Temat interpretacji

Czy duplikat faktury lub faktura korygująca musi zawierać identyczne dane kontrahenta, jak faktura oryginalna, czy też dopuszczalna jest zmiana mniej istotnych danych jak nazwa czy adres?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 17 lutego 2012r. (data wpływu 5 marca 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług jest:

• prawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na duplikacie faktury,
• nieprawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na fakturze korygującej.

UZASADNIENIE

W dniu 5 marca 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na duplikacie faktury lub fakturze korygującej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca nosi się z zamiarem wykupienia oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem usprawniającego prace między innymi w takich obszarach jak, sprzedaż, zaopatrzenie, finanse i księgowość. Poszczególne systemy tego oprogramowania są zintegrowane i udostępniają sobie nawzajem dane, funkcje i zasoby. W przypadku wystawiania faktury sprzedaży program pobiera dane odbiorcy z kartoteki kontrahenta. Kartoteki kontrahentów obejmują dane: nazwę, adres, numer NIP, etc.

Program przechowuje w pamięci zarówno wystawione faktury sprzedaży jak i zakupu Wnioskodawcy. W przypadku ponownego wydrukowania dokumentu dane kontrahenta są pobierane z aktualnej kartoteki, wg przypisanego na stałe do: danego kontrahenta indeksu.

W razie zmiany danych kontrahenta (na przykład adresu lub nazwy) Wnioskodawca powinien zmienić jego dane w kartotece. Jednak program nie rejestruje daty tej zmiany i w razie konieczności ponownego wydrukowania faktury sprzed kilku lat lub wystawienia faktury korygującej program automatycznie przywołuje nowe dane kontrahenta (na przykład nową nazwę czy adres).

W razie zmiany danych kontrahenta (na przykład adresu lub nazwy) Wnioskodawca powinien zmienić jego dane w kartotece. Jednak program nie rejestruje daty tej zmiany i w razie konieczności ponownego wydrukowania faktury sprzed kilku lat lub wystawienia faktury korygującej program automatycznie przywołuje nowe dane kontrahenta (na przykład nową nazwę czy adres).

W związku z powyższym, kiedy poprzez program wystawia się duplikat faktury lub fakturę korygującą po zmianie danych kontrahenta, program powołuje się na aktualne dane zawarte w kartotece, z nowym adresem bądź nową nazwą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy duplikat faktury lub faktura korygująca musi zawierać identyczne dane kontrahenta, jak faktura oryginalna, czy też dopuszczalna jest zmiana mniej istotnych danych jak nazwa czy adres przy zachowaniu tego samego numeru NIP...

Zdaniem Wnioskodawcy, dane kontrahenta na duplikacie faktury lub fakturze korygującej powinny być identyczne z tymi jak na oryginale faktury, nawet jeżeli zmiany dotyczą jedynie adresu lub nazwy kontrahenta.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się:

• prawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na duplikacie faktury,
• nieprawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na fakturze korygującej.
  
  

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Podstawowy obowiązek dokumentowania obrotu dla potrzeb podatku od towarów i usług, fakturami VAT przez podatników tego podatku został określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, w myśl którego podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z treścią § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, faktury VAT są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

W praktyce przy dokumentowaniu obrotu gospodarczego przez podatników podatku od towarów i usług zdarzają się pomyłki. Ustawodawca przewidział dwie procedury korygowania błędów w fakturach VAT.

Uregulowania § 13 i § 14 ww. rozporządzenia określają przypadki, w których dopuszczalne jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.

Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia, w przypadku gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca powinna zawierać dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4, tj. m. in imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (§ 5 ust. 1 i 2).

W myśl § 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, w przypadku gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej dane określone w § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 (czyli dane jak wyżej).

Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy fakturę korygującą wystawia się po podwyższeniu ceny, stosownie bowiem do § 14 ust. 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4

Stosownie natomiast do § 20 ust. 1 cyt. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 cyt. rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 cyt. rozporządzenia).

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wykupić oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem usprawniającego prace między innymi w takich obszarach jak, sprzedaż, zaopatrzenie, finanse i księgowość.

Używając programu wystawia się duplikat faktury lub fakturę korygującą po zmianie danych kontrahenta, program powołuje się na aktualne dane zawarte w kartotece, z nowym adresem bądź nową nazwą.

Wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do tego, czy dane kontrahenta na duplikacie faktury lub fakturze korygującej powinny być identyczne z tymi jak na oryginale faktury.

W pierwszej kolejności należy rozstrzygnąć, czy dane kontrahenta na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi jak na oryginale faktury.

Wobec przytoczonych wyżej regulacji prawnych stwierdzić należy, że duplikat jest ponownie wystawioną na wniosek nabywcy fakturą, zawierającą dane zawarte w kopii faktury, której oryginał uległ zniszczeniu albo zaginął, opatrzoną wyrazem duplikat. Duplikat faktury jak i faktury korygującej, ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura pierwotna i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Tak więc podstawą do wystawienia duplikatu faktury VAT jest spełnienie łącznie wszystkich określonych poniżej przesłanek, tj:

• oryginał faktury bądź faktury korygującej zaginął lub uległ zniszczeniu,
• nabywca musi się zwrócić z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury do sprzedawcy,
• dane zawarte w duplikacie faktury VAT muszą być zgodne z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej będącej w posiadaniu sprzedawcy,
• ponownie wystawiona faktura musi posiadać dodatkowo wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia.

Podsumowując stwierdzić należy, iż duplikat faktury winien zostać wystawiony zgodnie z danymi zawartymi na kopii faktury, bądź faktury korygującej, ma on bowiem stanowić egzemplarz jednobrzmiący z dokumentem pierwotnym, którego kopia znajduje się w posiadaniu Wnioskodawcy.

Odnośnie natomiast kolejnej kwestii podniesionej we wniosku, a dotyczącej danych kontrahenta umieszczanych na fakturze korygującej należy zauważyć, iż poprawnie wystawiona faktura VAT powinna zawierać między innymi imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Oznacza to, że nazwa podatnika nabywcy powinna znaleźć się na fakturze (aby było w ogóle wiadomo, że to on zakupił towar) i powinna być ona prawidłowa. Powyższe zasady stosuje się również do faktur korygujących.

Analiza złożonego wniosku wskazuje, że wątpliwości Wnioskodawcy powstały w związku z umieszczaniem na fakturze korygującej aktualnego adresu lub nazwy kontrahenta, gdy w okresie pomiędzy wystawieniem faktury pierwotnej a sporządzeniem faktury korygującej dane adresowe lub nazwa uległy zmianie.

W ocenie tut. organu wystawiając fakturę korygującą Wnioskodawca powinien posłużyć się aktualnymi danymi kontrahenta i właśnie te dane zamieścić na fakturze korygującej. Faktura korygująca wystawiona z aktualnymi danymi (nazwa, adres) nie budzi wątpliwości co do tożsamości nabywcy. Nie można w takiej sytuacji mówić, np. o błędzie w oznaczeniu (nazwie) nabywcy. Wykazanie aktualnej nazwy lub adresu podmiotu będącego nabywcą nie wyklucza możliwości zweryfikowania zdarzenia gospodarczego, do którego odnosi się faktura korygująca i pozostaje bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Wypada również wskazać, iż nic nie stoi na przeszkodzie by na fakturze korygującej Wnioskodawca dodatkowo umieścił poprzedni adres kontrahenta lub jego poprzednią nazwę.

Należy jednak wskazać, że posługując się aktualnymi danymi kontrahenta (tj. aktualny adres, aktualna nazwa) Wnioskodawca nie popełnia błędu.

Reasumując faktura korygująca powinna zawierać aktualne dane, tj. po dokonanej zmianie w nazwie i adresie.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za:

• prawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na duplikacie faktury,
• nieprawidłowe w zakresie danych kontrahenta umieszczanych na fakturze korygującej.

Końcowo zaznacza się, że w zakresie uznania za tzw. błąd mniejszej wagi w sytuacji gdy aktualne dane teleadresowe zamieszone w oprogramowaniu są inne niż wynikające z oryginału faktury, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 868 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach