Możliwość archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz brak wpływu takiego archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 5 maja 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego. Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 13 lipca 2023 r. (wpływ 14 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Prowadzicie Państwo (dalej: „Spółka”) działalność w zakresie świadczenia usług merchandisingowych oraz outsourcingu sił sprzedaży. Jesteście polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Otrzymujecie Państwo faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, JPG lub BMP przesyłanego na skrzynkę e-mail Spółki), jak i w formie papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej - zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego oraz systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji, dostarczane przez zewnętrznych dostawców. Elementami wykorzystywanych oprogramowań jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.

Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji, a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo - księgowego. Jak wskazano, Spółka otrzymuje dokumenty kosztowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.

Dotychczas dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).

Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych oraz kadrę wyższego szczebla (dalej pracownicy), którzy to w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej ponoszą wydatki służbowe, które w większość dokumentowane są w formie papierowego dokumentu zakupu. Miejscem pracy ww. osób jest teren całej Polski. Dla szybszego obiegu dokumentacji pracownicy Ci wyposażeni są przez Spółkę w telefony komórkowe, na których posiadają aplikację mobilną, za pomocą której mogą zasilić zdjęciem dokumentu system do elektronicznego obiegu dokumentacji. Dotychczas dokument zakupowy w wersji papierowej był dosyłany przez pracowników pocztą/kurierem na adres Spółki. Pracownik księgowości upewniwszy się, iż posiada wersję elektroniczną dokumentu dokonywał archiwizacji ww. dokumentów w wersji papierowej.

Spółka wprowadziła pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane lub będą im wykonywane zdjęcia - następnie zaś ich obrazem będzie zasilany system do elektronicznego obiegu dokumentacji i z wykorzystaniem tego systemu będą archiwizowane (w formie elektronicznej). Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne „kroki”).

Krok 1:

Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.

Krok 2:

Dokument jest „rejestrowany” w systemie. W tym celu dokument zakupu otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. Skanowanie następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika Spółki wykonywane jest zdjęcie za pomocą wgranej w telefonie służbowym aplikacji mobilnej, którym zasilany jest system do elektronicznego obiegu dokumentacji. W każdym przypadku formaty dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja” dokumentu nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jej obiegu.

Krok 3:

Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu) kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta, dokonuje akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jej opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności porównywane z zamówieniem. Ponadto z ich opisu dokonywanego na tym etapie w systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób zostaje on ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego bez części dotyczącej podatku VAT.

Krok 4:

Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc sprawdzenie w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje decyzja o tym w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku VAT.

Krok 5:

Po zakończeniu weryfikacji i dekretacji przez dział księgowości, dokument kierowany jest do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki. Dokumenty zakupowe, które należą do grupy kosztów wyznaczonych, jako ryzykowne dla Spółki przed skierowaniem ich do dyrektora lub/oraz wyznaczonego członka zarządu Spółki trafiają do działu kontrolingu, w celu ich dodatkowej weryfikacji. Dyrektor lub/oraz wyznaczony członek zarządu Spółki dokonują ostatecznej akceptacji dokumentu, co warunkuje jego przyjęcie jako dokumentu bilansowego i podatkowego oraz z punktu widzenia innych celów (np. dla dokonania zapłaty). Na tym etapie następuje archiwizacja dokumentu w postaci cyfrowej.

Jak już wskazano, po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany - zapisany jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).

Krok 6:

Po zrealizowaniu wszystkich omówionych wcześniej kroków, dokument księgowy (jako dowód księgowy) „zaciągany” jest ostatecznie do systemu z obszaru finansowo - księgowego, w celu ujęcia jego w księgach rachunkowych Spółki oraz ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. Zatem dopiero w tym kroku, na podstawie dokumentu księgowego dokonywane są odpowiednie (trwałe) zapisy w księgach rachunkowych oraz ewidencjach podatkowych.

W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”. W przypadkach, gdy dokument podlega dodatkowej weryfikacji po stronie członków zespołów projektowych lub jego wartość jest nieznaczna, wyżej opisana ścieżka może ulec skróceniu przez co nie występują w niej wszystkie opisane kroki.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.

System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres.

Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby. Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej dokumentów zakupowych wpływających do Spółki, w tym obejmujący kontrolę pomiędzy dokumentem, a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie/fotografowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej dokumentów. W szczególności, jak już wskazano, wersja elektroniczna dokumentów zakupowych zawiera dokładnie taką samą treść co jego wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość modyfikowania jego treści po wprowadzeniu (i zeskanowaniu/sfotografowaniu) do systemu oraz zakończeniu ścieżki obiegu dokumentu w systemie.

Stosowana elektroniczna baza danych, służąca archiwizacji zdigitalizowanych dokumentów papierowych, pozwala na identyfikację transakcji, z którymi związany jest dany dokument zakupowy, w tym określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości. W ten sposób każdy z dokumentów może zostać powiązany z innymi posiadanymi przez Spółkę dokumentami dotyczącymi danej dostawy towarów lub usług (np. z zamówieniem lub umową itp.). W efekcie wdrożenia powyższych rozwiązań - w systemie - w każdym momencie możliwy będzie dostęp do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia go (skanu) oraz (gdy to potrzebne) jego wydrukowanie.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Spółka zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi ich pobór. Dokumenty zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Końcowo Spółka wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane dokumentami zakupowymi będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z dokumentu.

Ponadto wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będą przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych dokumentów dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka nie zaliczy wydatku wynikającego z dokumentu do kosztów uzyskania przychodów.

Również w przyszłości Spółka stosować będzie, w odniesieniu do dokumentów zakupowych, opisany powyżej sposób postępowania.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Obecnie dokumenty przechowywane są na serwerach lokalnych znajdujących się na terytorium kraju, natomiast Spółka rozważa przeniesienie zasobów na serwery w chmurze, które mogą znajdować się poza terytorium kraju. Spółka niezależnie co do lokalizacji serwerów zapewni dostęp do faktur. Każda faktura ma nadany indywidulany numer. System zapewnia filtrowanie po wielu zmiennych co daje łatwą możliwość w odszukaniu konkretnego dokumentu lub dokumentów.

Pytania

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2.Czy Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

3.Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

4.Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1:

Zdaniem Państwa, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Państwa, Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

W zakresie pytania nr 3:

Zdaniem Państwa, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 4:

Zdaniem Państwa, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Uzasadnienie stanowiska dotyczącego oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego oraz przedstawionego zdarzenia przyszłego:

W zakresie pytań oznaczonych nr 1 i 3:

W ocenie Państwa, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów (dokumentów zakupowych). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Na poparcie powyższej tezy, Spółka pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te, zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania dokumentów (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, w tym dla dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania dokumentów od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych jako papierowe miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Ponadto w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne itp.) elektroniczny system archiwizacji dokumentów pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce.

Dodatkowo Spółka pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako „Dyrektywa VAT”).

W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie”, art. 217 - 240).

Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp online do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).

Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową, a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Ponadto zdaniem Spółki, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów Ordynacji podatkowej. Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe. Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych jednak każda forma dokumentowana zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa podatkowego). Wobec powyższego uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania przez podatnika dokumentów w wersji papierowej prowadziłoby do zaistnienia sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej.

Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), w szczególności:

• z 23 maja 2017 r. - nr: 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa,

• z 24 stycznia 2019 r. - nr: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK,
• z 12 maja 2020 r. - nr: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Państwa, dopuszczalne jest (będzie) przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w niniejszym wniosku) i niszczenie papierowych oryginałów.

W zakresie pytań oznaczonych nr 2 i 4:

Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treść art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z dokumentów otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z dokumentu zakupowego bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał dokument zakupowy bądź dokument celny. W świetle ww. przepisów jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego dokumentu potwierdzającego poniesienie danego wydatku.

Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych dokumentów. W związku z powyższym, zdaniem Państwa, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT Spółka będzie uprawniona do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na dokumencie przechowywanym w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w stanie faktycznym - bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych. Dla przykładu w indywidualnej interpretacji z 27 lutego 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym, nie ma przeszkód, aby Spółka przechowywała i archiwizowała faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

Podobny pogląd Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również m.in. w następujących interpretacjach indywidulanych:

• z 3 lutego 2020 r. - nr: 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN,
• z 20 stycznia 2020 r. - nr: 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW,
• z 20 stycznia 2020 r. - nr: 0112-KDSL2-2.4012.22.2019 2.EW,
• z 17 stycznia 2020 r. - nr: 0112-KDSL2-2.4012.23.2019.2.WB,
• z 16 stycznia 2020 r. - nr: 0112-KDSL2-2.4012.24 2019 2.AG,
• z 10 stycznia 2020 r. - nr: 0111-KDIB3-3.4012.474.2019 1.MAZ,
• z 9 stycznia 2020 r. – nr: 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN.

Z uwagi na powyższe Spółka zachowuje (zachowa) prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, które zostały (będą) wystawione w formie papierowej, a które są (będą) przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawionym w niniejszym wniosku opisem (i przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 . o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną dzięki której, można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy: