doręczono Państwu 28 sierpnia 2019 r.

Skarga na interpretację indywidualną

27 września 2019 r. wnieśli Państwo skargę na tę interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie 1 października 2019 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie interpretacji w części uznającej Państwa stanowisko za nieprawidłowe oraz o potwierdzenie prawidłowości Państwa stanowiska w pełnym zakresie opisanym we wniosku o wydanie interpretacji.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżoną interpretację z 23 sierpnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.170.2019.2.ISK - wyrokiem z 11 sierpnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 2425/19.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 17 maja 2024 r. sygn. akt I FSK 1483/20 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie, stał się prawomocny od 17 maja 2024 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny/Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;
ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja dotyczy stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia stanu faktycznego, który obowiązywał w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia, czyli interpretacja ta została oparta na przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), zwanej dalej ustawą, oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Według art. 2 pkt 6 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na mocy art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 - jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty

Na mocy art. 106n ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Art. 106e ust. 1 ustawy wskazuje jakie elementy powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Stosownie do treści art. 106h ust. 3 ustawy:

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Jak stanowi art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Należy zaznaczyć, że zarówno w przypadku faktury papierowej jak i elektronicznej - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ustawy:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650 i 1629).

Natomiast, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Stosownie do art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia:

Przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy - w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

Jak stanowi § 2 pkt 14 rozporządzenia:

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych

Stosownie do § 2 pkt 15 rozporządzenia:

Przez pamięć operacyjną rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Natomiast, według § 2 pkt 25 rozporządzenia:

Program archiwizujący to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia:

Przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy - rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1, 3, 4 i 7 rozporządzenia:

Podatnicy prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12;

3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);

7) przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), i zapewniają do nich dostęp.

W myśl § 22 ust. 4 rozporządzenia.

Fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.

Zgodnie też z § 29 rozporządzenia:

Podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

Z okoliczności stanu faktycznego 1 wynika, że Spółka prowadzi sprzedaż za pośrednictwem strony internetowej. W przeważającej większości przypadków klienci otrzymują faktury w wersji elektronicznej, bez paragonu papierowego, który jest drukowany i archiwizowany w formie papierowej, przy czym Spółka posiada elektroniczne kopie tych paragonów. Część klientów otrzymuje faktury w formie papierowej, wtedy Spółka zachowuje wydrukowany paragon oraz drugi egzemplarz faktury - ale wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ewidencjonuje dokonywaną w sklepie internetowym sprzedaż za pomocą posiadanych kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii danych. Kasy fiskalne stosowane przez Spółkę mają funkcję pozwalającą na wydruk faktur i na zapis elektroniczny kopii na kartach microSD, przy czym faktury w formie elektronicznej są zapisywane w systemie CREX, niezależnie od tego, czy klient otrzyma fakturę wyłącznie w formie elektronicznej czy w formie papierowej. Ponadto Spółka posiada również Centralne Repozytorium Elektronicznej kopii paragonów, który umożliwia uzyskanie na ekranie komputera widoku każdego pojedynczego paragonu fiskalnego oraz dobowych raportów fiskalnych. Spółka zamierza zaprzestać drukowania paragonów dla klientów, gdyż klient i tak nie otrzymuje paragonu, lecz fakturę z numerem paragonu fiskalnego, który pozostaje u sprzedawcy, zaś paragon ten będzie automatycznie zapisany elektronicznie na karcie pamięci kasy fiskalnej w sposób umożliwiający jego wydruk na każde żądanie organów podatkowych. Sposób przechowywania tych dokumentów przez Spółkę będzie gwarantował ich autentyczność, oraz integralność treści.

Z okoliczności stanu faktycznego 2 wynika, że Spółka prowadzi sprzedaż także w sklepach stacjonarnych, ewidencjonując transakcje w kasach fiskalnych, wydając paragony nabywcom (lub wydając na ich żądanie faktury - i wtedy paragon zachowuje, a faktura zawiera numer paragonu fiskalnego. Faktury te mają oddzielną numerację niż faktury na (…) i wystawiane są w innym systemie, tj. CSM - (Central Shops Management). Faktury nie są archiwizowane w pamięci drukarek fiskalnych i są archiwizowane w formie papierowej, pomimo ich elektronicznego zapisu w CSM). Kopie paragonów fiskalnych, dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne, analogicznie jak w stanie faktycznym 1, są zapisywane w każdej kasie fiskalnej, posiadającej taką możliwość, na jej karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej. W wykonaniu sprzedaży w sklepie stacjonarnym Spółka wydaje wydrukowany paragon fiskalny klientowi - nie drukując już dla siebie drugiego egzemplarza paragonu, gdyż ten jest zapisywany na karcie microSD, natomiast jeśli klient zażąda faktury, to paragon, który został wydrukowany, Spółka zachowuje w formie papierowej wraz z drugim egzemplarzem (również w formie papierowej) faktury wydanej klientowi - czyli w takiej sytuacji Spółka zachowuje dwa dokumenty papierowe, tj. paragon i fakturę. Ponadto Wnioskodawca wydrukowuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego. Wszystkie kasy z salonów, analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, są podłączone do systemu CREJ, dzięki czemu na ekranie komputera możliwe jest wyświetlenie widoku paragonu czy dobowego raportu fiskalnego tak, jakby był wydrukowany.

Państwa wątpliwości w stanie faktycznym 1 i 2 dotyczą m.in. możliwości zaprzestania drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom w sklepie internetowym i stacjonarnym oraz dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że wystawianie faktur VAT do sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej powinno następować co do zasady wyłącznie na żądanie nabywcy, tym samym ustawodawca uznał tego typu przypadki jako wyjątki od reguły. Zasadą jest bowiem dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych paragonem z kasy fiskalnej.

Wobec powyższego pomimo dokumentowania przez Spółkę prowadzonej sprzedaży internetowej fakturami VAT jak również w sklepie stacjonarnym, jeśli na Spółce ciąży obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży na kasie fiskalnej to będzie Ona miała obowiązek drukowania paragonów fiskalnych.

W przypadku faktury papierowej (jak i elektronicznej) - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej i wydruku paragonu niezależnie od faktu wystawienia faktury. W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy do kopii faktury należy „podpiąć/załączyć” oryginał paragonu fiskalnego. Obowiązek „podpięcia/załączenia” niejako determinuje obowiązek wydrukowania paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie wskazanego przepisu. Zatem pomimo tego, że jak Państwo wskazują, kopie paragonów zapisywane są elektronicznie na karcie microSD po zamknięciu doby fiskalnej, to ustawodawca we wskazanych przepisach zobowiązuje podatników do pozostawienia wydrukowanego paragonu dołączając go do faktury papierowej.

Natomiast w przypadku faktur elektronicznych, paragon pozostaje w dokumentacji z danymi identyfikującymi fakturę. W opisanym przypadku natomiast paragon zapisywany jest w sposób elektroniczny, a faktura elektroniczna zawiera nr paragonu sprzedaży. Tym samym nie są spełnione warunki wynikające z art. 106h ust. 3 ustawy.

Ponadto należy również wskazać, że wydruk paragonu następuje od razu po zaewidencjonowaniu transakcji na kasie fiskalnej, natomiast, z opisanych stanów faktycznych wynika, że dopiero po zamknięciu doby fiskalnej paragony są zapisywane elektronicznie, co może prowadzić, w przypadku awarii drukarki, braku prądu czy innych nieprzewidzianych w chwili transakcji okoliczności, do niezgodności zarejestrowanej sprzedaży.

Ponadto, dobowe i miesięczne raporty fiskalne nie będą również drukowane, będą przechowywane elektronicznie na karcie microSD.

Odnosząc się do drukowania raportów, wskazać należy, że ustawodawca dopuścił możliwość nie drukowania raportu dobowego, który ma postać zapisu na informatycznym nośniku danych (§ 29 rozporządzenia), natomiast brak jest takich przepisów w stosunku do raportu miesięcznego. Z powyższych rozwiązań ustawodawcy wynika zatem, że rozróżnienie to jest celowe. Tym samym podatnik jest zobowiązany, pomimo możliwości zapisu raportu miesięcznego elektronicznie, do wydruku takiego raportu.

Mając na uwadze przedstawione ww. okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że skoro Spółka każdą dokonaną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii (do czego obligują ją przepisy prawa), to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 i pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia Spółka ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży zarówno w sklepie stacjonarnym i internetowym, jak również miesięcznych raportów fiskalnych. Spółka jest zobowiązana dokonywać, jak wyżej wskazano, wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej, czyli paragonów i raportów miesięcznych.

Tym samym, pomimo tego, że Spółka posiada Centralne Repozytorium Elektronicznej kopii paragonów, który umożliwia uzyskanie na ekranie komputera widoku każdego pojedynczego paragonu fiskalnego, to przytoczone wyżej przepisy w sposób jednoznaczny wskazują, że Spółka jest zobowiązana do drukowania paragonu fiskalnego.

Jednocześnie należy wskazać, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustaw i rozporządzeń odnoszących się do jego obowiązków w danym podatku. Tym samym nawet, jeżeli uważa on, że jego postępowanie (np. brak drukowania paragonów, czy raportów miesięcznych z kasy fiskalnej) jest racjonalne, to jeżeli nie wynika ono z przepisów ustaw, w tym przypadku ustawy o VAT, nie może być stosowane. Ustawodawca bowiem wprowadza przepisy, które obowiązują każdego podatnika i nie mogą być interpretowany w sposób dowolny, użyteczny dla podatnika.

Wątpliwości Spółki odnoszą się również w stanie faktycznym nr 1 do zaprzestania drukowania kopii paragonów, natomiast w stanie faktycznym nr 2 do nie drukowania drugiego egzemplarza faktury.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości stosownie do § 29 rozporządzenia - Spółka nie będzie miała obowiązku drukowania kopii paragonów, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

W odniesieniu natomiast do drugiego egzemplarza faktury wskazać należy, że skoro Wnioskodawca wystawia faktury (zarówno oryginał jak i kopię) w systemie CSM, a nie ręcznie na papierze, to nie można uznać za nieprawidłowe wydrukowanie jedynie oryginału faktury przekazywanej nabywcy. Wnioskodawca wystawia bowiem zarówno oryginał jak i kopię w taki sam sposób drukując jedynie fakturę przekazywaną nabywcy. Zatem uznać należy, że wystawiona przez Wnioskodawcę w systemie CSM kopia faktury nie musi być drukowana.

W związku z powyższym, stanowisko Spółki, w zakresie zaprzestania drukowania paragonów i miesięcznych raportów fiskalnych w stanie faktycznym nr 1 i 2 uznaję za nieprawidłowe, natomiast w zakresie zaprzestania drukowania raportów dobowych, kopii paragonów oraz drugiego egzemplarza faktury za prawidłowe.

Następne wątpliwości Spółki w stanie faktycznym 1 i 2 dotyczą archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej wystawionych przez Spółkę klientom faktur, paragonów oraz dobowych i miesięcznych raportów.

Należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania drugich egzemplarzy wystawionych faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Co istotne, wskazać w tym miejscu należy, że - jak wynika z wniosku - sposób przechowywania wskazanych we wniosku dokumentów przez Wnioskodawcę będzie również gwarantował ich autentyczność, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dany dokument został wystawiony przez Wnioskodawcę oraz integralność treści, pewność, że dane zawarte w dokumentach nie zostały (oraz nie zostaną) zmienione.

Zatem przechowywanie drugich egzemplarzy wystawionych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej paragonów oraz dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania raportów fiskalnych oraz paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej lub papierowej.

Tym samym stanowisko w stanie faktycznym nr 1 i 2 w zakresie archiwizowania wyłącznie elektronicznie paragonów, dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych oraz drugiego egzemplarza faktur wystawianych klientom stanowisko Wnioskodawcy uznaję za prawidłowe.

W odniesieniu do powołanej interpretacji indywidualnej z 23 lutego 2018 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1, w zakresie możliwości przechowywania paragonów fiskalnych do których wystawione zostały faktury VAT elektroniczne wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że została ona wydana w odmiennym stanie faktycznym niż przedstawiony w przedmiotowej sprawie. Z opisu zdarzenia przyszłego powołanej interpretacji wynika bowiem, że Wnioskodawca będzie dokonywał wydruku paragonów fiskalnych przy planie ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, tym samym zarówno opis jak i rozstrzygnięcie sprowadza się do sytuacji, w której Wnioskodawca będzie dokonywał wydruków paragonów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP:/KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie