Obowiązek złożenia deklaracji VAT-26 oraz jej aktualizacji.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 maja 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku złożenia deklaracji VAT-26 oraz jej aktualizacji.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 25 lipca 2024 r. (wpływ 25  lipca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca zawiera, jako najemca, z podmiotem powiązanym (dalej „Wynajmujący”), umowy najmu długoterminowego pojazdów samochodowych. Umowy te dotyczą m. in. pojazdów samochodowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3.5 tony, które nie są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Pojazdy są wykorzystywane przez Wnioskodawcę wyłącznie do działalności gospodarczej.

Co istotne, ten sam pojazd może być wykorzystywany, w trakcie trwania umowy najmu Wnioskodawcy, przez różne podmioty powiązane z Wynajmującym (różnych najemców), na cele ich działalności gospodarczych, na podstawie umów najmu zawartych przez Wynajmującego z pozostałymi podmiotami powiązanymi, na co Wnioskodawca oraz pozostali najemcy wyrazili zgodę w celu usprawnienia korzystania z floty pojazdów należącej do Wynajmującego przez podmioty powiązane (w tym przez Wnioskodawcę). Wynajmujący oraz wszyscy najemcy (w tym Wnioskodawca) zawarli porozumienie, w którym określono zasady korzystania z pojazdów przez wszystkich najemców, w tym zasady przekazywania pojazdów pomiędzy poszczególnymi najemcami.

Wynagrodzenie z tytułu korzystania z pojazdu w danym miesiącu płacone jest na rzecz Wynajmującego przez podmiot, który faktycznie wykorzystywał pojazd. Oznacza to, że w danym miesiącu, z tego samego pojazdu, mogą korzystać np. dwa podmioty powiązane (najemcy) i oba są obciążane kosztami najmu, w wysokości uzależnionej od przejechanych przez każdego z najemców kilometrów oraz ilości dni korzystania z pojazdu przez każdego z najemców. Wnioskodawca nie zamierza przeznaczać pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Jednym z warunków do odliczenia 100% VAT z tytułu wydatków związanych z najmem pojazdów i ich eksploatacją, jest złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach (dalej: „informacja VAT-26”) w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art 109 ust. 3 (zgodnie z art. 86a ust. 12 ustawy VAT).

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

1. „Jakie ustalono zasady korzystania z pojazdów przez najemców w zawartym porozumieniu? W jaki sposób (na jakich zasadach) dokonują Państwo przekazania pojazdów pomiędzy najemcami?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

W porozumieniu ustalono następujące zasady:

• pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej najemców;

• najemcy będą korzystać z pojazdów na zasadach określonych w obowiązujących u nich regulaminach używania samochodów służbowych do celów służbowych;

• najemcy zobowiązują się korzystać z udostępnionej przez Wynajmującego aplikacji, umożliwiającej monitorowanie położenia i przebiegu pojazdów za pomocą zainstalowanej w pojazdach nawigacji GPS;

• najemcy na bieżąco będą informować Wynajmującego o zapotrzebowaniu na pojazdy oraz o statusie wykorzystania pojazdów, będących w ich posiadaniu, zaś Wynajmujący udostępnia najemcom informacje o pojazdach zwróconych przez poszczególnych najemców, które mogą być udostępnione innym najemcom;

• każdorazowe przekazanie pojazdu następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez przedstawiciela Wynajmującego i najemcy, a w przypadku przekazania bezpośrednio między najemcami, za zgodą Wynajmującego – protokołu podpisanego przez przedstawicieli najemców dokonujących zwrotu i odbioru pojazdów;

• przekazanie pojazdów nie jest jednoznaczne z zaprzestaniem wykorzystania ich do celów związanych z działalnością gospodarczą najemców ani ustaniem stosunku najmu, ponieważ pojazdy te nadal mogą być wykorzystywane przez najemcę, jeśli w tym samym czasie nie korzysta z nich inny najemca. Fakt oraz moment zmiany użytkownika danego pojazdu, odnotowywany jest na bieżąco w aplikacji powiązanej z nawigacją GPS, zainstalowaną w danym pojeździe.

2. „Czy przekazywanie pojazdu na rzecz innego najemcy oznacza, że nie będą Państwo ponownie korzystać z danego pojazdu?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Nie, przekazanie pojazdu na rzecz innego najemcy nie oznacza, że Wnioskodawca nie będzie ponownie korzystał z danego pojazdu. Dopóki obowiązuje umowa najmu zawarta przez Wnioskodawcę z Wynajmującym, może on ponownie korzystać z danego pojazdu (jeśli w tym samym czasie nie korzysta z niego inny najemca). Oznacza to, ze dany pojazd może być w posiadaniu Wnioskodawcy np. kilka tygodni lub miesięcy, po czym zwrócony Wynajmującemu (lub na polecenie Wynajmującego przekazany bezpośrednio innemu najemcy) i ponownie przyjęty do korzystania przez najemcę po okresie przerwy. Okresy korzystania z danego pojazdu mogą być również krótsze, np. Wnioskodawca korzysta z danego pojazdu dwa dni i zwraca Wynajmującemu na jeden dzień, po czym ponownie przyjmuje pojazd do korzystania na potrzeby związane z własną działalnością gospodarczą. Istotą zawartej umowy najmu jest to, że Wynajmujący udostępnia Wnioskodawcy jako najemcy całą flotę samochodów, w zależności od bieżącego zapotrzebowania najemcy. Najemca w jednym czasie może korzystać z kilkunastu lub kilkudziesięciu samochodów i na bieżąco zwracać część pojazdów Wynajmującemu lub pobierać do korzystania kolejne pojazdy, w zależności od wielkości zapotrzebowania.

3. „Jakie wydatki w związku z wynajmowanymi pojazdami Państwo ponoszą/będą ponosić?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

W związku z wynajmowanymi pojazdami Wnioskodawca będzie ponosił koszt czynszu najmu. Możliwe jest też ponoszenie przez Wnioskodawcę innych wydatków eksploatacyjnych (np. zakup paliwa, wymiana oleju). W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

4. „Czy wyżej wymienione wydatki są/zostaną udokumentowane wystawioną na Państwa, jako nabywcę, fakturą?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wydatki od których nabywca zamierza odliczać VAT będą dokumentowane fakturą VAT wystawioną na Wnioskodawcę jako na nabywcę. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

5. „Do jakich czynności, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,

wykorzystują/będą Państwo wykorzystywać wynajmowane pojazdy:

a) opodatkowanych podatkiem od towarów i usług,

b) zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług,

c) niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wynajmowane pojazdy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

6. „Czy wynajmowane pojazdy, to pojazdy, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne, tzn. czy są to pojazdy, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą ?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wynajmowane pojazdy nie są pojazdami, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne.

7. „Jeżeli wynajmowane pojazdy, są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy, to czy spełnienie wymagań określonych w tym przepisie zostało stwierdzone na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu tych wymagań (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 1-2 ustawy) lub na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym (dotyczy pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy)?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Jak wyżej wskazano, wynajmowane pojazdy nie są pojazdami, o których mowa w art. 86a ust. 8 ustawy.

8. „Czy wykluczyli Państwo możliwość wykorzystania wynajmowanych przez Państwa pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Tak, Wnioskodawca wykluczył możliwość wykorzystywania pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

9. „Czy istnieją obiektywne okoliczności potwierdzające brak wykorzystania wynajmowanych pojazdów do użytku prywatnego? Jeśli tak, to prosimy szczegółowo opisać jakie to okoliczności.”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Pojazdy pozostają do dyspozycji użytkowników tylko w czasie realizacji obowiązków na rzecz Wnioskodawcy. Pojazdy są wyposażone w GPS kontrolujący lokalizację, w której będzie znajdował się użytkownik oraz w aplikację, która ewidencjonuje wszelkie przejazdy pojazdem w czasie rzeczywistym, tym samym zapewniony jest nadzór nad wykorzystaniem pojazdów. Dla pojazdów prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Najemca posiada regulamin używania samochodów, który zakazuje użytkowania pojazdów do celów prywatnych. Regulamin akceptowany jest przez osoby, które korzystają z pojazdów (np. pracowników najemców). Jednocześnie jak wyżej wskazano, z uwagi na system GPS/aplikację, istnieje możliwość kontroli trasy przebiegu pojazdu, a tym samym weryfikacji, czy był wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

10. „W jaki sposób jest sprawowana kontrola nad danym pojazdem w przypadku przekazania go innemu najemcy?”

Odpowiedź Wnioskodawcy: Po przekazaniu pojazdu innemu najemcy, Wnioskodawca nie ma kontroli nad danym konkretnym pojazdem, gdyż czasowo z niego nie korzysta. W tym czasie nie jest prowadzona przez Wnioskodawcę ewidencja. Kontrolę nad pojazdem przejmuje w tym czasie najemca, który faktycznie korzysta z pojazdu i ten najemca prowadzi za czas korzystania ewidencję. Przez cały okres korzystania z danego pojazdu, kontrolę nad nim ma Wynajmujący, który ma dostęp do GPS i aplikacji. Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, każdy z najemców, korzystających z samochodu, wdrożył u siebie regulamin, wykluczający możliwość używania samochodów do celów prywatnych. Jednocześnie w zawartym porozumieniu pomiędzy Wynajmującym a najemcami, najemcy potwierdzają względem siebie wzajemnie, że pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie na cele związane z ich działalnością gospodarczą. Samochody są przez cały czas kontrolowane za pomocą aplikacji i systemu GPS przez aktualnego użytkownika/najemcę samochodu oraz przez Wynajmującego. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

11. „Czy są/zostaną określone przez Państwa zasady użytkowania pojazdu, procedury, wykluczające użycie pojazdów do celów prywatnych? Jeżeli tak - w jakiej formie (np. regulaminu wewnętrznego), jakie są jego postanowienia i jakie podjęto działania zabezpieczające w ich wykonanie?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wnioskodawca wprowadził regulamin wewnętrzny – Politykę Samochodową Pracodawcy – Regulamin używania samochodów służbowych dla celów służbowych związanych z obowiązkami pracowniczymi, obowiązujący zarówno pracowników, jak i inne osoby niebędące pracownikami (np. zleceniobiorca czy też współpracownik prowadzący działalność gospodarczą), a realizujące zadania na rzecz Wnioskodawcy. Użytkownik ma prawo wykorzystywania samochodów służbowych Wnioskodawcy wyłącznie dla celów związanych z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, lub obowiązkami pracowniczymi mu powierzonymi. Wnioskodawca wskazuje, że cel wykorzystania samochodów służbowych to w szczególności dojazd do klientów oraz do innych miejsc realizacji zadań na potrzeby Wnioskodawcy, wykonywanie obowiązków przedstawicieli handlowych, zgodnie z ich zakresem obowiązków, odbieranie i zamawianie towarów handlowych i usług na potrzeby Wnioskodawcy, przewożenie pracowników i na miejsca wykonywania pracy, w tym również do lokalizacji zagranicznych, odbiór pracowników jadących w delegację służbową z ich miejsca zamieszkania oraz odwiezienie ich do domu po zakończonej delegacji, realizacja innych zadań zleconych przez Wnioskodawcę, w ramach obowiązków pracowniczych lub na podstawie innych umów zawieranych przez Wnioskodawcę z podmiotami, niebędącymi pracownikami. Regulamin wskazuje ponadto, że samochód służbowy, po jego przekazaniu Użytkownikowi, pozostaje w jego dyspozycji i może być przez niego użytkowany tylko w czasie realizacji obowiązków na rzecz Wnioskodawcy, oraz w zgodzie z zakresem realizacji zadań wynikających z wiążącej umowy o pracę, lub umowy cywilnoprawnej. Użytkownik nie posiada upoważnienia do korzystania z pojazdów służbowych w czasie dla niego wolnym od pracy, lub dla celów prywatnych, niezwiązanych z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, chyba, że posiada odrębnie zawartą umową o korzystanie z samochodu służbowego dla celów prywatnych. Powierzenie pojazdu odbywa się w formie protokołu zdawczo-odbiorczego. Wykorzystanie pojazdów na bieżąco kontrolowane jest za pomocą aplikacji i systemów GPS. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

12. „Czy istnieje nadzór nad używaniem wynajmowanych pojazdów (np. GPS)? W jaki sposób i kto dokonuje tego nadzoru?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Jak wyżej wskazano, istnieje nadzór nad użytkowaniem wynajmowanych pojazdów – w formie GPS, zainstalowanego w każdym z pojazdów oraz aplikacji śledzącej przebyte trasy. Nadzoru dokonuje każdorazowo najemca pojazdu, oddający swoim pracownikom/współpracownikom pojazdy do użytkowania, weryfikując zgodność przebiegu trasy pojazdu z zadaniami powierzonymi przez najemcę użytkownikowi. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie dotyczy jednak przedmiotu wniosku o interpretację.

13. „Gdzie są garażowane pojazdy po wykonaniu pracy w okresie kiedy to Państwo korzystacie z wynajmowanego pojazdu?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Pojazdy garażowane są na parkingu należącym do Wnioskodawcy zlokalizowanym przy siedzibie Wnioskodawcy, z zastrzeżeniem przypadków określonych w regulaminie:

• celem realizacji zasady szczególnej dbałości o powierzone mienie Wnioskodawcy oraz celem zapewnienia stałej mobilności pracownika wynikającej z charakteru zadań realizowanych przez pracownika na rzecz Wnioskodawcy, również poza siedzibą Wnioskodawcy, Wnioskodawca może wskazać miejsce parkowania samochodu służbowego przez pracownika po zakończeniu dnia pracy, inne niż siedziba Wnioskodawcy;

• dojazd z miejsca parkowania do miejsca rozpoczęcia pracy oraz z miejsca zakończenia pracy do miejsca parkowania jest realizacją polecenia Wnioskodawcy w ramach prowadzonej przez niego działalności. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie ma związku z przedmiotem wniosku o interpretację.

14. „Gdzie są garażowane pojazdy po przekazaniu ich innemu najemcy?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, w przypadku korzystania z pojazdów przez innych najemców, pojazdy garażowane są na tożsamych zasadach jak w przypadku Wnioskodawcy. W ocenie Wnioskodawcy pytanie nie ma związku z przedmiotem wniosku o interpretację.

15. „Czy sposób wykorzystania danego pojazdu jest/będzie potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, zawierającą dane określone w art. 86a ust. 7 ustawy?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Tak, sposób wykorzystania danego pojazdu będzie potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, zawierającą dane określone w art. 86a ust. 7 ustawy.

16. „W jaki sposób jest/będzie prowadzona ewidencja dla danego pojazdu w przypadku przekazywania go pomiędzy najemcami?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Ewidencja jest prowadzona zgodnie z art. 86a ust. 7 i 8 ustawy VAT przez cały czas trwania umowy najmu. Jeśli w danym miesiącu pojazd nie jest wykorzystywany przez Wnioskodawcę, ewidencja Wnioskodawcy nie zawiera wpisów za ten okres. W przypadku przekazania pojazdu innemu najemcy, ten inny najemca uwzględnia przebieg pojazdu w prowadzonej przez siebie ewidencji. Ewidencja prowadzona jest za pomocą specjalnej aplikacji, zintegrowanej z systemem GPS i zarządzana jest przez Wynajmującego. Dane ewidencjonowane przez aplikację, rejestrujące każdy przejechany kilometr w czasie rzeczywistym oraz osobę użytkownika, pozwala jednoznacznie identyfikować, który z najemców aktualnie korzysta z pojazdu.

17. „Czy i kiedy zostanie zgłoszona przez Państwa do urzędu skarbowego informacja, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT (VAT-26)[4]?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Informacja VAT-26 zostanie złożona do urzędu skarbowego nie później niż do 25. Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym Wnioskodawca poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Możliwe jest złożenie takiej informacji jeszcze przed poniesieniem tego wydatku. Oznacza to, że Wnioskodawca składa/złoży VAT-26 w przypadku przyjęcia danego pojazdu do używania po raz pierwszy, w ramach zawartej umowy najmu. Kolejne przyjęcie tego samego pojazdu do używania, w ramach umowy najmu, po okresie używania przez innego użytkownika/najemcę, deklaracja VAT-26 nie będzie składana ponownie.

18. „Czy w trakcie obowiązywania zawartej umowy najmu długoterminowego planują Państwo zmianę sposobu wykorzystania użytkowanych pojazdów z wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wnioskodawca nie planuje w trakcie obowiązywania zawartej umowy najmu długoterminowego zmiany sposobu wykorzystania użytkowanych pojazdów z wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza.

19. „Czy inni najemcy powiązani z Wynajmującym również złożą dla danego pojazdu informację VAT-26 i będą prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu?”

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, inni najemcy również złożą informację VAT-26 i będą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, na podobnych zasadach jak Wnioskodawca.

Ponadto wskazali Państwo że:

Podsumowując, Wnioskodawca zwraca się o wydanie interpretacji indywidualnej jedynie w zakresie zadanego pytania, nie oczekuje natomiast potwierdzenia, czy posiada prawo do odliczenia 100% VAT w związku z przyjętym sposobem korzystania z pojazdów objętych umową najmu długoterminowego. W tym bowiem zakresie Wnioskodawca przyjmuje, iż takie prawo posiada.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu)

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że pytanie Wnioskodawcy nie dotyczyło prawa do odliczenia 100% VAT z wydatków ponoszonych w związku z korzystaniem z pojazdów do celów działalności gospodarczej, lecz dotyczyło jedynie technicznej kwestii konieczności każdorazowego składania deklaracji VAT-26 po ponownym przyjęciu do używania tego samego pojazdu, wymienianego pomiędzy poszczególnymi najemcami będącymi stronami porozumienia.

Pytanie Wnioskodawcy jest następujące:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Wnioskodawca, zarówno w zaistniałym stanie faktycznym jak i zdarzeniu przyszłym, zobowiązany jest złożyć jednorazowo zgłoszenie VAT-26 dla każdego pojazdu, będącego przedmiotem umowy najmu, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z danym pojazdem przyjętym w najem na podstawie umowy najmu, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT, a sam fakt wykorzystywania tego samego pojazdu przez inny podmiot powiązany (gdzie następuje przekazanie pojazdu między różnymi najemcami), w trakcie trwania umowy najmu zawartej przez Wnioskodawcę, nie wiąże się z obowiązkiem każdorazowej aktualizacji VAT-26 dla przekazanego pojazdu przez Wnioskodawcę?

Zapytanie ma na celu zarówno potwierdzenie prawidłowości dotychczasowej praktyki Wnioskodawcy, zatem obejmuje zaistniały stan faktyczny, jak i potwierdzić prawidłowość działania na przyszłość, w zakresie zdarzenia przyszłego.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku udostępnienia Wnioskodawcy nowego pojazdu przez Wynajmującego, prawidłowym działaniem będzie złożenie zgłoszenia VAT-26 (w celu zgłoszenia w nienowego pojazdu udostępnionego w ramach umowy najmu) w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z danym pojazdem przyjętym w najem na podstawie umowy najmu, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT, a sam fakt wykorzystywania tego samego pojazdu (zgłoszonego uprzednio przez Wnioskodawcę na druku VAT-26) przez inny podmiot powiązany z Wynajmującym i Wnioskodawcą w trakcie trwania umowy najmu zawartej przez Wnioskodawcę, nie wiąże się z obowiązkiem każdorazowej aktualizacji VAT-26 przez Wnioskodawcę w sytuacji, gdy wnioskodawca nie zamierza zmieniać sposobu wykorzystania pojazdu, tj. nie zamierza przeznaczyć go na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 86a ust. 12 ustawy VAT podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.

Przyjmując w najem nowy pojazd, Wnioskodawca złoży informację o tym nowym pojeździe naczelnikowi urzędu skarbowego, przesyłając formularz VAT-26.

Zgodnie natomiast z art. 86a ust. 14 ustawy VAT, w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, o której mowa w ust. 12. najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany.

W ocenie Wnioskodawcy, zmianą wykorzystywania pojazdu jest wycofanie pojazdu z oferty przez Wynajmującego, rozwiązanie umowy najmu lub rozpoczęcie wykorzystywania przez Wnioskodawcę pojazdu do celów prywatnych osób wykorzystujących pojazd z upoważnienia najemcy (np. pracowników).

Możliwość korzystania w czasie trwania umowy najmu z tego samego pojazdu przez innych podatników (podmioty powiązane) nie powoduje, że dochodzi do zmiany wykorzystywania pojazdu przez Wnioskodawcę.

Fakt możliwości korzystania z pojazdu (zgodnie z warunkami wynikającymi z umowy najmu lub odrębnego porozumienia) przez inne podmioty niż Wnioskodawca, nie zmienia okoliczności, że przez Wnioskodawcę pojazd ten nadal jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, pomimo, iż w trakcie korzystania zdarzają się przerwy (w których to przerwach z danego pojazdu korzysta inny najemca). Możliwość nieograniczonego czasowo korzystania z pojazdu nie jest elementem koniecznym do uznania, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2024 r., poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Jak wynika z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Podatnik posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Należy wskazać, że kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy:

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy:

Przy czym na podstawie art. 2 ust. 34 ustawy:

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Jednakże od wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy zasady przewidziano wyjątki.

W świetle art. 86a ust. 3 ustawy:

Według art. 86a ust. 4 ustawy:

Należy zauważyć, że przepis art. 86a ust. 4 ustawy wskazuje na istnienie dwóch grup pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W pierwszej grupie (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy) mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie z reguły do użytku prywatnego, jednakże pojazdy te mogą być także wykorzystywane w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy). Z tych też względów – dla celów pełnego odliczania VAT – fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

-sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych,

-wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

W drugiej grupie pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy) mieszczą się natomiast pojazdy samochodowe, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Jednakże w tej grupie pojazdów nie ma samochodów osobowych.

Na mocy art. 86a ust. 5 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 86 ust. 8 ustawy:

W art. 86a ust. 12 ustawy wskazano, że:

Na mocy art. 86a ust. 13 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy:

Z kolei zgodnie z art. 86a ust. 15 ustawy:

Należy wskazać, że składana informacja ma charakter sformalizowany, a jej wzór – w postaci druku VAT-26 – został określony przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w rozporządzeniu z dnia 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1790).

Należy podkreślić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Dla celów pełnego odliczania VAT fakt wykorzystywania pojazdów wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.

Zatem podatnicy użytkujący samochody osobowe w działalności gospodarczej mają ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych na ich zakup, eksploatację i bieżące użytkowanie. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na pełne odliczenie VAT, jest zobowiązany wykazać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Jednakże w art. 86a ust. 5 ustawy zostały wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zawieracie Państwo, jako najemca, z podmiotem powiązanym umowy najmu długoterminowego pojazdów samochodowych. Umowy te dotyczą m.in. pojazdów samochodowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3.5 tony, które nie są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Pojazdy są wykorzystywane przez Państwa wyłącznie do działalności gospodarczej. Wynajmowane pojazdy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Co istotne, ten sam pojazd może być wykorzystywany, w trakcie trwania zawartej przez Państwa umowy najmu, przez różne podmioty powiązane z Wynajmującym (różnych najemców), na cele ich działalności gospodarczych, na podstawie umów najmu zawartych przez Wynajmującego z pozostałymi podmiotami powiązanymi, na co Państwo oraz pozostali najemcy wyrazili zgodę w celu usprawnienia korzystania z floty pojazdów należącej do Wynajmującego przez podmioty powiązane (w tym przez Państwa). Wynajmujący oraz wszyscy najemcy zawarli porozumienie, w którym określono zasady korzystania z pojazdów przez wszystkich najemców, w tym zasady przekazywania pojazdów pomiędzy poszczególnymi najemcami.

Wynagrodzenie z tytułu korzystania z pojazdu w danym miesiącu płacone jest na rzecz Wynajmującego przez podmiot, który faktycznie wykorzystywał pojazd. Oznacza to, że w danym miesiącu, z tego samego pojazdu, mogą korzystać np. dwa podmioty powiązane (najemcy) i oba są obciążane kosztami najmu, w wysokości uzależnionej od przejechanych przez każdego z najemców kilometrów oraz ilości dni korzystania z pojazdu przez każdego z najemców. Nie zamierzają Państwo przeznaczać pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą dane określone w art. 86a ust. 7 ustawy. Ewidencja jest prowadzona zgodnie z art. 86a ust. 7 i 8 ustawy VAT przez cały czas trwania umowy najmu. Jeśli w danym miesiącu pojazd nie jest wykorzystywany przez Państwa, Państwa ewidencja nie zawiera wpisów za ten okres. W przypadku przekazania pojazdu innemu najemcy, ten inny najemca uwzględnia przebieg pojazdu w prowadzonej przez siebie ewidencji. Przekazanie pojazdu na rzecz innego najemcy nie oznacza, że nie będą Państwo ponownie korzystać z danego pojazdu. Dopóki obowiązuje umowa najmu zawarta przez Państwa z Wynajmującym, mogą Państwo ponownie korzystać z danego pojazdu (jeśli w tym samym czasie nie korzysta z niego inny najemca). Oznacza to, ze dany pojazd może być w Państwa  posiadaniu np. kilka tygodni lub miesięcy, po czym zwrócony Wynajmującemu (lub na polecenie Wynajmującego przekazany bezpośrednio innemu najemcy) i ponownie przyjęty do korzystania przez Państwa po okresie przerwy. Okresy korzystania z danego pojazdu mogą być również krótsze. Po przekazaniu pojazdu innemu najemcy, nie mają Państwo kontroli nad danym konkretnym pojazdem, gdyż czasowo z niego Państwo nie korzystacie. W tym czasie nie jest prowadzona przez Państwa ewidencja. Kontrolę nad pojazdem przejmuje w tym czasie najemca, który faktycznie korzysta z pojazdu i ten najemca prowadzi za czas korzystania ewidencję. Przez cały okres korzystania z danego pojazdu, kontrolę nad nim ma Wynajmujący, który ma dostęp do GPS i aplikacji.

Przyjmują Państwo, iż posiadają prawo do odliczenia 100% VAT w związku z przyjętym sposobem korzystania z pojazdów objętych umową najmu długoterminowego. Natomiast, Państwa wątpliwości dotyczą kwestii konieczności każdorazowego składania deklaracji VAT-26 po ponownym przyjęciu do używania tego samego pojazdu, wymienianego pomiędzy poszczególnymi najemcami będącymi stronami porozumienia, oraz kwestii obowiązku każdorazowej aktualizacji VAT-26 dla przekazanego pojazdu, z uwagi na fakt wykorzystywania tego samego pojazdu przez inny podmiot powiązany, w trakcie trwania umowy najmu zawartej przez Państwa.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują co należy rozumieć przez zmianę wykorzystywania pojazdu samochodowego. W ocenie tut. Organu należy ten przepis interpretować szeroko, tzn. aktualizację informacji, o której mowa w art. 86a ust. 14 ustawy o VAT składa się w  przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego z wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystywane do celów mieszanych lub w ogóle nie służących prowadzeniu działalności gospodarczej.

Złożenie w odpowiednim terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informacji VAT-26 jest jednym z wymogów, którego spełnienie uprawnia podatnika do pełnego odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3.5 tony, o czym stanowi art. 86a ust. 12 ustawy o VAT. Jednocześnie ustawodawca nakłada na podatnika obowiązek aktualizacji złożonej uprzednio informacji VAT-26, gdy nastąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego (stosownie do brzmienia art. 86a ust. 14 ustawy o VAT). Do takiej sytuacji dochodzi m.in., gdy pojazd zgłoszony na druku VAT-26 nie jest wykorzystywany w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

W analizowanej sprawie przekazując innemu najemcy określony pojazd samochodowy przestają Państwo go wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej. W tym czasie pojazd ten nie będzie służył działalności gospodarczej prowadzonej przez Państwa, będzie służył działalności prowadzonej przez innego najemcę. Tym samym mają Państwo obowiązek poinformować o tym fakcie właściwy organ podatkowy poprzez złożenie aktualizacji informacji VAT-26. Ww. informacja stanowi/będzie stanowić bowiem informację o  zaprzestaniu wykorzystywania danego pojazdu samochodowego przez Państwa wyłącznie do swojej działalności gospodarczej. Dodatkowo zauważyć należy, że na czas przekazania samochodu innemu najemcy nie będą Państwo prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla tego samochodu. Zatem nie będzie u Państwa zachowana ciągłość w prowadzonej ewidencji przebiegu danego pojazdu.

Skoro druk VAT-26 jest informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a przekazanie samochodów na rzecz innych podmiotów powiązanych (odrębnych najemców) skutkuje tym, iż w danym okresie nie są one wykorzystywane przez Państwa w prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej i Państwa ewidencja nie zawiera wpisów za ten okres, to w wyniku tych zdarzeń następuje obowiązek złożenia aktualizacji informacji VAT-26, ponieważ z dniem przekazania pojazdu na rzecz podmiotu powiązanego (innego najemcy) następuje zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego. Złożenie aktualizacji VAT-26 będzie więc w tym przypadku stanowić odzwierciedlenie rzeczywistego (faktycznego) wykorzystywania danego pojazdu samochodowego przez Państwa w prowadzonej przez niego działalności.

Mając zatem na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy wskazać, że w związku z przekazaniem przez Państwa danego pojazdu na rzecz podmiotu powiązanego (innego najemcy) stosownie do art. 86a ust. 14 ustawy, są/będą Państwo zobowiązani do dokonania aktualizacji informacji VAT-26 dotyczącej pojazdów samochodowych, które służyły wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej.

Natomiast, w sytuacji, gdy ponownie rozpoczną Państwo wykorzystywanie danego pojazdu wyłącznie w prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i prowadzenie ewidencji przebiegu dla tego pojazdu, to celem odliczania 100% kwoty podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z tym pojazdem (tj. czynszu najmu, kosztów paliwa, wymiany oleju) są/będą Państwo zobowiązani do złożenia druku VAT-26.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko, należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji, oraz stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zauważam, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zaznaczam zatem, iż okoliczność, że przyjmują Państwo, iż posiadają prawo do odliczenia 100% VAT w związku z przyjętym sposobem korzystania z pojazdów objętych umową najmu długoterminowego przyjęto jako element opisu sprawy i nie było to przedmiotem oceny. W przypadku zatem zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 (dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).