Prawa do odliczenia od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, o  której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy oraz w zakresie prawa do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z  pojazdami, wykorzystywanymi przez Państwa w prowadzonej działalności gospodarczej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 grudnia 2023 r. (data wpływu 18 grudnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, której podstawową działalnością jest pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody w ramach zbiorowego zaopatrzenia w wodę i jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. W działalności gospodarczej Spółka wykorzystuje między innymi pojazdy samochodowe w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (dalej: samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej).

W Spółce uregulowano wewnętrznym dokumentem zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych. Z wewnętrznych regulacji wynika, że wszystkie pojazdy samochodowe są wykorzystywane do prowadzonej działalności gospodarczej Spółki, zabrania się używania samochodów Spółki do użytku prywatnego przez pracowników. Aby wyeliminować praktyki prywatnego użytkowania (które zresztą byłyby niezgodne z wewnętrznym regulaminem) Spółka przestrzega zasad, że każdy pojazd Spółki (w tym pojazdy samochodowe w  rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT) na koniec każdego dnia parkowane są zawsze na zamkniętych parkingach Spółki przy danym zakładzie, każdy wyjazd jest realizowany na podstawie polecenia kierownika/dyrektora danego oddziału. Praktyki te wyeliminowały możliwość stosowania prywatnych przejazdów przez pracowników Spółki. Na koniec każdego okresu prowadzone ewidencje przebiegu wszystkich pojazdów Spółki są weryfikowane pod względem prawidłowości użytkowania pojazdów samochodowych Spółki zgodnie z  wewnętrznym regulaminem, tj. wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej.

Obecnie dla pojazdów samochodowych Spółki prowadzona jest w formie papierowej ewidencja przebiegu pojazdu zawierająca dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o  VAT (dalej: ewidencja przebiegu pojazdów), czyli wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

1)kolejny numer wpisu;

2)datę i cel wyjazdu;

3)opis trasy (skąd- dokąd);

4)liczbę przejechanych kilometrów;

5)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

Który dokonywany jest nie później niż z końcem każdego dnia pracy, w którym miało miejsce wykorzystanie pojazdu. Spółka złożyła w przewidzianym terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, według wzoru określonego w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 21 marca 2014 roku w  sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do  działalności gospodarczej, tj. informacje VAT-26, która w razie takiej potrzeby będzie aktualizowana.

We wszystkich pojazdach samochodowych Spółki, w tym również w samochodach w  rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT, zamontowano system lokalizacji pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. w danym dniu i o danej godzinie, a tym samym trasę jaką pokonał dany pojazd ze wskazaniem miejsca rozpoczęcia trasy i jej zakończenia (dalej: system GPS). Po wprowadzeniu odpowiednich danych pojazdu do systemu GPS, system ten na koniec okresu, tj. na koniec ostatniego dnia miesiąca, będzie generował raport ewidencji przebiegu, który w mniemaniu Spółki będzie zawierał wszelkie dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, tj.:

1)liczbę porządkową wpisu;

2)numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

3)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;

4)czas-start (moment rozpoczęcia podróży pojazdem samochodowym z  uwzględnieniem godzina, dzień, miesiąc, rok;

5)stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

6)lokalizacja- start (dokładny adres momentu rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj;

7)szerokość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

8)długość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

9)czas-koniec (moment zakończenia podróży pojazdem samochodowym z  uwzględnieniem godzina, dzień, miesiąc, rok;

10)stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

11)lokalizacja - koniec (dokładny adres momentu zakończenia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj;

12)dystans - ilość przejechanych kilometrów w trakcie podróży pojazdu samochodowego;

13)szerokość geograficzna na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

14)długość geograficzna na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

15)cel wyjazdu - określenie celu podróży pojazdu samochodowego

Po sprawdzeniu przez pracownika zgodności danych wynikających z miesięcznego raportu z  systemu GPS ze stanem faktycznym dokument będzie podpisany przez osobę upoważnioną przez zarząd Spółki na okoliczność potwierdzenia autentyczności danych zawartych w  wygenerowanym raporcie z sytemu GPS. Spółka przed wprowadzeniem takiej formy ewidencji przebiegu dla pojazdów samochodowych, w tym pojazdów samochodowych w  rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT, dokona odpowiednich zmian w wewnętrznym regulaminie dotyczącym użytkowania pojazdów samochodowych Spółki, aby tak wygenerowane raporty z systemu GPS były przekazywane przed sporządzeniem deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany okres.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo

Ad. I.

1)pytanie: „Do jakich czynności będą Państwo wykorzystywali pojazdy samochodowe, które są objęte zakresem wniosku:

a)opodatkowanych podatkiem od towarów i usług;

b)zwolnionych z opodatkowania od towarów i usług;

c)niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Odpowiedź: …. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w  …. (w dalszej części pisma zwana „Spółką”) będzie wykorzystywał pojazdy samochodowe, które są objęte zakresem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, tylko i wyłącznie do  czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

2)Pytanie: „Czy z posiadanych przez Państwa dokumentów obiektywnie wynika, że pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej i wykluczone będzie wykorzystywanie danego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?”

Odpowiedź: Z dokumentów posiadanych przez Spółkę, tj. Regulaminu określającego wewnętrzne zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej), wynika, że wszystkie pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki i wykluczone będzie wykorzystywanie danego samochodu do celów niezwiązanych z  działalnością gospodarczą Spółki. W w/w Regulaminie określającym zasady użytkowania wszelkich pojazdów w Spółce zabrania się wykorzystywania wszelkich pojazdów samochodowych Spółki do użytku prywatnego przez pracowników Spółki. W celu wyeliminowania praktyk prywatnego użytkowania Spółka powzięła pewne kroki, tj. wszelkie samochody Spółki (w tym samochody objęte zakresem wniosku) stacjonują na zamkniętych parkingach Spółki przy danych zakładach Spółki, każde użycie pojazdów samochodowych realizowane jest na podstawie polecenia kierownika/dyrektora. Pojazdy samochodowe są również wyposażone w system lokalizacji (system GPS) pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie. Kierownicy/dyrektorzy na bieżąco kontrolują trasy przejechane przez pojazdy samochodowe w systemie GPS. Tym samym wytworzone dokumenty obiektywnie definiują warunki do wykorzystywania pojazdów wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak również formułują wyraźny zakaz używania pojazdów do użytku prywatnego.

3)Pytanie: „W jaki sposób będą Państwo kontrolować, czy przedmiotowe pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej?”

Odpowiedź: Ze względu na charakter prowadzonej działalności przez Spółkę i sposób użytkowania pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej), każde użycie pojazdu wynika z wydanych przez kierownika/dyrektora poleceń służbowych, który każdego dnia rozdysponowuje pracę pracownikom Spółki. Każdorazowe użycie pojazdu samochodowego dokumentowane jest obecnie dokonaniem wpisu po użyciu pojazdu do papierowej ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane, o których mowa w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przez pracownika kierującego pojazdem w czasie wykonywania polecenia kierownika/dyrektora. Kierownik/dyrektor nadzoruje w/w papierowe ewidencje, aby wpisy były wykonywane przez pracowników kierujących pojazdem najpóźniej na koniec każdego dnia. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego w/w ewidencje są przekazywane do pracownika Spółki w celu weryfikacji używania pojazdów oraz rozliczenia zużytego paliwa przez pojazdy samochodowe. Ewidencje papierowe są również dostarczane do działu księgowego, w celu rozliczenia podatku należnego i naliczonego za dany miesiąc kalendarzowy. Dodatkowo wpisy w ewidencji są weryfikowane z danymi uzyskanymi z systemu lokalizacji pojazdu (GPS), co obiektywnie wyklucza możliwość nierzetelności wpisu. Kolejnym elementem kontrolnym jest weryfikacja prowadzonej ewidencji pod kątem jej zgodności z wydanym poleceniem służbowym wyjazdu. Koherentność tych trzech elementów wyklucza możliwość używania pojazdów w celach innych niż związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

4)pytanie: „Czy istnieją obiektywne okoliczności potwierdzające brak możliwościom wykorzystania samochodów, będących przedmiotem wniosku do użytku prywatnego przez Państwa pracowników lub inne osoby - jeżeli tak należy wskazać te okoliczności?”

Odpowiedź: W ocenie Spółki nie występują możliwości wykorzystania samochodów, będących przedmiotem wniosku do użytku prywatnego przez pracowników Spółki lub inne osoby choćby ze względów wskazanych z odpowiedzi na pyt. nr 3. Wynika to głównie z  wewnętrznego Regulaminu określającego wewnętrzne zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych, który wyklucza wykorzystywanie wszystkich pojazdów samochodowych Spółki do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą Spółki, w tym do celów prywatnych pracowników i innych osób. W celu wyeliminowania praktyk prywatnego użytkowania Spółka powzięła pewne kroki, tj. wszystkie samochody Spółki (w tym samochody objęte zakresem wniosku) stacjonują każdego dnia po zakończeniu pracy jak również w weekendy na zamkniętych parkingach znajdujących się na terenach danych zakładów Spółki, każde użycie pojazdów samochodowych realizowane jest na podstawie polecenia kierownika/dyrektora. Pojazdy samochodowe są również wyposażone w system lokalizacji (system GPS) pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie. Kierownicy/dyrektorzy na bieżąco kontrolują trasy przejechane przez pojazdy samochodowe w systemie GPS.

5)pytanie: „Czy istnieje nadzór nad używaniem będących przedmiotem zapytania? Jeżeli tak, należy wskazać w jaki sposób i kto będzie dokonywać tego nadzoru?”

Odpowiedź: odpowiedź na w/w pytanie jest zawarta w odpowiedzi na pyt. nr 3 i pyt. nr 4 - tj.  osobami bezpośrednio nadzorującymi używanie pojazdów będących przedmiotem zapytania i pozostałych pojazdów są kierownicy/dyrektorzy, osobami pośrednio nadzorującymi są osoby kontrolujące zużycie i rozliczenie paliwa oraz główna księgowa, która dokonuje między innymi miesięcznego rozliczenia podatku vat należnego i naliczonego.

6)pytanie: „Czy ewidencja z zastosowaniem systemu GPS będzie zawierała dane dotyczące każdego użycia pojazdu?”

Odpowiedź: system GPS, jest zamontowany w pojeździe na stale, więc każdorazowe użycie pojazdu, nawet bez wprowadzenia go w ruch (czyli tylko włączenie silnika pojazdu, który zacznie generować zużycie paliwa) jest automatycznie zarejestrowane w systemie. Nie ma możliwości, aby użytkowanie pojazdów samochodowych, nie zostało zarejestrowane w systemie. Jednocześnie nie ma możliwości ręcznego wyłączenia urządzenia GPS, system uruchamia się automatycznie. Urządzenia GPS nie mogą być również demontowane.

7)pytanie: „Jaki pracownik będzie dokonywał sprawdzenia zgodności danych wynikających z miesięcznej ewidencji przebiegu wykonanej z systemu GPS ze stanem faktycznym? Czy będzie to osoba kierująca pojazdem - czy inna osoba?

Odpowiedź: po sporządzeniu zestawienia miesięcznej ewidencji przebiegu wykonanej z  systemu GPS zgodność ze stanem faktycznym będzie sprawdzona w pierwszej kolejności przez pracownika kierującego pojazdem, następnie kierownik/dyrektor nadzorujący pracę tegoż pracownika dokona weryfikacji zestawienia i po podpisaniu przez kierownika/dyrektora i potwierdzeniu pisemnym przez pracowników kierujących pojazdem samochodowym zestawienia zostaną przekazane do weryfikacji osobie dokonującej sprawdzenia rozliczonego czasu pracy pojazdu samochodowego (w tym sprawdzenia czy  użycie pojazdu samochodowego było optymalnie ekonomiczne i zgodne z zasadą ecodriving) i zużytego paliwa pojazdu samochodowego. Następnie ewidencja jest dostarczona do wglądu głównej księgowej, która dokonuje między innymi miesięcznego rozliczenia podatku należnego i naliczonego VAT. Spółka zapewnia wielostopniowy system weryfikacji zgodności danych.

8)pytanie: „Czy ewidencja przebiegu wykonana z systemu GPS będzie potwierdzona przez pracownika kierującego pojazdem?”

Odpowiedź: tak będzie, co zawarte jest w odpowiedzi na pytanie nr 7.

9)pytanie: „Czy zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonana z systemu GPS dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu będzie na tyle szczegółowy, że zapewni rzetelność prowadzonej ewidencji?”

Odpowiedź: zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS dotyczący trasy i celu wyjazdu będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o vat, poniżej prezentują Państwo dane zawarte w zestawieniu z systemu GPS:

1.liczbę porządkową wpisu;

2.numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

3.imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;

4.czas-start (moment rozpoczęcia podróży pojazdem samochodowym z  uwzględnieniem godzina, dzień miesiąc, rok)

5.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

6.lokalizacja-start (dokładny adres momentu rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

7.szerokość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

8.długość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

9.czas-koniec (moment zakończenia podróży pojazdem samochodowym z  uwzględnieniem godzina, dzień, miesiąc, rok);

10.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

11.lokalizacja-koniec (dokładny adres momentu zakończenia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

12.dystans-ilość przejechanych kilometrów w trakcie podróży pojazdu samochodowego;

13.szerokość geograficzna na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

14.długość geograficzna na moment zakończenia podroży pojazdu samochodowego;

15.cel wyjazdu-określenie celu podróży pojazdu samochodowego (na tyle szczegółowe, aby stanowiło podstawę do przyporządkowania do odpowiednich rodzajów działalności gospodarczej spółki jako kosztu oraz bezwzględnego określenia użycia pojazdu zgodnie z wewnętrznym Regulaminem użytkowania pojazdów samochodowych);

16.podpis kierownika/dyrektora upoważnionych przez Zarząd do potwierdzenia autentyczności wpisów pracownika kierującego pojazdem samochodowym.

10)pytanie: „Czy prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów wykonana z systemu GPS będzie w sposób rzetelny odzwierciedlać każde użycie pojazdu?”

Odpowiedź: w opinii Spółki prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów wykonana z systemu GPS będzie w sposób rzetelny odzwierciedlać każde użycie pojazdu samochodowego, gdyż już każdorazowe odpalenie silnika pojazdu generuje zapis w systemie GPS jako użycie pojazdu, co też było pisane w w/w odpowiedziach na pytania. Podkreślają Państwo, że nie ma możliwości ręcznego wyłączenia urządzenia GPS, system uruchamia się automatycznie. Urządzenia GPS nie mogą być również demontowane.

11)pytanie: „Czy będzie możliwe wygenerowanie ewidencji przebiegu pojazdów z GPS z końcem każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdu? Czy będą państwo również dokonywali dziennych raportów ewidencji przebiegu z systemu GPS?

Odpowiedź: wygenerowanie ewidencji przebiegu pojazdów z systemu GPS jest możliwe na koniec każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdów. W związku z powyższym Spółka zamierza generować raporty dzienne z systemu GPS, w celu weryfikacji zgodności danych wynikających z ewidencji przebiegu ze stanem faktycznym.

Pytanie

Czy rozważany przez Spółkę sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT będzie spełniać wymogi art.  86a ust. 7 ustawy o VAT i nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy przedstawiony sposób ewidencji przebiegu pojazdów samochodowych, w tym pojazdów samochodowych w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o  VAT, tj. Generowany z systemu GPS będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. W związku z powyższym dla pojazdów samochodowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej Spółki, o których mowa w art. 2 pkt 34, nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wnioski wskazali Państwo:

W związku z doprecyzowaniem opisu sprawy, Spółka podtrzymuje stanowisko własne wyrażone we wniosku, które nie ulega zmianie i pozostaje w przekonaniu, że wygenerowany miesięczny raport w systemu GPS zawierający następujące dane:

1.liczbę porządkową wpisu;

2.numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

3.imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;

4.czas-start (moment rozpoczęcia podróży pojazdem samochodowym z uwzględnieniem godzina, dzień miesiąc, rok);

5.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

6.lokalizacja-start (dokładny adres momentu rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

7.szerokość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

8.długość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

9.czas-koniec (moment zakończenia podróży pojazdem samochodowym z  uwzględnieniem godzina, dzień, miesiąc, rok);

10.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

11.lokalizacja-koniec (dokładny adres momentu zakończenia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

12.dystans-ilość przejechanych kilometrów w trakcie podróży pojazdu samochodowego;

13.szerokość geograficzna na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

14.długość geograficzna na moment zakończenia podroży pojazdu samochodowego;

15.cel wyjazdu-określenie celu podróży pojazdu samochodowego (na tyle szczegółowe, aby stanowiło podstawę do przyporządkowania do odpowiednich rodzajów działalności gospodarczej spółki jako kosztu oraz bezwzględnego określenia użycia pojazdu zgodnie z wewnętrznym Regulaminem użytkowania pojazdów samochodowych);

16.podpis kierownika/dyrektora upoważnionych przez Zarząd do potwierdzenia autentyczności wpisów pracownika kierującego pojazdem samochodowym,

po zachowaniu wprowadzonych procedur w Spółce, tj. w pierwszej kolejności sprawdzeniu poprawności zapisów przez osoby kierującej pojazdem samochodowym ze stanem faktycznym i złożeniu podpisu na zestawieniu, następnie sprawdzeniu i potwierdzeniu przez kierownika/dyrektora zgodności danych i potwierdzeniu autentyczności wpisów pracownika kierującego pojazdem samochodowym oraz ustaleniu od osoby rozliczającej czas pracy i  zużycie paliwa poprawności danych zbiorczych, raport taki będzie spełniał wymogi określone w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT i jednoczesne regulacje wewnętrzne w Spółce (Regulamin określający użytkowanie pojazdów samochodowych tylko i wyłącznie do celów służbowych, tj. działalności opodatkowane Spółki) oraz zasadą, że samochody są użytkowane na podstawie wcześniej ustalonych dyspozycji prac przez kierownika/dyrektora dla pracownika przez z bezwzględną praktyką pozostawiania pojazdów samochodowych na parkingach zamkniętych przyzakładowych Spółki na koniec każdego dnia roboczego jak również w weekendy, będą spełnione wszystkie przesłanki i nie będą miały zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Z treści art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy wynika, że:

Na podstawie art. 2 pkt 34 ustawy:

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy:

Na podstawie art. 86a ust. 5 ustawy:

Art. 86a ust. 6 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 8 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 12 ustawy:

Przez „poniesienie wydatku” należy rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi lub też nabycie towaru czy usługi, w zależności od tego która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza.

Na mocy art. 86a ust. 13 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. W działalności gospodarczej wykorzystują Państwo pojazdy tylko i wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W  Państwa Spółce uregulowano wewnętrznym dokumentem zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych. Z dokumentów posiadanych przez Spółkę, tj. Regulaminu określającego wewnętrzne zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej), wynika, że wszystkie pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki i wykluczone będzie wykorzystywanie danego samochodu do celów niezwiązanych z  działalnością gospodarczą Spółki. W w/w Regulaminie określającym zasady użytkowania wszelkich pojazdów w Spółce zabrania się wykorzystywania wszelkich pojazdów samochodowych Spółki do użytku prywatnego przez pracowników Spółki. W celu wyeliminowania praktyk prywatnego użytkowania Spółka powzięła pewne kroki, tj. wszelkie samochody Spółki (w tym samochody objęte zakresem wniosku) stacjonują na zamkniętych parkingach Spółki przy danych zakładach Spółki, każde użycie pojazdów samochodowych realizowane jest na podstawie polecenia kierownika/dyrektora. Pojazdy samochodowe są również wyposażone w system lokalizacji (system GPS) pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie. Kierownicy/dyrektorzy na bieżąco kontrolują trasy przejechane przez pojazdy samochodowe w systemie GPS. Wytworzone dokumenty obiektywnie definiują warunki do wykorzystywania pojazdów wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak również formułują wyraźny zakaz używania pojazdów do użytku prywatnego. Ze względu na charakter prowadzonej działalności przez Spółkę i sposób użytkowania pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej), każde użycie pojazdu wynika z wydanych przez kierownika/dyrektora poleceń służbowych, który każdego dnia rozdysponowuje pracę pracownikom Spółki. Każdorazowe użycie pojazdu samochodowego dokumentowane jest obecnie dokonaniem wpisu po użyciu pojazdu do papierowej ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane, o  których mowa w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przez pracownika kierującego pojazdem w  czasie wykonywania polecenia kierownika/dyrektora. Kierownik/dyrektor nadzoruje w/w  papierowe ewidencje, aby wpisy były wykonywane przez pracowników kierujących pojazdem najpóźniej na koniec każdego dnia. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego w/w  ewidencje są przekazywane do pracownika Spółki w celu weryfikacji używania pojazdów oraz rozliczenia zużytego paliwa przez pojazdy samochodowe. Ewidencje papierowe są również dostarczane do działu księgowego, w celu rozliczenia podatku należnego i naliczonego za dany miesiąc kalendarzowy. Dodatkowo wpisy w ewidencji są weryfikowane z danymi uzyskanymi z systemu lokalizacji pojazdu (GPS), co obiektywnie wyklucza możliwość nierzetelności wpisu. Kolejnym elementem kontrolnym jest weryfikacja prowadzonej ewidencji pod kątem jej zgodności z wydanym poleceniem służbowym wyjazdu. Koherentność tych trzech elementów wyklucza możliwość używania pojazdów w  celach innych niż związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Rozważają Państwo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów za pośrednictwem systemu GPS. System GPS, jest zamontowany w pojeździe na stale, więc każdorazowe użycie pojazdu, nawet bez wprowadzenia go w ruch (czyli tylko włączenie silnika pojazdu, który zacznie generować zużycie paliwa) jest automatycznie zarejestrowane w systemie. Nie ma możliwości, aby użytkowanie pojazdów samochodowych, nie zostało zarejestrowane w systemie. Jednocześnie nie ma możliwości ręcznego wyłączenia urządzenia GPS, system uruchamia się automatycznie. Urządzenia GPS nie mogą być również demontowane. Po sporządzeniu zestawienia miesięcznej ewidencji przebiegu wykonanej z  systemu GPS zgodność ze stanem faktycznym będzie sprawdzona w pierwszej kolejności przez pracownika kierującego pojazdem, następnie kierownik/dyrektor nadzorujący pracę tegoż pracownika dokona weryfikacji zestawienia i po podpisaniu przez kierownika/dyrektora i potwierdzeniu pisemnym przez pracowników kierujących pojazdem samochodowym zestawienia zostaną przekazane do weryfikacji osobie dokonującej sprawdzenia rozliczonego czasu pracy pojazdu samochodowego. Zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS dotyczący trasy i celu wyjazdu będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, dane zawarte w  zestawieniu z systemu GPS zawierają:

1.liczbę porządkową wpisu;

2.numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

3.imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;

4.czas-start (moment rozpoczęcia podróży pojazdem samochodowym z uwzględnieniem godzina, dzień miesiąc, rok)

5.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

6.lokalizacja-start (dokładny adres momentu rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

7.szerokość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

8.długość geograficzna na moment rozpoczęcia podróży pojazdu samochodowego;

9.czas-koniec (moment zakończenia podróży pojazdem samochodowym z uwzględnieniem godzina, dzień, miesiąc, rok);

10.stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

11.lokalizacja-koniec (dokładny adres momentu zakończenia podróży pojazdu samochodowego ulica, miejscowość, kraj);

12.dystans-ilość przejechanych kilometrów w trakcie podróży pojazdu samochodowego;

13.szerokość geograficzna na moment zakończenia podróży pojazdu samochodowego;

14.długość geograficzna na moment zakończenia podroży pojazdu samochodowego;

15.cel wyjazdu-określenie celu podróży pojazdu samochodowego (na tyle szczegółowe, aby stanowiło podstawę do przyporządkowania do odpowiednich rodzajów działalności gospodarczej spółki jako kosztu oraz bezwzględnego określenia użycia pojazdu zgodnie z wewnętrznym Regulaminem użytkowania pojazdów samochodowych);

16.podpis kierownika/dyrektora upoważnionych przez Zarząd do potwierdzenia autentyczności wpisów pracownika kierującego pojazdem samochodowym.

Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów wykonana z systemu GPS będzie w sposób rzetelny odzwierciedlać każde użycie pojazdu samochodowego, gdyż już każdorazowe odpalenie silnika pojazdu generuje zapis w systemie GPS jako użycie pojazdu, co też było pisane w w/w odpowiedziach na pytania. Nie ma możliwości ręcznego wyłączenia urządzenia GPS, system uruchamia się automatycznie. Urządzenia GPS nie mogą być również demontowane. Wygenerowanie ewidencji przebiegu pojazdów z systemu GPS jest możliwe na koniec każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdów. W związku z  powyższym Spółka zamierza generować raporty dzienne z systemu GPS, w celu weryfikacji zgodności danych wynikających z ewidencji przebiegu ze stanem faktycznym. Spółka złożyła w  przewidzianym terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację, o  której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, według wzoru określonego w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 21 marca 2014 roku w  sprawie wzoru informacji o  pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do  działalności gospodarczej, tj.  informacje VAT-26, która w razie takiej potrzeby będzie aktualizowana.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane powyżej przepisy prawa stwierdzam, że prowadzona w opisany sposób za pomocą systemu GPS ewidencja przebiegu pojazdów będzie zawierała wszystkie niezbędne elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy. Z wniosku wynika, że ewidencja prowadzona za pośrednictwem systemu GPS będzie zawierała dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, Jak Państwo wskazali zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS dotyczący trasy i celu wyjazdu będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Spółka zamierza generować raporty dzienne z  systemu GPS, w celu weryfikacji zgodności danych wynikających z ewidencji przebiegu ze  stanem faktycznym. System ten na koniec okresu, tj. na koniec ostatniego dnia miesiąca, będzie generował raport ewidencji przebiegu. Po sporządzeniu zestawienia miesięcznej ewidencji przebiegu wykonanej z  systemu GPS zgodność ze stanem faktycznym będzie sprawdzona w pierwszej kolejności przez pracownika kierującego pojazdem, następnie kierownik/dyrektor nadzorujący pracę tegoż pracownika dokona weryfikacji zestawienia i  po  podpisaniu przez kierownika/dyrektora i potwierdzeniu pisemnym przez pracowników kierujących pojazdem samochodowym zestawienia zostaną przekazane do weryfikacji osobie dokonującej sprawdzenia rozliczonego czasu pracy pojazdu samochodowego. Wygenerowane raporty z systemu GPS przekazywane będą przed sporządzeniem deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za  dany okres.

W konsekwencji należy stwierdzić, że wskazany przez Państwa sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów za pośrednictwem systemu GPS będzie spełniał wymogi określone w art. 86a ust. 7 ustawy.

Jednocześnie należy zauważyć, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z eksploatacją pojazdów samochodowych w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego regulaminach i zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych a dopiero wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Zatem dla pełnego odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem wydatków związanych z eksploatacją pojazdów istotnym będzie ustalenie czy zostały spełnione warunki do pełnego odliczenia podatku naliczonego tj. czy stworzono zasady i reguły wykorzystania pojazdów wykluczające użytek inny niż do działalności gospodarczej tzn. czy wprowadzono zasady i regulaminy dotyczące wykorzystania tych pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej.

Natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest jedynym czynnikiem powodującym, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z tymi pojazdami. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest warunkiem wtórnym w stosunku do wprowadzonych zasad oraz regulaminów dotyczących korzystania z pojazdów, które wykluczają użycie pojazdów do celów innych niż działalność gospodarcza. Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie oznacza, że pojazd nie będzie używany do celów innych niż działalność gospodarcza.

Jak wskazali Państwo w opisie sprawy, w działalności gospodarczej wykorzystują Państwo pojazdy tylko i wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W Państwa Spółce uregulowano wewnętrznym dokumentem zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych. Z dokumentów posiadanych przez Spółkę, tj. Regulaminu określającego wewnętrzne zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej), wynika, że wszystkie pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki i wykluczone będzie wykorzystywanie danego samochodu do celów niezwiązanych z  działalnością gospodarczą Spółki. W celu wyeliminowania praktyk prywatnego użytkowania Spółka powzięła pewne kroki, tj. wszelkie samochody Spółki (w tym samochody objęte zakresem wniosku) stacjonują na zamkniętych parkingach Spółki przy danych zakładach Spółki, każde użycie pojazdów samochodowych realizowane jest na podstawie polecenia kierownika/dyrektora. Pojazdy samochodowe są również wyposażone w system lokalizacji (system GPS) pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w  danym czasie. Kierownicy/dyrektorzy na bieżąco kontrolują trasy przejechane przez pojazdy samochodowe w systemie GPS. Wytworzone dokumenty obiektywnie definiują warunki do wykorzystywania pojazdów wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak również formułują wyraźny zakaz używania pojazdów do użytku prywatnego. Ze względu na charakter prowadzonej działalności przez Spółkę i sposób użytkowania pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej), każde użycie pojazdu wynika z wydanych przez kierownika/dyrektora poleceń służbowych, który każdego dnia rozdysponowuje pracę pracownikom Spółki. Każdorazowe użycie pojazdu samochodowego dokumentowane jest obecnie dokonaniem wpisu po użyciu pojazdu do papierowej ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane, o których mowa w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przez pracownika kierującego pojazdem w czasie wykonywania polecenia kierownika/dyrektora. Natomiast rozważają Państwo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów za pośrednictwem systemu GPS, a zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

W świetle powyższych okoliczności, stwierdzam, że w przedmiotowej sprawie będą spełnione warunki do uznania, że Państwa pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (m. in. wprowadzono wewnętrzne regulacje, zabraniające używania pojazdu w celu prywatnych, samochody parkowane są na zamkniętych parkingach Spółki) oraz będą Państwo prowadzić ewidencję przebiegu, która zawiera niezbędne elementy wynikające z art. 86a ust. 7 ustawy. Wobec powyższego, będziecie Państwo jako czynny zarejestrowany podatnik podatku VAT uprawnieni do pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków poniesionych na przedmiotowe pojazdy samochodowe na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Przy czym, prawo to będzie Państwu przysługiwało, o ile nie zaistnieją wyłączenia wynikające z  art.  88  ustawy.

Zatem Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383.).