Prawo do przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. Dokumentów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 października 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 października 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. Dokumentów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce i polskim rezydentem podatkowym.

Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym czynności opodatkowane na terytorium Polski. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Siedziba Spółki znajduje się w (…). Pracownicy Spółki zatrudniani są zarówno z miejscem pracy w (…) (dalej: „Centrala”) jak i w innych lokalizacjach na terenie Polski. Spółka nabywa usługi księgowe od podmiotu powiązanego, który pełni rolę centrum usług wspólnych (dalej: ,,CUW’) dla podmiotów z grupy kapitałowej, w skład, której wchodzi Spółka.

Pracownicy Spółki, w związku z powierzonymi obowiązkami, ponoszą:

• wydatki o charakterze służbowym (m.in.: zakup artykułów biurowych i spożywczych, zakupy zaopatrzenia sekretariatów, zakup materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia do samochodów służbowych, zakup usług gastronomicznych, cateringowych oraz inne drobne zakupy dokonywane przez pracowników, związane z ich pracą) oraz
• wydatki związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów, opłaty za autostrady, a także koszty usług gastronomicznych czy inne wydatki związane z odbywaną podróżą służbową).

Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą liczbę dokumentów dotyczących nabycia towarów i usług dotyczących ww. wydatków o charakterze służbowym oraz wydatków związanych z podróżami służbowymi, takimi jak faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki, paragony, itp.

Ponadto w toku działalności Spółki występują sytuacje, gdy poniesione wydatki dokumentowane są oświadczeniami pracowników o poniesionych kosztach. Oświadczenia takie akceptowane są przez Spółkę jedynie w przypadku, gdy z uzasadnionych względów nie jest możliwe uzyskanie innego dokumentu potwierdzającego dany zakup. W praktyce, najczęstszym powodem takiego sposobu dokumentowania wydatków jest zgubienie przez pracownika dowodu zakupu lub jego całkowite zniszczenie.

Wszystkie zakupy związane z wydatkami o charakterze służbowym oraz wydatkami związanymi z podróżami służbowymi, będące przedmiotem niniejszego wniosku, dokonywane są na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej (mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów oraz są zasadniczo wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT) i dokumentowane dowodami księgowymi wystawianymi na Spółkę jako nabywcę danego towaru lub usługi (o ile w danym dokumencie przewidziane jest podawanie danych nabywcy). Dokumenty takie mogą jednakże pomocniczo wskazywać dane (imię i nazwisko) pracownika dokonującego zakupu. Dokumenty są wystawiane zarówno przez krajowych, jaki zagranicznych sprzedawców.

Wśród ww. wydatków mogą znaleźć się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz pracowników Spółki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Spółka nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z grupy lub podmiotów niepowiązanych ze Spółką.

Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe związane z wydatkami o charakterze służbowym oraz wydatkami związanymi z podróżami służbowymi w tym m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp., a także oświadczenia o poniesionym koszcie (dalej łącznie: „Dokumenty”), Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów jest procesem czasochłonnym oraz wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Koszty te wynikają m.in. z konieczności zapewnienia przesłania wszystkich Dokumentów przez pracowników do centrali Spółki celem rozliczenia, a następnie papierowych Dokumentów dalej do CUW celem ich:

• zaksięgowania,
• zarchiwizowania oraz
• zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów.

Dodatkowo Dokumenty otrzymane w formie wydruku na papierze termicznym są ponownie przez Wnioskodawcę kopiowane w celu utrzymania ich czytelności przez okres obowiązkowej archiwizacji. Generuje to dodatkowy koszt kolejnej kopii oraz nakład pracy służb księgowych.

W związku z powyższym w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Wnioskodawca rozważa wprowadzenie systemu, który będzie służył przede wszystkim elektronicznemu rozliczaniu wydatków służbowych oraz kosztów związanych z podróżami służbowymi, a także archiwizacji elektronicznych wersji Dokumentów (dalej: „System”).

Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji Dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco:

1.Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2.Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.

3.Obowiązkiem pracownika będzie potwierdzenie w Systemie, iż złożone przez niego dokumenty są zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.

4.W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia podróży służbowej w formie elektronicznej każdy pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego Dokumentu oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System i wprowadzenia do Systemu. Spółka będzie w ten sposób za pomocą Systemu otrzymywała skany lub fotografie Dokumentów w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument (...), zdjęcie w formacie (...), inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów pozwoli na ich wydruk, ale nie będzie umożliwiał zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jej oryginalnego odpowiednika.

5.Utworzone przez pracownika w systemie w wersji elektronicznej rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków wraz z załączonymi skanami/fotografiami dokumentów trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego. Wymogiem dla akceptacji przez Spółkę danego Dokumentu w formie elektronicznej do rozliczenia będzie dobra jakość graficzna plików, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość.

6.Po akceptacji merytorycznej przez przełożonego rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z załączonymi dokumentami zostanie przesłane do kolejnego kroku, jakim jest księgowanie. W wyniku rozliczenia wydatku służbowego, w tym rozliczenia podróży służbowej, powstanie dokument który wraz z załączonymi Dokumentami, już w formie zdigitalizowanej, podlegającymi rozliczeniu będzie zaksięgowany w systemie finansowo-księgowym klasy (...) Wnioskodawcy. Pracownik CUW odpowiedzialny za wykonanie zadań księgowych na rzecz Spółki w ramach świadczenia usług księgowych przez CUW, po otrzymaniu rozliczenia dokona kontroli formalnej i rachunkowej w zgodności z przepisami prawa oraz obowiązującą w Spółce polityką i procedurami. Pracownik ten zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków.

7.W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do przełożonego celem jego akceptacji, a po akceptacji trafi do CUW (osób odpowiedzialnych za wykonanie zadań księgowych na rzecz Spółki w ramach świadczenia usług księgowych przez CUW).

8.Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z Dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym Spółki. Po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego Spółki i zaksięgowaniu, dokumenty nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji/wydatku służbowego oraz treści Dokumentów).

9.Spółka tym samym zapewni powiązanie danego Dokumentu z konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usługi, której on dotyczy. Każdy Dokument zarchiwizowany w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków (zazwyczaj przez przełożonego danego pracownika) oraz przez pracowników CUW odpowiedzialnych za wykonanie zadań księgowych na rzecz Spółki w ramach świadczenia usług księgowych przez CUW. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

10.Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie finansowo-księgowym Spółki (system klasy (...) Spółki) oraz w Systemie. Dla każdej transakcji po jej zaksięgowaniu możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego (w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu). System umożliwiać będzie łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Tym samym archiwizowane pliki elektroniczne będą przypisane do rozliczenia wydatków bądź podróży służbowej, a tym samym będą łatwe do odszukania.

11.Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

12.Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych.

13.Dostęp do Systemu będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła.

14.Po wprowadzeniu elektronicznej formy Dokumentów (tj. zdjęcia lub skanu) do Systemu, a także przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych i merytorycznych oraz zaewidencjonowaniu elektronicznych form Dokumentów, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać archiwizacji, pracownicy będą je mogli zutylizować.

Opisane procedury będą funkcjonowały co najmniej od momentu otrzymania przez Spółkę elektronicznej wersji Dokumentów (tj. od momentu wprowadzenia ich przez pracowników do Systemu) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Spółka wskazuje, że:

• prezentowany model przechowywania faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej będzie spełniać wymogi zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności ww. dokumentów. Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż elektroniczna wersja dokumentów będzie stanowić wierne odzwierciedlenie ich papierowych odpowiedników otrzymanych przez Spółkę. Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Elektroniczna wersja dokumentu będzie przechowywana w nieedytowalnym formacie, uniemożliwiającym ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania lub wykonywania zdjęć. Tylko odpowiedniej jakości elektroniczne dokumenty będą akceptowane do rozliczenia. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli,
• w sytuacji gdy Spółka będzie przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka umożliwi dostęp on-line do faktur.

Spółka wskazuje ponadto, że podmiot z nią powiązany, wchodzący w skład tej samej grupy kapitałowej, który będzie wdrażał taki sam System elektronicznego archiwizowania Dokumentów, otrzymał pozytywną interpretację w zakresie możliwości odliczenia VAT od Dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 września 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.392.2023.4.PRM).

Spółka wskazuje także, że:

• Zakresem pytania zadanego we wniosku objęte są także wydatki dotyczące materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia do samochodów służbowych. Spółka w swojej działalności gospodarczej korzysta z wielu samochodów służbowych.
• Samochody służbowe, o których mowa powyżej, wykorzystywane są do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
• Przepisami prawa, na podstawie, których Spółka dokonuje odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupami materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia do samochodów służbowych są art. 86 w zw. z art. 86a ustawy o VAT.
• Wśród wydatków, o których mowa we wniosku, mogą znaleźć się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz pracowników Spółki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Spółka nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z grupy lub podmiotów niepowiązanych ze Spółką. Zatem takie wydatki również objęte są zakresem pytania postawionego we wniosku.
• Zakupy związane z wydatkami o charakterze służbowym oraz wydatkami związanymi z podróżami służbowymi dokonywane są na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej i są wykorzystywane wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
• Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT Spółka nie dokonuje odliczenia podatku naliczonego od nabytych usług noclegowych i gastronomicznych, za wyjątkiem sytuacji, kiedy usługi te nabywane są do celów dalszej odsprzedaży.

Pytanie

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym (tj. po rezygnacji z papierowego archiwizowania Dokumentów), w związku z udokumentowaniem poniesionych przez Spółkę wydatków Dokumentami, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w Dokumentach, zakładając, że spełnione zostaną pozostałe ogólne warunki odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 i 86a ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem w przedstawionym zdarzeniu przyszłym (tj. po rezygnacji z papierowego archiwizowania Dokumentów), w związku z udokumentowaniem poniesionych przez Spółkę wydatków Dokumentami, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w Dokumentach, zakładając, że spełnione zostaną pozostałe ogólne warunki odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 i 86a Ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumieć należy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z powyższym ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument mogący mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną, który przedstawia wymagane prawem dane.

Z kolei, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Definicja faktury elektronicznej przedstawiona powyżej wprowadza swego rodzaju dowolność w zakresie formatu tego rodzaju faktury.

Na uwagę zasługuje również przepis § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2021.1979, dalej: „Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur”), wskazujący dokumenty, które po spełnieniu określonych warunków mogą zostać uznane za fakturę.

Na podstawie § 3 pkt. 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

W oparciu o powyższe, wskazać należy, że dokumenty wymienione w przywołanym powyżej przepisie Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy. W tym zakresie, w ocenie Spółki należy uznać, że wśród planowanych do archiwizowania przez nią w Systemie elektronicznych wersji Dokumentów, stanowiących podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku znajdą się zarówno faktury, jak i inne dokumenty, które zostały zrównane z fakturą dla potrzeb rozliczenia VAT.

Wskazać jednocześnie należy, że w myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć przede wszystkim możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna zawierać faktura.

Na uwagę zasługuje również kolejny ustęp ww. przepisu art. 106m ustawy o VAT (tj. ust. 4), zgodnie z którym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak pojęcia te były przedmiotem wielu interpretacji podatkowych.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP1- 3.4012.207.2022.1.LK z 13 lipca 2022 r. wskazano, że „pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Z kolei, określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego w cytowanej powyżej interpretacji „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby rozliczeń podatku VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W kontekście przytaczanych regulacji wskazać należy, że stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy o VAT).

Analiza powyższych przepisów dot. wymogów jakie winny spełniać faktury oraz sam sposób archiwizacji, wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione określone przesłanki, w tym w szczególności:

• podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
• faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
• podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
• w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Przekładając powyższe na sytuację Wnioskodawcy, w jego ocenie, planowany sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Odnosząc się do sposobu archiwizacji Dokumentów, Wnioskodawca w szczególności zapewni właściwe przechowywanie oraz dostęp do elektronicznych wersji Dokumentów. Otrzymywane przez Wnioskodawcę elektroniczne wersje Dokumentów będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na żądanie uprawnionych organów, z uwagi na zapewnienie łatwej odszukiwalności dokumentów, Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych elektronicznych wersji Dokumentów - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwi im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Z kolei w odniesieniu do wymogów dot. samych Dokumentów, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zapewniona będzie zarówno autentyczność ich pochodzenia, jak i integralność oraz czytelność treści Dokumentów. Jak wskazano powyżej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do elektronicznych wersji Dokumentów źródłowych wynika ona z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę.

Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu w formie elektronicznej, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz jego treści. Ponadto, zapewniona będzie także integralność oraz czytelność treści elektronicznych wersji Dokumentów. Jak wspomniano powyżej, przez integralność treści faktury rozumie się sytuację, w której wykluczona jest możliwość zmiany danych, które powinna zawierać faktura. W tym zakresie, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, w ramach procedury wprowadzania elektronicznej wersji Dokumentu do Systemu nadawany im będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji elektronicznych form Dokumentów spowoduje, że zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

Z kolei czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (tylko elektroniczne formy Dokumentów w odpowiedniej jakości będą akceptowane do rozliczenia - słaba jakość skanu/zdjęcia będzie podstawą do odrzucenia Dokumentu w Systemie). W rezultacie Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu, w ocenie Wnioskodawcy, zachowana będzie czytelność i przejrzystość Dokumentów archiwizowanych w formie elektronicznej. Zapewnienie wspomnianych powyżej autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli, których przykłady zostały wskazane w opisie zdarzenia przyszłego.

Tylko elektroniczne formy Dokumentów źródłowych, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi w formie elektronicznej a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści.

Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów odbywały się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Definicja podatku naliczonego została zawarta w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, gdzie wskazano, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Natomiast w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

W art. 86a ust. 1 ustawy o VAT wskazano, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1)wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;

2)należnego z tytułu:

a)świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b)dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c)wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

3)należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;

4)wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 oraz art. 34.

Z kolei w art. 88 ustawy o VAT wymienione zostały przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Biorąc pod uwagę powyższe, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełni one zostaną następujące warunki:

• w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
• faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
• towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
• w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony nie podlega odliczeniu i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższego wynika, że forma, w jakiej przechowywane są Dokumenty (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość skorzystania czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich Dokumentów. Przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 i 86a ustawy o VAT, brak papierowych wersji Dokumentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji kiedy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej, natomiast będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwać na ich podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że będą one dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz możliwości utylizacji papierowych dokumentów źródłowych po utrwaleniu ich obrazów w postaci elektronicznej potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacjach z:

• 25 maja 2023 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS,
• 22 maja 2023 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW,
• 25 października 2022 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW,
• 29 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.767.2020.2.LM,
• 29 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.773.2020.2.PRM,
• 25 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ,
• 20 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.618.2020.1.PJ,
• 19 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF,
• 18 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG,
• 15 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.622.2020.3.KF,
• 15 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.PJ,
• 12 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.638.2020.2.MAZ,
• 12 stycznia 2021 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.756.2020.3.AJB,
• 12 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS,
• 12 stycznia 2021 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.757.2020.2.AM,
• 11 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,
• 5 stycznia 2021 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.644.2020.4.EW.

Konkludując, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym (tj. po rezygnacji z papierowego archiwizowania Dokumentów), w związku z udokumentowaniem poniesionych przez Spółkę wydatków Dokumentami, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w Dokumentach, zakładając, że spełnione zostaną pozostałe ogólne warunki odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 i 86a Ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Pamiętać jednak należy o ustawowych ograniczeniach w odliczaniu VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

W myśl art. 86a ust. 1 ustawy:

Natomiast art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy wskazuje, że:

Stosownie do art. 86a ust. 4 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy:

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT.

Jak już wcześniej wskazano prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania Dokumentów w Systemie jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarcza, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Należą Państwo do grupy kapitałowej, w której jeden podmiot powiązany pełni rolę CUW tj. centrum usług wspólnych, w tym również dla Państwa Spółki.

Zatrudniają Państwo pracowników zlokalizowanych na terenie całej Polski, którzy otrzymują dużą liczbę Dokumentów (tj. faktur, rachunków, paragonów, biletów, faktur korygujących itp., a także oświadczeń o poniesionym koszcie) związanych z nabyciem towarów i usług dotyczących wydatków o charakterze służbowym oraz wydatków związanych z podróżami służbowymi. Znaczna liczba Dokumentów otrzymywana jest w wersji papierowej. W celu usprawnienia procesu archiwizacji oraz minimalizacji kosztów rozważają Państwo wprowadzenie Systemu służącego do elektronicznego rozliczania poniesionych przez Państwa pracowników wydatków i ich elektronicznej archiwizacji.

W procesie elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia i archiwizacji Dokumentów rozliczane koszty pracownik musi odpowiednio opisać w zgodzie z obowiązującymi w Państwa Spółce polityką oraz procedurami, celem wykazania związku wydatków z Państwa działalnością gospodarczą. Obowiązkiem pracownika jest potwierdzenie w Systemie, że złożone Dokumenty są zgodnie z wystawionymi przez dostawcę oryginałami. Otrzymane oryginalne Dokumenty pracownik zobligowany jest zeskanować/sfotografować, zapisać w nieedytowalnym formacie ((...), zdjęcie w formacie (...) lub inny format stanowiący wierną kopię Dokumentu źródłowego) obsługiwanym przez System i go do niego wprowadzić. Wykonane skany/zdjęcia będą musiały posiadać określoną jakość, która zapewni pełną czytelność Dokumentów i nie będzie umożliwiał zmiany ich treści. Wymogiem akceptacji przez Państwa danego Dokumentu w formie elektronicznej do rozliczenia jest dobra jakość graficzna plików zapewniająca ich czytelność i przejrzystość. Po akceptacji merytorycznej Dokument zostanie przekazany do pracownika CUW, który po kontroli formalnej i rachunkowej (weryfikacja poprawności i czytelności) zaksięguje go w systemie finansowo-księgowym. Nie będzie możliwa zmiana treści rozliczenia delegacji ani treści Dokumentów.

W powyższym sposobie rozliczenia przedmiotowych wydatków zapewnią Państwo powiązanie danego Dokumentu z konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usług, której on dotyczy. Dla każdej transakcji – po jej zaksięgowaniu - możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu.

System umożliwiać będzie łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Dokumenty przechowywane w Systemie będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego aż do upływu terminu przedawnienia okresu zobowiązania podatkowego. Zapewnią Państwo także bezzwłoczny dostęp do przechowywanych Dokumentów, w tym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro do Dokumentów przechowywanych w Systemie na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność (poprzez wewnętrzne systemy kontroli) oraz umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Z wniosku wynika, że zatrudnieni przez Państwa pracownicy otrzymują Dokumenty tj. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp., a także oświadczenia o poniesionym koszcie związanych z nabyciem towarów i usług dotyczące wydatków o charakterze służbowym oraz wydatków związanych z podróżami służbowymi. Ww. wydatki związane są z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i zasadniczo wykorzystywane są przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Część wydatków może dotyczyć nabycia np. usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych na rzecz pracowników, wymienionych w art. 88 ustawy. Może się jednak zdarzyć, że nabędą Państwo usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z grupy lub podmiotów niepowiązanych z Państwa Spółką.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa pracowników Dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast Dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, niezbędne jest, aby nabyte towary i usługi były wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkie VAT. Wskazali Państwo we wniosku, że wszystkie zakupy dokonywane są na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej. Spółka posiada również samochody służbowe, które są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W tym miejscu należy wskazać, że Spółce przysługuje pełne odliczenie podatku VAT z tytułu wydatków związanych z zakupem materiałów eksploatacyjnych i wyposażenia do ww. samochodów, pod warunkiem wykorzystywania samochodów wyłącznie w działalności gospodarczej i prowadzenia ewidencji przebiegu danego pojazdu, co jest wypełnieniem dyspozycji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) i art. 86a ust. 4 ustawy. Jeżeli natomiast Spółka wykorzystuje samochody zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy ma Ona prawo do odliczenia 50% podatku VAT z faktur dokumentujących zakup materiałów eksploatacyjnych oraz drobnego wyposażenia do samochodów służbowych.

Ponadto Spółka wskazała, że nie dokonuje odliczenia podatku naliczonego od nabytych usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem sytuacji, kiedy usługi te nabywane są do celów dalszej odsprzedaży.

Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 oraz art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) i ust. 4 ustawy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych elektronicznie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa pracowników.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa pracowników faktury, oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy (nabycie usług gastronomicznych i noclegowych na własne potrzeby), co będzie oznaczało, że nie zaistnieją negatywne przesłanki odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Jesteśmy ściśle związani z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Ponadto, pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną przedstawiamy jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).