Interpretacja indywidualna po wyroku sądu - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 26 kwietnia 2019 r. (data wpływu 29 kwietnia 2019 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej - uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 30 kwietnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 126/20 (data wpływu prawomocnego orzeczenia - 17 października 2024 r.)/Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 maja 2024 r. sygn. akt I FSK 1422/20 (data wpływu - 2 sierpnia 2024); i

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 kwietnia 2019 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 kwietnia 2019 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie możliwości zutylizowania już wydrukowanych i zachowanych u siebie paragonów, papierowych wersji dobowych raportów fiskalnych oraz papierowych wersji miesięcznych raportów fiskalnych bez konieczności ich zdigitalizowania (pytanie nr 2 do stanu faktycznego 1 i pytanie nr 3 do stanu faktycznego 2 wniosku).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Stan faktyczny 1

(…) (Wnioskodawca) prowadzi sprzedaż internetową za pośrednictwem strony (…) Transakcje zamawiania i sprzedaży towarów przebiegają następująco:

Klient zamawia towar na stronie internetowej, najczęściej płacąc za pośrednictwem operatora płatności (m.in. (…)), a sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej.

Klient w przeważającej większości przypadków (ponad 90% - 95%) otrzymuje fakturę w wersji elektronicznej, zawierającej numer paragonu fiskalnego potwierdzającego sprzedaż danego towaru. Klient paragonu papierowego już nie otrzymuje. Paragony te są drukowane i następnie archiwizowane w formie papierowej.

(…) posiada elektroniczne kopie tych paragonów. Część klientów domaga się faktur w formie papierowej - i też je otrzymuje, a Wnioskodawca zachowuje wydrukowany paragon oraz drugi egzemplarz faktury - ale wyłącznie w formie elektronicznej (mimo wysłania klientowi faktury papierowej).

(…) posiada drukarki fiskalne (…) z elektroniczną kopią danych oraz kasy samoobsługowe (…) z elektroniczną kopią danych. Zgodność stosowanych przez Wnioskodawcę kas z obowiązującymi przepisami potwierdził Prezes Głównego Urzędu Miar w (i) dla drukarek (…) w decyzji z 17 lipca 2017 r., nr (…). (ii) dla drukarek (…) w decyzji z dnia 28 kwietnia 2016 r., nr (…).

Wszystkie kopie dokumentów zapisywane są elektronicznie na karcie (…) po zamknięciu doby fiskalnej Wnioskodawca, drukuje paragon ale nie przesyła go w formie papierowej do klienta. Klient otrzymuje elektroniczną fakturę. Urządzenia umożliwiają wykonywanie kopii danych zapisanych na nośniku (…), na którym zapisują się również dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne.

Kasy fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę mają funkcje pozwalające na wydruk faktur i na zapis elektroniczny kopii na kartach (…), przy czym faktury w formie elektronicznej są zapisywane w systemie (…) (jest to system informatyczny stosowany przez Wnioskodawcę) - niezależnie od tego, czy klient otrzyma fakturę wyłącznie w formie elektronicznej (wówczas jest ona elektronicznie wysyłana klientowi z tego systemu), czy w formie papierowej.

Paragon fiskalny Wnioskodawca drukuje i zachowuje w formie papierowej - niezależnie od zapisu elektronicznego paragonów na karcie pamięci każdej kasy fiskalnej posiadającej taką możliwość oraz niezależnie od zapisu elektronicznego faktur w systemie (…). Natomiast Wnioskodawca, zachowując wydrukowany paragon, nie drukuje już drugiego egzemplarza faktury wysłanej klientowi - niezależnie od tego czy klient otrzymał fakturę w wersji elektronicznej czy w papierowej. Drugi egzemplarz faktury wysłanej klientowi jest zapisywany wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie (…).

Ponadto w (…) istnieje także Centralne Repozytorium Elektronicznej kopii paragonów. System ten, w skrócie (…), umożliwia uzyskanie widoku każdego pojedynczego paragonu fiskalnego oraz dobowych raportów fiskalnych (tj. na ekranie komputera możliwe jest wyświetlenie widoku paragonu czy dobowego raportu fiskalnego tak, jakby był wydrukowany), umożliwia zarządzanie kopiami danych z różnych drukarek zwiększając bezpieczeństwo przechowywania informacji; umożliwia bieżące monitorowanie stanu połączonych drukarek - ich liczby, przesunięć między sklepami, pojawiających się nieprawidłowości czy nawet stopnia zapełnienia karty.

Celem (…) jest zutylizowanie papierowych paragonów, wydrukowanych (lecz nie dostarczonych klientom, gdyż otrzymują oni fakturę elektroniczną lub w zdecydowanej mniejszości przypadków fakturę papierową) oraz zaprzestanie drukowania paragonów dla klientów, gdyż klient i tak nie otrzymuje paragonu, lecz fakturę (elektroniczną lub w formie papierowej) z numerem paragonu fiskalnego, który pozostaje u sprzedawcy, zaś paragon ten będzie automatycznie zapisany elektronicznie na karcie pamięci kasy fiskalnej w sposób umożliwiający jego wydruk na każde żądanie organów podatkowych. Analogicznie faktura - mimo wysłania jej papierowego egzemplarza klientowi, jeśli tego zażąda - jest przechowywana elektronicznie w sposób umożliwiający jej natychmiastowe odnalezienie i wydruk.

Wskutek powyższego dokumentacja potwierdzająca sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej przybierze formę wyłącznie elektroniczną, tj. elektroniczna faktura wysyłana klientowi (z wyjątkiem przypadków, gdy klient domaga się faktury papierowej, zamiast elektronicznej, co nie zmienia istoty niniejszego wniosku), zawierająca nr paragonu sprzedaży i jego kopię - obydwa wystawione i zarchiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, bez uprzedniego wydruku oraz elektroniczny egzemplarz faktury (pozostający u sprzedawcy) wysłanej klientowi w formie papierowej czy elektronicznej.

W ten sposób Wnioskodawca nie będzie dysponował żadnym dokumentem papierowym. Taki dokument (tj. fakturę w formie papierowej, zamiast w formie elektronicznej) otrzyma wyłącznie klient sklepu internetowego, jeśli zażąda papierowej faktury.

Ponadto Wnioskodawca nie będzie dysponował papierowym wydrukiem dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych, lecz ich zapisem elektronicznym.

Sposób przechowywania tych dokumentów przez Wnioskodawcę będzie również gwarantował ich autentyczność, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dany dokument został wystawiony przez Wnioskodawcę oraz integralność treści, pewność, że dane zawarte w dokumentach nie zostały (oraz nie zostaną) zmienione.

Stan Faktyczny 2

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż także w sklepach stacjonarnych, ewidencjonując transakcje w kasach fiskalnych, wydając paragony nabywcom (lub wydając na ich żądanie faktury - i wtedy paragon zachowuje Wnioskodawca, a faktura zawiera numer paragonu fiskalnego. Faktury te mają oddzielną numerację niż faktury na (…) i wystawiane są w innym systemie, tj. (…) - (…). Faktury nie są archiwizowane w pamięci drukarek fiskalnych i są archiwizowane w formie papierowej, pomimo ich elektronicznego zapisu w (…)).

Kopie paragonów fiskalnych, dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne, analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, są zapisywane w każdej kasie fiskalnej, posiadającej taką możliwość, na jej karcie (…) po zamknięciu doby fiskalnej. W wykonaniu sprzedaży w sklepie stacjonarnym Wnioskodawca wydaje wydrukowany paragon fiskalny klientowi – nie drukując już dla siebie drugiego egzemplarza paragonu, gdyż ten jest zapisywany na karcie (…), natomiast jeśli klient zażąda faktury, to paragon, który został wydrukowany, Wnioskodawca zachowuje w formie papierowej wraz z drugim egzemplarzem (również w formie papierowej) faktury wydanej klientowi - czyli w takiej sytuacji Wnioskodawca zachowuje dwa dokumenty papierowe, tj. paragon i fakturę. Ponadto Wnioskodawca wydrukowuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego.

W niektórych salonach (…) są również drukarki samoobsługowe (…). Drukarki te, podobnie jak (…), mają elektroniczną kopię danych zapisanych na karcie (…).

Wszystkie kasy z salonów, analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, są podłączone do systemu (…), dzięki czemu na ekranie komputera możliwe jest wyświetlenie widoku paragonu czy dobowego raportu fiskalnego tak, jakby był wydrukowany.

Również w tym przypadku celem Wnioskodawcy jest wydrukowywanie wyłącznie jednego egzemplarza paragonu, gdy ma on być wydany klientowi (jego kopia zapisuje się na karcie (…) albo wydrukowywanie wyłącznie faktury (gdy klient tego zażąda) – wówczas ani drugi egzemplarz faktury, ani paragon pozostający u sprzedawcy, nie będą drukowane, lecz archiwizowane elektronicznie w sposób opisany wyżej.

W ten sposób Wnioskodawca nie będzie dysponował żadnym dokumentem papierowym. Taki dokument otrzyma wyłącznie klient w salonie (tj. paragon w formie papierowej – gdy nie jest wystawiana faktura albo fakturę w formie papierowej, gdy klient jej zażąda). Ponadto Wnioskodawca nie będzie dysponował papierowym wydrukiem dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych, lecz ich zapisem elektronicznym.

Pytania (pytanie nr 2 do stanu faktycznego 1 i pytanie nr 3 do stanu faktycznego 2 wniosku)

1.Czy Wnioskodawca może zutylizować już wydrukowane i zachowane u siebie paragony, papierowe, wersje dobowych raportów fiskalnych oraz papierowe wersje miesięcznych raportów fiskalnych, bez konieczności ich zdigitalizowania (tj. bez kopiowania i przechowywania np. w formacie PDF)?

- biorąc pod uwagę, że numery paragonów są umieszczone na fakturach elektronicznych wysłanych klientom oraz na fakturach papierowych wysyłanych klientom, a system zapisów na kartach pamięci oraz w systemie (…) pozwala na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury (elektronicznej i papierowej), raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych oraz wydruk faktur wysłanych klientom w formie elektronicznej i papierowej.

2.Czy Wnioskodawca może zutylizować już wydrukowane paragony (zachowane przez Wnioskodawcę w zw. z wydaniem klientowi faktury), wydrukowane drugie egzemplarze faktur do faktur wydanych klientom oraz dobowe i miesięczne raporty fiskalne, bez konieczności ich zdigitalizowania (tj. bez kopiowania i przechowywania tych dokumentów np. w formacie PDF)?

- biorąc pod uwagę, że system zapisów na kartach pamięci, system (…), pozwala na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury, każdej faktury, każdego raportu dobowego i miesięcznego, a ponadto numery paragonów fiskalnych umieszczone są na fakturach wydawanych klientom.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Wnioskodawca będzie uprawniony do utylizacji zachowanych u siebie, wydrukowanych paragonów, papierowych wersji dobowych raportów fiskalnych oraz papierowych wersji miesięcznych raportów fiskalnych, skoro w razie konieczności (np. na żądanie kontroli) będzie możliwe wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu oraz każdej faktury wystawionej do każdego paragonu, każdego dobowego czy miesięcznego raportu fiskalnego.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy. Natomiast wg art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Tak więc nabywca nie otrzymuje paragonu, jeśli została mu wystawiona faktura, gdyż paragon zatrzymuje sprzedawca - wystawca faktury, dołączając do niej paragon, którego nie wydał nabywcy. Dodatkowo wg ust. 3 w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Z powyższego wynikałoby, że nawet w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej, dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej, należy wydrukować paragon, by zachować go w dokumentacji sprzedawcy.

Powyższy wniosek nie jest prawdziwy. Przede wszystkim wspomniany art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, nakazując obowiązek „zostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tą fakturę” nie wskazuje, w jakiej formie paragon dotyczący tej sprzedaży ma być zostawiony w dokumentacji, a w szczególności nie wskazuje, by miała to być dokumentacja wyłącznie papierowa (co wymagałoby papierowej formy paragonu celem jego zachowania w papierowej dokumentacji). Wobec tego równie dobrze może to być dokumentacja elektroniczna. Fakt, że dany dokument został wygenerowany (wytworzony) wyłącznie w formie elektronicznej i nie został wydrukowany nie zmienia tego, że jest to dokument – tyle, że elektroniczny, zapisany w formie elektronicznej, przesłany elektronicznie, etc., a zbiór tych dokumentów, występujących wyłącznie w formie elektronicznej, jest dokumentacją (choć w formie elektronicznej). Sam ustawodawca w wielu przypadkach przewiduje możliwość przesyłania i gromadzenia dokumentów, np. faktur, w formie elektronicznej, a w niektórych przypadkach wręcz obowiązek przesyłania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (np. plików JPK czy deklaracji VAT).

Tak więc ustawodawca w niektórych przypadkach przewiduje możliwość, a w innych obowiązek przesyłania dokumentów w formie elektronicznej, nie wprowadzając jednak wymogu, aby dokumenty, które podatnik ma możliwość przechowywać elektronicznie, były uprzednio wydrukowane i dopiero później elektronicznie zarchiwizowane.

Dokumenty te, choćby nigdy nie były wydrukowane, lecz przechowywane wyłącznie elektronicznie, pozostają dokumentami i tworzą zbiór dokumentów (czyli dokumentację), zaś archiwizując ww. dokumenty (np. faktury czy deklaracje VAT) wyłącznie elektronicznie, podatnik „dołącza je do dokumentacji”, którą dysponuje w formie elektronicznej.

To samo dotyczy paragonów fiskalnych, tj. byłoby możliwe wydrukowanie paragonów i ich elektroniczne zarchiwizowanie (np. w formacie PDF), skoro i tak nie są wydawane nabywcy, gdyż otrzymuje on fakturę - co do zasady elektroniczną, a w nielicznych przypadkach papierową. Jednak nie jest konieczne drukowanie paragonów, by je zarchiwizować elektronicznie i następnie zniszczyć ich papierowe wersje, lecz w stanie faktycznym opisanym we wniosku można ich nie drukować w ogóle, lecz archiwizować (zapisywać na karcie pamięci) od razu elektronicznie – zwłaszcza, że pozwalają na to kasy fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę.

Zgodnie z § 23 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, kasa emituje paragony fiskalne w postaci papierowej i elektronicznej zawierające co najmniej kolejno pozycje (…). Abstrahując od tego, w jaki sposób i w jakich okolicznościach paragony elektroniczne miałyby być doręczane nabywcom w miejsce paragonów papierowych, w analizowanej sytuacji nie ma to znaczenia, gdyż paragon w jakiejkolwiek formie nie trafia do nabywcy, skoro otrzymuje on fakturę zawierającą wszystkie dane wymagane od faktury oraz nr paragonu fiskalnego.

Natomiast zgodnie z § 68 ww. rozporządzenia, w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii, o których mowa w § 2 pkt 5 rozporządzenia uchylanego w § 69 (czyli Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, zwane dalej rozporządzeniem uchylonym), przepisy dotychczasowe stosuje się do dnia 31 grudnia 2023 r. Kasy stosowane przez Wnioskodawcę do ewidencjonowania transakcji w sklepie internetowym są kasami, o których mowa w § 2 pkt 5 rozporządzenia uchylanego, tj. są konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Zatem kasy stosowane przez Wnioskodawcę posiadają możliwość elektronicznego zapisywania kopii paragonów, przez co Wnioskodawca nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów, lecz może je zapisywać elektronicznie. Wprawdzie kasy nie mają możliwości emisji paragonu w formie elektronicznej (czyli wyświetlenia elektronicznie treści paragonu), to Wnioskodawca ma możliwość wyświetlenia treści paragonu na ekranie komputera, po podłączeniu go do kasy fiskalnej, dzięki opisanemu w stanie faktycznym systemowi (…), a poza tym paragon i tak w żadnej formie nie jest wydawany nabywcy, skoro otrzymuje on fakturę elektronicznie lub - sporadycznie - w formie papierowej (w obydwu przypadkach wraz z numerem paragonu fiskalnego, którego treść jest zarchiwizowana elektronicznie w karcie pamięci kasy fiskalnej, z możliwością wydruku w dowolnym momencie wraz z fakturą dotyczącą tego paragonu).

Wobec tego Wnioskodawca nie ma obowiązku drukowania paragonów fiskalnych, by następnie je elektronicznie zarchiwizować (np. w formacie PDF) i zutylizować, lecz może w ogóle nie drukować paragonów fiskalnych, skoro ma możliwość ich elektronicznego emitowania i zapisywania i skoro nabywca otrzymuje fakturę, a nie paragon. Nie ma też znaczenia, że nabywca otrzymuje fakturę elektronicznie czy w formie papierowej – wskutek czego, w razie potwierdzenia prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy - okaże się, że żaden dokument, pozostający w dokumentacji Wnioskodawcy, nie zostanie przez Wnioskodawcę wydrukowany, tj. ani drugi egzemplarz faktury wysłanej klientowi, ani paragon „dla nabywcy”, ani jego kopia dla sprzedawcy, a jedynym ewentualnym dokumentem papierowym będzie papierowa faktura wysłana klientowi - jeśli zażąda papierowej faktury, gdyż w ponad 90% klienci otrzymują faktury elektronicznie.

Potwierdzają to także interpretacje indywidualne, wydawane jeszcze przed 2019 r., gdy przepisy ustawy o VAT ani rozporządzeń wykonawczych nie przewidywały (tak jak obecnie § 23 Rozporządzenia z 28 maja 2018) możliwości stosowania kas, które oprócz paragonu drukowanego mogą emitować paragon w formie elektronicznej. Przykładowo w interpretacji z dnia 23 lutego 2018 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1), Dyrektor Krajowej Informacji Podatkowej zgodził się z podatnikiem, że:  „W przypadku faktury papierowej (jak i elektronicznej) - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej i wydruku paragonu niezależnie od faktu wystawienia faktury. Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT do kopii faktury należy „podpiąć/załączyć” oryginał paragonu fiskalnego (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana w formie faktury elektronicznej). Obowiązek „podpięcia/załączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie wskazanego podpisu. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność pozostawienia wydrukowanego paragonu.

Z inną sytuacją jednak mamy do czynienia w przedmiotowym zdarzeniu przyszłym, Spółki bowiem na podstawie akceptacji Regulaminu przez klienta będą wystawiać i udostępniać na dedykowanej platformie fakturę elektroniczną, co do której nie ma zastosowania reżim przewidziany w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, który był przedmiotem rozważań poczynionych powyżej, a ust. 3 powoływanego artykułu. Nakłada on natomiast obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, w ocenie Spółek oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „podpięciu/załączeniu” oryginału paragonu fiskalnego.”

Zatem w przypadku faktur wystawianych i przesyłanych nabywcy elektronicznie nie istnieje obowiązek dołączenia paragonu do faktury, lecz jedynie obowiązek pozostawienia paragonu (jak wykazano na wstępie - również w formie elektronicznej), w dokumentacji - która też może mieć formę elektroniczną.

Nie ma więc powodu, aby paragon był uprzednio drukowany tylko po to, by następnie go zniszczyć - skoro nawet nie trzeba będzie tego paragonu skanować, by móc go przechowywać elektronicznie, gdyż będą one automatycznie archiwizowane elektronicznie, bez konieczności wydruku i skanowania w celu elektronicznego archiwizowania. Byłoby to działanie zupełnie zbędne i nie wymagane prawnie, co potwierdza cytowana interpretacja.

W związku z powyższym prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca nie musi drukować paragonów, skoro będzie wystawiać nabywcy fakturę zawierającą m.in. numer paragonu fiskalnego, który będzie automatycznie archiwizowany elektronicznie na elektronicznym nośniku (karcie pamięci), w sposób zapewniający – zarówno w przypadku paragonów jak i faktur - integralność, autentyczność pochodzenia i w sposób umożliwiający sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego z tych dokumentów.

W konsekwencji nie ma też znaczenia, czy Wnioskodawca na żądanie nabywcy wyśle mu fakturę w wersji papierowej, zamiast w elektronicznej. Również bowiem w takim przypadku nie musi powstawać żaden inny dokument w formie drukowanej, tj. ani drugi, papierowy egzemplarz faktury wysłanej w formie papierowej nabywcy, ani paragon w formie papierowej. Obydwa te dokumenty (tj. paragon i faktura) pozostające u Wnioskodawcy będą mogły mieć wyłącznie formę elektroniczną, mimo że nabywca zażądał faktury w formie papierowej.

W opisanych wyżej powodów Wnioskodawca nie musi skanować zachowanych u siebie, wydrukowanych paragonów, papierowych wersji dobowych raportów fiskalnych oraz papierowych wersji miesięcznych raportów fiskalnych, digitalizować ich (np. w formacie PDF), by dopiero po wykonaniu tych operacji móc zutylizować posiadane u siebie, wydrukowane wersje ww. dokumentów, lecz może je zutylizować bez skanowania ani digitalizowania w jakikolwiek sposób. Treść tych dokumentów również automatycznie zapisuje się na karcie pamięci (…), w (…) czy w (…), wobec czego zutylizowanie dokumentów do tej pory wydrukowanych nie spowoduje utraty informacji zapisanych na papierowych wersjach dokumentów. Będą one dostępne w sposób opisany w Ad 1), czyli w szczególności umożliwiając wydruk treści dowolnego paragonu i związanej z nim faktury, raportów dobowych czy miesięcznych na każde żądanie.

Te same uwagi dotyczą faktur wysyłanych klientowi e-sklepu w formie papierowej, skoro faktura, przed jej wydrukiem i wysłaniem klientowi, również ze swej istoty przyjmuje najpierw formę elektroniczną, która z kolei archiwizuje się elektronicznie w ww. systemach.

Ad 2

Wnioskodawca może zutylizować już wydrukowane paragony (zachowane przez Wnioskodawcę w zw. z wydaniem klientowi faktury) oraz dobowe i miesięczne raporty fiskalne, a także drugie egzemplarze faktur papierowych wydanych klientom, bez konieczności ich zdigitalizowania (tj. bez kopiowania i przechowywania np. w formacie PDF).

Uzasadnienie.

Z przyczyn opisanych wyżej Wnioskodawca, w przypadku wydania w sklepie stacjonarnym faktury klientowi, może zaprzestać drukowania paragonów z tytułu sprzedaży klientom oraz nie drukować drugiego egzemplarza faktury wydanej klientowi i archiwizować wyłącznie elektronicznie te dokumenty, które nie są wydawane klientowi, drukując jedynie dokumenty wydawane klientowi (tj. paragon albo fakturę). Klient i tak otrzyma papierowy dokument, jakim będzie faktura, zaś nie otrzyma (w jakiejkolwiek formie) paragonu fiskalnego ani drugiego egzemplarza faktury, gdyż te dokumenty pozostają u sprzedawcy, czyli u Wnioskodawcy. Wobec tego dokumenty, które i tak zostają u Wnioskodawcy, mogą mieć formę wyłącznie elektroniczną – tak jak to opisano w uzasadnieniu Stanu Faktycznego 1 i w takiej formie mogą być przechowywane przez Wnioskodawcę w systemie (…). Również bowiem w tym przypadku faktura przybiera najpierw formę elektroniczną, stworzoną w systemie (…), z tego systemu jest drukowana i wydawana klientowi i w tym systemie automatycznie się zapisuje.

Analogicznie jak w Stanie Faktycznym 1, również w Stanie Faktycznym 2 Wnioskodawca może zaprzestać drukowania dobowych raportów fiskalnych oraz miesięcznych raportów fiskalnych i archiwizować te dokumenty wyłącznie elektronicznie, skoro dokumenty te będą możliwe do wydrukowania w każdej chwili z kart pamięci zapisu elektronicznego i z (…).

Wnioskodawca może też zutylizować już wydrukowane paragony (zachowane przez Wnioskodawcę w zw. z wydaniem klientowi faktury) oraz dobowe i miesięczne raporty fiskalne i drugie egzemplarze faktur papierowych wydanych klientom, bez konieczności ich zdigitalizowania (tj. bez kopiowania i przechowywania np. w formacie PDF) - skoro i te dokumenty już zostały automatycznie zarchiwizowane elektronicznie na karcie pamięci, w (…) czy w (…), jeszcze przed ich wydrukowaniem.

Końcowo podkreślają Państwo, że we wszystkich przypadkach opisanych w obydwu Stanach Faktycznych kasy i drukarki fiskalne stosowane przez Wnioskodawcę, a także (…), (…), (…), pozwalają na archiwizację każdego dokumentu (paragonu, faktury, raportu dobowego czy miesięcznego) w sposób gwarantujący ich autentyczność i integralność, bez możliwości ingerowania w jego treść po elektronicznym zarchiwizowaniu oraz wydruk każdego dokumentu elektronicznego, tj. każdego paragonu i każdej faktury oraz na powiązanie tych dokumentów ze sobą, wydruk każdego dobowego czy miesięcznego raportu fiskalnego i odnalezienie (oraz wydrukowanie) każdego paragonu czy każdej faktury zawartej w raporcie dobowym czy miesięcznym. Z tych powodów Wnioskodawca powinien być uprawniony do wyłącznie elektronicznego archiwizowania wszelkich dokumentów związanych ze sprzedażą w sklepie internetowym czy stacjonarnym (tj. paragonu, faktury, raportu dobowego fiskalnego, raportu miesięcznego fiskalnego), bez konieczności ich uprzedniego wydruku – z wyjątkiem:

• wydruku papierowej faktury klientowi sklepu stacjonarnego, który tego zażądał,
• wydruku paragonu w sklepie stacjonarnym celem wydania go klientowi,
• wydruku faktury w sklepie stacjonarnym klientowi, który zamiast paragonu domaga się papierowej faktury.

Również jednak w takim przypadku kopie tych papierowych dokumentów wydanych klientom mogą mieć postać wyłącznie elektroniczną, bez konieczności ich uprzedniego drukowania.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek - 23 sierpnia 2019 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku, na podstawie art. 13 § 2a, art. 165a § 1 w zw. z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z   2019 r. poz. 900 ze zm.), znak 0114-KDIP1-3.4012.370.2019.2.ISK, w którym stwierdziłem, że Państwa żądanie wydania interpretacji w zakresie wskazanym w złożonym wniosku, wykracza poza zakres przedmiotowy interpretacji wydanej w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Postanowienie doręczono Państwu 28 sierpnia 2019 r.

Zażalenie na postanowienie

4 września 2019 r. wnieśliście Państwo zażalenie na ww. postanowienie, na podstawie art. 165a § 1 w zw. z art. 14b § 1 ww. ustawy – Ordynacja podatkowa w kontekście art. 14b § 1 i § 2a, art. 14d § 1  oraz art. 14k -14n tej ustawy.

Wnieśliście Państwo o uchylenie ww. postanowienia w całości i wydania interpretacji indywidualnej.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie

Po ponownym rozpoznaniu Państwa sprawy i rozpatrzeniu zażalenia - 29 października 2019 r. wydałem, na podstawie art. 13 § 2a, art. 221, art. 233 § 1 pkt 1 i art. 239 w zw. z art. 14h ww. ustawy - Ordynacja podatkowa, postanowienie o utrzymaniu w mocy postanowienia z 23 sierpnia 2019 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.370.2019.3.ISK/JO, stwierdzając brak podstaw do jego uchylenia.

Postanowienie doręczono Państwu 12 listopada 2019 r.

Skarga na interpretację indywidualną

12 grudnia 2019 r. wnieśli Państwo skargę na to postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie 17 grudnia 2019 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego II postanowienia i poprzedzającego go I postanowienia.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie z 29 października 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.370.2019.3.ISK/JO oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 sierpnia 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.370.2019.2.ISK - wyrokiem z 30 kwietnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 126/20.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 17 maja 2024 r. sygn. akt I FSK 1422/20 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie, stał się prawomocny od 17 maja 2024 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku 

Zgodnie z art. 153 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;
• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku - jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja dotyczy stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia stanu faktycznego, który obowiązywał w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia, czyli interpretacja ta została oparta na przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), zwanej dalej ustawą, oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą”:

Według art. 2 pkt 6 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Na mocy art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Art. 106e ust. 1 ustawy wskazuje jakie elementy powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy:

Stosownie do treści art. 106h ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106h ust. 4 ustawy:

Należy zaznaczyć, że zarówno w przypadku faktury papierowej jak i elektronicznej - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż, (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność „zostawienia” wydrukowanego paragonu.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Natomiast, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

W myśl art. 112 ustawy:

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), zwanym dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z treścią § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Jak wskazano w § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie do postanowień § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351):

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy, należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w postaci elektronicznej. Tworzone są również systemy informatyczne, które umożliwiają gromadzenie ogromnych ilości danych w postaci elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tych systemów jest to, że umożliwiają one szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji.

Z opisu sprawy zawartego w stanie faktycznym nr 1 i nr 2 wynika, że Spółka prowadzi sprzedaż internetową. Klient zamawia towar na stronie internetowej, a sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej. Klient w przeważającej większości przypadków otrzymuje fakturę w wersji elektronicznej, zawierającej numer paragonu fiskalnego potwierdzającego sprzedaż danego towaru, paragonu nie otrzymuje. Paragony są drukowane i następnie archiwizowane w formie papierowej. Część klientów otrzymuje faktury w formie papierowej, a Spółka zachowuje wydrukowany paragon oraz drugi egzemplarz faktury w formie elektronicznej. Kasy fiskalne stosowane przez Spółkę mają funkcje pozwalające na wydruk faktur i na zapis elektroniczny kopii. Paragon fiskalny Spółka drukuje i zachowuje w formie papierowej. Spółka zachowując wydrukowany paragon, nie drukuje już drugiego egzemplarza faktury wysłanej klientowi, gdyż jest on zapisywany wyłącznie w wersji elektronicznej. Celem Spółki jest zutylizowanie papierowych paragonów, wydrukowanych oraz zaprzestanie drukowania paragonów dla klientów, gdyż klient i tak nie otrzymuje paragonu, lecz fakturę z numerem paragonu fiskalnego, który pozostaje u sprzedawcy i jest automatycznie zapisany elektronicznie na karcie pamięci kasy fiskalnej w sposób umożliwiający jego wydruk na każde żądanie organów podatkowych. Sposób przechowywania tych dokumentów przez Spółkę będzie gwarantował ich autentyczność, oraz integralność treści. Spółka prowadzi również sprzedaż w sklepach stacjonarnych, ewidencjonując transakcje na kasach fiskalnych, wydając paragony nabywcom. Kopie paragonów fiskalnych, dobowe raporty fiskalne oraz miesięczne raporty fiskalne zapisywane są w każdej kasie fiskalnej. W wykonaniu sprzedaży w sklepie stacjonarnym Spółka wydaje wydrukowany paragon fiskalny klientowi - nie drukując już dla siebie drugiego egzemplarza paragonu, gdyż ten jest zapisywany w pamięci. Ponadto Spółka drukuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego. Celem Spółki jest wydrukowywanie wyłącznie jednego egzemplarza paragonu. W ten sposób Spółka nie będzie dysponowała żadnym dokumentem papierowym. Taki dokument otrzyma wyłącznie klient w salonie. Ponadto Spółka nie będzie dysponował papierowym wydrukiem dobowych ani miesięcznych raportów fiskalnych, lecz ich zapisem elektronicznym.

Państwa wątpliwości w stanie faktycznym nr 1 i nr 2 sprowadzają się do ustalenia, czy mogą Państwo zutylizować już wydrukowane i zachowane u siebie paragony, papierowe wersje dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych, wydrukowane drugie egzemplarze faktur bez konieczności ich zdigitalizowania w sytuacji, gdy numery paragonów są umieszczone na fakturach elektronicznych lub papierowych wysłanych klientom, a system zapisów na kartach pamięci pozwala na przechowywanie tych dokumentów w sposób elektroniczny i sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury, raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych oraz wydruk faktur wysłanych klientom w formie elektronicznej i papierowej.

W rozpatrywanej sprawie, mamy do czynienia z sytuacją, gdzie numery paragonów są umieszczone na fakturach elektronicznych wysłanych klientom oraz na fakturach papierowych wysyłanych klientom, a system zapisów na kartach pamięci (…) i (…) pozwala na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury (elektronicznej i papierowej), raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych oraz wydruk faktur wysłanych klientom w formie elektronicznej i papierowej. System zapisów na kartach pamięci, pozwala również na sprawne odnalezienie i wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu do każdej faktury, każdego raportu dobowego i miesięcznego, a ponadto numery paragonów fiskalnych umieszczone są na fakturach wydawanych klientom. Tym samym Spółka ma dostęp do wszystkich ww. dokumentów. Stosowane przez Spółkę kasy rejestrujące dają więc możliwość archiwizacji kopii paragonów fiskalnych w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że skoro będzie możliwe wydrukowanie każdego pojedynczego paragonu oraz każdej faktury wystawionej do każdego paragonu, na żądanie organów podatkowych, a sposób przechowywania tych dokumentów przez Spółkę będzie gwarantował ich autentyczność, oraz integralność treści, mogą Państwo utylizować zachowane u siebie, wydrukowane paragony papierowe, a także drugie egzemplarze faktur papierowych wydanych klientom, bez konieczności ich zdigitalizowania.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej paragonów, dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania raportów fiskalnych oraz paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej lub papierowej.

Zatem nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie w wersji papierowej paragonów oraz dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych generowanych przez kasy z elektronicznym, zapisem kopii paragonów, tzn. takich w których kopie paragonów i raportów są/będą zapisane na informatycznym nośniku danych w formie papierowych wydruków. Tym samym Spółka będzie miała prawo do zniszczenia papierowych wersji tych dokumentów z uwagi na fakt posiadania ich elektronicznych wersji w pamięci kasy.

Tym samym mogą Państwo utylizować zachowane u siebie, wydrukowane paragony papierowe, a także drugie egzemplarze faktur papierowych wydanych klientom, bez konieczności ich zdigitalizowania.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje:

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację  

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).