Przechowywanie dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 28 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach, wpłynął 28 września 2023 r. Przedmiotowy wniosek uzupełnili Państwo pismem z dnia 3 grudnia 2023 r., (data wpływu: 3 grudnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego (uzupełniony pismem z dnia 3 grudnia 2023 r.)

Spółka Akcyjna (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest spółką kapitałową, która świadczy usługi dla uczestników rynku energii. W tym zakresie z oferty Spółki korzystają podmioty obrotu energią, energochłonni odbiorcy przemysłowi, producenci energii oraz operatorzy systemów dystrybucyjnych. Spółka – ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość otrzymywanych przez siebie faktur zakupowych – od dłuższego czasu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „fakturami zakupu”.

Obecnie Spółka nie posiada dedykowanego programu, w którym przechowywane byłyby faktury zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu w formie elektronicznej przechowywane są przez Spółkę w wyznaczonych ku temu folderach. Proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania danej faktury zakupu opisany został poniżej.

Spółka otrzymuje faktury zakupu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w zawieranych z nimi umowach lub aneksach do umów, jeżeli pierwotna umowa nie przewidywała możliwości doręczania faktur zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, Spółka każdorazowo weryfikuje pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisuje w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Po otrzymaniu faktury Wnioskodawca weryfikuje czy dana faktura:

-przesłana została zgodnie z ustalonymi między Spółką a kontrahentem kanałami komunikacji,

-jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf,

-została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o którym mowa w akapicie powyższym oraz dokonania odpowiednich zapisów księgowych faktury te umieszczane są w odpowiednio oznaczonych folderach w specjalnie przeznaczonym do tego dysku sieciowym, do których dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy.

Folder, w którym Wnioskodawca przechowuje faktury zakupu, podzielony jest według następującej metodyki:

Folder zbiorczy, w którym przechowywane są faktury zakupu dzielony jest na poszczególne lata kalendarzowe. Następnie foldery „roczne”, dzielone są na foldery miesięczne. Każda faktura otrzymywana i przechowywana przez Spółkę przechowywana jest w folderze „miesięcznym”. Każda opisana faktura zakupu trafia do jednego z folderów dzielonych na miesiące, co zapewnia Wnioskodawcy łatwe odszukanie konkretnego dokumentu w przypisaniu do odpowiedniego miesięcznego okresu rozliczeniowego. Po zakończeniu powyższych czynności Spółka dokonuje weryfikacji merytorycznej faktury, w szczególności czy zawiera ona komplet informacji wymaganych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwalają również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

Spółka jest zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W Spółce występują zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT. Mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT i dokumentowane są wyłącznie notami obciążeniowymi. Niezależnie od tego czy dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, Spółka ma zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Spółka może nabywać usługi, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT w związku z m. in. kierowaniem pracowników Wnioskodawcy na delegacje.

Spółka przechowuje – i będzie przechowywać dalej – wszystkie faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność zgodnie z dyspozycją art. 112a ustawy o VAT.

Jednocześnie Spółka przechowywała i będzie przechowywać wszelkie faktury zakupu noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz dokumenty z nimi zrównane będące przedmiotem wniosku Spółki, mogą być przechowywane w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju, jak również poza terytorium kraju w zależności od faktycznego miejsca położenia serwera, ale dostąp do nich zawsze będzie możliwy bezpośrednio z kraju.

Niezależnie od miejsca przechowywania ww. faktur, Spółka umożliwi za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłocznych ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (ostatecznie sformułowane w piśmie z dnia 3 grudnia 2023 r.)

Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług (ostatecznie sformułowane w piśmie z dnia 3 grudnia 2023 r.)

Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez niego spełnione w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu folderach, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego.

W związku z powyższym przechowywanie przez Spółkę dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zdaniem Wnioskodawcy zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

-wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

-otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

 - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisów powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

-    zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

-    przechowywać faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

-    przechowywać faktury w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

-    zapewniać integralność treści faktur,

-    zapewniać czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-    zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione – z pewnymi odrębnościami – wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur.

Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej.

Możliwość przechowywania dokumentów księgowych, w tym w szczególności faktur, w formie elektronicznej znajduje odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku z dnia 3 listopada 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”.

Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z dnia 28 września 2011 roku, sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z dnia 6 października 2011 roku, sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z dnia 24 listopada 2011 roku, I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur”.

Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2014 roku art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane w ubiegłym roku, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku.

I tak, w interpretacji indywidualnej z dnia 13 października 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych”.

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z dnia 28 września 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. (…) Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur,  w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami”.

Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur”.

Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez niego spełnione w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu folderach, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym przechowywanie przez Spółkę dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zdaniem Wnioskodawcy zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Przede wszystkim – w tak zakreślonym stanie faktycznym – nie powinno budzić wątpliwości, że sposób opisu i zapisywania faktur w odpowiednich, dedykowanych ku temu folderach, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przyjęta metodologia archiwizacji dokumentów ma na celu zapewnienie dostępu do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po stronie Wnioskodawcy czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli.

Jednocześnie Spółka podejmuje działania niezbędne do weryfikacji autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur. Dodatkowo, faktury otrzymywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z dyspozycją art. 106n ustawy o VAT, uniemożliwiają ich edycję, co zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę tak zakreślony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur zakupowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT. Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

-    zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

-    przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

-    przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

-    zapewnienie integralności treści faktur,

-    zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-    zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a wprzypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

 - zostały przez Wnioskodawcę spełnione, a więc stanowisko Wnioskodawcy przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570, ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 90 ust. 1 i 2 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymujecie Państwo faktury zakupowe oraz inne dokumenty księgowe m.in., noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Państwa w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Faktury otrzymują Państwo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, każdorazowo weryfikują Państwo pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisują je Państwo w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Po otrzymaniu faktury weryfikujecie Państwo czy dana faktura:

-przesłana została zgodnie z ustalonymi między Spółką a kontrahentem kanałami komunikacji,

-jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf,

-została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o której mowa powyżej oraz dokonania odpowiednich zapisów księgowych faktury te umieszczane są w odpowiednio oznaczonych folderach w specjalnie przeznaczonym do tego dysku sieciowym, do których dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy.

Folder, w którym przechowujecie Państwo faktury zakupu, podzielony jest według następującej metodyki:

Folder zbiorczy, w którym przechowywane są faktury zakupu dzielony jest na poszczególne lata kalendarzowe. Następnie foldery „roczne”, dzielone są na foldery miesięczne. Każda faktura otrzymywana i przechowywana przez Państwa przechowywana jest w folderze „miesięcznym”.

Niezależnie od tego czy dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, macie Państwo zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwala również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Możecie Państwo również nabywać usługi, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT w związku z m. in. kierowaniem pracowników na delegacje.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych dokumentów.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także niezależnie od miejsca przechowywania ww. faktur, w sytuacji gdy umożliwią Państwo za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłocznych ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji, zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego występującego na fakturach potwierdzających poniesienie wydatków dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT - przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanych ku temu folderach  w sposób opisany we wniosku.

W tym miejscu Organ pragnie zaznaczyć, że sama zmiana sposobu przechowywania faktur nie zmienia zakresu prawa do odliczenia.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania dotyczącego podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtujecie jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku (w zakresie podatku od towarów i usług), nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Ponadto powołane w stanowisku wyroki sądu nie mają mocy powszechnie obowiązującej. Sąd wyrokiem lub postanowieniem rozstrzyga wyłącznie konkretną sprawę co do stwierdzenia naruszenia prawa i skutków prawnych tego naruszenia i jedynie w tej sprawie ma moc wiążącą. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia, o czym stanowi art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634). Zatem powołane wyroki nie posiadają waloru wykładni powszechnej, co w praktyce oznacza, że nie stanowią one podstawy dla analogicznego rozstrzygnięcia przez organy podatkowe.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634, ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa