Temat interpretacji
w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 12 kwietnia 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2433/10 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 7 sierpnia 2012r.), stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 kwietnia 2010r. (data wpływu 19 kwietnia 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 19 kwietnia 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Wnioskodawca wystawia miesięcznie ok. 7000 faktur VAT osobom fizycznym i prawnym za usługi w zakresie rozprowadzenia wody, odprowadzenia i oczyszczania ścieków. Ewidencja faktur prowadzona jest w systemie komputerowym, który umożliwia archiwizację kopii faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie. Jednocześnie Spółka ma obowiązek przechowywać kopie tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury VAT, które są ewidencjonowane w rejestrze sprzedaży i księgowane w systemie finansowo - księgowym są przesyłane plikiem elektronicznym w formacie PDF do firmy zajmującej się obsługą korespondencji masowej.
Obsługa ta polega na przygotowaniu dokumentów do wydruku, wydruku faktur, adresowaniu, zakopertowaniu oraz na wysyłce do odbiorcy. Raz w tygodniu wydrukowane kopie wystawionych faktur są przesyłane do Wnioskodawcy. W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem kopii faktur VAT, Spółka chciałaby zastosować elektroniczny system archiwizacji, polegający na tym, że kopie faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w taki sposób, aby nie było możliwe ich modyfikowanie.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie:
Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT, korekt faktur VAT i duplikatów w formie elektronicznej i dopiero dla potrzeb organów podatkowych drukować kopie papierowe...
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury lub faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ", a kopia faktury lub faktury korygującej wyraz KOPIA". Jednocześnie na podstawie § 21 ust. 1 podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przepis ten nie nakazuje przechowywania kopii faktur w postaci papierowej, stawiając jedynie wymóg, aby były one przechowywane w oryginalnej postaci. Żaden przepis powyższego rozporządzenia nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę. Spółka jest w stanie zapewnić przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej w taki sposób, aby nie były później zmieniane lub modyfikowane i w pełni odpowiadały takiej postaci kopii faktury, która została wcześniej wystawiona. Regulacje zawarte w powyższych przepisach nie określają, że faktury muszą posiadać formę pisemną nie nakazują jednoczesnego drukowania oryginału i kopii dokumentu. Według przepisów unijnych, czyli Dyrektywy 2008/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej podatnicy nie mają obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Zgodnie z art. 247 wspomnianej Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przedstawione stanowisko ma odzwierciedlenie w orzecznictwie - wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009r. sygn. I FSK 1169/08.
W interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2010r. znak: IBPP3/443-251/10/KO uznano stanowisko Spółki za nieprawidłowe.
Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji Spółka, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 12 kwietnia 2011r. przedmiotowej skargi, wyrokiem z dnia 12 kwietnia 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2433/10 uchylił ww. interpretację indywidualną znak: IBPP3/443-251/10/KO.
Sąd przystępując do merytorycznego rozpoznania sprawy, w pierwszej kolejności zauważył, że spór w tej sprawie sprowadza się do rozstrzygnięcia, czy kopie faktur VAT dokumentujących dokonaną sprzedaż, wystawionych w formie papierowej, muszą zachować przez cały okres ich przechowywania u wystawcy tożsamość wersji papierowej, czy też możliwe jest ich archiwizowanie w formie elektronicznej pozwalającej na ich wydrukowanie na żądanie organu podatkowego.
Odnosząc się do tej kwestii niezbędne jest, zdaniem Sądu, odwołanie się najpierw do obowiązujących w tym zakresie uregulowań prawa wspólnotowego, w tym do Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 06.347.1 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 246 Dyrektywy przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, zaś w odniesieniu do faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania.
Ogólne zatem warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii) nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie, papierowej czy elektronicznej, ale kładą nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.
O tym, że sam ustawodawca wspólnotowy nie określił w ramach art. 246 Dyrektywy formy w jakiej winno nastąpić przechowywanie wystawionych już faktur przez cały obowiązujący w tym zakresie okres, ale jedynie zakreślił ogólne warunki jakie winny być spełnione w procedurze ich przechowywania, świadczy kolejny zapis Dyrektywy, tj. art. 247 ust. 1 i 2. Z zapisu tego wynika, że każde państwo członkowskie samodzielnie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium, a także może, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.
Zatem to od woli poszczególnych państw członkowskich zależy, czy skorzystają z przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy uprawnienia, do wprowadzenia szczególnych, krajowych uregulowań w zakresie sposobu przechowywania faktur, czy też w wypadku braku ich wprowadzenia, zachowają one ogólne wymogi wynikające z art. 246 Dyrektywy. Jeżeli jednak państwo członkowskie skorzysta z prawa do samodzielnego określenia wymogów przechowywania faktur, to prawo takie będzie ograniczone jedynie do tych kwestii, które ustawodawca wspólnotowy scedował na państwa członkowskie w ramach art. 247 ust. 2 Dyrektywy.
Analizując na gruncie prawa krajowego ewentualnego skorzystania przez Polskę z przewidzianej w art. 247 ust. 2 możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur VAT, idąc w ślad za rozumowaniem samego organu podatkowego, należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie, bowiem z § 19 ust. 1 i 2 jak słusznie zauważył organ, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej wyraz "KOPIA".
Z tego przepisu organ wywiódł wniosek, że faktury powinny być wystawione w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej wyraz "KOPIA". Te rozważania organu są w pełni zasadne i nie były zresztą kwestionowane przez stronę przeciwną. Nie do tego też tak naprawdę sprowadzał się zaistniały spór. Skarżąca bowiem nie kwestionowała obowiązku wystawienia zarówno oryginału faktury VAT jak i też jej kopii w tej samej formie papierowej, ale miała wątpliwość, czy już po wystawieniu oryginału faktury w formie papierowej musi ją nadal przechowywać w tej samej formie, czy też może dokonać jej elektronicznego odzwierciedlenia i czy dalsze jej przechowywanie w tej formie, nie będzie rodzić w przyszłości zarzutu braku posiadania kopii faktury, a którą w formie papierowej przedłoży organowi na każde żądanie.
Zdaniem Sądu, na to zagadnienie należałoby szukać odpowiedzi dokonując przy tym analizy porównawczej § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Zgodnie z ust. 1 podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w ust. 2 zastrzeżono, że dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Analiza ta doprowadziła do zakwestionowania przez organ stanowiska podatnika i uznania, że w świetle przywołanych wyżej obowiązujących uregulowań prawnych, obecnie nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Same bowiem przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby, a wręcz przeciwnie, nakładają one na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.
Taki wniosek organu podatkowego, w ocenie Sądu, nie jest już tak oczywisty przy literalnym odczytaniu spornego zapisu ust. 2 § 21 rozporządzenia, w szczególności gdy uwzględni się równolegle brzmienie art. 247 ust. 2 Dyrektywy. Polski ustawodawca chcąc skorzystać z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy możliwości samodzielnego określenia przez państwa członkowskie zasad przechowywania faktur VAT, w ramach przedmiotowego rozporządzenia przewidział jedynie warunek przechowywania faktur w oryginalnej postaci, nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, iż ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej (invoice on paper) lub elektronicznej (invoice by electronic means).
O ile bowiem, zdaniem Sądu, w przedmiotowym zapisie art. 247 ust. 2 Dyrektywy wyraźnie przewidziano, że aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1 może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a zatem wyraźnie odwołało się do kwestii formy faktury, w jakiej została ona wysłana lub udostępniona, to już w brzmieniu ust. 2 § 21 całkowicie pominął to zagadnienie odwołując się wyłącznie do postaci faktury.
Ten brak precyzyjności w zapisie odpowiedniej normy prawa krajowego niewątpliwie wywołuje istotne wątpliwości, czy pod użytym pojęciem oryginalnej postaci faktury, mieści się także kwestia samej formy faktury: papierowej, czy elektronicznej. Szczególnie, że oba te pojęcia użyte zostały w literalnym zapisie art. 247 ust. 2 Dyrektywy.
Jak zauważył Sąd, na tę kwestię zwrócił już uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, który został powołany w uzasadnieniu skargi przez stronę skarżącą. W wyroku tym NSA nie podzielił zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w Dyrektywie bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takie samej formie, w jakiej są wysyłane. Jak zaznaczono w omawianym wyroku, jedyne co można w tej materii wywnioskować z Dyrektywy to fakt, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Zauważono także, że trafnie strona skarżąca wywodziła, iż nieuprawnione było utożsamianie czynności wystawienia i przesłania faktury, gdyż są to dwie odrębne czynności.
W dalszej części uzasadnienia NSA zwrócił uwagę na brak normatywnych przeciwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką też możliwością, w ocenie Sądu, przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednakże w takiej sytuacji, to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur, czy to w formie wydrukowanej, czy też elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika będzie także zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur, czy też nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Zwrócono przy tym uwagę, na to, że istota przechowywania kopii faktur sprowadza się do przechowywania nośników informacji.
Na koniec NSA stwierdził, że skoro sam normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.
Sąd podzielił powyższy pogląd wskazując, iż sama Dyrektywa faktycznie nie uzależnia obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, gdyż jedynie uprawnia ona same państwa członkowskie do wprowadzenia w prawie krajowym takich obostrzeń, co do uzależnienia formy przechowywania faktury od tego w jakiej została ona wysłana lub udostępniona.
Z samego przepisu obowiązującego aktualnie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów nie wynika, aby ograniczenia co do formy w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanego w skarżonej interpretacji przez organ wniosku, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.
Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Konkludując, zdaniem Sądu stwierdzić należało, że zaistniały podstawy do stwierdzenia, że zaskarżona interpretacja została wydana z naruszeniem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008r.
Od ww. wyroku WSA w Gliwicach z dnia 12 kwietnia 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2433/10/10 Minister Finansów wniósł skargę kasacyjną.
Postanowieniem z dnia 20 czerwca 2012r. sygn. akt I FSK 1425/11 Naczelny Sąd Administracyjny na wniosek Ministra Finansów umorzył postępowanie kasacyjne od ww. wyroku.
W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270), ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność była przedmiotem zaskarżenia.
Mając na uwadze ocenę prawną wyrażoną przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach oraz stan prawny mający w sprawie zastosowanie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).
Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej wyraz KOPIA.
Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.
Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.
Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca wystawia miesięcznie ok. 7000 faktur VAT osobom fizycznym i prawnym za usługi w zakresie rozprowadzenia wody, odprowadzenia i oczyszczania ścieków. Ewidencja faktur prowadzona jest w systemie komputerowym, który umożliwia archiwizację kopii faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie. Jednocześnie Spółka ma obowiązek przechowywać kopie tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury VAT, które są ewidencjonowane w rejestrze sprzedaży i księgowane w systemie finansowo - księgowym są przesyłane plikiem elektronicznym w formacie PDF do firmy zajmującej się obsługą korespondencji masowej. Obsługa ta polega na przygotowaniu dokumentów do wydruku, wydruku faktur, adresowaniu, zakopertowaniu oraz na wysyłce do odbiorcy. Raz w tygodniu wydrukowane kopie wystawionych faktur są przesyłane do Wnioskodawcy. W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem kopii faktur VAT, Spółka chciałaby zastosować elektroniczny system archiwizacji, polegający na tym, że kopie faktur będą przechowywane w formie elektronicznej w taki sposób, aby nie było możliwe ich modyfikowanie.
Wnioskodawca ma wątpliwości czy w przypadku wystawiania faktur możliwe jest przechowywanie kopii: faktur, korekt faktur i duplikatów w formie elektronicznej.
Odnosząc się do powyższego należy wskazać, iż w świetle ww. wyroku WSA w Gliwicach z dnia 12 kwietnia 2011r., sygn. akt III SA/Gl 2433/10, nie ma normatywnych przeszkód do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur tzn. takiego, gdzie faktura była wystawiana w formie papierowej, a jej kopia w formie elektronicznej. Wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Mając zatem na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku opis sprawy, treść powołanych przepisów oraz ocenę prawną wyrażoną w ww. orzeczeniu WSA w Gliwicach należy stwierdzić, że możliwe jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania kopii: faktur, korekt faktur i duplikatów.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania interpretacji uchylonej wyrokiem WSA w Gliwicach z dnia 12 kwietnia 2011r. sygn. akt III SA/Gl 2433/10, tj. na dzień 15 lipca 2010r.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.
Wniosek ORD-IN (PDF)
Treść w pliku PDF 2 MB
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach