Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 września 2024 r. za pomocą platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku od towarów i usług, w zakresie czy:

-     opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 106n oraz art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,

-     opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,

-     Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym Wniosku, również po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(X) (dalej: „Spółka”) jest spółką prawa polskiego wchodzącą w skład wielonarodowej Grupy (Y) (dalej: „Grupa”).

Działalność Spółki w ramach Grupy obejmuje m.in. produkcję ((…)), (…) i (…) (…) (…) oraz wszelkie (…) związane z tą działalnością.

Ponadto, Spółka jest (…) (…) (…) na (…) (…).

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce, w tym również dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W ramach prowadzonej działalności Spółka korzysta z usług zewnętrznego podmiotu ((Z)), do zadań którego należą m.in. wystawianie faktur sprzedażowych, księgowanie faktur, weryfikacja dokumentów zaksięgowanych automatycznie w systemie wykorzystywanym w Spółce w procesie (…) (…) (…) (dalej: „System”) jak i prowadzenia ksiąg rachunkowych Spółki w Systemie.

System znajduje się (…) (…) (…) (…) (…).

Obecnie Spółka wystawia faktury dokumentujące sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej.

Kontrahenci Spółki zaakceptowali otrzymywanie od Spółki faktur elektronicznych poprzez podanie przez nich właściwego adresu e-mail, na który Spółka ma wysyłać faktury w formie elektronicznej.

Proces wystawiania faktur sprzedażowych w Spółce z tytułu dostawy towarów i produktów jak również usług na rynku polskim oraz usług świadczonych na rzecz podmiotów z (…) wygląda następująco:

Faktury systemowe:

-    Sprzedaż produktów i towarów jak również usługi (…) (…) na rzecz polskich klientów dokumentowane są fakturami w postaci elektronicznej wystawianymi w sposób automatyczny w Systemie (dalej: Faktury systemowe).

-    Faktury systemowe są wystawiane na podstawie dokumentu dostawy, potwierdzającego wydanie towaru z magazynu Spółki (w przypadku sprzedaży towarów/produktów) i w oparciu o utworzony w momencie generowania zamówienia indeks towarowy/usługowy oraz dane z zamówienia.

-    Zamówienie i indeks towarowy/usługowy tworzone są przez pracownika operacyjnego Spółki po uzgodnieniu z pracownikiem z działu finansowo-księgowego właściwych danych niezbędnych do założenia indeksu, tj. kodu VAT/stawki VAT/danych dot. towarów/usługi.

-    Wystawienie Faktur systemowych w oparciu o dokument dostawy/dane z zamówienia pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między wystawioną fakturą a dokonaną dostawą towarów.

-    Autentyczność pochodzenia Faktur systemowych zostaje zapewniona natomiast poprzez wystawienie Faktur systemowych w oparciu o zaakceptowane przez upoważnionego pracownika Spółki zamówienie.

-    Faktury systemowe są automatycznie księgowane w Systemie na podstawie wyżej opisanego indeksu towarowego/usługowego.

Faktury niesystemowe:

-    W zakresie sprzedaży pozostałej (pozostałe usługi oraz usługi świadczone na rzecz podmiotów z Grupy) - faktury są wystawiane i księgowane manualnie przez upoważnionych pracowników (Z). Faktury są wystawiane na podstawie informacji/danych wskazanych przez osoby z działu finansowo-księgowego w Spółce (dalej: ((B))) (dalej: Faktura niesystemowa), które ustalają zakres wykonanych usług i kwotę wynagrodzenia na podstawie danych z Systemu. Faktury te dotyczą usług świadczonych przez Spółkę na podstawie zawartych umów ramowych z nabywcami, głównie z Grupy (dane niezbędne do wystawienia Faktury niesystemowej wynikają z umowy lub odrębnych ustaleń z nabywcami).

-    Wystawiona przez pracownika (Z) Faktura niesystemowa jest weryfikowana przez pracownika (B) w zakresie zgodności danych zawartych na Fakturze niesystemowej oraz informacji odnośnie do ilości/ceny/typu usługi jak również pod kątem prawidłowości formalno-merytorycznej dokumentu.

Obieg faktur:

-    Zarówno Faktury systemowe i Faktury niesystemowe (dalej: Faktury elektroniczne) zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

-    Wystawione Faktury elektroniczne są automatycznie zapisywane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie. Format Faktur elektronicznych zapewnia niezmienność danych i uniemożliwia ingerencję w treść faktury.

-    W celu wystawienia/wglądu lub pobrania Faktur elektronicznych upoważnione osoby (...).

-    Upoważnione osoby z biura obsługi klienta (dalej: (AY)) (...).

-    Faktury systemowe są przesyłane z Systemu do nabywców:

-przez (AY) z określonego adresu e-mail (AY) stanowiącego określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie,

-na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę,

-w załączniku wiadomości email.

-    Pracownik (AY) dostaje również automatyczną wiadomość e-mail z adresu (AY), z którego wysyłana jest Faktura systemowa o wysyłaniu emaila z Fakturą systemową na konkretny dedykowany adres nabywcy.

-    Faktury niesystemowe są przesyłane:

-przez upoważnione osoby w Spółce z ich określonego adresu e-mail,

-na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę,

-w załączniku wiadomości email.

-    Faktury elektroniczne archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) są:

-wyłącznie w formie elektronicznej, w której zostały wystawione,

-pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów (numerami faktur) w podziale na poszczególne miesiące,

-w sposób zapewniający łatwe i szybkie odszukanie faktur przez osoby do tego upoważnione przez Spółkę - odpowiednio z działu księgowości i finansów, które będą mogły je wyświetlić wyłącznie w trybie do odczytu (bez możliwości w ingerencję danych Faktur elektronicznych).

-w Systemie przez co najmniej 5 lat.

-    Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka może każdorazowo wydrukować Faktury elektroniczne oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

-    Spółka zamierza kontynuować wyżej opisany proces wystawiania/przesyłania i przechowywania Faktur elektronicznych w przyszłości.

Faktury zakupowe w Spółce:

-    Obecnie Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej oraz papierowej.

-    Spółka posiada dedykowany adres e-mail, na który przesyłane są faktury w formie

elektronicznej (dalej: „Skrzynka”).

-    Faktury papierowe są skanowane przez pracownika Spółki i przesyłane na Skrzynkę.

-    Dla potrzeb realizacji wewnętrznych procesów akceptacji wydatków w Spółce udokumentowanych otrzymanymi fakturami obecnie pracownicy Spółki:

-drukują faktury w formie elektronicznej,

-dokonują adnotacji w zakresie akceptacji wydatku i weryfikacji merytorycznej dokumentu na wydrukowanej fakturze lub na fakturze otrzymanej w formie papierowej,

-wydrukowane faktury są przechowywane wraz z fakturami otrzymanymi w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów związanych z archiwizacją otrzymywanych/wydrukowanych faktur, a także skrócenia procesu obiegu dokumentów zakupowych w Spółce, Spółka planuje zmianę sposobu przechowywania dokumentów poprzez stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: „elektroniczny obieg dokumentów zakupowych”).

Elektroniczny obieg dokumentów zakupowych będzie obejmował przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych od dostawców w formie papierowej i elektronicznej, a także faktur oraz innych dokumentów potwierdzających wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji.

Spółka będzie dążyła do przejścia na faktury elektroniczne ze wszystkimi dostawcami. Spółka udzieliła bądź udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy wystawiającego na jej rzecz faktury zakupowe, który stosuje bądź stosować będzie elektroniczne fakturowanie.

Nie można jednak wykluczyć, iż będą dostawcy, którzy nadal będą wystawiać i przesyłać Spółce faktury i inne dokumenty w formie papierowej.

Elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z poniższymi zasadami.

Faktury otrzymywane w formie papierowej:

-    będą skanowane niezwłocznie po ich otrzymaniu przez wyznaczone do tego celu osoby do formatu PDF lub JPG lub JPEG przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i pełną czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego,

-    wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,

-    zeskanowane faktury zostaną przesłane przez pracownika na Skrzynkę.

Faktury otrzymywane w formie elektronicznej (faktura w formacie PDF lub JPG lub JPEG załączona do wiadomości e-mail) będą przesyłane bezpośrednio przez dostawców na Skrzynkę - Spółka wskaże wszystkim dostawcom właściwy adres Skrzynki, na który upoważnione osoby ze strony dostawcy (określeni co do adresu e-mail dostawcy z którego przesyłane są wiadomości e-mail z fakturami) powinny przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Jednocześnie Spółka poinformowała pracowników, którzy otrzymują faktury bezpośrednio od kontrahentów w formie elektronicznej, że faktury mają wpływać wyłącznie na Skrzynkę.

W przypadku jednak gdyby faktury zostały wysłane przez kontrahenta bezpośrednio na adres e-mail pracownika - pracownik ten ma obowiązek niezwłocznego przesłania otrzymanej faktury na Skrzynkę wraz z e-mailem, do którego dołączona została faktura.

Data otrzymania wiadomości email z fakturą elektroniczną będzie równoznaczna z datą odbioru faktury przez Spółkę. Upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, która przesyła fakturę elektroniczną w imieniu dostawcy.

Część kontrahentów Spółki dysponuje portalem, z którego upoważniony pracownik Spółki/ upoważniony pracownik (Z) ma możliwość bezpośredniego pobrania wystawionych przez kontrahenta faktur zakupowych. Pobrane z systemu kontrahenta faktury w formacie PDF lub JPG lub JPEG będą niezwłocznie (tego samego dnia) przesyłane przez pracownika Spółki lub pracownika (Z) na Skrzynkę wraz z datą pobrania faktury z systemu kontrahenta.

Data pobrania faktury z systemu kontrahenta będzie równoznaczna z datą odbioru tej faktury przez Spółkę.

W momencie wpływu zeskanowanych faktur papierowych, faktur elektronicznych (przesłanych bezpośrednio przez dostawców w załącznikach w wiadomościach e-mail lub pobranych przez upoważnionych pracowników Spółki lub pracowników (Z) z portali dostawców) - dalej razem: „e-faktury zakupowe” na Skrzynkę podlegać będą weryfikacji przez narzędzie (C).

Narzędzie (C) będzie weryfikować e-maila z e-fakturą zakupową pod kątem formatu/prawidłowości formalnej/zawartości e-maila.

W przypadku gdy e-faktura zakupowa ma nieprawidłowy format (nie jest jednym z następujących formatów: PDF, JPG, JPEG) - wówczas będzie ona odrzucana - wysyłający otrzyma informacje o odrzuceniu e-maila z e-fakturą zakupową.

Po pozytywnej weryfikacji przez (C):

-   wysyłający otrzyma informację o prawidłowym przeprocesowaniu e-maila z e-fakturą,

-    e-mail z e-fakturą zakupową będzie zaczytywany automatycznie ze Skrzynki do narzędzia Spółki służącego do akceptacji wydatków, tj. (M) (dalej: „Narzędzie”), zgodnie z wewnętrznymi procedurami w Spółce.

-   do Narzędzia zaczytywane będą również podstawowe dane z e-faktury zakupowej, tj. numer faktury, data wystawienia, data wpływu (data wpływu wiadomości email z e- fakturą zakupową na Skrzynkę), nr kontrahenta, kwota netto, kwota brutto, kwota VAT, nazwa towarów/usługi.

Każdej e-fakturze zakupowej będzie nadawany w Narzędziu unikatowy numer (L).

W Narzędziu odbywać się będzie proces akceptacji wydatku, tj.:

-   akceptacja wydatku przez właściciela wydatku, tj. weryfikacja zgodności dokumentu z przyjętym towarem/usługą (odnośnie do ilości, ceny, wartości danych dot. dostawcy/nabywcy) - oznaczenie centrum kosztu,

-   weryfikacja e-faktury zakupowej przez upoważnione osoby z (Z) pod względem merytorycznym (w tym dekretacja księgowo-podatkowa), akceptacja e-faktury zakupowej przez upoważnione osoby z działu (B).

Ww. weryfikacja pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W Narzędziu widoczna będzie ścieżka akceptacji każdej e-faktury zakupowej ze wskazaniem danych konkretnego pracownika Spółki dokonującego konkretnej weryfikacji/akceptacji e- faktury zakupowej. Dostęp do Narzędzia jest możliwy wyłącznie poprzez swoje indywidualne konto chronione hasłem ustalonym przez pracownika.

Po akceptacji e-faktury zakupowej w Narzędziu dane e-faktury zakupowej będą automatycznie zaczytywane do Systemu celem zaksięgowania e-faktury zakupowej w oparciu o wskazaną w Narzędziu dekretację i podane informacje.

Po zaczytaniu danych w Systemie dokonana zostanie weryfikacja zaksięgowanej e-faktury zakupowej pod kątem prawidłowości formalnej (format danych). W przypadku negatywnej weryfikacji - e-faktura zakupowa zostanie manualnie zaksięgowana w Systemie przez upoważnionego pracownika (Z) (w przypadku braku automatycznego księgowania lub błędu przy zaczytaniu).

Podczas księgowania w Systemie każdej e-fakturze zakupowej będzie nadawany unikatowy numer księgowy. Poza numerem księgowym w Systemie każda e-faktura zakupowa będzie oznaczona co do numeru (L) oraz właściwego numeru faktury.

E-faktury zakupowe nie będą przechowywane w Systemie.

Każda „paczka” zawierająca:

-   wiadomość email przesłaną na Skrzynkę zawierającą e-fakturę zakupową,

-   e-fakturę zakupową,

-   akceptację wydatku ((…) (…) akceptacji z Narzędzia),

- będzie pobierana z Narzędzia i archiwizowana w specjalnych folderach/przestrzeni na ścieżce sieciowej dysku Spółki, do której dostęp będą miały wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki (pracownicy (B)).

Każda paczka będzie oznaczona unikatowym numerem (L).

Faktury otrzymane w formie papierowej po ich akceptacji w Narzędziu będą niszczone.

Faktury oraz inne dokumenty niestanowiące faktur dot. wydatków pracowniczych i wydatków (dalej razem: „Dokumenty”) poniesionych w ramach delegacji:

-   Obecnie Dokumenty wpływają do Spółki za pośrednictwem pracowników w formie papierowej lub formie elektronicznej.

-   Dokumenty w formie elektronicznej są drukowane przez pracownika Spółki.

-   Dokumenty otrzymane w formie papierowej są skanowane lub fotografowane przez pracownika przy wykorzystaniu sprzętu (skanera/ aparatu) zapewniającego wysoką jakość skanu/fotografii i pełną czytelność,

-   Zeskanowane/sfotografowane Dokumenty są zapisywane w formacie elektronicznym (cyfrowym) umożliwiającym wyłącznie jego drukowanie bez jakiejkolwiek możliwości ingerowania w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF) co zapewnia integralność treści zeskanowanych Dokumentów - dalej: e-dokumenty pracownicze.

-   Pracownik ponoszący ww. wydatki ma obowiązek dokonania rozliczenia wydatków w określonym terminie ustalonym wewnętrznie w Spółce w dedykowanym narzędziu w Spółce, tj. (AA) (dalej: „AA”).

-    W ramach rozliczenia wydatków w (AA):

-    pracownik dokonuje oceny e-dokumentów pracowniczych pod kątem zgodności danych (ilość/cena/wartość/tożsamość towaru/usługi, dane dostawcy/nabywcy) wskazanych na dokumencie,

-    pracownik ma obowiązek dołączenia do (AA) e-dokumentów pracowniczych i wskazania daty ich otrzymania.

-    W (AA) następuje:

-    akceptacja rozliczenia wydatków udokumentowanych e-dokumentami pracowniczymi przez tzw. właściciela budżetu (lub osoby wyznaczonej przez właściciela budżetu),

-   weryfikacja e-dokumentów pracowniczych przez upoważnione osoby z działu (B)/pracownika (Z) pod względem merytorycznym (zgodność dokumentów stanowiących faktury z przepisami ustawy o VAT w zakresie elementów faktur) i wskazanie dekretacji księgowo-podatkowej.

-    Po akceptacji rozliczenia pracowniczego w (AA) - dane dot. rozliczenia pracowniczego są zaczytywane do Systemu i księgowane manualnie przez osobę z (B)/pracownika (Z) pod unikatowym numerem i kodem księgowym.

-    E-dokumenty pracownicze są przechowywane obecnie w (AA) przez co najmniej 5 lat.

-    (AA) jest narzędziem znajdującym się na serwerach usługodawcy (...) (…).

-    Dokumenty otrzymywane w formie papierowej oraz wydrukowane są obecnie przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W ramach planowanego elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych Dokumenty w formie papierowej po otrzymaniu przez pracownika informacji o ich akceptacji w (AA), będą niszczone, natomiast Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej nie będą już drukowane.

W ramach elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie otrzymane przez Spółkę e-faktury zakupowe oraz e-dokumenty pracownicze (dalej razem: e-faktury) będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych):

-   wyłącznie w sposób elektroniczny, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-   pod specjalnie nadanymi (…) (…) w sposób zapewniający ich łatwe i szybkie odszukanie,

-   w sposób gwarantujący integralność treści - gdyż żaden pracownik nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur, ani zmiany danych w nich zawartych, a wyłącznie podgląd i wydruk danej e-faktury,

-   w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia - gdyż będzie możliwość zweryfikowania ścieżki akceptacji danej e-faktury, która będzie archiwizowana razem w e-fakturami,

-   na dedykowanej przestrzeni sieciowej znajdującej się na serwerze Spółki w Polsce lub (…) Polską (w przypadku archiwizacji e-dokumentów pracowniczych). Dostęp do archiwizowanych e-faktur będą mieli wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki/pracownicy (Z).

Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła każdorazowo wydrukować e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e- faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami. Możliwym będzie również dostęp online za pomocą środków elektronicznych w przypadku archiwizacji poza Polską.

Spółka wykorzystuje nabywane towary oraz usługi udokumentowane e-fakturami w zakresie w jakim dokumentują one opodatkowane transakcje do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT.

E-faktury, z których Spółka odlicza/będzie odliczać podatek VAT nie należą/nie będą należały do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Spółka zalicza/będzie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wydatki udokumentowane e-fakturami, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ustawy o CIT.

Pytania dotyczące podatku od towarów i usług

1)    Czy opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 106n oraz art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1)

2)   Czy opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

3)   Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym Wniosku, również po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie

1)   Opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 106n oraz art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

2)   Opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

3)   Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur (z wyłączeniem dokumentów w odniesieniu, do których takie prawo nie przysługuje na podstawie art. 88 ust. 1 ustawy o VAT), przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku również po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do treści art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą wymienione w art. 106 ustawy o VAT. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym:

·     Spółka dokumentuje sprzedaż na rzecz swoich kontrahentów wystawiając w Systemie Faktury elektroniczne, które zapisywane są automatycznie w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie.

·     Wystawiane przez Spółkę Faktury elektroniczne zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

·     Faktury elektroniczne wystawione przez Spółkę są wysyłane do nabywcy na wskazany przez niego adres mailowy jako załącznik do wiadomości e-mail.

Wniosek:

Faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż wystawiane przez Spółkę na zasadach wskazanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym spełniają zatem warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące wystawiania, przesyłania i zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych:

a)   stosowanie elektronicznych faktur wymaga uzyskania przez podatnika akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez ich odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT),

b)   podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),

c)   podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym, zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

·  autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,

·  integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: 1. «łatwy do odczytania», 2. «zrozumiały» (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny). W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Jak wskazują przepisy ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106 m ust. 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych EDI lub zastosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposobów, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów towarzyszących takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków oraz specyfiki poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Powyższe zostało potwierdzone również w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS). Przykładowo:

·interpretacja indywidualna z dnia z dnia (…) października (…) r. sygn. (…) cyt.:

„Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

Opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania Faktur elektronicznych jak i procedury elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT, o czym świadczy poniższe uzasadnienie.

Ad a)

Jak wskazano w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym:

·     kontrahenci Spółki zaakceptowali otrzymywanie od Spółki faktur elektronicznych poprzez podanie właściwego adresu e-mail, na który Spółka ma wysyłać faktury w formie elektronicznej,

·     w ramach elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych Spółka będzie dążyła do przejścia na faktury elektroniczne ze wszystkimi dostawcami. Spółka udzieliła bądź udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy wystawiającego na jej rzecz faktury zakupowe, który stosuje bądź stosować będzie elektroniczne fakturowanie.

Wniosek: Tym samym warunek a) został/zostanie spełniony.

Ad b)

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

·  W odniesieniu do faktur sprzedażowych:

-     Faktury systemowe w nieedytowalnym formacie (np. PDF) są przesyłane z Systemu do nabywców:

-   określonego adresu e-mail (AY) stanowiącego określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie,

-   na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę

-   w załączniku wiadomości email,

-   Pracownik (AY) dostaje również automatyczną wiadomość e-mail z adresu (AY), z którego wysyłana jest Faktura systemowa o wysyłaniu emaila z Fakturą systemową na konkretny dedykowany adres nabywcy.

-     Faktury niesystemowe są przesyłane:

-   przez upoważnione osoby w Spółce z ich określonego adresu e-mail,

-   na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę,

-   w załączniku wiadomości email,

-     Faktury elektroniczne archiwizowane są w Systemie przez co najmniej 5 lat wyłącznie w formie elektronicznej, w której zostały wystawione.

·  W ramach planowanego elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych:

-     Faktury otrzymywane będą w formie elektronicznej (faktura w formacie PDF lub JPG lub JPEG załączona do wiadomości e-mail) będą przesyłane bezpośrednio przez dostawców na Skrzynkę z określonego adresu e-mail dostawcy,

-     W przypadku kontrahentów Spółki dysponujących portalem na którym dostawca umieszcza fakturę po jej wystawieniu - upoważniony pracownik Spółki/ upoważniony pracownik (Z) będzie pobrał fakturę w formacie PDF lub JPG lub JPEG. Pobrane z systemu kontrahenta faktury będą niezwłocznie (tego samego dnia) przesyłane przez pracownika Spółki/pracownika (Z) na Skrzynkę wraz z datą pobrania faktury z systemu kontrahenta,

Wniosek: Warunek b) został/zostanie spełniony.

Ad c)

Stosownie do opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Spółka określiła następujący sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę oraz e-faktur:

·  W odniesieniu do faktur sprzedażowych:

-    W celu wystawienia/wglądu lub pobrania Faktur elektronicznych upoważnione osoby (pracownicy Spółki lub pracownicy (Z)) logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła,

-     Faktury elektroniczne zapisywane są automatycznie w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, który:

-  zapewnia niezmienność danych Faktur elektronicznych oraz

-  uniemożliwia ingerencję w treść Faktur Elektronicznych,

-  zapewnia czytelność wygenerowanego obrazu Faktur elektronicznych w oparciu o dostępne oprogramowanie w każdym systemie komputerowym.

-     Spółka stosuje następujące kontrole biznesowe, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług:

-  automatyczne wystawianie Faktur systemowych w oparciu o dokument dostawy/dane z zamówienia, określony indeks towarowy/usługowy oraz zamówienie zaakceptowane przez upoważnione pracownika Spółki,

-  wystawianie Faktur niesystemowych w oparciu o dane z umowy/otrzymane od nabywcy,

-  weryfikacja Faktur niesystemowych przez pracowników (B) pod kątem prawidłowości danych w nich zawartych i wysyłka na określone adresy e-mail nabywców,

-  akceptacja Faktur elektronicznych przez upoważnionych pracowników (AY) i uruchomienie wysyłki do nabywców z Systemu,

-     upoważnieni pracownicy Spółki/pracownicy (Z) mają możliwość powiązania Faktur elektronicznych z dokumentami towarzyszącymi tj. dokument dostawy/zamówienie/umowa itp.

-     wysyłka Faktur elektronicznych w nieedytowalnym formacie (np. PDF):

-    z określonego adresu e-mail (AY), stanowiącego określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie (w przypadku Faktur systemowych),

-   z określonego adresu e-mail upoważnionego pracownika Spółki (w przypadku Faktur niesystemowych),

-   na określony na wskazany przez niego adres e-mailowy

-   co pozwala na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości dostawcy/wystawcy faktury oraz nabywcy/odbiorcy faktury.

-     Potwierdzenie wysyłki Faktur systemowych poprzez automatyczną wysyłkę e-maila z adresu (AY) na e-mail określonego pracownika (AY), który ma możliwość każdorazowej weryfikacji odbiorcy faktury.

·  W odniesieniu do faktur zakupowych Spółka:

-     Faktury otrzymywane w formie papierowej będą skanowane do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i pełną czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego.

-     Faktury otrzymywane w formie elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail będą przesyłane bezpośrednio z określonego adresu e-mail dostawcy na Skrzynkę. Upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, która przesyła fakturę elektroniczną w imieniu dostawcy.

-     W przypadku kontrahentów Spółki dysponujących portalem, na którym dostawca umieszcza fakturę po jej wystawieniu - upoważniony pracownik Spółki/ upoważniony pracownik (Z) będzie pobrał fakturę z portalu dostawcy i przesyłał na Skrzynkę wraz z datą pobrania z portalu. Pobieranie faktur z portalu dostawcy pozwala na jednoznaczne potwierdzenie pochodzenia faktur i tożsamości dostawcy wskazanego na fakturze.

-    Stosowany przez Spółkę format e-faktur (PDF lub inny nieedytowalny) zapewniać będzie:

-  niezmienność danych e-faktur oraz

-  brak ingerencji w treść e-faktur,

-  czytelność wygenerowanego obrazu e-faktur w oparciu o dostępne oprogramowanie w każdym systemie komputerowym

-    Spółka stosuje następujące kontrole biznesowe, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między e-fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług:

-  E-faktury będą weryfikowane przez upoważnionych pracowników Spółki lub pracowników (Z) w Narzędziu lub w ME pod kątem prawidłowości danych w nich zawartych tj.

·zgodności dokumentu z przyjętą usługą/towarem/zamówieniem/umową jak i

·zgodności z przepisami ustawy o VAT (czy faktura posiada wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT).

-     W Narzędziu/(AA) widoczna będzie ścieżka akceptacji każdej e-faktury ze wskazaniem danych konkretnego pracownika Spółki dokonującego konkretnej weryfikacji/akceptacji e-faktury zakupowej – co pozwoli na przypisanie odpowiedzialności w tym zakresie.

-    Dostęp do Narzędzia/(AA) mają wyłącznie upoważnieniu pracownicy Spółki oraz pracownicy (Z).

Wniosek: Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury i stosuje kontrole biznesowe, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między e-fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zatem warunek c) jest spełniony.

Podsumowanie:

W świetle powyższych argumentów nie ulega wątpliwości, iż opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zarówno zasady wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych jak i elektroniczny obieg faktur zakupowych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT.

Przepisy art. 112 oraz 112a ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące sposoby przechowywania dokumentów, cyt.:

„Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Art. 112a.

1.   Podatnicy przechowują:

1)   wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)   otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.   Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3.   Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4.   Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Oznacza to, że powyższe warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

W świetle powyższych przepisów, aby uznać, że faktury elektroniczne są przechowywane w sposób zgodny z treścią przepisów art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych powinny być spełnione łącznie:

a)podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,

Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 o.p., cyt.:

„Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

b)podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

c)podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,

d)podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju przechowują faktury na terytorium kraju,

e)podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur - jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju,

f)podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów zakupów oraz zasady przechowywania Faktur elektronicznych wystawionych przez Spółkę spełnia wskazane powyżej warunki, o czym świadczy poniższe uzasadnienie:

Ad a)

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wszystkie wystawiane Faktury elektroniczne i otrzymane e-faktury będą archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny co najmniej 5 lat tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie zatem przez Spółkę spełniony.

Ad b)

Faktury elektroniczne i e-faktury będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktur. Każdej fakturze elektronicznej i e-fakturze zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury lub numer (L)), za pomocą którego upoważniony pracownik Spółki lub pracownik (Z) będzie mógł szybko odszukać daną Fakturę elektroniczną oraz e-fakturę.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych oraz opisane zasady przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki dot. przechowywania faktur:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ad c)

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Spółka w następujący sposób zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przechowywanych Faktur elektronicznych oraz e-faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do końca okresu ich przechowywania:

·     każdorazowo Spółka będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała e-fakturę lub któremu przesłała Fakturę elektroniczną. Będzie mogła zweryfikować ten fakt poprzez sprawdzenie:

-     czy Faktura elektroniczna została wysłana na adres e-mail należący do nabywcy oraz czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania Faktur elektronicznych lub czy e-faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do dostawcy/osoby upoważnionej (pracownik rozliczający wydatek) - poprzez wykorzystanie wyłącznie dedykowanych adresów e-mail, z których i na które przesyłane będą Faktury elektroniczne oraz e-faktury,

-    czy wystawiona Faktura elektroniczna/otrzymana e-faktura jest zgodna z dokumentem dostawy zamówieniem/umową/danymi od nabywcy, gdyż:

-    Faktura systemowa nie zostanie wystawiona bez dokumentu dostawy/zamówienia (w przypadku usług (…) (…)) a dane do Faktury systemowej zaczytywane są z Systemu (zgodność z zamówieniem, które zostało zaakceptowane przez upoważnione osoby),

-    Faktura niesystemowa jest weryfikowana przez upoważnione osoby w Spółce/(Z), pod kątem prawidłowości danych nabywcy usług lub towarów z danymi wskazanymi w umowie/od nabywcy,

-    E-faktury przechodzą ścieżkę akceptacji wydatku podczas, której weryfikowane są w szczegółach zgodność dokumentu z otrzymaną dostawą/usługą/zamówienie/umową itp. oraz zgodność danych na fakturze,

-    co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy:

 -  daną Fakturą elektroniczną, a zrealizowaną przez Spółkę na rzecz kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług – Spółka ma pewność co do tożsamości nabywcy,

 -  daną e-fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług – Spółka ma pewność co do tożsamości dostawcy.

·     krąg osób w Spółce oraz w (Z) mających dostęp do przechowanych Faktur elektronicznych oraz e-faktur będzie ograniczony tylko do osób upoważnionych, którym ten dostęp jest niezbędny. Sposób zapisu danych przez Spółkę w Systemie oraz (AA) na zewnętrznym dedykowanym serwerze poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień gwarantować będzie wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz dokumentów.

·     stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF lub JPG, JPEG lub inny uniemożliwi modyfikację informacji na Fakturach elektronicznych oraz e-fakturach, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych na fakturach elektronicznych. Format PDF (skan) prezentuje treść faktury elektronicznej w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu faktury elektronicznej, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym.

·     czytelność Faktur elektronicznych oraz e-faktur zostanie zapewniona poprzez zapis w formacie PDF, zaś w odniesieniu do e-faktur czytelność zapewniona zostanie poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,

·     przechowywanie otrzymanych/wystawionych w wersji papierowej faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych, którą Spółka wprowadzi oraz stosowane zasady przechowywania Faktur elektronicznych, które gwarantują i gwarantować będą m.in.:

·   autoryzację dostępu do przechowywanych Faktur elektronicznych i e-faktur,

·   dostęp do Faktur elektronicznych i e-faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,

·   ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z Fakturami elektronicznymi/e-fakturami,

·   stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,

- pozwoli Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur elektronicznych i e-faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad d), e), f)

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

·    Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju,

·    Faktury elektroniczne oraz e-faktury będą przechowywane w Polsce/poza Polską. W przypadku przechowywania dokumentów poza Polską naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej będzie zapewniony dostęp online do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

·    Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka może każdorazowo wydrukować Faktury elektroniczne oraz e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

W świetle powyższego należy uznać, że warunek zapewnienia dostępu (w tym online gdy dokumenty archiwizowane są poza Polską) naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej do Faktur elektronicznych i e-faktur, a także ich poboru i przetwarzania będzie spełniony w ramach wprowadzenia przez Spółkę procedury elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych oraz stosowanych zasad w zakresie faktur sprzedażowych.

Powyższe stanowisko w zakresie uznania procedury gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna organów podatkowych, przykładowo:

·interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia (…) (…) (…) r. sygn. (…) cyt.:

„Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

·interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia (…) (…) (…) r. sygn. (…), cyt.:

„Obecnie chcą Państwo rozszerzyć archiwum elektroniczne o faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami, otrzymywane w formie papierowej i digitalizować (skanować) je. Dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego. Planują Państwo następnie dodawać je do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało niezmienność postaci (brak możliwości modyfikacji) ww. dokumentów, bezpieczeństwo (ograniczony dostęp) tych dokumentów, jak również przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. (…)

W przypadku przechowywania zeskanowanych dokumentów zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą (i innymi dokumentami zrównanymi z fakturą) a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu otrzymania ww. dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.

System, z którego będą Państwo korzystali w celu ww. archiwizacji, będzie umożliwiał przechowywanie ww. dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (również dostęp on-line). Dokumenty te posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. W zakresie kontroli i nadzoru nie przewidują Państwo różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów "papierowych" a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Skoro więc do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami i nie będzie konieczne przechowywanie tych dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

·interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia (…) lipca (…) r. sygn. (…), cyt.:

„Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, rozważają Państwo przechowywanie Faktur jedynie w formie elektronicznej (skan/ (...)) - w elektronicznym archiwum dokumentów. Wskazali Państwo, że od (...) r. Spółka wdrożyła program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (...).

Faktury byłyby przechowywane na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju. Elektronicznym obiegiem dokumentów, jak i archiwizacją zajmowałyby się tylko wyznaczone w tym celu osoby posiadające nadany im specjalny dostęp do aplikacji (...) oraz dostęp do odpowiednich modułów (...); korzystanie z (...) (w tym z elektronicznego archiwum dokumentów) jest możliwe po (…).

Spółka planuje wdrożyć proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur, (…).

Uważają Państwo, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zapewnia bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w (...) będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z (...).

Państwa zdaniem w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie przez Państwa Faktur w elektronicznym archiwum w (...) umożliwi do nich dostęp online uprawnionym osobom przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie. (…)

Przechowywanie Faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów - jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa Faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, a także umożliwi dostęp do tych Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone”.

·interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 3 października 2023 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.446.2023.2.MC, cyt.:

„Jak zostało przez Państwa wskazane, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami. Spółka wdrożyła procedurę weryfikacji poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności otrzymywanych dokumentów. W ramach tego procesu w systemie elektronicznym osoba odpowiedzialna za budżet danego obszaru dekretuje fakturę w programie (…), później osoba z działu finansowo-księgowego potwierdza i autoryzuje zapisy księgowe oraz poprawność danej faktury (w narzędziu...). Zarówno pierwsza autoryzacja ("biznesowa") jak i druga (finansowo-księgowa) jest zapisywana razem z adnotacjami w trwały sposób w systemie. Co istotne zapisy te są archiwizowane (minimalnie przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych) i możliwe do odtworzenia w każdym czasie.

Ponadto, faktury w formie elektronicznej będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju oraz Spółka udostępni wszelkim organom administracji skarbowej i publicznej, na każde wezwanie i żądanie oczekiwane dokumenty we wskazanym czasie i formie.

Wskazali Państwo również, iż otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Dołożą Państwo również wszelkich starań w celu zabezpieczenia dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, czyli po dokonaniu digitalizacji ich wersji papierowej w opisanej we wniosku procedurze, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania w opisanej we wniosku procedurze, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy - będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

Ponadto, w rozważanym przez Państwa modelu, w przypadku faktur papierowych procedura ich ujmowania w księgach rachunkowych oraz ewidencji podatku od towarów i usług wygląda następująco:

·Faktury w formie papierowej trafiają do (…);

·Faktury w formie papierowej (…).

Wskazują Państwo również, że zeskanowany dokument jest wiernym odwzorowaniem cyfrowym papierowego oryginału, a zastosowanie formatu PDF uniemożliwia ingerencję w treść faktury, albowiem każda zmiana naniesiona na plik będzie notyfikowana użytkownikowi pliku.

Podsumowując, stwierdzić należy, że wskazane przez Państwa zasady archiwizowania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będą spełniały warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem, dopuszczalne jest przechowywanie faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej przy jednoczesnym niszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych z zachowaniem procedury opisanej w przedmiotowym wniosku”.

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko organów podatkowych należy uznać, że:

·     opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 106n oraz art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

·     opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad 3.

Zgodnie z treścią art. 86 ust.1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Stosownie do treści przepisu art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.:

„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy”.

W myśl treści przepisu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.:

„10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1)ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w VAT dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepis art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

·nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

·w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,

·nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,

·czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na formę otrzymanej przez nabywcę faktury ani też ze względu na sposób przechowywania przez niego faktur.

Potwierdzone to zostało również przez Dyrektora KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych np. interpretacja indywidualna z dnia 2 sierpnia 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.458.2024.2.LM, cyt.: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami”.

Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej w sposób wskazany w przepisach art. 112a ustawy o VAT dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są warunki wskazane powyżej.

W związku z powyższym, w przypadku gdy:

•  e-faktury będą dokumentować nabycie towarów oraz usług czynności opodatkowanych VAT:

-   w odniesieniu do których powstał obowiązek podatkowy VAT i

-   które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Spółkę,

·  w Systemie/(AA) odnotowana zostanie data wpływu e-faktury do Spółki,

·  e-faktury nie należą/nie będą należały do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,

•  spełnione zostaną warunki przechowywania przedmiotowych e-faktur określone w art. 112a ustawy o VAT ⎯ Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

·     Spółka wykorzystuje nabywane towarów oraz usługi udokumentowane e-fakturami w zakresie w jakim dokumentują one opodatkowane transakcje do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT.

·     Data wpływu e-faktur do Spółki będzie odnotowana w Systemie/(AA)/Narzędziu w Spółce – będzie ona tożsama:

-    Otrzymania e-maila od dostawcy zawierającego fakturę w formie elektronicznej,

-    Pobrania faktury w formie elektronicznej z portalu dostawcy,

-    Otrzymania faktury w formie papierowej/zeskanowania faktury w formie papierowej,

-    Otrzymania Dokumentów przez pracownika Spółki.

·     E-faktury, z których Spółka odlicza/będzie odliczać podatek VAT nie należą/nie będą należały do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,

·     Elektroniczny obieg dokumentów zakupowych będzie spełniał warunki przechowywania e-faktur, z których Spółka będzie odliczać VAT, określone w art. 112a ustawy o VAT o czym świadczy uzasadnienie dot. pkt 1-2.

Spółce będzie zatem przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów. Prawo to będzie przysługiwać Spółce również po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie również w wydawanych przez Dyrektora KIS interpretacjach indywidualnych np.

·     interpretacja indywidualna z dnia 25 lipca 2024 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.209.2024.2.PJ, cyt.

„Na zakończenie wskazać należy, że Spółka planuje, aby wszystkie papierowe egzemplarze Dokumentów, w tym faktur, były niszczone po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do Systemu i systemu księgowego - kwestia ta dotyczy zarówno otrzymywanych w przyszłości Dokumentów papierowych, jak i Dokumentów obecnie archiwizowanych w segregatorach (o ile zostały wprowadzone do Systemu). Dokumenty po przeprowadzeniu kontroli wewnętrznej, sprawdzeniu autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur i ich czytelności, będą przechowywane w Systemie aż do upływu okresu wymaganego przepisami prawa. (…)

Podsumowując, stwierdzam, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia”.

·     interpretacja indywidualna z dnia 3 października 2024 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.446.2023.2.MC, cyt.

„Reasumując, faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Jednocześnie taka forma przechowywania faktur pozwala zachować prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, ponieważ nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest:

-     prawidłowe w zakresie, że opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania Faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 106n oraz art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,

-     prawidłowe w zakresie, że opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,

-     prawidłowe w zakresie, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym Wniosku, również po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Końcowo informuję, że obecny publikator ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług to: tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.

Ponadto publikator ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa to: tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz.2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego izastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy zdnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.