Możliwość odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 28 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy możliwości odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo pismem z 23 listopada 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego (przeformułowany po uzupełnieniu wniosku)

X (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest spółką kapitałową, której przedmiotem działalności jest prowadzenie (…) oraz wykonywanie innych czynności związanych z organizowaniem i prowadzeniem odpowiednio rozliczeń (…) w rozumieniu właściwych przepisów prawa.

Wnioskodawca prowadzi swoją działalność na podstawie (…).

Wnioskodawca jako (…). Spółka prowadzi na podstawie (…). Dodatkowo, na podstawie art. 68a ust. 14 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, Wnioskodawca prowadzi (…). W tym zakresie, do (…).

Do zadań Spółki, jako (…) należy, w myśl art. (…). W tym zakresie, obowiązkiem X jest zapewnienie przeprowadzania rozliczeń (…) poprzez zagwarantowanie wykonania ich zobowiązań i wierzytelności wynikających z tych transakcji.

Spółka – ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość otrzymywanych przez siebie faktur zakupowych – od dłuższego czasu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „fakturami zakupu”. Proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania danej faktury zakupu opisany został poniżej.

Spółka otrzymuje faktury zakupu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf. na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom w zawieranych z nimi umowach lub aneksach do umów, jeżeli pierwotna umowa nie przewidywała możliwości doręczania faktur zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, Spółka każdorazowo weryfikuje pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisuje w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Po otrzymaniu faktury Wnioskodawca weryfikuje czy dana faktura:

-przesłana została zgodnie z ustalonymi między Spółką a kontrahentem kanałami komunikacji,

-jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf.,

-została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o którym mowa w akapicie faktury te umieszczane są w specjalnym dedykowanym do tego programie informatycznym (dalej: „Program”), w którym są one dokładnie opisywane w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie oraz poddawane są analizie merytorycznej. Spółka dokonując weryfikacji merytorycznej faktury, sprawdza w szczególności czy zawiera ona komplet informacji, w szczególności wymaganych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Podkreślić należy, że Program – w ramach dostępnych w nim funkcjonalności – umożliwia sortowanie otrzymanych i wgranych przez Wnioskodawcę do sytemu faktur. Program, nie tylko ułatwia odszukiwanie poszczególnych faktur otrzymanych przez Spółkę, ale umożliwia również ich sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe czy danego kontrahenta. Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktur zakupowych, ale pozwala również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

W Spółce mogą występować zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT. Mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT i dokumentowane są wyłącznie notami obciążeniowymi. Niezależnie od tego czy dokumenty dotyczyć będą czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, Spółka ma zamiar przechowywać wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (przeformułowane po uzupełnieniu wniosku)

Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu Programie pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego?

Państwa stanowisko w sprawie (przeformułowane po uzupełnieniu wniosku)

Stanowisko

Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez niego spełniane w przypadku przechowywania faktur w dedykowanym ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego. W związku z powyższym przechowywanie przez Spółkę dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zdaniem Wnioskodawcy zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

-    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

-    wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

-    wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;

-    otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: o wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, o dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

-    wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

-    otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisów powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

-  zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

-  przechowywać faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

-  przechowywać faktury w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

-  zapewniać integralność treści faktur,

-  zapewniać czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-  zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione – z pewnymi odrębnościami – wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur.

Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej, ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej. Możliwość przechowywania dokumentów księgowych, w tym w szczególności faktur, w formie elektronicznej znajduje odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku z dnia 3 listopada 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”.

Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z dnia 28 września 2011 roku, sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z dnia 6 października 2011 roku, sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z dnia 24 listopada 2011 roku, I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur”. Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2014 roku art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane w ubiegłym roku, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku. I tak, w interpretacji indywidualnej z dnia 13 października 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych”.

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z dnia 28 września 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1- 3.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. […] Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami”.

Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1- 3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur”.

Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT są przez niego spełniane w przypadku przechowywania faktur w dedykowanych ku temu Programie, tak jak zostało to przedstawione w opisie stanu faktycznego.

W związku z powyższym przechowywanie przez Spółkę dokumentów księgowych (faktur zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zdaniem Wnioskodawcy zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Po stronie Spółki nie pojawia się obowiązek dodatkowego drukowania faktur w celu sprostania wymogom ustawowym w zakresie ich przechowywania. Przede wszystkim – w tak przedstawionym stanie faktycznym – nie powinno budzić wątpliwości, że posługiwanie się przez Wnioskodawcę, dedykowanym ku przechowywaniu dokumentów, Programem, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie. Zaawansowane programy – w tym Program, który wdrożyła Spółka – zawierają odpowiednie narzędzia, które pozwalają na wybieranie i dostęp do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po stronie Wnioskodawcy czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli. Jednocześnie Spółka podejmuje działania niezbędne do weryfikacji autentyczności pochodzenia otrzymywanych faktur.

Dodatkowo, faktury otrzymywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z dyspozycją art. 106n ustawy o VAT, uniemożliwiają ich edycję, co zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia, aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę tak przedstawiony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur zakupowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT.

Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

-    zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

-    przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

-    przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,

-    zapewnienie integralność treści faktur,

-    zapewnienie czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-    zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

 - zostały przez Wnioskodawcę spełnione, a więc stanowisko Wnioskodawcy przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570, ze zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się:

W myśl art. 2 pkt 32 ustawy fakturą elektroniczną jest:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2021 poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Natomiast art. 106m ust. 3 ustawy mówi, że:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy o VAT:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Odnosząc się do kwestii objętej zakresem zadanego pytania, w pierwszej kolejności należy wskazać, że z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury wyglądała identycznie jak wersja papierowa tej faktury. Warunek braku zmiany treści faktury (integralności treści), nie dotyczy formatu faktury w formie elektronicznej. Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem, że dane te pozostaną niezmienione. Pozwala to odbiorcy na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz z upływem czasu, zmian technologicznych.

Spółka od dłuższego czasu – ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość otrzymywanych przez siebie faktur zakupowych – otrzymuje faktury oraz inne dokumenty księgowe wyłącznie w formie elektronicznej. Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę.

Spółka otrzymuje faktury zakupu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf. na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazuje kontrahentom w zawieranych z nimi umowach lub aneksach do umów, jeżeli pierwotna umowa nie przewidywała możliwości doręczania faktur zakupu w formie elektronicznej. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, Spółka każdorazowo weryfikuje pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisuje w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Po otrzymaniu faktury Wnioskodawca weryfikuje czy dana faktura:

-przesłana została zgodnie z ustalonymi między Spółką a kontrahentem kanałami komunikacji,

-jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf.,

-została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy faktury te umieszczane są w specjalnym dedykowanym do tego programie informatycznym, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie oraz poddawane są analizie merytorycznej. Spółka dokonując weryfikacji merytorycznej faktury, sprawdza w szczególności czy zawiera ona komplet informacji wymaganych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Program ułatwia odszukiwanie poszczególnych faktur otrzymanych przez Spółkę, umożliwia również ich sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe czy danego kontrahenta. Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktur zakupowych, ale pozwala również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną we wniosku procedurą, spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Prowadzą Państwo swoją działalność na podstawie (…). Spółka, jako (…). W tym zakresie, obowiązkiem X jest zapewnienie przeprowadzania rozliczeń (…) z tytułu (…) poprzez zagwarantowanie wykonania ich zobowiązań i wierzytelności wynikających z tych transakcji.

W Spółce mogą występować zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT. Mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT i dokumentowane są wyłącznie notami obciążeniowymi.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz przedstawione przepisy prawa stwierdzić należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do transakcji opodatkowanych podatkiem VAT.

W przypadku zdarzeń gospodarczych, które są zwolnione z podatku od towarów i usług oraz znajdują się poza przedmiotem opodatkowania VAT nie przysługuje Państwu odliczenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Reasumując, faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Jednocześnie taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Państwu prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, jeżeli nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Tym samym Państwa stanowisko w kwestii podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego oraz w odniesieniu do transakcji opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtujecie jego zakres przedmiotowy.

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2383). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1634, ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.