Temat interpretacji

możliwość archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 sierpnia 2011r. (data wpływu 10 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 sierpnia 2011 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca wystawia miesięcznie 6000 faktur VAT osobom fizycznym i prawnym za usługę w rozprowadzaniu wody i odprowadzaniu i oczyszczaniu ścieków z których oryginał faktury papierowej trafia do nabywcy usługi a kopia papierowa do archiwum.

Ewidencja faktur jest prowadzona w systemie komputerowym, który umożliwia przechowywanie faktur oraz faktur korygujących w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnia:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca zamierza w/w systemie ewidencji faktur archiwizować wystawione kopie faktur elektronicznie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca ma prawo do archiwizacji wystawionej kopii faktury w sposób elektroniczny...

Stanowisko Wnioskodawcy.

Wnioskodawca może archiwizować wystawione kopie faktur w sposób elektroniczny, ponieważ w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktury oraz faktury korygującej, a także duplikatów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, i w tym zakresie Wnioskodawca będzie spełnić warunek z rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w podziale na okres rozliczeniowy w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Również warunki przedstawione w powyższym paragrafie będą spełnione przez Wnioskodawcę przy zastosowaniu archiwizacji elektronicznej kopii faktury. Z przedstawionych wyżej cytatów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktury oraz faktury korygującej, a także duplikatów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Widać, że ustawodawca daje możliwość dowolnego sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących a także duplikatów. Powyższy przepis jest dostosowaniem obowiązujących przepisów w tym zakresie do przepisów prawa wspólnotowego, w tym do Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347, str. 1 ze zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku do towarów i usług (t.j. Dz. U. Nr 177 z 2011r., poz. 1054), zwanej dalej również ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 cyt. ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Natomiast § 19 ust. 2 cyt. powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.).

Natomiast, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4 ww. § 21).

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca wystawia miesięcznie 6000 faktur VAT osobom fizycznym i prawnym za usługę w rozprowadzaniu wody i odprowadzaniu i oczyszczaniu ścieków z których oryginał faktury papierowej trafia do nabywcy usługi a kopia papierowa do archiwum.

Ewidencja faktur jest prowadzona w systemie komputerowym, który umożliwia przechowywanie faktur oraz faktur korygujących w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnia:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca zamierza w/w systemie ewidencji faktur archiwizować wystawione kopie faktur elektronicznie.

Wnioskodawca we własnym stanowisku stwierdził, że może archiwizować wystawione kopie faktur w sposób elektroniczny, ponieważ, w jego ocenie, zostaną spełnione warunki wynikające z § 21 ust. 1 i ust. 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że jeżeli w istocie, prowadzony przez Wnioskodawcę komputerowy system przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może przechowywać (archiwizować) kopie wystawionych faktur VAT i faktur korygujących w formie elektronicznej, mimo że oryginały mają postać papierową (drukowaną).

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, , po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach