Prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 6 września 2024 r. (wpływ 6 września 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

B. (dalej także: „B.”, „Spółka”, „Wnioskodawca” oraz „Pracodawca”) posiada siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i jest polskim rezydentem podatkowym. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

B. świadczy szeroki zakres usług związanych z przeładunkami wszystkich typów kontenerów i ładunków drobnicowych oraz ponadgabarytowych, a także sztuk ciężkich (...). B. prowadzi działalność operacyjną od 2007 r. i obecnie zatrudnia ponad 1300 pracowników.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, pracownicy Spółki ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi, obejmujące m.in.: koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Powyższe dokumenty stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. – dalej: „UoR”).

Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, w tym m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: „Dokumenty”), Wnioskodawca przechowuje w oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej oraz jednocześnie są skanowane i również przechowywane w formie elektronicznej. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi, m.in. w zakresie konieczności zapewnienia przesłania wszystkich Dokumentów przez kancelarię do Działu Finansowego, którego celem jest ich zaksięgowanie, a następnie zarchiwizowania oraz zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów.

W związku z powyższym, w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Wnioskodawca rozważa wprowadzenie procesu, który będzie regulował sposób działań odpowiednich pracowników, a w konsekwencji umożliwi elektroniczną archiwizację wersji Dokumentów (dalej: „Proces”). W ramach Procesu, wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez wyznaczonych pracowników. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą rejestrowane w systemie obiegu dokumentów, po czym będą księgowane w systemie finansowym i zapisywane na odpowiednim dysku. Wymogiem dla akceptacji danego Dokumentu w formie elektronicznej będzie dobra jakość graficzna pliku, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość.

Dokumenty przechowywane przez Spółkę będą w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Jednocześnie B. zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. W stosunku do opisanych we wniosku elektronicznych form Dokumentów źródłowych, kontrole te obejmować będą przykładowo gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak potwierdzenie wykonania usługi wskazanej na Dokumencie itp.

Ponadto, każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez Dział Finansowy Spółki. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie obiegu dokumentów oraz (po zaksięgowaniu) na dyskach Działu Finansowego. Dla każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego (w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu). Format zapisu elektronicznej formy Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

Program będzie umożliwiać łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Tym samym, archiwizowane pliki elektroniczne będą przypisane do rozliczenia wydatków, a tym samym będą w łatwy sposób odszukiwalne.

W ramach wprowadzonego Procesu, B. będzie dążyła do zapewnienia autentyczności pochodzenia elektronicznych form Dokumentów, integralności ich treści oraz czytelności. Celem osiągnięcia:

·autentyczności pochodzenia – elektroniczna forma Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym, w odniesieniu do każdej elektronicznej formy Dokumentu, Spółka będzie miała pewność co do podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz co do jego treści;

·integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów – Spółka będzie wykonywała czynności mające na celu upewnienie się, że w elektronicznej formie Dokumentu nie zmieniono danych w stosunku do tych, które znajdowały się na Dokumencie w formie papierowej, w szczególności tych danych, które powinny zawierać faktury. Do systemu wprowadzane będą jedynie takie elektroniczne formy Dokumentów, których format będzie nieedytowalny i tym samym, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania, czy edytorów w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych.

Po wprowadzeniu elektronicznej formy Dokumentów (tj. zdjęcia lub skanu), a także przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych i merytorycznych oraz zaewidencjonowaniu elektronicznych form Dokumentów, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać archiwizacji, pracownicy będą je mogli zutylizować.

Opisane procedury umożliwią przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania (tj. od momentu wprowadzenia ich przez pracowników do programu), do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej (np. na zagranicznych serwerach), Spółka umożliwi, na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, poza terytorium kraju. Umożliwi również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju.

Spółka wskazała, że nabyte towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły w większości czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę. Spółka obecnie w marginalnym zakresie wykonuje czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosuje proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT na poziomie 100% (wartość proporcji wyliczona w zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej, zgodnie z art. 90 ust. 4 ustawy o VAT). Spółka nie przewiduje istotnych zmian w zakresie wykonywanych czynności zwolnionych w przyszłości.

Wśród ww. wydatków znajdą się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz pracowników Spółki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Spółka nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z Grupy lub podmiotów niepowiązanych ze Spółką.

Doprecyzowanie opisu sprawy

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

W odpowiedzi na pytanie:

wskazali Państwo:

Pytanie

Czy przy założeniu spełnienia pozostałych ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumieć należy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z powyższym, ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument mogący mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną, który przedstawia wymagane prawem dane.

Z kolei, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Definicja faktury elektronicznej przedstawiona powyżej, wprowadza swego rodzaju dowolność w zakresie formatu tego rodzaju faktury.

Na uwagę zasługuje również przepis § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979, dalej: „Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur”), wskazujący dokumenty, które po spełnieniu określonych warunków mogą zostać uznane za fakturę.

Na podstawie § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

·numer i datę wystawienia,

·imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

·numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

·informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

·kwotę podatku,

·kwotę należności ogółem.

W oparciu o powyższe, wskazać należy, że dokumenty wymienione w przywołanym powyżej przepisie Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

W tym zakresie, w ocenie B., należy uznać, że wśród planowanych do archiwizowania przez nią elektronicznych wersji Dokumentów, stanowiących podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku znajdą się zarówno faktury, jak i inne dokumenty, które zostały zrównane z fakturą dla potrzeb rozliczenia.

Wskazać jednocześnie należy, że w myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć przede wszystkim możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna zawierać faktura.

Na uwagę zasługuje również kolejny ustęp ww. przepisu art. 106m ustawy o VAT (tj. ust. 4), zgodnie z którym, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak, pojęcia te były przedmiotem wielu interpretacji podatkowych.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP1-3. 4012.207.2022.1.LK z dnia 13 lipca 2022 r. wskazano, że: „pojęcie »kontrole biznesowe« użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy, albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Z kolei, określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego w cytowanej powyżej interpretacji „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby rozliczeń podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W kontekście przytaczanych regulacji wskazać należy, że stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy o VAT).

Analiza powyższych przepisów dotyczy wymogów jakie winny spełniać faktury oraz sam sposób archiwizacji, wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione określone przesłanki, w tym w szczególności:

·podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

·faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

·podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),

·w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Przekładając powyższe na sytuację Wnioskodawcy, w Jego ocenie, planowany sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych elektronicznych wersji Dokumentów, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Odnosząc się do sposobu archiwizacji Dokumentów, Wnioskodawca w szczególności zapewni właściwe przechowywanie oraz dostęp do elektronicznych wersji Dokumentów. Otrzymywane przez Wnioskodawcę elektroniczne wersje Dokumentów będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na żądanie uprawnionych organów, Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych elektronicznych wersji Dokumentów.

Z kolei w odniesieniu do wymogów dotyczących samych Dokumentów, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zapewniona będzie zarówno autentyczność ich pochodzenia, jak i integralność oraz czytelność treści Dokumentów. Jak wskazano powyżej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do elektronicznych wersji Dokumentów źródłowych wynika ona z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę.

Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu w formie elektronicznej, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz jego treści. Ponadto, zapewniona będzie także integralność oraz czytelność treści elektronicznych wersji Dokumentów.

Jak wspomniano powyżej, przez integralność treści faktury rozumie się sytuację, w której wykluczona jest możliwość zmiany danych, które powinna zawierać faktura. W tym zakresie, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, w ramach procedury wprowadzania elektronicznej wersji Dokumentu nadawany im będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji elektronicznych form Dokumentów spowoduje, że zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

Z kolei czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (tylko elektroniczne formy Dokumentów w odpowiedniej jakości będą akceptowane do rozliczenia). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu, w ocenie Wnioskodawcy, zachowana będzie czytelność i przejrzystość Dokumentów archiwizowanych w formie elektronicznej. Zapewnienie wspomnianych powyżej autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli, których przykłady zostały wskazane w opisie zdarzenia przyszłego.

Tylko elektroniczne formy Dokumentów źródłowych, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy, będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi w formie elektronicznej a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Spółki, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści.

Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywały się w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Definicja podatku naliczonego została zawarta w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, gdzie wskazano, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Natomiast w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei w art. 88 ustawy o VAT wymienione zostały przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę powyższe, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

·w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

·faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

·odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

·towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

·w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony nie podlega odliczeniu i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższego wynika, że forma, w jakiej przechowywane są Dokumenty (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość, czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich Dokumentów. Przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak papierowych wersji Dokumentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji kiedy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej, natomiast będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z Procedurą wskazaną w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwać na ich podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że będą one dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy.

Stanowisko w zakresie archiwizacji i przechowywania faktur oraz możliwości zniszczenia faktur papierowych po utrwaleniu ich obrazów w postaci elektronicznej potwierdzane było przykładowo w następujących interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

·z dnia 2 sierpnia 2023 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.446.2023.2.MC;

·z dnia 20 kwietnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.63.2023.5.MS;

·z dnia 2 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.611.2022.1.LK;

·z dnia 2 lutego 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.610.2022.1.LK;

·z dnia 25 października 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW;

·z dnia 1 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.711.2020.3.PRM;

·z dnia 29 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.767.2020.2.LM;

·z dnia 29 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.773.2020.2.PRM;

·z dnia 25 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ;

·z dnia 20 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.618.2020.1.PJ;

·z dnia 19 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.K;

·z dnia 18 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG;

·z dnia 15 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.622.2020.3.KF;

·z 15 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.PJ.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że przy założeniu spełnienia pozostałych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

 Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur, w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, to jest on fakturą w rozumieniu ustawy i zastosowanie mają do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast, jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak wynika z art. 106m ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że posiadają Państwo siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej oraz jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności otrzymują Państwo dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, Państwa pracownicy ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi, obejmujące m.in.: koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

W celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem Dokumentów rozważają Państwo wprowadzenie procesu, który będzie regulował sposób działań odpowiednich pracowników, a w konsekwencji umożliwi elektroniczną archiwizację wersji Dokumentów (Proces).

Dokumenty przechowywane będą w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Jednocześnie zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej, a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. W stosunku do opisanych we wniosku elektronicznych form Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak potwierdzenie wykonania usługi wskazanej na Dokumencie itp.

Ponadto, każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez Dział Finansowy Spółki. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie obiegu dokumentów oraz (po zaksięgowaniu) na dyskach Działu Finansowego.

Celem osiągnięcia:

·autentyczności pochodzenia – elektroniczna forma Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym, w odniesieniu do każdej elektronicznej formy Dokumentu, Spółka będzie miała pewność co do podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz co do jego treści;

·integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów – Spółka będzie wykonywała czynności mające na celu upewnienie się, że w elektronicznej formie Dokumentu nie zmieniono danych w stosunku do tych, które znajdowały się na Dokumencie w formie papierowej, w szczególności tych danych, które powinny zawierać faktury. Do systemu wprowadzane będą jedynie takie elektroniczne formy Dokumentów, których format będzie nieedytowalny i tym samym, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania, czy edytorów w formie elektronicznej.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych.

W przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej (np. na zagranicznych serwerach), Spółka umożliwi na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, poza terytorium kraju. Umożliwi również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju.

Zaznaczyli Państwo, że złożony wniosek dotyczy również rachunków. Rachunki zawierają/będą zawierać wszystkie wymagane elementy do uznania tych dokumentów za zrównane z fakturami. Wskazali Państwo również, że inne Dokumenty (w tym paragony i bilety), o których mowa w opisie sprawy, zawierają/będą zawierać wszystkie wymagane elementy do uznania ich za zrównane z fakturami.

Nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, a także innymi Dokumentami, służą/będą służyły czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa. Obecnie w marginalnym zakresie wykonują Państwo czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosują proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy na poziomie 100% (wartość proporcji wyliczona zgodnie z art. 90 ust. 4 ustawy). Zakładają Państwo brak zmian w zakresie wykonywania czynności zwolnionych w przyszłości. Wśród ww. wydatków znajdą się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy, w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz Państwa pracowników. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których nabędą Państwo usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z Grupy lub podmiotów niepowiązanych.

Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W rozpatrywanej sprawie wskazali Państwo, że w ramach Procesu wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez wyznaczonych pracowników. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą rejestrowane w systemie obiegu dokumentów, po czym będą księgowane w systemie finansowym i zapisywane na odpowiednim dysku. Wymogiem dla akceptacji danego Dokumentu w formie elektronicznej będzie dobra jakość graficzna pliku, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość. Dokumenty przechowywane będą w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez Dział Finansowy. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Kontrole biznesowe, które zapewnią Państwo w odniesieniu do faktur, faktur korygujących lub innych Dokumentów (w tym paragonów i biletów), ustalą wiarygodną ścieżkę audytu ww. dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie otrzymane Dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie obiegu dokumentów oraz (po zaksięgowaniu) na dyskach Działu Finansowego. W ramach wprowadzonego Procesu zapewnią Państwo autentyczności pochodzenia elektronicznych form Dokumentów, w ten sposób, że elektroniczna forma Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika, a w odniesieniu do każdej elektronicznej formy Dokumentu, będą państwo mieć pewność co do podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz co do jego treści. Będą Państwo również wykonywać czynności mające na celu upewnienie się, że w elektronicznej formie Dokumentu nie zmieniono danych w stosunku do tych, które znajdowały się na Dokumencie w formie papierowej, w szczególności tych danych, które powinny zawierać faktury. Do systemu wprowadzane będą jedynie takie elektroniczne formy Dokumentów, których format będzie nieedytowalny i tym samym, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania, czy edytorów w formie elektronicznej co zapewni integralność treści oraz czytelność elektronicznych form Dokumentów.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zapewnią Państwo bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwią bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Dotyczy to także przypadku, gdy faktury, faktury korygujące i inne dokumenty będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, np. na zagranicznych serwerach. Również w tej sytuacji zapewnią państwo dostęp online do tych faktur i innych Dokumentów oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie należy uznać, że przechowywanie faktur, faktur korygujących i innych Dokumentów traktowanych na równi z fakturami w sposób opisany przez Wnioskodawcę – dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem opisany sposób ich przechowywania będzie spełniać wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zatem, postępując tak jak zostało to przedstawione w opisie sprawy, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, faktur korygujących i innych Dokumentów zrównanych z fakturami, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów księgowych, tj. innych niż faktury i innych niż dokumenty zrównane z fakturami, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z Dokumentów, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.

Stosownie do art. 90 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 90 ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 90 ust. 10 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Z powyższego przepisu wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. Wyjątek dotyczy jedynie podatników świadczących usługi przewozu osób, kupujących gotowe posiłki dla pasażerów oraz usług noclegowych nabytych przez podatników wyłącznie w celu ich odprzedaży, tj. po nabyciu usługi w celu przeniesienia jej na kolejnego nabywcę (tj. w związku z tzw. refakturą usługi).

Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, niebędących fakturą, o której mowa w art. 106e ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymują Państwo dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, Państwa pracownicy ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi, obejmujące m.in.: koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Rachunki zawierają/będą zawierać wszystkie wymagane elementy do uznania tych dokumentów za zrównane z fakturami. Wskazali Państwo również, że inne Dokumenty (w tym paragony i bilety), o których mowa w opisie sprawy, zawierają/będą zawierać wszystkie wymagane elementy do uznania ich za zrównane z fakturami.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979).

Zgodnie z § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia:

Zatem, jeśli posiadane przez Państwa bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze oraz za przejazdy autostradą zawierają/będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, będą one uznawane za fakturę.

Zaznaczyć w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem, że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że są zarejestrowani jako podatnik VAT czynny, a nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, a także innymi Dokumentami, służą/będą służyły czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa. Obecnie w marginalnym zakresie wykonują Państwo czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosują proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy na poziomie 100%. Zaznaczyli Państwo także, że wśród ponoszonych wydatków znajdą się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy, w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz Państwa pracowników. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których nabędą Państwo usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z Grupy lub podmiotów niepowiązanych.

Wskazać należy, że jak wynika z wyżej wskazanego przepisu art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. Wyjątek dotyczy m.in. usług noclegowych nabytych przez podatników wyłącznie w celu ich odprzedaży, tj. po nabyciu usługi w celu przeniesienia jej na kolejnego nabywcę (tj. w związku z tzw. refakturą usługi).

Zatem w analizowanej sprawie dla ponoszonych przez Państwa wydatków dotyczących nabycia usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych na rzecz Państwa pracowników zastosowanie znajdzie wyłączenie, które pozbawia Państwa prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od ww. wydatków.

W odniesieniu natomiast do pozostałych wydatków, innych niż nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych na rzecz Państwa pracowników, udokumentowanych fakturami, fakturami korygującymi, a także innymi Dokumentami zrównanymi z fakturami (w tym paragonami i biletami), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane są/będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona, przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy.

Tym samym, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej, natomiast będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z Procedurą wskazaną w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwać na ich podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że będą one dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy.

Należy jednak zaznaczyć, że Dokumenty dotyczące ponoszonych przez Spółkę wydatków niebędące fakturami, w tym rachunki, bilety oraz paragony, które nie są/nie będą uznawane za fakturę, nie stanowią/nie będą stanowić dokumentów, które dają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych dokumentów.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, że przy założeniu spełnienia pozostałych ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach zrównanych na podstawie szczególnych przepisów z fakturami (w tym paragonach i biletach), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane są/będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Przy czym istotne jest, aby te faktury oraz inne Dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy (nabycie usług noclegowych i gastronomicznych na rzecz pracowników Spółki), co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym oceniając całościowo, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

–stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

–zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).