Temat interpretacji

Wystawiania, przesyłanie, archiwizacja i udostępnianie faktur w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki reprezentowanej przez pełnomocnika radcę prawnego, przedstawione we wniosku z dnia 1 października 2013 r. (data wpływu 4 października 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 3 grudnia 2013 r. (data wpływu 9 grudnia 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 października 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 3 grudnia 2013 r. (data wpływu 9 grudnia 2013 r.) o pełnomocnictwo mocujące osobę podpisaną na wniosku do występowania w imieniu Wnioskodawcy z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność polegającą m.in. na prowadzeniu salonów sprzedaży telefonii komórkowej, w oparciu o umowę agencyjną zawartą z operatorem. Zgodnie z tą umową, Spółka uprawniona jest także do prowadzenia działalności przy pomocy dalszych podmiotów - Subagentów (w oparciu o zawierane z nimi umowy subagencyjne).

Umowy subagencyjne regulują m.in. rozliczenia między Spółką i Subagentami z tytułu sprzedaży Subagentom telefonów i innego sprzętu telekomunikacyjnego (następnie sprzedawanego przez Subagentów klientom).

W związku z tą sprzedażą Spółka wystawia Subagentom zarówno faktury sprzedaży, jak i faktury korygujące, w szczególności zaś faktury korygujące związane z procesem refundacji części ceny sprzedanego klientowi telefonu.

Dotychczas Spółka wystawia faktury i faktury korygujące w formie papierowej i przesyła je pocztą. Z uwagi jednak na znaczną ilość dokumentów, a także fakt stałej współpracy z Subagentami, Spółka rozważa wprowadzenie innego rozwiązania - wystawiania i udostępniania Subagentom faktur i korekt w formie elektronicznej.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, zgodnie z wymogami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z roku 2012, poz. 1528) - dalej: Rozporządzenie - Spółka planuje przyjęcie następującego trybu wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur.

Mając na względzie treść § 3 Rozporządzenia, Spółka zamierza wystawiać i udostępniać faktury w formie elektronicznej tylko tym Subagentom, którzy wcześniej zaakceptują ten sposób przesyłania faktur, składając Spółce stosowne pisemne oświadczenie w tej kwestii.

Spółka zamierza w informatycznym systemie finansowo-księgowym (dalej: system) służącym do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur, odnotowywać fakt udzielenia takiej akceptacji, a także ewentualnego jej cofnięcia. Fakty te zostaną odnotowane w kartotece danego Subagenta.

Brak oznaczenia zgody lub wycofanie zgody odnotowane w tejże kartotece, wykluczy możliwość generowania faktur i korekt w wersji elektronicznej dla Subagenta, który zgody nie udzielił lub ją wycofał.

Proces wystawiania faktur w formie elektronicznej będzie oparty na ich generowaniu w formacie PDF bezpośrednio w systemie klasy ERP Spółki i automatycznym umieszczeniu na zabezpieczonej witrynie internetowej www (dalej: e-Logistyka), dostępnej pod adresem ().

Dostęp do e-Logistyki otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego Subagenta użytkownicy i będzie on możliwy po utworzeniu kont oraz autoryzacji użytkowników przy użyciu przypisanych do kont loginów i haseł.

Dostęp do e-Logistyki będzie realizowany za pośrednictwem połączenia szyfrowanego (protokół SSL).

Uzgodnionym formatem dla dokumentów elektronicznych generowanych przez Spółkę, zapewniającym integralność treści i czytelność faktur, będzie PDF firmy A. wygenerowany z uwzględnieniem braku uprawnień do edycji dokumentu jakie zapewnia ten format.

PDF w formacie Tylko do odczytu, jako przyjęty dla opisywanego rozwiązania format zapisu, gwarantuje nienaruszalność i czytelność danych zawartych w dokumentach elektronicznych.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, wyłącznie wskazani i uprawnieni przez Spółkę pracownicy otrzymają dostęp do systemu Spółki, w którym będą wystawiane i przesyłane faktury w formie elektronicznej. Klasa systemu (ERP) - z którego Spółka korzysta i zamierza korzystać w przyszłości - zapewnia między innymi odpowiednie zarządzanie różnymi poziomami uprawnień dostępu do systemu. Ponadto system z którego korzysta Spółka, posiada wdrożone odpowiednie polityki bezpieczeństwa, w szczególności w odniesieniu do haseł i loginów (struktura haseł, wymuszana częstotliwość ich zmiany, zapisywanie historii zmian).

Wszystkie wygenerowane i wysłane w formie elektronicznej dla danego Subagenta dokumenty, będą ujęte w formie listy na ogólnym podglądzie, dostępnym dla uprawnionego użytkownika po jego zalogowaniu się do e-Logistyki i przejściu do zakładki Dokumenty sprzedaży.

Lista będzie zawierała informacje podstawowe, tj.:

• Numer dokumentu;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Typ dokumentu;
• Wartość brutto;
• Datę umieszczenia na e-Logistyce;
• Datę pobrania dokumentu (tylko dla dokumentów uprzednio pobranych);
• Dane operatora pobierającego (tylko dla dokumentów uprzednio pobranych).

Po wybraniu (poprzez kliknięcie ikony Plik do pobrania) odpowiedniej pozycji z listy, będzie możliwe pobranie i zapisanie faktury na dysku komputera operatora pobierającego, wydrukowanie faktury lub przeglądanie jej w formie elektronicznej na ekranie monitora.

Pobranie dokumentów przez uprawnionego użytkownika po stronie Subagenta zostanie zapisane w Systemie Spółki z uwzględnieniem informacji o:

• dacie i godzinie pobrania;
• adresie IP z którego pobrano dokument;
• danych użytkownika pobierającego.

Ponadto Spółka przewiduje wdrożenie specjalnych narzędzi kontroli procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, poprzez zdefiniowanie raportów informujących o przebiegu:

• generowania i emisji dokumentów elektronicznych;
• procesu odbioru przez Subagentów dokumentów elektronicznych za pomocą zabezpieczonej witryny.

Opisane powyżej rozwiązania zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur w procesie ich udostępniania Subagentom Spółki, pozwolą jednocześnie na spełnienie tych wymogów w czasie przechowywania dokumentów.

Mając na względzie treść § 6 ust. 1 Rozporządzenia, Spółka zamierza stworzyć i zachować archiwum wystawionych i wysłanych w formie elektronicznej faktur poprzez wykorzystanie rozwiązania opartego na zastosowaniu narzędzia, którego zadaniem jest archiwizacja i weryfikacja wskazanych danych, zapisanie ich w formie pełnej kopii zapasowej, zaszyfrowanie tych danych (z wykorzystaniem certyfikatów) oraz zdeponowanie ich w bezpiecznym, zewnętrznym centrum backup-u poprzez zaszyfrowane, bezpieczne łącze.

System który będzie wykorzystywany przez Spółkę do archiwizacji faktur zapewni:

• ochronę dokumentów przed ich usunięciem, modyfikacją oraz ochronę w przypadku awarii sprzętu;
• czytelność i wizualizację faktur, rozumianą jako przedstawienie treści informacyjnej faktury elektronicznej na ekranie monitora lub na wydruku;
• pełny i bezzwłoczny dostęp drogą elektroniczną do faktur transferowanych w formie elektronicznej na potrzeby organów podatkowych i organów kontroli skarbowej, możliwość udokumentowanego poboru na żądanie i wykorzystania faktur przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony powyżej mechanizm wystawiania, przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur można uznać za prawidłowy, w szczególności, czy faktury wystawione i przesłane przez Spółkę będą uznane za spełniające kryteria (a) autentyczności pochodzenia, (b) integralności treści, (c) czytelności faktury w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług...

Zdaniem Wnioskodawcy, z opisu sprawy wynika, że zastosowanie opisanych mechanizmów będzie skutkować tym, że zapewniona będzie autentyczność pochodzenia każdej faktury (pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury od momentu jej wystawienia) oraz jej integralność (w fakturze nie można zmienić żadnych danych) i czytelność - bezsporne.

W świetle prawa wspólnotowego podatnicy powinni mieć w prawodawstwie krajowym zagwarantowaną możliwość sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 marca 2012 r., I FSK 875/11). Sądy krajowe (a tym bardziej organy) - tak daleko jak jest to możliwe, a więc w przypadku gdy nie kłóci się to z wyraźnym językowym znaczeniem tekstu prawnego i gdy nie prowadzi do rezultatów contra legem - są zobowiązane do dokonywania prowspólnotowej (prounijnej) wykładni prawa krajowego. Konsekwencją wstąpienia Rzeczypospolitej do Unii Europejskiej jest bowiem przyjęcie całego acquis communautaire (wspólnotowego dorobku prawnego), a wykładnia prowspólnotowa pozwala na pełniejszą realizację obowiązków z tym związanych. Za takim rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Okoliczność że jakaś kwestia nie jest wprost uregulowana w prawie krajowym (np. wystawianie faktur w sposób elektroniczny) nie może oznaczać, że działanie takie jest nieuprawnione.

Na tej samej podstawie należy uznać, że przechowywanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będzie nie tylko dopuszczalne ale i prawidłowe. Dlatego należy uznać, że planowane zastosowanie mechanizmów opisanych powyżej będzie w pełni zgodne z przepisami o podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Na mocy art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy - opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów na terytorium kraju;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy - minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

W związku z koniecznością dostosowania przepisów wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L 189 z 22.07.2010 r., str. 1), Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r., poz. 1528) - zwane dalej rozporządzeniem - które weszło w życie 1 stycznia 2013 r.

Przepis § 2 rozporządzenia stanowi, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy § 3 rozporządzenia - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia - sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia.

Z kolei w myśl § 4 ust. 4 rozporządzenia - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność faktury są zachowane w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z poźn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z § 6 rozporządzenia wynika, że faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju - § 6 ust. 2 rozporządzenia.

Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy § 7 rozporządzenia - faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępnianie są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wprowadzone rozporządzeniem regulacje prawne odnośnie fakturowania mają na celu wspieranie korzystania z e-fakturowania poprzez stworzenie możliwości wolnego wyboru prostego i nieskomplikowanego sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

W związku z obowiązkiem dokładnego odzwierciedlania faktycznych transakcji w zakresie dostaw towarów i świadczenia usług, przepisy wymagają aby autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur były zapewnione od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik.

Należy zwrócić uwagę, że już w obowiązujących od 2011 r. przepisach w zakresie e-fakturowania powyższe obowiązki były wymagane. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej wskazano przykładowe sposoby zapewniania spełnienia tych wymogów (bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych EDI). Te przykładowe sposoby zapewnienia spełnienia wymogów autentyczności pochodzenia i integralności treści dawały przedsiębiorcom pewność prawa. Od 1 stycznia 2013 r. ustawodawca wskazał kolejny przykładowy sposób spełnienia tych wymogów - kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dla potrzeb podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralności treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność polegającą m.in. na prowadzeniu salonów sprzedaży telefonii komórkowej, w oparciu o umowę agencyjną zawartą z operatorem. Zgodnie z tą umową, Spółka uprawniona jest do prowadzenia działalności przy pomocy dalszych podmiotów - Subagentów (w oparciu o zawierane z nimi umowy subagencyjne). Umowy subagencyjne regulują m.in. rozliczenia między Zainteresowanym i Subagentami z tytułu sprzedaży Subagentom telefonów i innego sprzętu telekomunikacyjnego (następnie sprzedawanego przez Subagentów klientom). W związku z tą sprzedażą Wnioskodawca wystawia Subagentom zarówno faktury sprzedaży, jak i faktury korygujące, w szczególności zaś faktury korygujące związane z procesem refundacji części ceny sprzedanego klientowi telefonu.

Dotychczas Spółka wystawia faktury i faktury korygujące w formie papierowej i przesyła je pocztą. Z uwagi jednak na znaczną ilość dokumentów, a także fakt stałej współpracy z Subagentami, rozważa ona wprowadzenie innego rozwiązania - wystawiania i udostępniania Subagentom faktur i korekt w formie elektronicznej.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, zgodnie z wymogami określonymi przepisami rozporządzenia, Zainteresowany planuje przyjęcie następującego trybu wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur.

Mając na względzie treść § 3 rozporządzenia, Wnioskodawca zamierza wystawiać i udostępniać faktury w formie elektronicznej tylko tym Subagentom, którzy wcześniej zaakceptują ten sposób przesyłania faktur, składając Spółce stosowne pisemne oświadczenie w tej kwestii. Zainteresowany zamierza w informatycznym systemie finansowo-księgowym (system) służącym do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur, odnotowywać fakt udzielenia takiej akceptacji, a także ewentualnego jej cofnięcia. Fakty te zostaną odnotowane w kartotece danego Subagenta. Brak oznaczenia zgody lub wycofanie zgody odnotowane w tejże kartotece, wykluczy możliwość generowania faktur i korekt w wersji elektronicznej dla Subagenta, który zgody nie udzielił lub ją wycofał.

Proces wystawiania faktur w formie elektronicznej będzie oparty na ich generowaniu w formacie PDF bezpośrednio w systemie klasy ERP Wnioskodawcy i automatycznym umieszczeniu na zabezpieczonej witrynie internetowej www o nazwie e-Logistyka (dalej: e-Logistyka), dostępnej pod adresem (). Dostęp do e-Logistyki otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego Subagenta użytkownicy i będzie on możliwy po utworzeniu kont oraz autoryzacji użytkowników przy użyciu przypisanych do kont loginów i haseł. Dostęp do e-Logistyki będzie realizowany za pośrednictwem połączenia szyfrowanego (protokół SSL).

Uzgodnionym formatem dla dokumentów elektronicznych generowanych przez Spółkę, zapewniającym integralność treści i czytelność faktur będzie PDF firmy Adobe wygenerowany z uwzględnieniem braku uprawnień do edycji dokumentu jakie zapewnia ten format. PDF w formacie Tylko do odczytu, jako przyjęty dla opisywanego rozwiązania format zapisu, gwarantuje nienaruszalność i czytelność danych zawartych w dokumentach elektronicznych. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, wyłącznie wskazani i uprawnieni przez Zainteresowanego pracownicy otrzymają dostęp do jego systemu , w którym będą wystawiane i przesyłane faktury w formie elektronicznej. Klasa systemu (ERP) - z którego Wnioskodawca korzysta i zamierza korzystać w przyszłości - zapewni między innymi odpowiednie zarządzanie różnymi poziomami uprawnień dostępu do systemu. Ponadto system z którego korzystać będzie Spółka, posiadać będzie wdrożone odpowiednie polityki bezpieczeństwa, w szczególności w odniesieniu do haseł i loginów (struktura haseł, wymuszana częstotliwość ich zmiany, zapisywanie historii zmian).

Wszystkie wygenerowane i wysłane w formie elektronicznej dla danego Subagenta dokumenty, będą ujęte w formie listy na ogólnym podglądzie, dostępnym dla uprawnionego użytkownika po jego zalogowaniu się do e-Logistyki i przejściu do zakładki .Dokumenty sprzedaży.

Lista będzie zawierała informacje podstawowe, tj.: numer dokumentu; datę wystawienia dokumentu; typ dokumentu; wartość brutto; datę umieszczenia na e-Logistyce; datę pobrania dokumentu (tylko dla dokumentów uprzednio pobranych) oraz dane operatora pobierającego (tylko dla dokumentów uprzednio pobranych). Po wybraniu (poprzez kliknięcie ikony Plik do pobrania) odpowiedniej pozycji z listy, będzie możliwe pobranie i zapisanie faktury na dysku komputera operatora pobierającego, wydrukowanie faktury lub przeglądanie jej w formie elektronicznej na ekranie monitora. Pobranie dokumentów przez uprawnionego użytkownika po stronie Subagenta zostanie zapisane w Systemie Zainteresowanego, z uwzględnieniem informacji o: dacie i godzinie pobrania; adresie IP z którego pobrano dokument i danych użytkownika pobierającego. Ponadto Wnioskodawca przewiduje wdrożenie specjalnych narzędzi kontroli procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, poprzez zdefiniowanie raportów informujących o przebiegu: generowania i emisji dokumentów elektronicznych oraz procesu odbioru przez Subagentów dokumentów elektronicznych za pomocą zabezpieczonej witryny.

Spółka wskazała, że opisane powyżej rozwiązania zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur w procesie ich udostępniania jej Subagentom, pozwolą jednocześnie na spełnienie tych wymogów w czasie przechowywania dokumentów.

Zainteresowany poinformował, że mając na względzie treść § 6 ust. 1 rozporządzenia, zamierza stworzyć i zachować archiwum wystawionych i wysłanych w formie elektronicznej faktur poprzez wykorzystanie rozwiązania opartego na zastosowaniu narzędzia, którego zadaniem jest archiwizacja i weryfikacja wskazanych danych, zapisanie ich w formie pełnej kopii zapasowej, zaszyfrowanie tych danych (z wykorzystaniem certyfikatów) oraz zdeponowanie ich w bezpiecznym, zewnętrznym centrum backup-u poprzez zaszyfrowane, bezpieczne łącze. System który będzie wykorzystywany przez Wnioskodawcę do archiwizacji faktur zapewni: ochronę dokumentów przed ich usunięciem, modyfikacją oraz ochronę w przypadku awarii sprzętu; czytelność i wizualizację faktur, rozumianą jako przedstawienie treści informacyjnej faktury elektronicznej na ekranie monitora lub na wydruku oraz pełny i bezzwłoczny dostęp drogą elektroniczną do faktur transferowanych w formie elektronicznej na potrzeby organów podatkowych i organów kontroli skarbowej, możliwość udokumentowanego poboru na żądanie i wykorzystania faktur przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Podsumowując, przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób wystawiania, przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej zapewni warunki dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności tych faktur w rozumieniu powołanych przepisów rozporządzenia. Spółka spełni także warunek dotyczący posiadania akceptacji przez danego odbiorcę (Subagenta) na przekazywanie faktur w formie elektronicznej.

Wobec powyższego, planowany przez Zainteresowanego mechanizm wystawiania, przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej spełni warunki przewidziane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. co oznacza, że należy uznać go za prawidłowy.

Jednak w związku z tym, że odpowiedź na zadane pytanie została udzielona na podstawie obowiązujących przepisów rozporządzenia - powołanych w niniejszej interpretacji indywidualnej - stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe. Ponieważ nie można zgodzić się z twierdzeniem Zainteresowanego, że kwestie dotyczące wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej nie są wprost uregulowane w prawie krajowym.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Informuje się, że kwestia dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych została rozstrzygnięta w odrębnym piśmie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu