Temat interpretacji

przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 lipca 2011 r. (data wpływu 01 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 01 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury elektroniczne poprzez wymianę danych elektronicznych EDI jak również z wykorzystaniem programu/programów umożliwiających podpisanie dokumentów i weryfikację podpisu.

W obu przypadkach rozpoczęcie przesyłania faktur poprzedzone będzie zawarciem stosownej umowy i rozpocznie się po dniu wskazanym w umowie. Dodatkowo umowa zawierać będzie informacje czy odbiorca decyduje się na system wymiany danych EDI czy też inny system.

W pierwszym z opisanych sposobów wystawiania faktur Wnioskodawca zamierza stać się, jako wystawca e-faktur, uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), tak jak to stanowi § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

W powyższym zakresie Wnioskodawca będzie korzystać z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego. W celu optymalizacji komunikacji w systemie EDI zadaniem tego podmiotu (usługodawcy) będzie umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych z systemu Wnioskodawcy oraz umożliwienie ściągania w formacie XML poprzez dostęp do odpowiedniej strony www lub z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji przez odbiorcę wysłanego komunikatu. Dodatkowo system usługodawcy będzie archiwizował wszystkie e-faktury w oryginalnym formacie, przy czym zgodnie z przepisami rozporządzenia zapewniona będzie czytelna wersja prezentacyjna e-faktury.

Wyżej opisany system wymiany i archiwizowania e-faktur gwarantować będzie, według Wnioskodawcy, autentyczność ich pochodzenia, integralność danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania oraz natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną organom kontroli skarbowej do tych faktur, w szczególności zapewniać będzie możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk.

W drugim przypadku Wnioskodawca będzie wystawiał fakturę w swoim systemie ERP i zapisywał ją do pliku PDF. Następnie plik ten będzie umieszczany w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie E-dokumenty. W wyżej wspomnianej aplikacji Wnioskodawca będzie dokonywał podpisania dokumentu e-pieczęcią opartą na kwalifikowanym certyfikacie. Aplikacja ta będzie służyła również do wysłania dokumentu na wskazany w umowie przez klienta adres e-mail. Dane z aplikacji będą archiwizowane w systemie dobowym przez usługodawcę. Wnioskodawca dopuszcza, że część faktur podpisanych elektronicznie w aplikacji nie będzie wysyłana na e-maila a kopiowana na serwery sftp klientów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy opisany proces wymiany i archiwizowania e-faktur spełnia wymogi, o których mowa w § 4 pkt 2, w związku z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie e-faktur...

Czy dopuszczalne jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, np. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI, a osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI...

Zdaniem Wnioskodawcy, stosując opisane powyżej dwie metody nie narusza przepisów ustawy, gdyż nie ogranicza ona liczby metod wymiany. Jednocześnie Wnioskodawca uważa, iż w jednej i drugiej metodzie zachowane są wymogi, co do autentyczności pochodzenia i integralności treści. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, nie ogranicza liczby archiwów, w których faktury te będą przechowywane. Oznacza to, że Spółka może posiadać odrębne archiwum dla faktur elektronicznych wystawianych na rzecz klientów korzystających z wymiany danych EDl oraz odrębne archiwum dla faktur wystawionych na rzecz klientów korzystających z e-faktur z pominięciem wymiany EDI. Dopuszczalne jest też zorganizowanie przechowywania faktur elektronicznych w taki sposób, iż jeden usługodawca będzie przechowywał faktury wystawione na rzecz podmiotów należących do grupy pierwszej, a inny usługodawca lub sama spółka na rzecz podmiotów spoza grupy pierwszej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy. Ww. rozporządzenie w § 10 uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119).

W myśl § 3 ust. 1 - 3 cyt. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie zaś z § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, w myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Dodatkowo § 8 cyt. rozporządzenia, wskazuje, że faktury przesyłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawarte.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego stwierdzić należy, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jest mowa o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno fakturę pierwotną, jak również fakturę korygującą, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno fakturę pierwotną jak też fakturę korygującą. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Jak już wspomniano, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin.

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Spółka rozważa dwa modele wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W pierwszym modelu Spółka ma zamiar być uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z regulacjami zawartymi w cyt. rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 roku. Zainteresowany będzie korzystać z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego. W celu optymalizacji komunikacji w systemie EDI zadaniem tego podmiotu (usługodawcy) będzie umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych z systemu Spółki oraz umożliwienie ściągania w formacie XML poprzez dostęp do odpowiedniej strony www lub z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji przez odbiorcę wysłanego komunikatu. Dodatkowo system usługodawcy będzie archiwizował wszystkie e­faktury w oryginalnym formacie, przy czym zgodnie z przepisami rozporządzenia zapewniona będzie czytelna wersja prezentacyjna e-faktury.

Drugi model będzie polegał na tym, że Spółka będzie wystawiała fakturę w swoim systemie ERP i zapisywała ją do pliku PDF. Następnie plik ten będzie umieszczany w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie E-dokumenty. Zainteresowany będzie dokonywał podpisania dokumentu e-pieczęcią opartą na kwalifikowanym certyfikacie. Aplikacja ta będzie służyła również do wysłania dokumentu na wskazany w umowie przez klienta adres e­mail. Dane z aplikacji będą archiwizowane w systemie dobowym przez usługodawcę.

Jak podkreśla Wnioskodawca istnieje możliwość, że część faktur podpisanych elektronicznie w aplikacji nie będzie wysyłana na e-maila a kopiowana na serwery sftp klientów.

Wnioskodawca stwierdza, że w obu przypadkach rozpoczęcie przesyłania faktur poprzedzone będzie zawarciem stosownej umowy i rozpocznie się po dniu wskazanym w umowie. Dodatkowo umowa zawierać będzie informacje czy odbiorca decyduje się na system wymiany danych EDI czy też inny system.

Zainteresowany podaje, że system wymiany i archiwizowania e-faktur gwarantować będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania oraz natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną organom kontroli skarbowej do tych faktur, w szczególności zapewniać będzie możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa mające zastosowanie w sprawie będącej przedmiotem wniosku do przedstawionego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że opisane przez Spółkę rozwiązanie dotyczące sposobów przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej spełniać będzie wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ponadto należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż możliwe jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, tj. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI oraz osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te jak wskazano wyżej nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi