Będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków (Kosztów) związanych z Podróżami Freelancerów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z Podróżami Freelancerów. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 14 września 2023 r. (wpływ 14 września 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A Sp. z o.o. (dalej: A, Spółka lub Wnioskodawca) jest spółką z branży informatycznej,(...). Spółka prowadzi działalność w zakresie rozwoju oprogramowania, zarządzania infrastrukturą IT, testowania, usług wsparcia (...), szkoleniowych i inżynieryjnych. Ponadto, Spółka realizuje kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych, rozwoju oprogramowania oraz outsourcingu systemów informatycznych (dalej: Usługi). Odbiorcami usług świadczonych przez Spółkę są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne (dalej: Klienci).

Spółka jest polskim rezydentem podatkowym. A podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Polski.

Spółka opodatkowuje swoje dochody 19% stawką podatku dochodowego od osób prawnych. Dodatkowo A korzysta z preferencyjnego opodatkowania IP Box, zgodnie z przepisami art. 24d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2022.2587 t. j. z dnia 13 grudnia 2022 r., dalej: Ustawa o CIT).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka zatrudnia pracowników w oparciu o umowy o pracę (dalej: Pracownicy), jak również współpracuje z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (dalej: Freelancerzy). Freelancerzy nie stanowią Klientów Spółki, nie są także odbiorcami świadczonych przez Spółkę Usług.

Spółka pragnie podkreślić, że w branży IT kluczowe jest pozyskanie do współpracy osób z określonymi umiejętnościami specjalistycznymi, a co za tym idzie współpraca z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest niejako wymogiem rynkowym.

Współpraca z Freelancerami opiera się zazwyczaj na długoterminowych umowach o stałą współpracę. Freelancerzy są zaangażowani w realizację Usług na rzecz Klientów Spółki (dalej: Projekt). W zależności od wielkości i stopnia skomplikowania Projektu, Freelancerzy są dedykowani do realizacji jednego lub kilku projektów jednocześnie. Freelancer może także zmienić Projekt - na swoją prośbę, wedle potrzeb Spółki, jak również po zakończeniu danego Projektu.

Ze względu na złożony charakter świadczonych przez Spółkę Usług na rzecz Klientów, Freelancerzy zwykle stanowią stały element zespołów, które odpowiedzialne są za realizację Projektów (dalej: Zespół Projektowy). Zespoły Projektowe kompletowane są z uwzględnieniem niezbędnych kompetencji i umiejętności poszczególnych osób, zazwyczaj składają się one zarówno z Pracowników, jak i Freelancerów. Sposób współpracy z daną osobą, tj. kwestia czy dana osoba jest zatrudniona w oparciu o umowę o pracę czy Spółka współpracuje z nią w oparciu o umowę o współpracę, nie jest kryterium decydującym w kwestii ustalenia członków Zespołów Projektowych.

Ze względu na różnorodność prowadzonych przez Spółkę projektów, zdarza się, że Projekt jest realizowany częściowo lub w całości w siedzibie Klienta lub innym miejscu wymaganym przez naturę i charakter tego Projektu. Wówczas Pracownicy, jak i Freelancerzy odbywają podróże w miejsce wykonania Projektu (dalej: Podróże). Podróże te są ściśle związane z realizacją Projektów na rzecz Klientów.

Spółka pragnie nadmienić, że jednym z modeli współpracy oferowanych Klientom jest model oparty o outsourcing specjalistów lub zespołów specjalistów na zadania lub projekty do wykonania w określonym czasie (krótkim lub długim). W tym wariancie współpracy specjaliści Spółki (mogą to być Pracownicy, jak i Freelancerzy) dołączają do zespołu Klienta, wspierając potencjał osobowy i intelektualny zespołu.

Zdarza się także, że dla zapewnienia ciągłości Projektu i dobrej współpracy z Klientem Zespoły Projektowe lub ich członkowie odbywają cykliczne kilkudniowe Podróże do siedziby Klienta lub innego miejsca, związanego z realizacją Projektu.

W przypadku Pracowników Wnioskodawca wypłaca tym osobom diety (zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz. U. 2013 poz. 167) oraz organizuje wszystkie aspekty związane z Podróżami, tj. w szczególności rezerwuje oraz pokrywa koszty noclegów i przejazdów oraz ponosi koszt innych wydatków związanych z odbyciem Podróży.

Aktualnie Spółka rozważa zmianę modelu planowania Podróży w taki sposób, aby to Spółka organizowała Podróże Freelancerów. Z perspektywy Spółki organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Spółka wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie jest w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy.

W planowanym przez Spółkę wariancie, Spółka we własnym zakresie będzie rezerwowała i pokrywała koszty Podróży, tj. w szczególności:

• koszty noclegów (zakup usług hotelowych, jak i okresowy wynajem mieszkań, jeśli z charakteru Podróży oraz prowadzonego Projektu wynika, że wynajem mieszkania będzie bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem);
• koszty podróży, rozumiane jako koszty transportu (samolot, pociąg, autobus, wynajem auta);
• koszty związane z uzyskaniem wizy dla danego Freelancera, jeśli destynacja podróży wymaga uzyskania wizy;
• inne dodatkowe koszty związane z odbywaniem podróży, tj. w szczególności koszty ubezpieczenia, koszty paliwa itp.

W organizacji Podróży Spółka może także korzystać z usług pośrednika. W takiej sytuacji pośrednik nabywa na rzecz i imieniu Spółki usługi noclegowe, transportowe (bilety), niekiedy także usługi parkingowe. Korzystanie z usług pośrednika jest korzystne z perspektywy Spółki z uwagi na atrakcyjny poziom rabatów cenowych, szybkość i łatwość rozliczeń oraz przeniesienie odpowiedzialności na pośrednika w sytuacji nieplanowanych problemów, opóźnień, niezgodności standardu oferty noclegowej ze stanem rzeczywistym itp. Pośrednik w ramach świadczonych usług dodatkowo pobiera od Spółki opłatę manipulacyjną, wykazaną jako jeden z elementów świadczonych usług na wystawionej na rzecz Spółki fakturze.

Wszystkie wskazane wyżej wydatki, które Spółka będzie ponosiła w związku z Podróżami Freelancerów, Spółka na potrzeby niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej nazywa łącznie Kosztami (dalej: Koszty).

Wszystkie Koszty będą udokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi na rzecz Spółki.

Potrzeba świadczenia usług w konkretnym miejscu, tj. poza siedzibą Spółki i poza miejscem zamieszkania Freelancerów oraz związana z tym Podróż wynika najczęściej z natury i charakteru Projektu, umowy, zamówienia lub innych ustaleń pomiędzy Spółką a Klientem.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Zgodnie z planami Spółki, możliwość organizacji oraz sfinansowania Podróży przez Spółkę będzie dostępna dla każdego Freelancera odbywającego Podróż. Z uwagi na to, że Podróże organizowane są na potrzeby realizowanych przez Spółkę Projektów, Spółka co do zasady nie przewiduje obowiązku zwrotu poniesionych kosztów Podróży. Spółka zakłada jednak możliwość zobowiązania Freelancera do zwrotu Kosztów w sytuacji, gdyby z winy Freelancera nie doszło do Podróży.

Co do zasady decyzję o udziale w Podróży podejmuje lider Zespołu Projektowego w porozumieniu z członkami Zespołu Projektowego. Niekiedy udział danego Freelancera jest niezbędny z uwagi na charakter jego zadań, zakres odpowiedzialności za dany obszar Projektu, umiejętności specjalistyczne danego Freelancera i oczekiwania Klienta, a także z uwagi na charakter prowadzonego Projektu.

Każdorazowo Podróż ma związek z Projektem, w który zaangażowany jest dany Freelancer.

Współpracownicy (Freelancerzy) nie są udziałowcami Spółki.

Jak zostało to wskazane we wniosku o wydanie interpretacji, aktualnie Spółka rozważa zmianę modelu planowania Podróży, w taki sposób aby to Spółka organizowała i finansowała Podróże Freelancerów. Z perspektywy Spółki organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Spółka wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie jest w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy.

W sytuacji, gdy w Podróży bierze udział Zespół Projektowy, Spółka ma możliwość zorganizowania Podróży w sposób spójny dla całego Zespołu Projektowego (z uwzględnieniem tej samej lokalizacji, środków transportu, godzin Podróży, np. wspólny wynajem auta, wspólny nocleg etc.).

Jak zostało to wskazane we wniosku o wydanie interpretacji, Podróże są związane z Projektami prowadzonymi przez Spółkę, zatem zasadne jest by to Spółka ponosiła koszty ww. Podróży.

W planowanym modelu opisanym w zdarzeniu przyszłym wydatki Spółki związane z Podróżami nie będą stanowiły elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Freelancerów za usługi wynikające z zawartych umów. Wynagrodzenie Freelancerów określone będzie w umowach zawartych pomiędzy danym Freelancerem a Spółką.

Przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wydatki związane z Podróżą. Niniejszy wniosek nie dotyczy wydatków związanych z rozrywką, czy innymi atrakcjami. Tak jak wskazywała Spółka, w planowanym przez Spółkę wariancie, Spółka we własnym zakresie będzie rezerwowała i pokrywała koszty Podróży, tj. w szczególności:

• Koszty noclegów (zakup usług hotelowych, jak i okresowy wynajem mieszkań, jeśli z charakteru Podróży oraz prowadzonego Projektu wynika, że wynajem mieszkania będzie bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem);
• Koszty Podróży, rozumiane jako koszty transportu (samolot, pociąg, autobus, wynajem auta);
• Koszty związane z uzyskaniem wizy dla danego Freelancera, jeśli destynacja podróży wymaga uzyskania wizy;
• Inne dodatkowe koszty związane z odbywaniem podróży, tj. w szczególności koszty ubezpieczenia, koszty paliwa itp.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

Freelancerzy świadczą najczęściej usługi IT i inne podobne, ściśle związane z realizacją Projektów przez Spółkę. Mogą to być także usługi inżynieryjne, usługi doradcze, usługi z zakresu administracji, tzw. wsparcia (...) etc. Dokładny zakres usług oraz rola Freelancerów są każdorazowo wskazane w umowie łączącej Spółkę z Freelancerem.

Freelancerzy świadczą w głównej mierze usługi IT. Dokładny zakres usług oraz rola Freelancerów są każdorazowo wskazane w umowie łączącej Spółkę z Freelancerem. Różnorodność prowadzonych przez Spółkę Projektów, a także stanowisk w branży informatycznej nie pozwala na skonkretyzowane wskazanie w formie katalogu zamkniętego przedmiotu świadczonych usług przez Freelancerów.

Niekiedy konieczność Podróży wynika wprost z umów zawieranych przez Spółkę z Klientami (takie są oczekiwania Klienta i / lub specyfika danego Projektu). Czasami konieczność odbycia Podróży wynika z tzw. dobrych praktyk, konieczności zapewnienia sprawnej realizacji Projektów. Za każdym razem jednak celem Podróży jest realizacja Projektu zgodnie z umową i oczekiwaniami Klienta, a zatem w konsekwencji uzyskanie przez Spółkę wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych/odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń.

Wobec powyższego, w opinii Spółki Podróże są niezbędne dla sprawnej realizacji Projektów zgodnie z umowami zawartymi przez Spółkę z Klientami i oczekiwaniami Klientów.

Freelancerzy odbywają Podróże wyłącznie w związku z Projektami, w które są zaangażowani. Niekiedy wymogiem Klienta jest wykonanie części lub całości prac w określonym miejscu (np. w sytuacji, gdy konieczne jest dokonanie testów maszyny, do której opracowywane było specjalistyczne oprogramowanie). Czasami Podróże są konieczne w przypadku, gdy podczas realizacji Projektu pojawiły się nieoczekiwane trudności, które wymagają obecności Zespołu Projektowego w siedzibie Klienta. W modelu współpracy opartym o outsourcing, Freelacerzy odbywają Podróże także w celu spotkań bezpośrednich z zespołem projektowym Klienta.

Przedmiotem wniosku o interpretację jest zdarzenie przyszłe, nie zaś stan faktyczny. Spółka rozważa wprowadzenie takiego modelu Podróży, który opiera się na organizacji oraz finansowaniu Podróży, w których biorą udział Freelancerzy. Aktualnie, m. in. z uwagi na nierozpoznany wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, jak również rozbudowany system decyzyjny w Spółce, rozważany przez Spółkę model organizacji oraz finansowania Podróży nie ma odzwierciedlenia w umowach zawieranych pomiędzy Spółką a Freelancerami.

Spółka nie przewiduje wprowadzenia w umowach obowiązku organizacji i finansowania Podróży przez Spółkę. Planowany przez Spółkę model zakłada organizację i finansowanie Kosztów Podróży przez Spółkę – będzie to model wiodący i preferowany przez Spółkę, niemniej jednak nie obligatoryjny.

Zapisy umowne będą przewidywały możliwość zwrotu Freelancerom wydatków związanych z Podróżami, w sytuacji gdy poniesie on je we własnym zakresie – zapis ten będzie miał zastosowanie, m.in. w sytuacji, gdy Freelancer poniesie koszty podczas Podróży, które nie były możliwe do sfinansowania przez Spółkę na etapie organizacji Podróży.

Wydatki związane z Podróżami nie będę stanowiły elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Freelancerów za usługi wynikające z zawartych umów. Wynagrodzenie Freelancerów określone jest w umowach zawartych pomiędzy danym Freelancerem a Spółką.

Podróże Freelancerów odbywane są w związku z prowadzonymi przez Spółkę Projektami.

Tak jak zostało to przedstawione w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Podróże:

• niekiedy Projekt jest realizowany częściowo lub w całości w siedzibie Klienta lub innym miejscu wymaganym przez naturę i charakter tego Projektu;
• niekiedy Podróże odbywają się cyklicznie lub wedle potrzeb projektowych, tak, by zapewnić ciągłość oraz sprawną realizację Projektów;
• niekiedy Freelancer dołącza do zespołu projektowego Klienta, wspierając potencjał osobowy i intelektualny zespołu projektowego Klienta (outsourcing specjalistów/ zespołów projektowych).

Podróże Freelancerów, będące przedmiotem wniosku o interpretację, związane są z Projektami, w które jest zaangażowany dany Freelancer. Projekty realizowane są zaś w oparciu o umowy zawierane przez Spółkę z Klientami. W interesie Spółki jest realizacja Projektów zgodnie z ustaleniami umownymi oraz oczekiwaniami Klienta.

Podróże Freelancerów są związane z Projektami prowadzonymi przez Spółkę. Niekiedy miejsce realizacji Projektu określone jest wprost w umowie zawartej pomiędzy Spółką, a Klientem (tak jest np. w przypadku modelu współpracy opartym o outsourcing specjalistów/zespołów projektowych) lub konieczność odbycia Podróży wynika z bieżących ustaleń z Klientem.

W każdym jednak przypadku sprawna realizacja Projektu, bieżące reagowanie na trudności w realizacji Projektów, a także wykonanie projektu zgodnie z ustaleniami umownymi zdaniem Spółki jest w interesie Spółki. Powyższe czynniki mają bowiem wpływ na realizację Projektu, a zatem uzyskanie przez Spółkę wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych/odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń.

Ponoszone przez Spółkę wydatki, które będą podlegały odliczeniu (z uwzględnieniem wyłączeń i limitów ustawowych) związane są z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

Pytanie

Czy w świetle ustawy o VAT Wnioskodawca ma prawo odliczyć VAT naliczony od wydatków (Kosztów) związanych z Podróżami Freelancerów (poza wydatkami objętymi ustawowymi wyłączeniami określonymi w ustawie o VAT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od opisanych w zdarzeniu przyszłym Kosztów, związanych z Podróżami Freelancerów (poza wydatkami objętymi ustawowymi wyłączeniami określonymi w ustawie o VAT).

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Stosownie do art. 86 ust. 8 ustawy o VAT, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Z powyższych regulacji wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

a)odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz

b)gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego po stronie podatnika lub gdy te towary i usługi są wykorzystywane do świadczenia dostawy towarów lub świadczenia usług poza terytorium kraju, a kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych lub z nimi zrównanych, czyli w przypadku wykorzystania ich do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Jak zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka planuje pokrywać koszty Podróży Freelancerów. Podróże, które odbywają Freelancerzy zdaniem Spółki są ściśle związane z Usługami, które Spółka świadczy na rzecz swoich Klientów. Konieczność świadczenia prac poza siedzibą Wnioskodawcy i/lub poza miejscem zamieszkania Freelancera wynika z wymogów Klientów Spółki, natury i charakteru Projektu (jak zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, niekiedy Freelancerzy dołączają do zespołów Klientów, wspierając je swoją wiedzą i doświadczeniem lub przeprowadzając konkretne prace w siedzibie Klienta lub innym miejscu).

Konieczność prowadzenia prac w siedzibie Klienta lub w innym określonym miejscu wynika z umowy lub zamówienia lub innego rodzaju ustaleń, zawartych pomiędzy Spółką a Klientem.

Konsekwencją zrealizowanych projektów jest wystawienie faktury na Klienta, zatem bez wątpienia zachowany jest związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy opisanymi kosztami Podróży a czynnościami opodatkowanymi, bądź czynnościami zrównanymi z czynnościami opodatkowanymi.

W opinii Spółki, w opisanym przez Spółkę zdarzeniu przyszłym koszty Podróży Freelancerów mają bezpośredni związek z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, gdyż zapewniają realizację umów zawartych przez Wnioskodawcę z Klientami. Prawidłowe, zgodne z warunkami umownymi świadczenie usług wpływa w szerszej perspektywie na pozytywne relacje z Klientem, co z kolei może mieć przełożenie zdobywanie kolejnych zleceń przez Spółkę.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, opisane we wstępie wydatki będą ściśle związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, a zatem na podstawie art. 86 ust. 1 i art. 86 ust. 8 ustawy o VAT Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT od wydatków na Podróże Freelancerów.

Wnioskodawca ma świadomość, że powyższe prawo będzie ograniczone wyjątkami ustawowymi, tj. w szczególności art. 88 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia usług noclegowych (które nie są przedmiotem refaktury) oraz art. 86a ust. 1 i 2, ograniczającego prawo odliczenia VAT do 50% wartości podatku naliczonego w odniesieniu do nabywania usług najmu samochodu osobowego oraz nabycia paliwa.

Końcowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że stanowisko Spółki jest zgodne z poglądem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2023 r. nr 0113-KDIPT1-1.4012.669.2022.4.WL.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W myśl tego przepisu:

w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powołanych przepisów art. 86 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie określone warunki:

• odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego),.

Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Z uregulowań ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży – towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług, będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów.

Warunek zachowania związku zakupów z działalnością opodatkowaną, akcentowany jest w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE. W orzeczeniu z 6 kwietnia 1995 r. (w sprawie C-4/94, BLP Groupplc v. Commissioners of Customs & Excise), TSUE stwierdził, że powstanie prawa do odliczenia podatku jest uzależnione od bezpośredniego i niezwłocznego związku z transakcjami opodatkowanymi. Także w wyroku z 8 czerwca 2000 r. (w sprawie C-98/98, Commissioners of Customs and Excise a Midland Bank plc) TSUE nie miał wątpliwości, że artykuł 2 Pierwszej Dyrektywy i artykuł 17 ust. 2, 3 i 5 Szóstej Dyrektywy w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych należy interpretować w taki sposób, aby warunkiem odliczenia przez podatnika VAT oraz podstawą do ustalenia zakresu tego prawa było zasadniczo istnienie bezpośredniego związku pomiędzy daną transakcją nabycia, a daną transakcją (lub transakcjami) sprzedaży. W wyroku z 13 marca 2008 r. w sprawie C-437/06 Securenta, TSUE stanął na stanowisku, że w sytuacji, gdy podatnik wykonuje działalność gospodarczą i działalność niemającą charakteru gospodarczego, prawo do odliczenia z tytułu ewentualnych wydatków jest dopuszczalne jedynie w zakresie, w jakim wydatki te można przyporządkować działalności gospodarczej podatnika.

Powyższe jest zgodne z utrwalonym już orzecznictwem TSUE dotyczącym prawa do odliczenia podatku naliczonego, np. z wyrokiem TSUE w sprawie C-528/19 (pkt 27), w którym m.in. stwierdzono:

Prawo do odliczenia zostaje jednak również przyznane podatnikowi nawet w przypadku braku bezpośredniego i ścisłego związku pomiędzy konkretną transakcją powodującą naliczenie podatku a transakcją lub większą liczbą transakcji objętych podatkiem należnym, które rodzą prawo do odliczenia, gdy koszty omawianych usług należą do kosztów ogólnych podatnika i jako takie stanowią elementy składowe ceny dostarczanych przez niego towarów lub świadczonych przez niego usług. Koszty takie zachowują bowiem bezpośredni i ścisły związek z całą działalnością gospodarczą podatnika (wyrok z dnia 14 września 2017 r., Iberdrola Inmobiliaria Real Estate Investments, C‑132/16, EU:C:2017:683, pkt 29 i przytoczone tam orzecznictwo).

Jak wyjaśniono, odliczeniu powinien podlegać taki podatek naliczony, który zawarty jest w cenie towarów i usług nabytych w celu wykonania czynności opodatkowanych. Należy zaznaczyć, że nie zawsze możliwe jest wskazanie na ścisłe powiązanie podatku naliczonego z konkretnymi czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika. Ważne jest jednak, by związek ten w chwili dokonywania zakupów był oczywisty, a nabyte towary i usługi muszą w sposób niewątpliwy służyć czynnościom opodatkowanym. Okoliczności towarzyszące konkretnej transakcji zakupu towaru lub usługi powinny wskazywać jednoznacznie, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej podatnika, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej lub planowanej przez niego działalności gospodarczej.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne, w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wskazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy,

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)(uchylona)

b)nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c)usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy,

nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast w myśl art. 88 ust. 4 ustawy,

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Należy wskazać, że kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy:

w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1)wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;

2)należnego z tytułu:

a)świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b)dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c)wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

3)należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;

4)wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

We wniosku podali Państwo informacje, z których wynika, że:

• prowadzą Państwo działalność w zakresie rozwoju oprogramowania, zarządzania infrastrukturą IT, testowania, usług wsparcia (...), szkoleniowych i inżynieryjnych. Ponadto, realizują Państwo kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych, rozwoju oprogramowania oraz outsourcingu systemów informatycznych;
• w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudniają Państwo pracowników w oparciu o umowy o pracę, jak również współpracują z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą – Freelancerami;
• ze względu na różnorodność prowadzonych przez Państwa projektów, zdarza się, że Projekt jest realizowany częściowo lub w całości w siedzibie Klienta lub innym miejscu wymaganym przez naturę i charakter tego Projektu. Wówczas Pracownicy, jak i Freelancerzy odbywają Podróże w miejsce wykonania Projektu;
• Podróże są ściśle związane z realizacją Projektów na rzecz Klientów;
• rozważają Państwo zmianę modelu planowania Podróży w taki sposób, aby to Państwo organizowali Podróże Freelancerów;
• z Państwa perspektywy organizacja Podróży Freelancerów jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie są Państwo w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy;
• w planowanym wariancie, we własnym zakresie będą Państwo rezerwowali i pokrywali koszty Podróży, tj. w szczególności:
• koszty noclegów (zakup usług hotelowych, jak i okresowy wynajem mieszkań, jeśli z charakteru Podróży oraz prowadzonego Projektu wynika, że wynajem mieszkania będzie bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem);
• koszty podróży, rozumiane jako koszty transportu (samolot, pociąg, autobus, wynajem auta);
• koszty związane z uzyskaniem wizy dla danego Freelancera, jeśli destynacja podróży wymaga uzyskania wizy;
• inne dodatkowe koszty związane z odbywaniem podróży, tj. w szczególności koszty ubezpieczenia, koszty paliwa itp.

- w organizacji Podróży mogą Państwo także korzystać z usług pośrednika.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z Podróżami Freelancerów.

W związku z powyższym odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego należy wskazać, że zgodnie z przytoczonym wcześniej art. 86 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym prawo to nie przysługuje – nawet gdy określone wcześniej warunki są spełnione – w sytuacji wystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

Odnosząc się do opisanej we wniosku sprawy, należy uznać, że wydatki związane z organizacją Podróży Freelancerów mają bezpośredni związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą. Jak wynika z opisu sprawy, każdorazowo Podróż ma związek z Projektem, w który zaangażowany jest dany Freelancer. Niekiedy konieczność Podróży wynika wprost z umów zawieranych przez Państwa z Klientami (takie są oczekiwania Klienta i/lub specyfika danego Projektu) lub wynika z bieżących ustaleń z Klientem. Czasami konieczność odbycia Podróży wynika z tzw. dobrych praktyk, konieczności zapewnienia sprawnej realizacji Projektów. Za każdym razem jednak celem Podróży jest realizacja Projektu zgodnie z umową i oczekiwaniami Klienta, a zatem w konsekwencji uzyskanie przez Państwa wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych/odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń. Podróże są niezbędne dla sprawnej realizacji Projektów zgodnie z zawartymi umowami i oczekiwaniami Klientów. Niekiedy wymogiem Klienta jest wykonanie części lub całości prac w określonym miejscu (np. w sytuacji, gdy konieczne jest dokonanie testów maszyny, do której opracowywane było specjalistyczne oprogramowanie). Czasami Podróże są konieczne w przypadku, gdy podczas realizacji Projektu pojawiły się nieoczekiwane trudności, które wymagają obecności Zespołu Projektowego w siedzibie Klienta. W modelu współpracy opartym o outsourcing, Freelacerzy odbywają Podróże także w celu spotkań bezpośrednich z zespołem projektowym Klienta. W każdym jednak przypadku sprawna realizacja Projektu, bieżące reagowanie na trudności w realizacji Projektów, a także wykonanie projektu zgodnie z ustaleniami umownymi leży w Państwa interesie. Powyższe czynniki mają bowiem wpływ na realizację Projektu, a zatem uzyskanie przez Państwa wynagrodzenia od Klienta, brak nałożenia kar umownych/ odszkodowań, budowanie na rynku pozycji lidera w branży IT, dobrą współpracę z Klientem, co ma także pośredni wpływ na uzyskanie kolejnych zleceń. Ponadto, jak wskazali Państwo w opisie sprawy, z Państwa perspektywy organizacja Podróży Freelancerów przez Państwa jest znacznie efektywniejszym i skuteczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem. Wykorzystując swoją większą siłę nabywczą (efekt skali), a także doświadczenie są Państwo w stanie sprawnie i efektywnie zorganizować Podróże, minimalizując przy tym ewentualne trudności i problemy. W sytuacji, gdy w Podróży bierze udział Zespół Projektowy, mają Państwo możliwość zorganizowania Podróży w sposób spójny dla całego Zespołu Projektowego (z uwzględnieniem tej samej lokalizacji, środków transportu, godzin Podróży, np. wspólny wynajem auta, wspólny nocleg etc.).

Uwzględniając przedstawione powyżej okoliczności sprawy, w kontekście powołanych przepisów ustawy, dotyczących odliczenia podatku od towarów i usług stwierdzić należy, że organizacja Podróży Freelancerów ma związek z Państwa działalnością gospodarczą, jako element realizacji Projektów na rzecz Klientów, co wskazuje na związek z dokonywaną przez Państwa sprzedażą opodatkowaną.

Przechodząc do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z Kosztami dotyczącymi Podróży Freelancerów, należy jeszcze raz wskazać, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jak wskazali Państwo w opisie sprawy – są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, a opisane Koszty będą udokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi na Państwa rzecz. Wskazali Państwo również, że ponoszone wydatki będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków (Kosztów) związanych z Podróżami Freelancerów zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.

Ww. prawo będzie Państwu przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia ograniczeń wskazanych w art. 88 ustawy. Zatem, w przypadku gdy wydatki będą dotyczyć usług noclegowych, wówczas nie będzie Państwu przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy. Zgodnie z tym artykułem obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych. Natomiast prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego kosztów paliwa będzie Państwu przysługiwać przy zastosowaniu zasad odliczania podatku naliczonego wynikających z art. 86a ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy wniosku wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Ponadto informujemy, że interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z Podróżami Freelancerów, inne kwestie nieobjęte pytaniem ani własnym stanowiskiem w sprawie, nie były przedmiotem interpretacji.  

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).