Temat interpretacji

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej w okresie nie krótszym niż upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodne z przepisami. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 11 września 2019 r. (data wpływu 12 września 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji dokumentów (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz innych dowodów księgowych) wyłącznie w formie cyfrowej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji dokumentów (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz innych dowodów księgowych) wyłącznie w formie cyfrowej oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne:

Spółka (dalej również: Wnioskodawca) jest osobą prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i zajmuje się produkcją części metalowo-gumowych oraz poliuretanowych, mających zastosowanie w przemyśle motoryzacyjnym. Produkcja prowadzona jest na terenie trzech odrębnych zakładów.

W toku prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów i wystawia swoim klientom faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur oraz inne dowody księgowe w rozumieniu Ustawy o rachunkowości zwane dalej: Dokumentami.

W związku z dużą ilością Dokumentów oraz w celu usprawnienia ich obiegu, jak również w związku ze znacznymi kosztami przechowywania i trudnościami związanymi z dostępem do Dokumentów papierowych, Spółka planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizować je wyłącznie w formie cyfrowej. Uwzględniając rodzaj Dokumentów i sposób ich generowania, otrzymywania i przekazywania, procedura elektronicznego obiegu dokumentów i ich archiwizacji będzie przebiegała w sposób opisany poniżej.

Definicje:

• Faktury otrzymywane od kontrahentów krajowych i zagranicznych oraz wystawiane przez Spółkę faktury oraz ich duplikaty, faktury korygujące oraz noty korygujące,
• E-faktury: faktury otrzymywane w formie elektronicznej w formacie PDF, na dostawę których Wnioskodawca w odniesieniu do każdego dostawcy osobno i bezpośrednio wyraził zgodę, zgodnie z art. 106n ust. l ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług,
• E-adres: dedykowany adres mailowy Spółki do odbioru e-Faktur,
• EDI-faktury: faktury otrzymywane w formie elektronicznej z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych za pośrednictwem komunikatu EDI w standardzie określonym i przyjętym przez Europejską Komisje Gospodarczą, zgodnie z Umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE (Dz. U. UE L 338 z 28.12.1994), na dostawę których Wnioskodawca w odniesieniu do każdego dostawcy osobno i bezpośrednio wyraził zgodę, zgodnie z art. 106n ust. l ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług,
• Inne dokumenty księgowe ZEWN dokumenty i komunikaty celne, wyciągi bankowe itp.,
• Inne dokumenty księgowe ZEWN. gotówkowe noty, bilety, paragony, rachunki, dok. wpłat i wypłat,
• Dowody księgowe WEWN. polecenia księgowania, raporty kasowe, listy płac, ewidencje przebiegu pojazdu, rozliczenie polecenia wyjazd służbowego, itp.,
  wszystkie powyższe łącznie zwane Dokumentami
• A. system cyfrowej rejestracji wpływu dokumentów i ich elektronicznego obiegu, dedykowany do przeprowadzania kontroli biznesowej faktur przez uprawnionych użytkowników,
• B. informatyczny system finansowo-księgowy używany przez Spółkę,
• C. zintegrowany i certyfikowany system do cyfrowej archiwizacji danych i dokumentów dla potrzeb systemu B. System spełnia europejskie wymogi prawne w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów. Za pomocą systemu można archiwizować dokumenty zewnętrzne (np. faktury, dokumenty celne i inne dowody księgowe zewnętrzne itp.) oraz dokumenty generowane przez system B. (np. faktury wychodzące, raporty i wydruki z ksiąg finansowych itp.). System pozwala na integrację wewnętrznych procesów B. z zewnętrznym obiegiem dokumentów.
• Kontrola biznesowa zdefiniowana w systemie A. ściśle określona procedura weryfikacji Dokumentów pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz ścieżka ich elektronicznej akceptacji przez osoby upoważnione do dokonania tego rodzaju czynności zapewniająca autentyczność pochodzenia, integralność faktur oraz ich czytelność. Kontrola biznesowa obejmować będzie w szczególności:
  
  1. weryfikację daty wpływu faktur i e-faktur,
  2. weryfikację tożsamości wystawcy Dokumentów,
  3. weryfikację treści Dokumentu, z uwzględnieniem kontroli szczególnych elementów e faktury, powiązanie Dokumentu z zamówieniem, umową bądź inna formą potwierdzenia zawarcie transakcji,
  4. powiązanie Dokumentu z dowodem wykonania usług lub poświadczeniami potwierdzającymi wydanie lub przyjęcie towaru lub/i z dokumentem transportowym,
  5. weryfikację merytoryczną poniesionych wydatków i ich akceptację przez osoby upoważnione.

Procedura elektronicznego obiegu i archiwizacji Dokumentów.

1. Faktury i e-faktury zewnętrzne:
   
   1. Faktury otrzymywane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnych formatach PDF lub innym, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Wersja cyfrowa będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Wpływ faktury w postaci jej skanu będzie zaewidencjonowany w systemie A. i zostanie mu nadany unikalny numer umożliwiający jego indywidualną identyfikację oraz sprawne wyszukiwanie dokumentu, jak również jego zeskanowanego obrazu,
   2. E-faktury przekazane przez kontrahentów na wskazany e-adres lub za pośrednictwem bezpiecznego dedykowanego portalu kontrahenta, w nieedytowalnych formatach PDF lub innym będą ewidencjonowane w systemie A.
      Wszystkie ww. faktury po przejściu kontroli biznesowej sformalizowanej w systemie A., będą automatycznie transferowane w celu ich ewidencji w systemie finansowo-księgowym B. i zapisywane w bazie danych systemu cyfrowej archiwizacji C., w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą.
2. EDI-faktury otrzymane od kontrahentów będą bezpośrednio wprowadzane do systemu B. i w nim ewidencjonowane po spełnieniu kryteriów weryfikacyjnych, formalnych i merytorycznych, na podstawie systemowego zamówienia lub umowy ramowej utworzonych uprzednio dla fakturowanej transakcji. Otrzymywane komunikaty EDI będą też automatycznie zapisywane w B. w dacie otrzymania w formacie w jakim zostały nadane.
3. Inne dokumenty księgowe ZEWN.:
   
   1. poświadczone zgłoszenia celne (ZC299), po przejściu weryfikacji formalnej w dedykowanym, certyfikowanym systemie celnym oraz weryfikacji merytorycznej, wprowadzane będą bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego, a ich czytelna forma w postaci PDF będzie skanowana i archiwizowana w systemie C.,
   2. elektroniczne wyciągi bankowe w formacie MT940 pochodzące z systemu bankowego, wprowadzane będą bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego. Ich czytelna forma w niezamienialnym formacie PDF utworzona na podstawie art. 7 Ustawy Prawo bankowe (Dz.U. Nr 72 z 2002 roku, poz. 665 z późniejszymi zmianami) będzie archiwizowana w systemie C.,
   3. Inne dokumenty księgowe ZEWN. gotówkowe, po przejściu weryfikacji formalnej i merytorycznej z adekwatną adnotacja i akceptacją na dokumencie osoby upoważnionej, będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnych formatach PDF lub innym i ewidencjonowane w systemie B. oraz zapisywane w systemie C.
4. Wszystkie wystawione przez Spółkę faktury sprzedażowe będą automatycznie zapisywane w nieedytowalnych formatach PDF lub innym i samoczynnie przenoszone do cyfrowego archiwum C. zintegrowanego z systemem B.
5. Celne komunikaty exportowe w odniesieniu do każdej faktury exportowej przechowywane będą w dedykowanym, certyfikowanym, zabezpieczonym celnym systemie do obsługi wywozu, w formie elektronicznego komunikatu celnego IE259 oraz IE599. Ich zapis w czytelnej formie PDF będzie dostępny na żądanie.
6. Każdemu Dokumentowi zostanie nadany unikalny numer pozwalający na szybką i jednoznaczną identyfikacje oraz łatwe odszukanie on-line w zintegrowanych ze sobą systemach A, B. i C., (po atrybutach takich jak np. nazwa i nr kontrahenta, NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto itd.). Uprawnieni użytkownicy będą mieli możliwość podglądu i wydruku zdigitalizowanych Dokumentów.
7. Dokumenty będą archiwizowane wyłącznie w formie cyfrowej i przechowywane przez okres wskazany w art. 74. Ustawy o Rachunkowości, jednak nie krócej niż upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikający z przepisów ustawy podatkowej, mającej zastosowanie dla danego Dokumentu. Dokumenty źródłowe otrzymane pierwotnie w formie papierowej będą na bieżąco niszczone w sposób trwały.
8. Wszystkie Dokumenty będą archiwizowane w bazie danych archiwum elektronicznego C. i przechowywane na dedykowanym serwerze znajdującym się na terytorium Unii Europejskiej.
9. Wnioskodawca w przypadku żądania organów skarbowych (naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) zapewni bezzwłoczny dostęp on-line do Dokumentów oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   
   

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Spółka będzie uprawniona do archiwizowania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej po uprzedniej digitalizacji dokumentów pierwotnie otrzymywanych w formie papierowej i do trwałego zniszczenia formy papierowej?

Wnioskodawca przedstawił następujące stanowisko w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego:

1. Spółka będzie uprawniona do archiwizowania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej po uprzedniej digitalizacji dokumentów pierwotnie otrzymywanych w formie papierowej i do trwałego zniszczenia formy papierowej.
2. Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikająca z faktur, faktur korygujących, duplikatów i dokumentów celnych otrzymanych w formie papierowej i przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione.

Uzasadnienie ad. I.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z treści art. 112a ust. l Ustawy o Vat wynika ponadto, że przechowywanie tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, powinno trwać od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy zauważyć, że żadne z przywołanych powyżej przepisów nie nakładają na Wnioskodawcę obowiązku przechowywania Dokumentów w określonej formie. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynie dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Podobne zastrzeżenie nie istnieje w odniesieniu do formy elektronicznej.

Sposób działania systemów A. i C. opisany przez Wnioskodawcę, poprzez nadawanie unikatowych numerów każdemu z dokumentów wprost wskazuje, że warunki określone w art. 112a ust. 1 w zakresie podziału i łatwości odszukania poszczególnych dokumentów będą spełnione. Zaś zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur, w oparciu o zapisy art. 106m Ustawy o VAT, Spółka będzie realizowała przy pomocy kontroli biznesowej, zdefiniowanej w opisanych systemach informatycznych. Tym samym zdaniem Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo wyboru formy przechowywania dokumentów i wyłącznego stosowania systemów elektronicznego obiegu dokumentów oraz cyfrowej archiwizacji.

W konsekwencji należy uznać, że w przypadku wprowadzenia dedykowanych systemów elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizacji cyfrowej, Wnioskodawca ma prawo przechowywać wystawione przez siebie i otrzymane od kontrahentów Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, zaś egzemplarze papierowe zniszczyć. Takie postępowanie w żaden sposób nie naruszy wyżej wymienionych przepisów podatku VAT.

Powyższe stanowisko znajduje oparcie w licznych interpelacjach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. a) z dnia 11.06.2019 sygn. 0112-KDIL1 3.4012.85.2019.3.AK lub b) z dnia 02.01.2019 sygn. 0112-KDIL1-3.4012.643.2018.3.PR.

Uzasadnienie ad. II.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Art. 86 ust. 2 ustawy o VAT nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju otrzymanego dokumentu (papierowy/elektroniczny), ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. W konsekwencji fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Powyższe stanowisko znajduje oparcie w licznych interpelacjach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. a) z dnia 16.07.2019 sygn. 0112-KDIL1 3.4012.279.2019.l.AP lub b) z dnia 11.06.2019 sygn. 0112-KDIL1-3.4012.85.2019.3.AK

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Jak wynika z opisu sprawy w toku prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów i wystawia swoim klientom faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur oraz inne dowody księgowe w rozumieniu Ustawy o rachunkowości (Dokumenty).

W związku z dużą ilością Dokumentów oraz w celu usprawnienia ich obiegu, jak również w związku ze znacznymi kosztami przechowywania i trudnościami związanymi z dostępem do Dokumentów papierowych, Spółka planuje wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów i archiwizować je wyłącznie w formie cyfrowej.

Faktury otrzymywane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnych formatach PDF lub innym, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę. Wersja cyfrowa będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Wpływ faktury w postaci jej skanu będzie zaewidencjonowany w systemie A. i zostanie mu nadany unikalny numer umożliwiający jego indywidualną identyfikację oraz sprawne wyszukiwanie dokumentu, jak również jego zeskanowanego obrazu. E-faktury przekazane przez kontrahentów na wskazany E-adres lub za pośrednictwem bezpiecznego dedykowanego portalu kontrahenta, w nieedytowalnych formatach PDF lub innym będą ewidencjonowane w systemie.

Wszystkie ww. faktury po przejściu kontroli biznesowej sformalizowanej w systemie A., będą automatycznie transferowane w celu ich ewidencji w systemie finansowo-księgowym B. i zapisywane w bazie danych systemu cyfrowej archiwizacji C., w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą.

Wszystkie wystawione przez Spółkę faktury sprzedażowe będą automatycznie zapisywane w nieedytowalnych formatach PDF lub innym i samoczynnie przenoszone do cyfrowego archiwum C. zintegrowanego z systemem B.

Każdemu Dokumentowi zostanie nadany unikalny numer pozwalający na szybką i jednoznaczną identyfikacje oraz łatwe odszukanie on-line w zintegrowanych ze sobą systemach A., B. i C. (po atrybutach takich jak np. nazwa i nr kontrahenta, NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto itd.). Uprawnieni użytkownicy będą mieli możliwość podglądu i wydruku zdigitalizowanych Dokumentów.

Dokumenty będą archiwizowane wyłącznie w formie cyfrowej i przechowywane przez okres wskazany w art. 74. Ustawy o Rachunkowości, jednak nie krócej niż upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikający z przepisów ustawy podatkowej, mającej zastosowanie dla danego Dokumentu. Dokumenty źródłowe otrzymane pierwotnie w formie papierowej będą na bieżąco niszczone w sposób trwały.

Wszystkie Dokumenty będą archiwizowane w bazie danych archiwum elektronicznego C. i przechowywane na dedykowanym serwerze znajdującym się na terytorium Unii Europejskiej.

Wnioskodawca w przypadku żądania organów skarbowych (naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) zapewni bezzwłoczny dostęp on-line do Dokumentów oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej po uprzedniej digitalizacji dokumentów pierwotnie otrzymywanych w formie papierowej i do trwałego zniszczenia formy papierowej, a także przysługiwania prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych Dokumentów.

Rozpatrując kwestię dopuszczalności przechowywania przez Wnioskodawcę faktur oraz ich duplikatów, faktur korygujących oraz not korygujących wyłącznie w formie elektronicznej niezależnie od ich pierwotnej formy i sposobu ich otrzymania przez Spółkę należy stwierdzić, że w przedstawionych we wniosku okolicznościach przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie nie krótszym niż upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów księgowych (dokumentów i komunikatów celnych, wyciągów bankowych, not, biletów, paragonów, rachunków, dokumentów wpłat i wypłat, poleceń księgowania, raportów kasowych, list płac, ewidencji przebiegu pojazdu, rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych, itp.) tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Zarchiwizowane Dokumenty będą mogły być przechowywane na dedykowanym serwerze znajdującym się na terytorium Unii Europejskiej, zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy, ponieważ zgodnie z twierdzeniem Wnioskodawcy w przypadku żądania organów skarbowych (naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) zapewni on bezzwłoczny dostęp on-line do Dokumentów oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych Dokumentów faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi:

1. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
   
   1. nabycia towarów i usług,
   2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2. w przypadku importu towarów - kwota podatku:
   
   1. wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
   2. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
   3. wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3. zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4. kwota podatku należnego z tytułu:
   
   1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
   2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
   3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
   4. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5. (uchylony);
6. różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
7. u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Dokumenty (faktury, faktury korygujące, duplikaty i dokumenty celne), z których wynika kwota podatku naliczonego, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur i innych Dokumentów, z których wynika kwota podatku naliczonego, po drugie nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej