Dopuszczalność przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 sierpnia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 20 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii dopuszczalności przechowywania przez Pana faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod firmą (…) (NIP (…), REGON (…)) z siedzibą w (…) - zwany dalej podatnikiem lub (…). Jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. Przedmiotem działalności podatnika jest produkcja oraz dystrybucja (...).

Obecnie podatnik prowadzi archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej oraz elektronicznej (w zakresie dokumentów, które były wystawione elektronicznie). W celu usprawnienia obowiązujących procedur, zamierza rozpocząć archiwizację dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Celem podatnika jest aby wszystkie otrzymywane jak i wystawiane dokumenty księgowe, takie jak: faktury, faktury korygujące, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony i tym podobne (zwane dalej „Dokumentami”) otrzymane lub wystawione w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej.

Wnioskodawca chciałaby w głównej mierze wystawiać faktury elektroniczne, które miałyby być archiwizowane wyłącznie elektronicznie. Dokumenty otrzymane i wystawione w formie papierowej miałyby być skanowane do formy elektronicznej i tak archiwizowane, natomiast forma papierowa miałaby być niszczona.

Planowana procedura przechowywania Dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad. Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (XML, PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału.

Wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika, na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez system informatyczny podatnika. Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym podatnika w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Wnioskodawcy.

Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich Dokumentów w formie papierowej. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu informatycznego stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj dokumentu, m.in.: nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

Dodatkowo, podatnik zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Wnioskodawcy.

W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Podatnik będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji podatnik będzie miał pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej.

Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej). Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej dotyczyć będzie także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej jak i faktur przygotowanych/wystawionych przez podatnika w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane, ani archiwizowane w wersji papierowej).

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju.

Towary i usługi, których nabycie dokumentują opisane we wniosku faktury będą używane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Pytanie

Czy w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne przechowywanie przez podatnika Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, przy zachowaniu jednocześnie prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone?

Pana stanowisko w sprawie

W ocenie podatnika w świetle przepisów ustawy o VAT, jest dopuszczalne, aby Wnioskodawca przechowywał Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych we wniosku, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie ma określonej formy dla akceptacji odbiorcy faktury elektronicznej, ale sprzeciw odbiorcy i brak zgody na fakturowanie elektroniczne oznaczają, że sprzedawca powinien stosować faktury tradycyjne (papierowe). Akceptacja może być wyrażona w sposób dorozumiany, przez co należy rozumieć np. przyjmowanie faktur elektronicznych bez zastrzeżeń, opłacanie ich w terminie na rachunek na nich wskazany oraz inne okoliczności wskazujące na brak sprzeciwu nabywcy na taką formę obiegu dokumentów.

W związku z powyższym należy podkreślić, że faktury będące przedmiotem złożonego wniosku będą przesyłane nabywcom towarów lub usług w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji takiej formy dokumentu (w przyjętej formie opisanej powyżej).

Warunki, jakie powinien zapewnić podatnik co do faktur (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej), sprowadzają się do trzech kwestii określonych w art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:

1. zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury,

2. integralności treści faktury,

3. czytelności faktury.

Stosownie do wspomnianego przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane w ustawie, przyjmuje się jednak, że oznacza ona możliwość odczytania danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały przez człowieka. Zdaniem podatnika, wystawianie i przesyłanie faktur dla nabywców towarów lub usług w formie elektronicznej, przyjmowanie przez Spółkę faktur elektronicznych oraz ich archiwizowanie w formie wyłącznie elektronicznej, a także archiwizowanie otrzymanych i wystawionych przez podatnika faktur w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz następnie niszczenie oryginalnych wersji papierowych spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście powinien wystawić fakturę.

W planowanej procedurze archiwizacji podkreślono, że uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrolę mającą na celu weryfikację czy dany Dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. W przypadku rozbieżności, będą one wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.

Odnosząc się do integralności treści faktury, należy przez to rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, w procedurze archiwizacji elektronicznej dokumentów, opisanej we wniosku, zostanie zapewniona integralności treści faktury. Dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (XML, PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego, do którego dostęp otrzymają tylko uprawnieni pracownicy Spółki.

Z zachowaniem takich samych procedur będą archiwizowane dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej. Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Odnosząc się do czytelności faktury oznacza to, że musi być ona czytelna, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

Zdaniem podatnika procedura archiwizacji elektronicznej opisana we wniosku zapewnia czytelność faktur. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych. Ponadto digitalizacja dokumentów papierowych pozwoli na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. To w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzona, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Kontrola biznesowa ma pozwolić na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przez kontrolę biznesową należy rozumieć proces, który jest tworzony, wdrażany i aktualizowany przez przedsiębiorcę i wyznaczonych pracowników, którzy odpowiedzialni są za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z regulacjami prawnymi i w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej.

W odniesieniu do faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są procedury, które dają pewność co do tego:

1. przez kogo został wystawiony dokument,

2. że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,

3. o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę elektroniczną z wykonaną usługą lub dostarczonym towarem. W ocenie Wnioskodawcy w opisanym zdarzeniu przyszłym zostanie zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikację związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej, a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje.

Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, a będzie powiązana z innymi dokumentami pozwalającymi na weryfikację jej pochodzenia. Powyższe zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji merytorycznej oraz formalnej każdego dokumentu. Każdy dokument, który nie przejdzie weryfikacji będzie oznaczony jako nieprawidłowy, a rozbieżności będą wyjaśniane.

W razie potrzeby, uprawnieni pracownicy zgłoszą się do kontrahentów z informacją o wykrytej nieprawidłowości oraz w celu poprawienia danego dokumentu (w szczególności poprzez wystawienie faktury korygującej). Podatnik będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji, podatnik będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał dany Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Ponadto procedura opisana przez Spółkę będzie spełniała również wymóg przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie uregulowany w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Będą to te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym Dokumenty zostały otrzymane) stosował podatnik (miesiąc albo kwartał). Elektroniczna archiwizacja Dokumentów i powiązane z nią procedury ma zapewniać przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie. W planowanej procedurze wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez system informatyczny podatnika.

Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym podatnika w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki.

Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja Dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu informatycznego stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in.: nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Powyższe pozwoli jednocześnie na udostępnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej kopii zarchiwizowanych plików.

Ponadto poprzez łatwy system wyszukiwania Dokumentów zapewnione będzie jednocześnie spełnienie wymogu z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Powyższy wymóg oznacza, że podatnik powinien zapewnić, aby w każdej chwili istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zapewnienie bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Odnosząc się do okresu przechowywania Dokumentów, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek przechowywać faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo dokumenty na potrzeby VAT należy przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które wynosi, co do zasady, 5 lat, licząc od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Potwierdzenie słuszności stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ ), organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (...)”.

Podobnie w interpretacji Dyrektora KIS z 6 marca 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP), organ stwierdził, że: „(...) stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ podkreślił, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania.”

Przedstawione powyżej stanowisko jest zgodnie z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych, wynikającą przykładowo z następujących interpretacji indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS:

• z 4 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.567.2022.3.AM;
• z 22 września 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.281.2023.1.AW;
• z 13 czerwca 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.103.2017.1.ISZ;
• z 27 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ;
• z 23 czerwca 2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW;
• z 2 grudnia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.673.2021.1.SM;
• z 8 marca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.17.2022.1.MG;
• z 20 października 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.413.2022.2.LK;
• z 21 kwietnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2023.1.PRM;
• z 23 czerwca 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.346.2023.2.LK;
• z 27 czerwca 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.218.2023.2.MPA.

Powyższe stanowisko zostało zaakceptowane również w doktrynie - przykładowo T. Janicki, Prawidłowość dokumentowania transakcji przy użyciu dokumentów elektronicznych „Przegląd Podatkowy” 2024, nr 2, w. 8.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Pana dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych/wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą pod nazwą (…) z siedzibą w (…). Firma jest podatnikiem VAT czynnym.

Obecnie prowadzi Pan archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej oraz elektronicznej. Zamierza Pan rozpocząć archiwizację otrzymanych/wystawionych dokumentów księgowych (faktur, faktur korygujących, faktur sprzedaży, wyciągów bankowych, not korygujących, not obciążeniowych, rachunków, paragonów itp.) wyłącznie w formie elektronicznej.

Towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według określonych zasad, w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów.

Oznacza to, że:

1.zapewni Pan funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Każdy dokument przejdzie kontrolę pod względem merytorycznym i formalnym. Dokumenty zarchiwizowane elektronicznie będzie można odszukać np. po numerze dokumentu, numerze NIP, okresie rozliczeniowym lub po zadanych parametrach;

2.Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Pana w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego w nieedytowalnym formacie, który odzwierciedli oryginał. Po zapisaniu dokumentu na dysku nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści;

3.Dzięki digitalizacji Dokumentów zapobiegnie Pan ich degradacji poprzez zacieranie elementów czy blaknięcie.

Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte ochroną zapewniającą ich niezmienność przez okres wymagany przepisami prawa, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Ponadto, deklaruje Pan, że zapewni Pan dostęp do zarchiwizowanych elektronicznie dokumentów na każde żądanie organów: naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Faktury i dokumenty zrównane z fakturami będą przechowywane w Polsce.

Pana wątpliwości w pierwszej kolejności sprowadzają się do ustalenia, czy w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

W opisanym modelu zapewni Pan funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami.

Uprawnione do tego osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną (potwierdzą zawartość Dokumentu z treścią transakcji) oraz formalną (sprawdzą, czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta). Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności, następnie rozbieżności te będą wyjaśniane przez Pana pracowników. Dokumenty bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

Ponadto, na każde żądanie organów podatkowych, zapewni Pan odpowiedni dostęp do przedmiotowych faktur. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez Pana faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przechowując faktury i dokumenty zrównane z fakturami w opisany we wniosku sposób nie będzie Pan zobowiązany do przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Ma Pan również wątpliwości dotyczące kwestii, czy przy wyżej opisanym sposobie przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami zachowa Pan prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Przechodząc więc do powyższej kwestii, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa Pan towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami otrzymywanymi od kontrahentów. Zakupy te służą Panu do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W odniesieniu do faktur i dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zachowa więc Pan (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, potwierdzających ponoszone wydatki, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

W związku z powyższym Pana stanowisko uznaję za prawidłowe.

Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej wystawionych/otrzymanych przez Pana w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego.

Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.

Nadmieniam, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Pana sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i musi się Pan zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).