Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Wskazany powyżej sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast - w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obie formy faktur są równorzędne wobec siebie.

Ustawa o VAT zawiera kilka istotnych regulacji odnoszących się do kwestii wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
   • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Uzupełniniem ww. przepisów jest art. 112a ustawy o VAT - dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

AUTENTYCZNOŚĆ POCHODZENIA (KONTROLA BIZNESOWA)

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT).

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT).

W praktyce organów podatkowych za czynności wchodzące w skład kontroli biznesowych uznano m.in. następujące okoliczności:

• posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (Dyrektor KIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012. 167.2018.1.IT);

• faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję; otrzymane faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury (Dyrektor KIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF);

• pracownicy wyznaczonych działów Spółki weryfikują poprawność otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzają czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana jest treść faktury z danymi zawartymi w zamówieniu/umowie/kontrakcie (weryfikowana jest tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem (Dyrektor KIS w interpretacji z 19 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.2.JF);

• gromadzenie przez spółkę dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień, korespondencji elektronicznej itp., które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną transakcją gospodarczą (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji 14 czerwca 2016 sygn. IPPP2/4512-392/16-2/MT);

• procedury zapewniające pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy/ wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje (Dyrektor KIS w interpretacji z 31 stycznia 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.479.2017.1.BS);

• każdorazowa weryfikacja faktur pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, co będzie oznaczać, że nie jest możliwe ujęcie w ewidencji VAT archiwizowanie faktur pochodzących od nieznanych dostawców (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 30 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL).

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez nadawanie fakturom unikatowych numerów:

• PO (purchase order),

• MU (management unit).

Numery PO i MU, to unikatowe numery nadawane przez Spółkę, które muszą być wskazywane/ umieszczane na fakturach przez dostawców Spółki. W odniesieniu do faktur zakupowych posługiwanie się numerami PO i MU jest kluczowym elementem procesu kontroli biznesowej, pozwalającym ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między danym dokumentem (fakturą), a związaną z nim dostawą towarów lub świadczeniem usług. Uzupełnieniem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

• dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

• zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

• zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

• data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

Wnioskodawca jest zdania, że zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

CZYTELNOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ TREŚCI

Poza zapewnieniem autentyczności, faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być czytelne, a ich treść integralna (uniemożliwiająca zamianę danych zawartych na fakturze) - art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT.

Zapewnienie tych warunków w praktyce oznacza, że skany faktur powinny być wykonane w jakości zapewniającej możliwość odczytania całości zapisów na fakturze. Natomiast zapewnienie integralności następuje poprzez zapisanie dokumentów w odpowiednich formatach uniemożliwiających wprowadzanie zmian w ich treści (np. PDF lub TIFF).

W przypadku Spółki oba warunki - czytelność i integralność treści - zostają zapewnione:

• czytelność - Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

• integralność (niezmienność) treści - zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie *.pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich uprawnienia będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

MIEJSCE PRZECHOWYWANIA I DOSTĘPNOŚĆ DOKUMENTÓW

Dokumenty księgowe w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w Polsce lub zagranicą. Ustawa o VAT dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej na zagranicznym serwerze, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki, tj.:

• przechowywanie musi następować w sposób umożliwiający polskim organom skarbowym dostęp on-line do tych faktur;

• faktury są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

• faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (art. 112a ust. 1-3 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie wskazuje, za pomocą jakich narzędzi podatnicy powinni zapewnić ww. wymogi. Oznacza to, że dopuszczalne jest posługiwanie się dowolnymi narzędziami (oprogramowaniem), jeśli tylko zapewnia ono spełnienie tych warunków (tak m.in. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 30 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL).

Wnioskodawca przechowuje skany faktur oraz przesłane do niego faktury elektroniczne na serwerze zlokalizowanym zagranicą, przy czym:

• pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

• dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

• w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Ad 2

Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikom w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,

• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od tego, w jakiej będzie przechowywana. Nie ma przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Taki sposób przechowywania faktur nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Skan faktury (pomimo zniszczenia faktury otrzymanej w papierowej formie) jest uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno faktura elektroniczna, jak i elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej uprawnia do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy o VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne, m.in.:

• Dyrektor KIS w interpretacji z 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 8 marca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 7 listopada 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 18 września 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 18 sierpnia 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.190.2017.1.KC;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 3 lipca 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR;

• Dyrektor KIS w interpretacji z 11 maja 2017 r. sygn. 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS;

• Dyrektor IS w Poznaniu w interpretacji z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa.

Oczywiście niezależnie stosowane są przez Spółkę przepisy o VAT dotyczące ograniczeń w odliczaniu VAT, np. art. 88 ustawy VAT, który zabrania m.in. odliczania VAT od usług noclegowych i gastronomicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Jednocześnie należy zauważyć, że ww. przepisy rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur przewidują, że faktura może być wystawiona w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób środkami komunikacji wskazanymi w rozporządzeniu. Powołany przepis wskazuje dane, jakie faktura (bilet jednorazowy) taka powinna zawierać.

Spółka wskazuje, że wdrożyła procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz dokumentów kosztowych (wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, np. paragonów, biletów). Faktury w formie papierowej (z symbolem PO lub z symbolem MU) wysyłane są pocztą do scanning center na terenie Niemiec w celu skanowania i eksportowania do systemu K. Po zeskanowaniu dokumenty te mają formę plików *.pdf. Faktura zeskanowana może być odnaleziona (wywołana) przez pracownika Spółki z możliwością pobrania i wydrukowania. Digitalizacja (skanowanie) dotyczy także wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, gdzie pracownicy skanują lub fotografują dokumenty zakupowe związane z podróżą (np. paragony, bilety) i wysyłają je poprzez elektroniczny program do rozliczania wydatków iExpense do przełożonego w celu akceptacji. Program iExpense zintegrowany jest z systemem K. i skany (fotografie) tych dokumentów przechowywane są w tym systemie i mają nieedytowalny format plików *.pdf. Oryginalne (papierowe) dokumenty kosztowe są niszczone.

Wątpliwość Spółki dotyczy sposobu przechowywania faktur zakupowych i innych dokumentów dokumentujących wydatki pracownicze oraz niszczenia ich formy papierowej po digitalizacji.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych oraz faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że nadając fakturze zakupowej numer PO ma pewność tego, że dostawa w danej kwocie od danego dostawcy została zamówiona. Nadany przez Spółkę numer PO dotyczy bowiem konkretnej dostawy, od konkretnego dostawcy, na konkretną kwotą. Proces nadawania numerów PO określa procedura zakupu Spółki. Numery MU na fakturach wskazują natomiast czego dotyczy dana faktura. Wskazane procesy nadawania numerów (PO, MU) w odniesieniu do faktur zakupowych są procesami kontroli biznesowej, ustalającymi wiarygodną ścieżkę audytu między danym dokumentem (fakturą), a związaną z nim dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ponadto, w każdym przypadku wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikują m.in.: dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę; zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową; zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową; datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru. W odniesieniu natomiast do wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych Spółka wskazała, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wskazane kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego z transakcją, której ten dokument dotyczy.

Opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym jak wskazano - faktury i inne dokumenty zakupowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, możliwość wydrukowania oraz łatwe odszukanie w sposób umożliwiający dostęp do nich on-line (za pomocą środków elektronicznych).

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że powyższe rozstrzygnięcie dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania wskazanych przez Spółkę faktur zakupowych, w tym również biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie.

Ad 2

Wątpliwość Spółki dotyczy również prawa do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że niezależnie od przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy, istnieją jeszcze przesłanki ograniczające odliczenie podatku naliczonego określone w art. 86 ust. 2 ustawy. Przesłanki te dotyczą formy dokumentu, na którym wykazany jest podatek naliczony. Mianowicie przepis jednoznacznie wskazuje, że kwota podatku naliczonego podlegająca odliczeniu wynikać może jedynie z otrzymanej przez podatnika faktury. Tym samym nie może wynikać z paragonu czy biletu, który nie stanowi faktury stosowanie do z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywane towary i usługi, dokumentowane we wskazany powyżej sposób dotyczą czynności opodatkowanych VAT.

W konsekwencji zgodzić się należy ze stanowiskiem Spółki, że zarówno faktura elektroniczna, jak i elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej uprawnia do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z art. 86 ust. 1 ustawy.

Dodać należy, że prawo do odliczenia Spółce przysługuje przy założeniu, że w odniesieniu do posiadanych faktur nie mają zastosowania ograniczenia w odliczeniu nie tylko wymienione w art. 88 ustawy (np. usługi noclegowe i gastronomiczne), ale również ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 2 ustawy, tj. podatek naliczony wynika z otrzymanych przez Spółkę faktur (w tym dokumentujących wydatki pracownicze, w szczególności ponoszone w trakcie podróży służbowych).

Wobec powyższego stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej