Temat interpretacji

Czy w przypadku wystawiania przez Spółkę faktur możliwe będzie przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 24 października 2011 r. (data wpływu 27 października 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 grudnia 2011 r. (data wpływu 2 stycznia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 27 grudnia 2011 r. (data wpływu 2 stycznia 2012 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest sprzedaż detaliczna m.in. pojazdów mechanicznych oraz części zamiennych. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa nowe samochody od importerów, jak i części samochodowe, które traktowane są jako towar handlowy. Nabywane przez nią towary sprzedawane są następnie ostatecznym klientom.

Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma klientami (zarówno stałymi, jak i incydentalnymi), jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Zainteresowanego (w tym również faktur zaliczkowych, korygujących i innych, których wystawianie regulują ustawa VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług dalej łącznie powoływane jako faktury). W skali roku Wnioskodawca wystawia kilkanaście tysięcy faktur. Konsekwencją wystawienia faktury jest każdorazowe jej ujęcie w systemie księgowym Spółki i rejestrze podatku należnego. Przechowanie w systemie księgowym polega na tym, że faktury (oraz inne dokumenty) są przechowywane systemach obsługi stacji dealerskich. Każda stacja posiada własny system z odrębną bazą klientów i faktur, w którym przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy. Natomiast do właściwego systemu księgowego Spółki transponowane są tylko zapisy księgowe potwierdzające daną transakcję.

Jak wskazano powyżej, Zainteresowany zobowiązany jest do wystawiania znacznej ilości faktur. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie go dużymi kosztami drukowania i magazynowania faktur, a nadto zmusza Wnioskodawcę do angażowania czasu swoich pracowników.

Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu.

Z kolei przechowywanie kopii faktury w opisanym powyżej systemie księgowym Spółki skutkuje tym, że stale posiada ona dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. Co więcej, system umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Korzystanie z systemu prowadzi do: oszczędności, ulepszenia organizacji pracy w Spółce, a także korzystnie wpływa na stan środowiska naturalnego (brak konieczności drukowania).

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany wskazał, że:

1. Faktury będące przedmiotem sprawy są przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. Przechowywanie kopii faktur w opisanym systemie księgowym Wnioskodawcy skutkuje tym, że stale posiada on dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. System umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej).

W związku z powyższym, kopie faktur są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy, usługodawcy albo wystawcy, którym w przedmiotowym przypadku jest Spółka), integralność treści (tj. brak zmiany danych, które powinna zawierać faktura) oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• możliwość ich łatwego odszukania;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (tj. na żądanie organów możliwość dostępu do faktur i wydruku ich kopii w każdym momencie oraz w razie potrzeby możliwość pobierania zestawień faktur za wybrany okres z systemu).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur możliwe jest przechowywanie przez niego kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur...

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wystawiania przez niego faktur możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Stanowisko Spółki oparte jest na szeregu argumentów, wynikających z przepisów prawa.

1.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera rozporządzenie.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z kolei § 21 rozporządzenia normuje, iż podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedmiotowe dokumenty przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, w rozumieniu rozporządzenia, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy VAT czy rozporządzenia.

Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania kopii faktury - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony jest w sytuacji przechowywania kopii w systemie księgowym Zainteresowanego.

Wskazane przepisy nakazują bowiem przechowywanie dokumentów:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
• w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie,
• zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność,
• zapewniając do nich dostęp organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

W związku z powyższym, Wnioskodawca pragnie podkreślić, że żaden przepis rozporządzenia nie nakłada na niego obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie, w której zostały przekazane nabywcy. Z kolei przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury.

W konsekwencji, przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym spełnia wymogi określone przez rozporządzenie i jednocześnie zapewnia dalece efektywniejszą realizację obowiązków prawnych, niż magazynowanie kopii faktur w formie papierowej.

Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej oraz odpowiednim rejestrze zostanie wydrukowana również kopia faktury, bowiem decydujące znaczenie przy realizacji wskazanego obowiązku ma ujęcie faktury w ewidencji i rejestrze oraz zapewnienie braku możliwości modyfikacji treści kopii faktury.

Nie jest również istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Polskie przepisy dotyczące VAT nie zawierają bowiem warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną. W ocenie Spółki, użyte w § 19 rozporządzenia sformułowanie wystawiać nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy.

Należy podkreślić, iż celem wprowadzenia analizowanych przepisów jest: zapewnienie możliwości wystawienia duplikatu faktury (w przypadku ziszczenia się przesłanek) oraz zapewnienie organom podatkowym możliwości kontroli rozliczeń danego podatnika.

Tym samym, wprowadzenie rozwiązania, które prezentuje Zainteresowany służy usprawnieniu obu procesów i lepiej (w stosunku do drukowania i magazynowania faktur papierowych) realizuje dyspozycję przedmiotowych przepisów. Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż wewnętrzna systemowa wykładnia przepisów rozporządzenia (tj. wykładnia oparta o położenie danego przepisu w obrębie aktu prawnego) wskazuje, iż regulacje co do kopii faktur nie stanowią odrębnych przepisów, poświęconych tylko temu zagadnieniu, w oderwaniu od innych kwestii. Przeciwnie, § 19 rozporządzenia stanowi wstęp do dwóch kolejnych przepisów, które określają cel sporządzania kopii faktury konieczność wydania duplikatu faktury oraz możliwość kontroli rozliczeń danego podatnika. Tym samym, skoro założony cel może być osiągnięty w znacznie większym stopniu i znacznie mniejszym nakładem sił i środków, to nie istnieje żadne uzasadnienie, dla którego należałoby nakazywać drukowanie kopii faktur.

2.

Spółka pragnie podkreślić, iż w analizowanym przypadku należy odwołać się również do przepisów wspólnotowych Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006, Nr 347, poz. 1, ze zm., dalej: Dyrektywa VAT).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT normuje, iż: aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

Brzmienie powyższych przepisów wyraźnie wskazuje, iż Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania kopii faktur (i przechowywania ich w formie papierowej).

Ponieważ czynności wystawienia oraz przesłania faktury są odrębnymi czynnościami, brak podstaw do uznania, iż Dyrektywa VAT wprowadza dychotomiczny podział na faktury wystawiane jedynie w formie papierowej czy elektronicznej.

Przeciwnie, Dyrektywa VAT również kładzie nacisk na zapewnienie integralności kopii oraz jej zgodności z treścią oryginału faktury. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany uprzednio art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, iż państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku dyrektywy) jest fakt, iż ustawodawca danego państwa członkowskiego musi wprowadzić owo rozwiązanie w sposób jednoznaczny nie może ono być domniemane czy wywiedzione.

Przepisy ustawy VAT oraz rozporządzenia nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis rozporządzenia, czy też ustawy VAT nie nakazuje przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione. W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości recypowania owego wymagania do prawodawstwa krajowego (pominięcie zwrotu w jakiej zostały przesłane lub udostępnione) w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Reasumując, wykładnia przepisów wspólnotowych prowadzi do wniosku, iż Zainteresowany nie może być zobowiązany do przechowywania kopii faktur w formie papierowej, gdy możliwe jest osiągniecie założonych celów poprzez przechowywanie kopii danej faktury w systemie księgowym.

3.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż za słusznością jego stanowiska przemawiają także inne argumenty. Nie ulega wątpliwości, iż współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany.

Instytucja kopii faktury została wprowadzona w 1993 r. Ówcześnie możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego.

Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne czy ekologiczne państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy. Z powyższym koresponduje także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 MarksSpencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę.

4.

Wreszcie Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko jest prezentowane przez sądy administracyjne (na gruncie poprzedniego stanu prawnego, z tymże z racji na analogiczną regulację, zdaniem Zainteresowanego, wyroki te zachowują aktualność w odniesieniu do jej sytuacji faktycznej i prawnej):

• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08),
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12 lipca 2011 r. (sygn. akt III SA/Wa 2779/10),
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 4 lipca 2011 r. (sygn. akt I SA/Po 938/10),
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 lipca 2011 r. (sygn. akt III SA/Wa 263/11),
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2011 r., (sygn. akt I FSK 1500/10),
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2011 r., (sygn. akt I FSK 1574/10),
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2011 r., (sygn. akt I FSK 1682/10).

Należy podkreślić, że również w indywidualnych interpretacjach podatkowych organy przyjmują analogiczne stanowisko do przyjętego przez Wnioskodawcę.

Obecny stan prawny (rozporządzenie obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r.):

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 maja 2011 r. (sygn. ILPP2/443-442/11-2/SJ), w której organ wskazał, że: (...) Wnioskodawca wystawiając faktury w formie papierowej może przechowywać kopie faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej w formacie PDF z podziałem na okresy rozliczeniowe, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Poprzedni stan prawny, który zgodnie ze stanowiskiem Spółki, zaprezentowanym powyżej zachowuje aktualność do jej sytuacji:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12 stycznia 2011 r. (sygn. IBPP2/443-819/10/RSz),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 20 stycznia 2011 r. (sygn. ILPP1/443-1141/10-3/AW),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 27 stycznia 2011 r. (sygn. ITPP3/443-173/10/JK),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 17 lutego 2011 r. (sygn. ITPP3/443-191/10/JK),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 maja 2011 r. (sygn. IPPP2/443-264/11-4/IG).

Reasumując, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym, w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur możliwe jest przechowywanie przez niego kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, o ile kopie faktur będą przechowywane w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Przez pojęcie sprzedaży według art. 2 pkt 22 ustawy rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 tego rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 tego rozporządzenia).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają, aby kopie wystawianych w formie papierowej faktur przechowywać w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów.

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności Zainteresowanego jest sprzedaż detaliczna m.in. pojazdów mechanicznych oraz części zamiennych. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa nowe samochody od importerów, jak i części samochodowe, które traktowane są jako towar handlowy. Nabywane przez niego towary sprzedawane są następnie ostatecznym klientom. Konsekwencją utrzymywania stosunków handlowych z wieloma klientami (zarówno stałymi, jak i incydentalnymi) jest konieczność wystawiania znacznej ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę. Przechowanie w systemie księgowym polega na tym, że faktury (oraz inne dokumenty) są przechowywane systemach obsługi stacji dealerskich. Każda stacja posiada własny system z odrębną bazą klientów i faktur, w którym przechowuje stale kopię faktury, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym momencie. Kopia faktury przechowywana w systemie jest tożsama z oryginałem faktury przekazywanym w formie papierowej nabywcy. Natomiast do właściwego systemu księgowego Zainteresowanego transponowane są tylko zapisy księgowe potwierdzające daną transakcję. Faktury będące przedmiotem pytania są przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przechowywanie kopii faktur w opisanym systemie księgowym Wnioskodawcy skutkuje tym, że stale posiada on dokładną kopię danej faktury i może w każdym momencie dokonać jej wydruku. Przechowywana w systemie kopia nie może być modyfikowana, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana kopia różnić się będzie od oryginału. System umożliwia w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w nim kopii faktur (np. w razie kontroli podatkowej). Kopie faktur są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy, usługodawcy albo wystawcy, którym w przedmiotowym przypadku jest Spółka), integralność treści (tj. brak zmiany danych, które powinna zawierać faktura) oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• możliwość ich łatwego odszukania;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (tj. na żądanie organów możliwość dostępu do faktur i wydruku ich kopii w każdym momencie oraz w razie potrzeby możliwość pobierania zestawień faktur za wybrany okres z systemu).

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż Zainteresowany ma możliwość przechowywania faktur w systemie księgowym, w którym te dokumenty zostały wystawione, zamiast ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej, bowiem spełni on warunki, o których mowa w § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Tut. Organ informuje ponadto, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Odnosząc się do wyroków sądów administracyjnych oraz interpretacji indywidualnych powołanych przez Wnioskodawcę stwierdzić należy, iż stanowią one rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach i tylko do nich się zawężają.

W niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej opisanego stanu faktycznego w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej. Natomiast w kwestii dotyczącej opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej, została wydana odrębna interpretacja indywidualna nr ILPP4/443-720/11-5/BA z dnia 25 stycznia 2012 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje

ILPP4/443-720/11-5/BA, interpretacja indywidualna

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 676 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu