Prawidłowość sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej, otrzymywanych w formie elektronicznej i papierowej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Interpretacja indywidualna– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania faktur w formie elektronicznej, otrzymywanych w formie elektronicznej i papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 7 października 2024 r. (wpływ 8 października 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka (…) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest polskim rezydentem podatkowym. Ma formę prawną polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej o nazwie (…) (dalej: „Grupa Kapitałowa”). Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest realizacja projektów w zakresie automatyki przemysłowej dla podmiotów z branży (…).

Co do zasady, całość sprzedaży Spółki podlega podatkowi VAT, z wyjątkiem refaktury kilku faktur za ubezpieczenie i usługi medyczne miesięcznie, co nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Stąd, Spółka potwierdza, że wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach, służą czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług. Wydatki ponoszone przez Spółkę wymienione w art. 88 ustawy o VAT, tzn. przepisie, który zawiera katalog wyłączeń od odliczenia lub zwrotu podatku naliczonego, nie podlegają odliczeniom.

Zasady obiegu i kontroli faktur zakupu

Spółka posiada wewnętrzny regulamin w zakresie obiegu i kontroli dokumentów księgowych o nazwie: „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych” (dalej: „Instrukcja”). Instrukcja zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące kontroli oraz archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur zakupu), które są zawarte w poszczególnych jej rozdziałach.

Kluczowe zasady kontroli dokumentów księgowych, w tym faktur zakupu, wg Instrukcji są następujące:

·Zgodnie z art. III. , DOWODY KSIĘGOWE, pkt 6. dowodami zewnętrznymi obcymi otrzymanymi od kontrahentów jest m.in. faktura; w pojęciu tym mieści się także faktura VAT.

Ogólne zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych, w tym faktur zakupu zawiera art. IV. „OBIEG I KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH - INFORMACJE OGÓLNE.”

Kluczowe postanowienia tego artykułu są następujące.

·Wg art. IV ust. 2. Instrukcji. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i kontroli pod względem:

1)merytorycznym;

2)formalnym;

3)rachunkowym.

·Wg art. IV ust. 3. Instrukcji, Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej dane wskazane w p. II 1.4, tzn. czy spełnia wymogi dla dowodu księgowego wg ustawy o rachunkowości.

·Wg art. IV ust. 4. Instrukcji, Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych.

·Wg art. IV ust. 8. Instrukcji, Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja gospodarcza faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo. Kontrola merytoryczna obcych dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu, czy:

a)dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

b)operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,

c)planowana operacja gospodarcza została ujęta w planie finansowym,

d)dokonana operacja była celowa, czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia,

e)dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, w szczególności czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

f)na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa względnie czy złożono zamówienie,

g)zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,

h)operacja gospodarcza przebiegała zgodnie z prawem.

Szczegółowe uregulowania w zakresie kontroli faktur zakupu są zawarte w art. V. OBIEG FAKTUR ZAKUPU. Poniżej są przedstawione kluczowe elementy obiegu oraz kontroli formalno-rachunkowej oraz merytorycznej faktur zakupu.

·Otrzymanie faktury zakupu

Otrzymanie faktury zakupu zazwyczaj następuje w jeden z następujących sposobów:

a)drogą mailową; wówczas faktura ma formę elektroniczną,

b)w formie papierowej (wówczas faktura jest skanowana),

c)za pośrednictwem serwera wymiany dokumentów tzw. (…), w ten sposób są otrzymywane faktury od spółek powiązanych w formie elektronicznej.

·Kontrola formalno-rachunkowa

Po otrzymaniu faktura zakupu jest poddawana kontroli formalno- rachunkowej, zostaje przypisana do obiektu kosztowego i wprowadzana do programu finansowo-księgowego z wykorzystaniem mechanizmu OCR, tzn. optyczne odczytywanie dokumentów (optical character recognition).

Na tym etapie jest sprawdzana także zgodność rachunku bankowego wskazanego na fakturze zakupu z białą listą podatników VAT.

Po upewnieniu się, że wszystkie dane wprowadzonej faktury są poprawne, pracownik Działu Finansowego zmienia status faktury na „Zweryfikowany”; w wyniku zmiany statusu faktury automatycznie trafia ona do aplikacji do obiegu dokumentów.

·Proces Akceptacji faktury zakupowej – kontrola merytoryczna

Za pomocą programu do obiegu dokumentów jest dokonywana kontrola merytoryczna otrzymanej faktury w ramach procesu zwanego Akceptacją,

W Procesie Akceptacji uczestniczą osoby merytorycznie związane z danym zakupem, czyli posiadające wiedzę co i dlaczego zostało zakupione (Dyrektorzy, Kierownicy Działów, Kierownicy Projektów, osoby realizujące zakres prac zawiązanych merytorycznie z przedmiotem zakupu).

W proces Akceptacji może być zaangażowana jedna osoba lub większa liczba osób w zależności od wysokości kwoty zakupu; przykładowo, jeżeli kwota netto na fakturze przekracza 1 mln PLN, konieczna jest akceptacja Zarządu Spółki, taka faktura zakupowa trafia automatycznie do dodatkowego etapu Akceptacji.

W trakcie procesu każdej Akceptacji, jest możliwość uzupełnienia informacji wyjaśniających dany zakup, do czego służy pole „Opis zakupu”.

Jeśli na którymkolwiek etapie osoba (lub osoby) akceptująca(e) merytorycznie odrzuci fakturę zakupu, trafia on do etapu POPRAWA DANYCH, w którym następuje korekta błędów, pomyłek lub wyjaśnienie wątpliwości z dostawcą.

·Księgowanie

Po uzyskaniu wymaganych akceptacji i wykonaniu koniecznych poprawek następuje zaksięgowanie faktury w systemie finansowo-księgowym Spółki. Informacje o osobach akceptujących daną fakturę są dostępne w systemie finansowo-księgowym.

·Zakończenie kontroli faktury zakupu

Na dokumencie faktury zakupu cały czas jest widoczna historia ścieżki akceptacji wraz ze wskazaniem osób uczestniczących w obiegu jak i dokładnymi datami przejścia przez poszczególne etapy.

·Archiwizowanie faktur zakupu

Po zakończeniu miesiąca komplet dokumentów .pdf z fakturami jest archiwizowany w Archiwum Dokumentacji Księgowej w formie elektronicznej wraz z przypisaniem kolejnego numeru porządkowego, który umożliwia szybkie odszukanie danego dokumentu faktury zakupu.

Dodatkowo, dzięki funkcjonalności programu do obiegu dokumentów podgląd faktury zakupu jest cały czas możliwy bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym wraz z podglądem ścieżki akceptacji, jaką przeszła.

Program obiegu dokumentów posiada szerokie możliwości szybkiego wyszukania dokumentu według różnorodnych kryteriów.

Dokumenty, które trafiły do Spółki w formie papierowej są archiwizowane dodatkowo w oryginale w segregatorze w siedzibie Spółki.

Zasady archiwizacji faktur zakupu

Kluczowe zasady archiwizacji dokumentów zawarte w Instrukcji są następujące:

1.Archiwum dokumentacji księgowej Spółki ma formę elektroniczną i znajduje się na serwerze w (…), poza granicami Polski, w kraju Unii Europejskiej; dodatkowo, jest systematycznie zachowywana kopia archiwum w Siedzibie Spółki. Jest to wydzielona przestrzeń na dysku sieciowym, do której dostęp posiadają upoważnione osoby.

2.Archiwum jest uporządkowane – tzn. podzielone na podfoldery dla typów dokumentów oraz na kolejne podfoldery dla lat, miesięcy, ułożone są chronologicznie, wg numeracji.

3.Dowody księgowe otrzymane przez Spółkę w postaci elektronicznej nie są drukowane, lecz archiwizowane w otrzymanej formie zgodnie z p. 1, który jest wskazany wyżej. Odesłanie do p. 1 w praktyce oznacza, że dowody księgowe w formie elektronicznej są zachowywane w Data Center za granicą, oraz ich kopia jest zachowywana w kopii archiwum w siedzibie Spółki.

4.Dowody księgowe otrzymane przez Spółkę w postaci papierowej są skanowane po czym ich elektroniczny obraz jest archiwizowany zgodnie z p. 1. Dodatkowo oryginały dowodów księgowych otrzymane w formie papierowej są archiwizowane również w formie oryginalnej w segregatorach w siedzibie Spółki.

5.Dowody księgowe są zapisywane w archiwum niezwłocznie. W odstępach miesięcznych, około 25. dnia miesiąca dokonywane jest sprawdzenie kompletności dokumentacji za miesiąc poprzedni.

6.Jeden raz w każdym miesiącu następuje wykonanie kopii bezpieczeństwa całego archiwum na serwery lokalne w polskim biurze Spółki.

7.Dokumentacja jest przechowywana w Spółce zgodnie z wymogami przepisów prawa.

Stan przyszły

Spółka rozważa zmianę podejścia w zakresie przechowywania dokumentów, które trafiają do Spółki w formie papierowej. Zamiast przechowywania ich w formie oryginalnej (papierowej) w segregatorach w siedzibie Spółki, byłyby one skanowane do formy elektronicznej a papier byłby niszczony po zakończeniu całego procesu weryfikacji faktur opisanego w stanie faktycznym. W efekcie dokumenty takie byłyby przechowywane jedynie w formie elektronicznej tak, jak to opisano w stanie faktycznym, a cały proces obiegu dokumentów opisany w stanie faktycznym w zakresie kontroli i weryfikacji nie uległby zmianie.

Uzupełnienie oraz doprecyzowanie opisu sprawy

W odpowiedzi na poniższe pytania Spółka udzieliła następujących odpowiedzi:

1.Czy zapewniają/zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają/będą ustalały wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków udokumentowanych tymi fakturami? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrola, weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur, integralności treści i czytelności tych faktur?

Tak, Spółka potwierdza, iż zapewnia ona funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków udokumentowanych tymi fakturami.

Jak zostało to opisane szczegółowe we wniosku z dnia 10 lipca 2024 r., Spółka posiada wewnętrzny regulamin w zakresie obiegu i kontroli dokumentów księgowych o nazwie: „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych” (dalej: „Instrukcja”). Instrukcja zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące kontroli oraz archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur zakupu), które są zawarte w poszczególnych jej rozdziałach.

·Zapewnienie funkcjonowania kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodna ścieżkę audytu faktur

oWymogiem związanym z przechowywaniem faktur jest wdrożenie i stosowanie kontroli biznesowych, dzięki którym można powiązać fakturę zakupu ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

oIstnienie wiarygodnej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą, jest zapewnione dzięki wdrożeniu dokumentu „INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH”.

oW art. IV. OBIEG I KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH – INFORMACJE OGÓLNE oraz w art. V. OBIEG FAKTUR ZAKUPU są uregulowane procesy, które pozwalają zweryfikować i zagwarantować, że istnieje powiązanie między fakturą zakupu i stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Zostały one szczegółowo przedstawione w opisie stanu faktycznego, na str. 5 i 6 złożonego Wniosku.

oW skrócie, zapewnienie funkcjonowania kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków udokumentowanych tymi fakturami obejmuje następujące czynności:

-kontrola formalno-rachunkowa dokonywana niezwłocznie po otrzymaniu faktury zakupu,

-proces akceptacji faktury zakupowej – kontrola merytoryczna,

-księgowanie,

-zakończenie kontroli faktury zakupu,

-archiwizowanie faktur zakupu.

·W zakresie archiwizowania faktur zakupu są wykonywane następujące działania:

oPo zakończeniu miesiąca komplet dokumentów pdf z fakturami jest archiwizowany w Archiwum Dokumentacji Księgowej w formie elektronicznej wraz z przypisaniem kolejnego numeru porządkowego, który umożliwia szybkie odszukanie dokumentu każdej faktury zakupu.

oDodatkowo, dzięki funkcjonalności programu obiegu dokumentów podgląd faktury zakupu jest cały czas możliwy bezpośrednio w systemie wraz z podglądem ścieżki akceptacji, jaką przeszła – wskazane są osoby uczestniczące w obiegu jak i dokładne daty przejścia przez poszczególne etapy.

oProgram obiegu dokumentów posiada szerokie możliwości szybkiego wyszukania dokumentu według różnorodnych kryteriów.

oDostęp do Archiwum Dokumentacji Księgowej jest limitowany co do osób i ich uprawnień.

oW obecnym stanie faktycznym dokumenty, które trafiły do Spółki w formie papierowej są archiwizowane dodatkowo w oryginale w segregatorze w siedzibie Spółki. W przyszłym stanie faktycznym zakupowa faktura papierowa byłaby skanowana (doprowadzona do formy elektronicznej), podlegałaby dotychczasowemu procesowi kontroli biznesowej i ostatecznie ulegała utylizacji.

oCo do okresów przechowywania, dokumentacja księgowa, w tym faktury zakupu, jest przechowywana w Spółce co najmniej przez okres 5 lat po roku obrotowym którego faktury dotyczą, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

·Kontrola, weryfikacja autentyczności pochodzenia faktur zakupu

oWe Wniosku zostało wskazane, iż autentyczność pochodzenia faktury ma miejsce, wówczas, kiedy jest pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury; ponieważ złożony wniosek dotyczy faktur zakupowych, autentyczności pochodzenia faktury zakupu będzie zachodziła, gdy będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

oZgodnie z art. IV pkt 8 lit. a Instrukcji, jednym z działań w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu jest sprawdzenie czy faktura została wystawiona przez właściwy podmiot; zgodnie z lit e) tego samego punktu, w ramach kontroli merytorycznej bada się czy dane zawarte na fakturze zakupu odpowiadają rzeczywistości, w szczególności czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami; zgodnie z lit. f) tego samego punktu, Spółka sprawdza, czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa względnie czy złożono zamówienie i czy zachodzi zgodność między fakturą zakupu i zawartą umową (ewentualnie złożonym zamówieniem) co do wystawcy faktury,

oWyżej wskazane działania podejmowane w ramach merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do uzyskania pewności co do tożsamości dostawcy faktur,

oTo prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m. 1. ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika autentyczności pochodzenia faktury zakupu.

·Kontrola, weryfikacja integralności treści faktur zakupu

oWe Wniosku zostało wskazane, iż pojęcie integralność treści faktury jest zdefiniowane w art. 106m ust. 3 ustawy o VAT; przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura; dane które powinna zawierać faktura wymienia z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT oraz pozostałe ustępy tego artykułu w odniesieniu do szczególnych elementów treści faktury VAT,

oSpółka zapewnia integralność treści faktury w ten sposób, że nie są dokonywane ani dodawane żadne notatki ani dopiski w treści samej faktury zakupu,

oW przypadku, kiedy zachodzi konieczność umieszczenia dodatkowych informacji nt. okoliczności związanych z zakupem, jest wykorzystywana funkcjonalność programu do obiegu dokumentów w postaci pola „Opis zakupu”; w tym polu są umieszczane wszelkie dodatkowe informacje nt. zakupu nieznajdujące się na fakturze zakupu,

oZgodnie z art. V. pkt 13 Instrukcji, po uzyskaniu kompletu akceptacji faktura zakupu trafia do etapu Księgowanie, w ramach którego następujące przeniesienie treści pola „Opis zakupu” należącego do programu do obiegu dokumentów do programu finansowo-księgowego,

oWyżej wskazane działania podejmowane w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby w fakturze zakupu nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,

oTo prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika integralności treści faktury zakupu.

·Kontrola, weryfikacja czytelności faktur zakupu

oZapewnieniu czytelności faktur zakupu służą procedury kontroli dokumentów stosowane przez Spółkę. W szczególności:

-Zgodnie z art. V pkt pkt 2. Instrukcji, Pracownik Działu Finansowego dokonuje kontroli formalno-rachunkowej faktury zakupu,

-Zgodnie z art. IV pkt 7 Instrukcji, w przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli, że sprawdzany dowód księgowy (w tym faktura zakupu) nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, w tym, że dane zawarte na fakturze nie są możliwe do odczytania, pracownik Działu Finansowego niezwłocznie podejmuje działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,

-Stosownie do treści art. V pkt pkt 12. Instrukcji, jeśli na którymkolwiek etapie osoba akceptująca merytorycznie odrzuci dokument, trafia on do etapu POPRAWA DANYCH, w którym następuje korekta błędów, pomyłek lub wyjaśnienie wątpliwości z dostawcą.

oWyżej wskazane działania podejmowane w ramach formalnej oraz merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby zapewnić czytelność faktury,

oW szczególności, jeżeli na jakimkolwiek etapie kontroli faktury pojawi się wątpliwość co do, tego czy możliwe jest odczytanie jakichkolwiek danych na otrzymanej fakturze, są podejmowane działania celem korekty błędu w postaci braku czytelności danych na fakturze; dopiero po usunięciu takiego błędu może dojść do akceptacji faktury zakupu przez Spółkę,

oTo prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1. ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika czytelności faktury zakupu.

2.Czy otrzymane przez Państwa ww. faktury w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Weryfikacja faktur przed ich zniszczeniem – faktury papierowe

·Tak, otrzymane przez Spółkę faktury zakupu w wersji papierowej będą niszczone przez Spółkę dopiero po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

·Takie podejście do faktur papierowych, które miałyby podlegać niszczeniu w przyszłości, zostało także wskazane w opisie stanu faktycznego we Wniosku, gdzie spółka zamieściła następującą informację:

·„Przyszły stan faktyczny

Spółka rozważa zmianę podejścia w zakresie przechowywania dokumentów, które trafiają do Spółki w formie papierowej. W miejsce przechowywania ich w formie oryginalnej w segregatorach w siedzibie Spółki, byłyby one skanowane do formy elektronicznej oraz niszczone po zakończeniu całego procesu weryfikacji faktur opisanego w stanie faktycznym. W efekcie dokumenty takie byłyby przechowywane jedynie w formie elektronicznej tak, jak to opisano w stanie faktycznym, a cały proces obiegu dokumentów opisany w stanie faktycznym w zakresie kontroli i weryfikacji nie uległby zmianie”.

3.Czy w przypadku przechowywania przez Państwa faktur, poza terytorium kraju − umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej − za pomocą środków elektronicznych − dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?

Faktury przechowywane poza terytorium kraju

Tak, w przypadku przechowywania przez Spółkę faktur, poza terytorium kraju – Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – za pomocą środków elektronicznych – dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.Czy przechowują/będą Państwo przechowywać ww. faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Przechowywanie faktur do upływu terminu przedawnienia

Tak, Spółka przechowuje oraz będzie przechowywać wszystkie ww. faktury do czasu upływu ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

5.Czy wszystkie otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Kontrola, weryfikacja przed zniszczeniem – wszystkie faktury

·Tak, wszystkie otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

·Niemniej jednak, Spółka chciałaby dodać, że niszczenie faktur innych niż otrzymane w formie papierowej będzie dokonywane po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu, a także po upływie ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

·Spółka podkreśliła, iż przed upływem ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego żadne faktury nie będą niszczone z wyjątkiem faktur otrzymanych w formie papierowej, które to po zmianie formy z papierowej na elektroniczną będą przechowywane do upływu ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

·Co do zakresu weryfikacji faktur papierowych przed ich zniszczeniem szczegółowy opis dokonywanych czynności weryfikacyjnych zawiera odpowiedź w pkt AD.2 powyżej.

Pytania

1.Czy Spółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od zakupów dokumentowanych fakturami zakupu otrzymanymi w formie elektronicznej i pozostawionymi w formie elektronicznej, bez wydruku faktur elektronicznych do formy papierowej po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku? (stan faktyczny)

2.Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i do niszczenia (utylizacji) ich papierowych oryginałów po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku? (zdarzenie przyszłe)

3.Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywanymi przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej) po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w niniejszym wniosku? (zdarzenie przyszłe)

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Spółka stoi na stanowisku, iż jest ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od zakupów dokumentowanych fakturami zakupu otrzymanymi w formie elektronicznej i pozostawionymi w formie elektronicznej, bez wydruku faktur elektronicznych do formy papierowej, po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku.

Ad. 2

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie ona uprawniona do przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i do niszczenia (utylizacji) ich papierowych oryginałów po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku.

Ad. 3

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej) po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

1. Stan prawny

Z punktu widzenie przedmiotu wniosku kluczowe znaczenie mają następujące przepisy.

1.1 Wymogi co do właściwości faktur zakupu

Art. 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

·31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

·32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wymogi w zakresie właściwości faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują następujące przepisy ustawy o VAT:

·Art. 106m ust. 1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

·Art. 106m ust. 2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

·Art. 106m ust. 3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

·Art. 106m ust. 4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

·Art. 106m ust. 5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4. autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

1.1.1 Analiza pojęć „zapewnienia autentyczności pochodzenia”, „integralności treści” i „czytelności faktury”

·Konkluzje wynikające z powyższych przepisów są następujące:

Z art. 106m ustawy o VAT wynika, że faktura elektroniczna musi posiadać następujące właściwości: zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury jest zdefiniowane w art. 106m ust. 2 ustawy o VAT; z definicji tej wynika, że autentyczność pochodzenia faktury ma miejsce, wówczas, kiedy jest pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury; ponieważ złożony wniosek dotyczy faktur zakupowych, autentyczności pochodzenia faktury zakupu będzie zachodziła, gdy będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Pojęcie integralność treści faktury jest zdefiniowane a art. 106 m ust. 3 ustawy o VAT; przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura; dane, które powinna zawierać faktura wymienia z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT oraz pozostałe ustępy tego artykułu w odniesieniu do szczególnych elementów treści faktury VAT.

Z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wynika, że wymagane właściwości faktur takie jak: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury mogą być zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

1.1.2 Analiza pojęć „zapewnienie kontroli biznesowych” i „wiarygodna ścieżka audytu”

Pojęcia „zapewnienie kontroli biznesowych” i „wiarygodna ścieżka audytu” nie są zdefiniowane ustawowo. Konieczne jest odwołanie się do sposobu rozumienia ww. pojęć w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 14 lipca 2023 r. (sygn. 0112-KDIL1- 2.4012.194.2023.2.ID) przyjęte zostało następujące zapatrywanie co do rozumienia ww. pojęć:

·Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

·Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

1.1.3 Ustalenie treści wyżej wymienionych pojęć

·Na podstawie powyższej analizy możliwe jest sformułowanie następujących konkluzji:

Takie pojęcia jak „zapewnienia autentyczności pochodzenia”, „integralności treści” i „czytelności faktury” to są cele, które podatnik VAT musi osiągnąć w trakcie procesu przechowywania faktur, w tym, w procesie ich zamiany z formy papierowej na formę elektroniczną.

Z kolei, pojęcia „zapewnienie kontroli biznesowych” i „wiarygodna ścieżka audytu” to są wymogi jakie podatnik musi stosować w trakcie procesu przechowywania faktur, w tym ich zamiany z formy papierowej na formę elektroniczną, o cechy pojęcia „kontrole biznesowe” są następujące:

1.Jest to proces.

2.Proces ten służy temu, aby za jego pośrednictwem podatnik stworzył, wdrażał oraz aktualizował dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia).

3.Drugim celem tego procesu jest to, aby zachowany był dostateczny poziom pewność, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści).

4.Kolejną cechą tego procesu jest, aby zachowane zostały wymogi w zakresie czytelności faktury.

5.Ww. efekty „kontroli biznesowych” muszą być trwałe, tzn. obejmować okres od otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania, a mówiąc precyzyjnie do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co wynika z art. 112 ustawy o VAT).

6.Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Cechy pojęcia „wiarygodna ścieżka audytu” są następujące:

1.Istnieje łatwość prześledzenia związku pomiędzy fakturami oraz realizowanymi transakcjami, takimi jak zakup towarów lub usług.

2.Łatwość prześledzenia ww. związku istnieje dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania faktur z transakcjami, wynikających z istniejących i stosowanych u danego podatnika procedur.

Innymi słowy, ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

3.Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

1.2 Wymogi przechowywania faktur

1.2.1 Analiza uregulowań w zakresie wymogów przechowywania faktur

W zakresie okresów przechowywania faktur kluczowe uregulowania są następujące.

Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Przepisy będące przedmiotem odesłań zawartych w art. 112 ustawy o VAT do innych przepisów ustawy o VAT nie dotyczą stanu faktycznego przedstawionego w niniejszym wniosku. Z tego powodu zakres oraz skutki tych odesłań nie będą dalej rozpatrywane.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

·„Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

·W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

„Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju”.

·Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

·Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

1.2.2 Konkluzje w przedmiocie uregulowań ws. przechowania faktur

·Z powyższych uregulowań wynikają następujące konkluzje:

1.Otrzymane faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

2.Faktury powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3.Faktury powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

4.Co do zasady, w przypadku podatników posiadających siedzibę w Polsce faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski.

5.Ww. zasady nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do tych faktur.

6.Podatnicy mają obowiązek zapewnić organom podatkowym na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur; a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny i pobór, i przetwarzanie danych w nich zawartych.

7.Z wyżej powołanej interpretacji oraz z interpretacji 0111-KDIB1- 2.4010.351.2018.14.DP z dnia 26 czerwca 2023 r. wynika, że nie ma formalnych wymogów ustawodawstwa podatkowego w zakresie formy przechowywania dokumentów. Oznacza to, że faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT). Argumentację tę wspiera art. 73 pkt 2 Ustawy o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120), który – z wyłączeniem niektórych dokumentów nie objętych złożonym wnioskiem o interpretację – stwierdza, że: (...) treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych”.

2. Odniesienie stanu faktycznego do stanu prawnego

Wyżej przeprowadzona analiza prowadzi do wniosku, iż wymogi w zakresie przechowywania faktur są spełnione w przypadku, kiedy dany podatnik wdroży kontrole biznesowe. Poniżej jest przedstawiona analiza wskazująca, że Spółka wdrożyła wymagane kontrole biznesowe.

2.1 Wykazanie spełnienia poszczególnych przesłanek przechowywania faktur

Poniżej jest dokonane odniesienie stanu faktycznego do konkluzji wynikających z analizy przepisów.

2.1.1 Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury

Jak wyżej zostało wskazane, autentyczność pochodzenia faktury ma miejsce, wówczas, kiedy jest pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury; ponieważ złożony wniosek dotyczy faktur zakupowych, autentyczność pochodzenia faktury zakupu będzie zachodziła, gdy będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. IV pkt 8 lit. a Instrukcji, jednym z działań w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu jest sprawdzenie czy faktura została wystawiona przez właściwy podmiot; zgodnie z lit. e) tego samego punktu, w ramach kontroli merytorycznej bada się czy dane zawarte na fakturze zakupu odpowiadają rzeczywistości, w szczególności czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami; zgodnie z lit. f) tego samego punktu, Spółka sprawdza, czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa względnie czy złożono zamówienie i czy zachodzi zgodność między fakturą zakupu i zawartą umową (ewentualnie złożonym zamówieniem) co do wystawcy faktury.

Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do uzyskania pewności co do tożsamości dostawcy faktur.

To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika autentyczności pochodzenia faktury zakupu.

2.1.2 Zapewnienie integralności treści faktury

Pojęcie integralność treści faktury jest zdefiniowane w art. 106 m ust. 3 ustawy o VAT; przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura; dane które powinna zawierać faktura wymienia z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT oraz pozostałe ustępy tego artykułu w odniesieniu do szczególnych elementów treści faktury VAT.

Spółka zapewnia integralność treści faktury w ten sposób, że nie są dokonywane ani dodawane żadne notatki ani dopiski w treści samej faktury zakupu.

W przypadku, kiedy zachodzi konieczność umieszczenia dodatkowych informacji nt. okoliczności związanych z zakupem, jest wykorzystywana funkcjonalność programu do obiegu dokumentów w postaci pola „Opis zakupu”; w tym polu są umieszczane wszelkie dodatkowe informacje nt. zakupu nieznajdujące się na fakturze zakupu.

Zgodnie z art. V. pkt 13 Instrukcji, po uzyskaniu kompletu akceptacji faktura zakupu trafia do etapu Księgowanie, w ramach którego następujące przeniesienie treści pola „Opis zakupu” należącego do programu do obiegu dokumentów do programu finansowo-księgowego.

Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby w fakturze zakupu nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m. 1 Ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika integralności treści faktury zakupu.

2.1.3 Zapewnienie czytelności faktury

Zapewnieniu czytelności faktur zakupu służą procedury kontroli dokumentów stosowane przez Spółkę. W szczególności:

-zgodnie z art. V pkt 2. Instrukcji, Pracownik Działu Finansowego dokonuje kontroli formalno-rachunkowej faktury zakupu,

-zgodnie z art. IV pkt 7 Instrukcji, w przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli, że sprawdzany dowód księgowy (w tym faktura zakupu) nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, pracownik Działu Finansowego niezwłocznie podejmuje działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,

-stosownie do treści art. V pkt 12 Instrukcji, jeśli na którymkolwiek etapie osoba akceptująca merytorycznie odrzuci dokument, trafia on do etapu POPRAWA DANYCH, w którym następuje korekta błędów, pomyłek lub wyjaśnienie wątpliwości z dostawcą.

Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach formalnej oraz merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby zapewnić czytelność faktury.

To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m 1. Ustawy o VAT polegający na zapewnieniu przez podatnika czytelności faktury zakupu.

2.1.4 Istnienie pewnej ścieżki kontrolnej

Kolejnym wymogiem związanym z przechowywaniem faktur jest wdrożenie i stosowanie pewnej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę zakupu ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Istnienie pewnej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą, jest zapewnione dzięki wdrożeniu dokumentu „INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH”.

W art. IV. OBIEG I KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH – INFORMACJE OGÓLNE oraz w art. V. OBIEG FAKTUR ZAKUPU są uregulowane procesy, które pozwalają zweryfikować i zagwarantować, że istnieje powiązanie między fakturą zakupu i stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Zostały one dokładnie przedstawione w opisie stanu faktycznego, na str. 5 i 6 złożonego wniosku.

W skrócie zapewnienie pewnej ścieżki kontrolnej obejmuje następujące elementy:

-kontrola formalno-rachunkowa dokonywana niezwłocznie po otrzymaniu faktury zakupu,

-proces Akceptacji faktury zakupowej - kontrola merytoryczna,

-księgowanie,

-zakończenie kontroli faktury zakupu,

-archiwizowanie faktur zakupu.

W zakresie archiwizowania faktur zakupu są wykonywane następujące działania:

·Po zakończeniu miesiąca komplet dokumentów .pdf z fakturami jest archiwizowany w Archiwum Dokumentacji Księgowej w formie elektronicznej wraz z przypisaniem kolejnego numeru porządkowego, który umożliwia szybkie odszukanie dokumentu każdej faktury zakupu.

·Dodatkowo, dzięki funkcjonalności programu obiegu dokumentów podgląd faktury zakupu jest cały czas możliwy bezpośrednio w systemie wraz z podglądem ścieżki akceptacji jaką przeszła – wskazane są osoby uczestniczące w obiegu jak i dokładne daty przejścia przez poszczególne etapy.

·Program obiegu dokumentów posiada szerokie możliwości szybkiego wyszukania dokumentu według różnorodnych kryteriów.

·Dostęp do Archiwum Dokumentacji Księgowej jest limitowany co do osób i ich uprawnień.

·W obecnym stanie faktycznym dokumenty, które trafiły do Spółki w formie papierowej są archiwizowane dodatkowo w oryginale w segregatorze w siedzibie Spółki. W przyszłym stanie faktycznym zakupowa faktura papierowa byłaby skanowana (doprowadzona do formy elektronicznej), podlegałaby dotychczasowemu procesowi kontroli biznesowej i ostatecznie ulegała utylizacji.

Co do okresów przechowywania, dokumentacja księgowa, w tym faktury zakupu, jest przechowywana w Spółce co najmniej przez okres 5 lat po roku obrotowym, którego faktury dotyczą, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.2. Skutki wdrożenia wymaganych kontroli biznesowych

W praktyce organów podatkowych w tym interpretacjach indywidualnych są formułowane konkluzje wynikające z faktu wdrożenia kontroli biznesowych.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2022 r. (0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ) zostały sformułowane następujące konkluzje w kwestii zasad przechowywania m.in. faktur zakupowych:

2.„Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3.Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

5.Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”.

3. Końcowe wnioski

Z treści uzasadnienia złożonego Wniosku zawartej w pkt 2.2. Odniesienie stanu faktycznego do stanu prawnego wynika, że Spółka wdrożyła wymagane kontrole biznesowe, których celem jest zapewnienie, że każda faktura zakupowa będzie spełniała wymogi określone w art. 106m ustawy o VAT, tzn. autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktury oraz art. 112a tzn. ustawy o VAT, tzn. przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, zapewniający zachowanie właściwości faktur, o których mowa w art. 106m oraz umożliwiający dostęp na żądanie do tych faktur dla wskazanych organów podatkowych. Wszystkie wyżej wymienione wymogi są zapewnione od momentu otrzymania każdej faktury zakupu do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze względu na spełnienie ww. wymogów Spółka stoi na stanowisku, że odpowiedź na wszystkie trzy pytania postawione w złożonym Wniosku powinna być twierdząca.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług  (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest realizacja projektów w zakresie automatyki przemysłowej dla podmiotów z branży hutniczej. Co do zasady, całość sprzedaży Spółki podlega podatkowi VAT, z wyjątkiem refaktury kilku faktur za ubezpieczenie i usługi medyczne miesięcznie, co nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Zatem wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach, służą czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług. Wydatki ponoszone przez Spółkę wymienione w art. 88 ustawy, tzn. przepisie, który zawiera katalog wyłączeń od odliczenia lub zwrotu podatku naliczonego, nie podlegają odliczeniom.

Spółka posiada wewnętrzny regulamin w zakresie obiegu i kontroli dokumentów księgowych o nazwie: „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych”. Instrukcja zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące kontroli oraz archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur zakupu), które są zawarte w poszczególnych jej rozdziałach. Dokumenty księgowe (w tym faktury) podlegają sprawdzeniu i kontroli – według instrukcji – pod względem:

-merytorycznym – polega to na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja gospodarcza faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo;

-formalnym – polega to na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera określone dane wskazane, tzn. czy spełnia wymogi dla dowodu księgowego wg ustawy o rachunkowości;

-rachunkowym – polega to na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych.

Szczegółowe uregulowania w zakresie kontroli faktur zakupu są zawarte w art. V. OBIEG FAKTUR ZAKUPU. Poniżej są przedstawione kluczowe elementy obiegu oraz kontroli formalno-rachunkowej oraz merytorycznej faktur zakupu:

-     Otrzymanie faktury zakupu – zazwyczaj następuje w jeden z następujących sposobów: drogą mailową; wówczas faktura ma formę elektroniczną, w formie papierowej (wówczas faktura jest skanowana), za pośrednictwem serwera wymiany dokumentów tzw. IC Sharepoint, w ten sposób są otrzymywane faktury od spółek powiązanych w formie elektronicznej;

-      Kontrola formalno-rachunkowa – po otrzymaniu faktura zakupu jest poddawana kontroli formalno-rachunkowej, zostaje przypisana do obiektu kosztowego i wprowadzana do programu finansowo-księgowego z wykorzystaniem mechanizmu OCR, tzn. optyczne odczytywanie dokumentów (optical character recognition). Na tym etapie jest sprawdzana także zgodność rachunku bankowego wskazanego na fakturze zakupu z białą listą podatników VAT.

Po upewnieniu się, że wszystkie dane wprowadzonej faktury są poprawne, pracownik Działu Finansowego zmienia status faktury na „Zweryfikowany”; w wyniku zmiany statusu faktury automatycznie trafia ona do aplikacji do obiegu dokumentów;

-      Proces Akceptacji faktury zakupowej – kontrola merytoryczna – za pomocą programu do obiegu dokumentów jest dokonywana kontrola merytoryczna otrzymanej faktury w ramach procesu zwanego Akceptacją. W Procesie Akceptacji uczestniczą osoby merytorycznie związane z danym zakupem, czyli posiadające wiedzę co i dlaczego zostało zakupione (Dyrektorzy, Kierownicy Działów, Kierownicy Projektów, osoby realizujące zakres prac zawiązanych merytorycznie z przedmiotem zakupu).

W proces Akceptacji może być zaangażowana jedna osoba lub większa liczba osób w zależności od wysokości kwoty zakupu; przykładowo, jeżeli kwota netto na fakturze przekracza 1 mln PLN, konieczna jest akceptacja Zarządu Spółki, taka faktura zakupowa trafia automatycznie do dodatkowego etapu Akceptacji.

W trakcie procesu każdej Akceptacji, jest możliwość uzupełnienia informacji wyjaśniających dany zakup, do czego służy pole „Opis zakupu”.

Jeśli na którymkolwiek etapie osoba (lub osoby) akceptująca(e) merytorycznie odrzuci fakturę zakupu, trafia on do etapu POPRAWA DANYCH, w którym następuje korekta błędów, pomyłek lub wyjaśnienie wątpliwości z dostawcą;

-      Księgowanie – po uzyskaniu wymaganych akceptacji i wykonaniu koniecznych poprawek następuje zaksięgowanie faktury w systemie finansowo-księgowym Spółki. Informacje o osobach akceptujących daną fakturę są dostępne w systemie finansowo-księgowym;

-    Zakończenie kontroli faktury zakupu – na dokumencie faktury zakupu cały czas jest widoczna historia ścieżki akceptacji wraz ze wskazaniem osób uczestniczących w obiegu jak i dokładnymi datami przejścia przez poszczególne etapy;

-    Archiwizowanie faktur zakupu – po zakończeniu miesiąca komplet dokumentów, pdf z fakturami jest archiwizowany w Archiwum Dokumentacji Księgowej w formie elektronicznej wraz z przypisaniem kolejnego numeru porządkowego, który umożliwia szybkie odszukanie danego dokumentu faktury zakupu. Dodatkowo, dzięki funkcjonalności programu do obiegu dokumentów podgląd faktury zakupu jest cały czas możliwy bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym wraz z podglądem ścieżki akceptacji, jaką przeszła. Program obiegu dokumentów posiada szerokie możliwości szybkiego wyszukania dokumentu według różnorodnych kryteriów. Dokumenty, które trafiły do Spółki w formie papierowej są archiwizowane dodatkowo w oryginale w segregatorze w siedzibie Spółki.

Kluczowe zasady archiwizacji dokumentów zawarte w Instrukcji są następujące:

1.Archiwum dokumentacji księgowej Spółki ma formę elektroniczną i znajduje się na serwerze w Data Center, poza granicami Polski, w kraju Unii Europejskiej; dodatkowo, jest systematycznie zachowywana kopia archiwum w Siedzibie Spółki. Jest to wydzielona przestrzeń na dysku sieciowym, do której dostęp posiadają upoważnione osoby.

2.Archiwum jest uporządkowane – tzn. podzielone na podfoldery dla typów dokumentów oraz na kolejne podfoldery dla lat, miesięcy, ułożone są chronologicznie, wg numeracji.

3.Dowody księgowe otrzymane przez Spółkę w postaci elektronicznej nie są drukowane, lecz archiwizowane w otrzymanej formie zgodnie z p. 1, który jest wskazany wyżej. Odesłanie do p. 1 w praktyce oznacza, że dowody księgowe w formie elektronicznej są zachowywane w Data Center za granicą, oraz ich kopia jest zachowywana w kopii archiwum w siedzibie Spółki.

4.Dowody księgowe otrzymane przez Spółkę w postaci papierowej są skanowane po czym ich elektroniczny obraz jest archiwizowany zgodnie z p. 1. Dodatkowo oryginały dowodów księgowych otrzymane w formie papierowej są archiwizowane również w formie oryginalnej w segregatorach w siedzibie Spółki.

5.Dowody księgowe są zapisywane w archiwum niezwłocznie. W odstępach miesięcznych, około 25. dnia miesiąca dokonywane jest sprawdzenie kompletności dokumentacji za miesiąc poprzedni.

6.Jeden raz w każdym miesiącu następuje wykonanie kopii bezpieczeństwa całego archiwum na serwery lokalne w polskim biurze Spółki.

7.Dokumentacja jest przechowywana w Spółce zgodnie z wymogami przepisów prawa.

Spółka rozważa zmianę podejścia w zakresie przechowywania dokumentów, które trafiają do Spółki w formie papierowej. Zamiast przechowywania ich w formie oryginalnej (papierowej) w segregatorach w siedzibie Spółki, byłyby one skanowane do formy elektronicznej a papier byłby niszczony po zakończeniu całego procesu weryfikacji faktur opisanego w stanie faktycznym. W efekcie dokumenty takie byłyby przechowywane jedynie w formie elektronicznej tak, jak to opisano w stanie faktycznym, a cały proces obiegu dokumentów opisany w stanie faktycznym w zakresie kontroli i weryfikacji nie uległby zmianie.

Spółka zapewnia/zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają/będą ustalały wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków udokumentowanych tymi fakturami.

Spółka posiada wewnętrzny regulamin w zakresie obiegu i kontroli dokumentów księgowych o nazwie: „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych”. Instrukcja zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące kontroli oraz archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur zakupu), które są zawarte w poszczególnych jej rozdziałach. Spółka zapewnienia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodna ścieżkę audytu faktur:

-Wymogiem związanym z przechowywaniem faktur jest wdrożenie i stosowanie kontroli biznesowych, dzięki którym można powiązać fakturę zakupu ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą;

-Istnienie wiarygodnej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą, jest zapewnione dzięki wdrożeniu dokumentu „INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH”;

-W art. IV. OBIEG I KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH – INFORMACJE OGÓLNE oraz w art. V. OBIEG FAKTUR ZAKUPU są uregulowane procesy, które pozwalają zweryfikować i zagwarantować, że istnieje powiązanie między fakturą zakupu i stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą;

-W skrócie, zapewnienie funkcjonowania kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków udokumentowanych tymi fakturami obejmuje następujące czynności: kontrola formalno-rachunkowa dokonywana niezwłocznie po otrzymaniu faktury zakupu; proces akceptacji faktury zakupowej – kontrola merytoryczna; księgowanie; zakończenie kontroli faktury zakupu; archiwizowanie faktur zakupu;

-W zakresie archiwizowania faktur zakupu są wykonywane następujące działania: Po zakończeniu miesiąca komplet dokumentów .pdf z fakturami jest archiwizowany w Archiwum Dokumentacji Księgowej w formie elektronicznej wraz z przypisaniem kolejnego numeru porządkowego, który umożliwia szybkie odszukanie dokumentu każdej faktury zakupu. Dodatkowo, dzięki funkcjonalności programu obiegu dokumentów podgląd faktury zakupu jest cały czas możliwy bezpośrednio w systemie wraz z podglądem ścieżki akceptacji jaką przeszła – wskazane są osoby uczestniczące w obiegu jak i dokładne daty przejścia przez poszczególne etapy. Program obiegu dokumentów posiada szerokie możliwości szybkiego wyszukania dokumentu według różnorodnych kryteriów. Dostęp do Archiwum Dokumentacji Księgowej jest limitowany co do osób i ich uprawnień. W obecnym stanie faktycznym dokumenty, które trafiły do Spółki w formie papierowej są archiwizowane dodatkowo w oryginale w segregatorze w siedzibie Spółki. W przyszłym stanie faktycznym zakupowa faktura papierowa byłaby skanowana (doprowadzona do formy elektronicznej), podlegałaby dotychczasowemu procesowi kontroli biznesowej i ostatecznie ulegała utylizacji;

-Co do okresów przechowywania, dokumentacja księgowa, w tym faktury zakupu, jest przechowywana w Spółce co najmniej przez okres 5 lat po roku obrotowym, którego faktury dotyczą, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

-Kontrola, weryfikacja autentyczności pochodzenia faktur zakupu. Autentyczność pochodzenia faktury ma miejsce wówczas, kiedy jest pewność co do tożsamości dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawcy faktury; ponieważ złożony wniosek dotyczy faktur zakupowych, autentyczności pochodzenia faktury zakupu będzie zachodziła, gdy będzie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. IV pkt 8 lit. a Instrukcji, jednym z działań w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu jest sprawdzenie czy faktura została wystawiona przez właściwy podmiot; zgodnie z lit. e) tego samego punktu, w ramach kontroli merytorycznej bada się czy dane zawarte na fakturze zakupu odpowiadają rzeczywistości, w szczególności czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami; zgodnie z lit. f) tego samego punktu, Spółka sprawdza, czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa względnie czy złożono zamówienie i czy zachodzi zgodność między fakturą zakupu i zawartą umowę (ewentualnie złożonym zamówieniem) co do wystawcy faktury;

Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do uzyskania pewności co do tożsamości dostawcy faktur.

To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, polegający na zapewnieniu przez podatnika autentyczności pochodzenia faktury zakupu;

-Kontrola, weryfikacja integralności treści faktur zakupu. Spółka zapewnia integralność treści faktury w ten sposób, że nie są dokonywane ani dodawane żadne notatki, ani dopiski w treści samej faktury zakupu. W przypadku, kiedy zachodzi konieczność umieszczenia dodatkowych informacji nt. okoliczności związanych z zakupem, jest wykorzystywana funkcjonalność programu do obiegu dokumentów w postaci pola „Opis zakupu”; w tym polu są umieszczane wszelkie dodatkowe informacje nt. zakupu nieznajdujące się na fakturze zakupu. Zgodnie z art. V pkt 13 Instrukcji, po uzyskaniu kompletu akceptacji faktura zakupu trafia do etapu Księgowanie, w ramach którego następujące przeniesienie treści pola „Opis zakupu” należącego do programu do obiegu dokumentów do programu finansowo-księgowego. Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach kontroli merytorycznej faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby w fakturze zakupu nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1 ustawy, polegający na zapewnieniu przez podatnika integralności treści faktury zakupu;

-Kontrola, weryfikacja czytelności faktur zakupu. Zapewnieniu czytelności faktur zakupu służą procedury kontroli dokumentów stosowane przez Spółkę. W szczególności:

·Zgodnie z art. V pkt 2 Instrukcji, Pracownik Działu Finansowego dokonuje kontroli formalno-rachunkowej faktury zakupu,

·Zgodnie z art. IV pkt 7 Instrukcji, w przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli, że sprawdzany dowód księgowy (w tym faktura zakupu) nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, w tym, że dane zawarte na fakturze nie są możliwe do odczytania, pracownik Działu Finansowego niezwłocznie podejmuje działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,

·Stosownie do treści art. V pkt 12 Instrukcji, jeśli na którymkolwiek etapie osoba akceptująca merytorycznie odrzuci dokument, trafia on do etapu POPRAWA DANYCH, w którym następuje korekta błędów, pomyłek lub wyjaśnienie wątpliwości z dostawcą.

Wyżej wskazane działania podejmowane w ramach formalnej oraz merytorycznej kontroli faktury zakupu pozwalają na konkluzję, że Spółka podejmuje działania zmierzające do tego, aby zapewnić czytelność faktury. W szczególności, jeżeli na jakimkolwiek etapie kontroli faktury pojawi się wątpliwość co do, tego czy możliwe jest odczytanie jakichkolwiek danych na otrzymanej fakturze, są podejmowane działania celem korekty błędu w postaci braku czytelności danych na fakturze; dopiero po usunięciu takiego błędu może dojść do akceptacji faktury zakupu przez Spółkę. To prowadzi do wniosku, że Spółka realizuje obowiązek wynikający z art. 106m ust. 1 ustawy, polegający na zapewnieniu przez podatnika czytelności faktury zakupu.

Otrzymane przez Państwa ww. faktury w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

W przypadku przechowywania przez Spółkę faktur, poza terytorium kraju – Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – za pomocą środków elektronicznych - dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka przechowuje oraz będzie przechowywać wszystkie ww. faktury do czasu upływu ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wszystkie otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Ponadto Spółka dodała, że niszczenie faktur innych niż otrzymane w formie papierowej będzie dokonywane po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu, a także po upływie ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka podkreśliła, iż przed upływem ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego żadne faktury nie będą niszczone z wyjątkiem faktur otrzymanych w formie papierowej, które to po zmianie formy z papierowej na elektroniczną będą przechowywane do upływu ustawowego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia:

-czySpółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od zakupów dokumentowanych fakturami zakupu otrzymanymi w formie elektronicznej i pozostawionymi w formie elektronicznej, bez wydruku faktur elektronicznych do formy papierowej po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);

-czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i do niszczenia (utylizacji) ich papierowych oryginałów po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku (pytanie oznaczone we wniosku nr 2);

-czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywanymi przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej) po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w złożonym wniosku (pytanie oznaczone we wniosku nr 3).

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Z powyższego przepisu wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. Wyjątek dotyczy jedynie podatników świadczących usługi przewozu osób, kupujących gotowe posiłki dla pasażerów oraz usług noclegowych nabytych przez podatników wyłącznie w celu ich odprzedaży, tj. po nabyciu usługi w celu przeniesienia jej na kolejnego nabywcę  (tj. w związku z tzw. refakturą usługi).

Z kolei w myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, niebędących fakturą, o której mowa w art. 106e ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Przedstawiony opis sprawy wskazuje, że wypełniają/wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur (otrzymywanych w formie elektronicznej i papierowej) dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełniają/wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa Faktur, zapewnia/zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, a także umożliwi dostęp do tych Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, wykorzystuje/będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowanie

Spółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od zakupów dokumentowanych fakturami zakupu otrzymanymi w formie elektronicznej i pozostawionymi w formie elektronicznej, bez wydruku faktur elektronicznych do formy papierowej po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w rozpatrywanym wniosku. Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

W związku z tym, że przedstawiony w opisie sprawy sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, Spółka będzie uprawniona do przechowywania otrzymywanych w formie papierowej Faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym) i do niszczenia (utylizacji) ich papierowych oryginałów po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w rozpatrywanym wniosku.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takiej formie przechowywanymi przez Spółkę (tj. gdy Spółka po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej) po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w rozpatrywanym wniosku. Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

-zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).