Czy Spółka będzie uprawniona do obniżania podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z e-faktur dokumentujących zakup miedzi dla c... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 04.10.2012, sygn. IBPP3/443-694/12/ASz, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

Temat interpretacji

Czy Spółka będzie uprawniona do obniżania podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z e-faktur dokumentujących zakup miedzi dla celów działalności opodatkowanej?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2012r. (data wpływu 4 lipca 2012r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 września 2012r. (data wpływu 27 września 2012r), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania:

Czy w przypadku akceptacji otrzymywania faktur elektronicznych od dostawcy przez Wnioskodawcę przy założeniu, że obrót tymi dokumentami będzie odbywał się w sposób opisany w stanie faktycznym, Spółka będzie uprawniona do obniżania podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z e-faktur dokumentujących zakup miedzi dla celów działalności opodatkowanej,
Czy okresem otrzymania przez podatnika faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresem otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT będzie w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego miesiąc, w którym upoważniony pracownik Spółki odebrał wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci faktury VAT oraz (odpowiednio) faktury VAT korygującej w formie elektronicznej,
Czy prawidłowy jest opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania e-faktur, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę

-jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 lipca 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii uznania:

Czy w przypadku akceptacji otrzymywania faktur elektronicznych od dostawcy przez Wnioskodawcę przy założeniu, że obrót tymi dokumentami będzie odbywał się w sposób opisany w stanie faktycznym, Spółka będzie uprawniona do obniżania podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z e-faktur dokumentujących zakup miedzi dla celów działalności opodatkowanej,
Czy okresem otrzymania przez podatnika faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresem otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT będzie w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego miesiąc, w którym upoważniony pracownik Spółki odebrał wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci faktury VAT oraz (odpowiednio) faktury VAT korygującej w formie elektronicznej,
Czy prawidłowy jest opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania e-faktur, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 25 września 2012r. (data wpływu 27 września 2012r.). będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 21 września 2012r. znak: IBPP3/443-694/12/ASz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również jako Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT dla którego okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy, prowadzącym działalność w zakresie produkcji i sprzedaży kabli i przewodów, których dostawa krajowa opodatkowana jest podstawową stawką podatku od towarów i usług. W celu wytworzenia swoich produktów Wnioskodawca nabywa surowce niezbędne w procesie produkcji, w tym m.in. metale (miedź i aluminium). Spółka nabywa miedź od ... (dalej: Dostawca), będącą również czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca wykorzystuje miedź wyłącznie dla celów działalności gospodarczej opodatkowanej VAT i w związku z tym obniża podatek należny o całą wartość podatku naliczonego wynikającą z otrzymanych faktur VAT dokumentujących nabycia od Dostawcy zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, przy każdorazowym uwzględnianiu ewentualnych przesłanek wyłączających prawo do odliczenia wynikających w szczególności z art. 88 ustawy o VAT.

Obecnie z tytułu dostaw miedzi Dostawca wystawia Wnioskodawcy tradycyjne, papierowe faktury VAT (w tym również faktury VAT korygujące) i przesyła je pocztą na adres Spółki. Biorąc jednak pod uwagę chęć przyspieszenia procesu wystawiania, przesyłania i księgowania faktur, Dostawca zaproponował Wnioskodawcy dokumentowanie dostaw miedzi przy wykorzystaniu tzw. faktur elektronicznych przesyłanych przez e-mail (dalej również jako e-faktury). Jednocześnie Dostawca przedstawił do podpisu Spółce treść dokumentu akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, o którym mowa w § 3 rozporządzenia. Wnioskodawca aktualnie rozważa, czy zaakceptować propozycję Dostawcy.

Z uzyskanych przez Wnioskodawcę informacji wynika, że Dostawca dysponuje zintegrowanym systemem finansowo-księgowym (SAP), który umożliwia wystawianie, akceptację, księgowanie, wysyłanie do kontrahentów oraz archiwizowanie faktur w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania. Jednak na żądanie organu kontroli podatkowej lub organu kontroli skarbowej istnieje techniczna możliwość bezzwłocznego ich odszukania w systemie i uzyskania stosownego wydruku.

Dostawca wystawia faktury elektroniczne w formacie PDF, zapewniając autentyczność pochodzenia przez spełnienie następujących warunków:

wysłanie e-faktury Wnioskodawcy będzie następowało tylko z jednego, wskazanego na formularzu akceptacji adresu e-mail Spółki, do którego dostęp będą posiadały wyłącznie uprawnione osoby Dostawcy,
przesyłana Wnioskodawcy e-faktura będzie wystawiona i zatwierdzona przez imiennie wskazaną, upoważnioną osobę o odpowiednich uprawnieniach systemowych.

Z kolei Spółka w celu odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego dla odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych założy odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-mail, na którą przesyłane będą e-faktury od Dostawcy. Skrzynka będzie wyposażona w procedury informatyczne chroniące otrzymane wiadomości (z załącznikami w postaci e-faktur) przed skasowaniem oraz jakimikolwiek modyfikacjami. Dostęp do tej skrzynki będzie przyznany wyłącznie ściśle określonym pracownikom Wnioskodawcy, którzy odpowiedzialni będą za odbiór, wydruk, rejestrację, księgowanie i archiwizowanie przesłanych przez Dostawcę dokumentów.

Jednocześnie oryginalnie przesłana wersja PDF będzie archiwizowana na serwerach Wnioskodawcy. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka będzie mogła udostępnić zarówno wersję papierową jak i elektroniczną faktur otrzymanych od Dostawcy.

W piśmie z dnia 27 września 2012r. Wnioskodawca wskazał, że:

1. Faktury otrzymane przez Spółkę drogą elektroniczną będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

2. Sposób przechowywania faktur otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną:

zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
zapewnia łatwe ich odszukanie;
zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy w przypadku akceptacji otrzymywania faktur elektronicznych od Dostawcy przez Wnioskodawcę przy założeniu, że obrót tymi dokumentami będzie odbywał się w sposób opisany w stanie faktycznym, Spółka będzie uprawniona do obniżania podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z e-faktur dokumentujących zakup miedzi dla celów działalności opodatkowanej...
Czy okresem otrzymania przez podatnika faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresem otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT będzie w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego miesiąc, w którym upoważniony pracownik Spółki odebrał wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci faktury VAT oraz (odpowiednio) faktury VAT korygującej w formie elektronicznej...
Czy prawidłowy jest opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania e-faktur, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę...

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury elektroniczne dokumentujące dostawę miedzi do Spółki, które będą przesyłane przez Dostawcę będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego w rozumieniu art. 86 ustawy o VAT.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 20 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Z kolei zgodnie z ust. 2 pkt 1 lit. a cytowanego przepisu kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jedną z dopuszczalnych form wystawiania i przesyłania faktur VAT jest sposób określony rozporządzeniem. W związku z tym faktury tego rodzaju (faktury elektroniczne), wystawiane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu, stanowią dokument równoważny tradycyjnej, papierowej fakturze VAT wystawionej w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym e-faktury od Dostawcy będą spełniały warunki rozporządzenia, w tym dot. integralności treści oraz autentyczności pochodzenia i tym samym będą stanowiły podstawę do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego, tak jak tradycyjne, papierowe faktury VAT otrzymywane do tej pory od Dostawcy, przy założeniu, że nie będą zachodziły przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT naliczonego, określone w szczególności w art. 88 ustawy o VAT

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy okresem otrzymania przez podatnika faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresem otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT będzie w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego miesiąc w którym upoważniony pracownik Spółki odebrał wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci faktury VAT lub (odpowiednio) faktury VAT korygującej w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust 11, 12, 16 i 18. Ta ogólna zasada znajduje zastosowanie w odniesieniu do faktur dokumentujących nabycie miedzi.

W przypadku zmiany formy fakturowania z papierowej na elektroniczną zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym, faktyczna data otrzymania dokumentu jest datą otrzymania wiadomości e-mail wyświetlaną przez program (klienta poczty e-mail). Data ta jest zdaniem Wnioskodawcy ekwiwalentem pieczątki data wpływu stosowanej dla jednoznacznego określenia daty otrzymania faktury w formie papierowej przez podatnika.

Analogiczne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2012r. (sygn. IPPP2/443-1397/11-6/IZ), w której czytamy m.in. (...) Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy odnośnie stwierdzenia, iż faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT należało uznać za prawidłowe (...). Takie samo stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lutego 2012r. (sygn. IBPP3/443-1247/11/PK).

Ad.3.

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób przechowywania e-faktur, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę w opisanym stanie faktycznym, jest prawidłowy.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
łatwe ich odszukanie,
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W związku z powyższym, dopuszczalne jest przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w postaci papierowego wydruku pod warunkiem spełnienia warunków opisanych w punktach 1-3 powyższego paragrafu.

Należy zauważyć, że w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego wymienione warunki zostaną spełnione.

Przedstawione w stanie faktycznym procedury, które zostaną przyjęte przez Wnioskodawcę spowodują, że:

Pracownik Spółki nie będzie miał technicznych możliwości ingerowania w źródłowy plik PDF z e-fakturą, który będzie podlegał wydrukowi. Z kolei nawet w przypadku próby rekonwersji nieedytowalnej faktury w formacie PDF do pliku edytowalnego (np. DOC) i naniesienia jakichkolwiek zmian w treści dokumentu - naruszony zostanie niekwalifikowany podpis elektroniczny Dostawcy, co uczyni zmodyfikowaną wersję faktury bezużyteczną.
Po wydruku e-faktury będzie ona traktowana jak standardowa, papierowa faktura VAT. Ewentualna próba ingerencji w treść wydruku e-faktury będzie łatwo udaremniona przez porównanie treści dokumentu źródłowego (zarchiwizowany na serwerze plik PDF z e-fakturą) z jego papierowym odpowiednikiem. Na żądanie organu kontroli podatkowej lub organu kontroli skarbowej możliwe będzie przedstawienie zarówno wydruku e-faktury jak i pliku PDF z wiadomości e-mail otrzymanej od Dostawcy. W ten sposób możliwe będzie sprawdzenie, czy treść obu form dokumentu jest identyczna i czy nie nastąpiła ingerencja w jego zawartość.
Odszukanie e-faktur przechowywanych w formie papierowej będzie możliwe bez żadnych trudności technicznych, z uwagi na ich przechowywanie w sposób uporządkowany z odpowiednią numeracją systemową i możliwością szybkiego wyszukania faktur w porządku chronologicznym (w podziale na okresy rozliczeniowe w VAT).

Naniesienie na wydruk zaksięgowanej e-faktury pieczątki z datą wpływu, odpowiadającą dacie otrzymania wiadomości e-mail od Dostawcy z załącznikiem w postaci tej e-faktury w formacie PDF będzie prawidłowo wskazywało na okres rozliczeniowy, w którym Spółka nabędzie prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej e-faktury przy założeniu, że nie zajdą przesłanki warunkujące wyłączenie tego prawa, w szczególności wynikające z art. 88 ustawy o VAT. W razie potrzeby, na żądanie organu kontroli podatkowej lub organu kontroli skarbowej możliwe będzie porównanie daty otrzymania wskazywanej przez pieczątkę na wydruku z datą otrzymania wiadomości e-mail, która zapisana jest w programie do zarządzania pocztą elektroniczną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Stosownie od art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Jednocześnie wskazać należy, iż regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2010r. Nr 249, poz. 1661) wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

W świetle § 3 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Faktury na mocy § 4 cyt. rozporządzenia mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przy czym, stosownie do § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podkreślenia wymaga, że przepisy dotyczące sposobu wystawiania, przesyłania (udostępniania) faktur służą zapewnieniu pewności i bezpieczeństwa obrotu.

Z opisu sprawy wynika, iż dostawca zaproponował Wnioskodawcy dokumentowanie dostaw miedzi przy wykorzystaniu tzw. faktur elektronicznych przesyłanych przez e-mail. Jednocześnie Dostawca przedstawił do podpisu Wnioskodawcy treść dokumentu akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, o którym mowa w § 3 rozporządzenia. Wnioskodawca aktualnie rozważa, czy zaakceptować propozycję Dostawcy. Dostawca dysponuje zintegrowanym systemem finansowo-księgowym (SAP), który umożliwia wystawianie, akceptację, księgowanie, wysyłanie do kontrahentów oraz archiwizowanie faktur w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania. Jednak na żądanie organu kontroli podatkowej lub organu kontroli skarbowej istnieje techniczna możliwość bezzwłocznego ich odszukania w systemie i uzyskania stosownego wydruku.

Dostawca wystawia faktury elektroniczne w formacie PDF, zapewniając autentyczność pochodzenia przez spełnienie następujących warunków:

wysłanie e-faktury Wnioskodawcy będzie następowało tylko z jednego, wskazanego na formularzu akceptacji adresu e-mail Spółki, do którego dostęp będą posiadały wyłącznie uprawnione osoby Dostawcy,
przesyłana Wnioskodawcy e-faktura będzie wystawiona i zatwierdzona przez imiennie wskazaną, upoważnioną osobę o odpowiednich uprawnieniach systemowych.

Z kolei integralność e-faktury zostanie zapewniona przez zastosowanie formatu, w jakim wysyłana będzie faktura wraz z podpisem elektronicznym pod fakturą, tj. certyfikatu niekwalifikowanego dla serwera Dostawcy. Procedura ta umożliwia odbiorcy e-faktury potwierdzenie jej autentyczności pochodzenia oraz niezmienność formy w każdym zakresie. Próba jakiejkolwiek nieuprawnionej modyfikacji treści e-faktury spowoduje utratę podpisu elektronicznego. Z kolei Wnioskodawca w celu odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego dla odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych założy odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-mail, na którą przesyłane będą e-faktury od Dostawcy. Skrzynka będzie wyposażona w procedury informatyczne chroniące otrzymane wiadomości (z załącznikami w postaci e-faktur) przed skasowaniem oraz jakimikolwiek modyfikacjami. Dostęp do tej skrzynki będzie przyznany wyłącznie ściśle określonym pracownikom Wnioskodawcy, którzy odpowiedzialni będą za odbiór, wydruk, rejestrację, księgowanie i archiwizowanie przesłanych przez Dostawcę dokumentów.

Faktury po ich otrzymaniu od Dostawcy będą drukowane i przechowywane w formie papierowej tak jak tradycyjne faktury VAT otrzymywane od innych kontrahentów Spółki. Upoważniony pracownik Wnioskdoawcy będzie umieszczał na wydruku faktury pieczątkę z datą otrzymania wiadomości e-mail, do której załączona została e-faktura. Następnie wydrukowana e-faktura, po jej stosownym opisaniu przez upoważnionych pracowników Wnioskodawcy, zostanie zaksięgowana w systemie. Po zaksięgowaniu na wydruk naniesiony zostanie dekret księgowy z danymi dot. kont i kwot. Wszystkie wydrukowane i zaksięgowane e-faktury będą przechowywane w sposób uporządkowany, z możliwością bezzwłocznego odszukania faktur dot. konkretnego przedziału czasu (np. poszczególnych okresów rozliczeniowych w VAT). Jednocześnie oryginalnie przesłana wersja PDF będzie archiwizowana na serwerach Wnioskodawcy. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka będzie mogła udostępnić zarówno wersję papierową jak i elektroniczną faktur otrzymanych od Dostawcy. Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę drogą elektroniczną będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Sposób przechowywania faktur otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną:

zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
zapewnia łatwe ich odszukanie;
zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Ad.1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika ().

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. zwykłych faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Zatem wysłanie i otrzymywanie faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z wysłaniem i otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy również stwierdzić, iż wobec spełnienia przez faktury, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę, warunków określonych w ww. ustawie o podatku od towarów i usług, rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych drogą elektroniczną, dokumentujących zakup miedzi, w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Zatem w ww. kwestii stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Ad. 2

Przechodząc do kwestii ustalenia okresu otrzymania faktury w formie elektronicznej w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresu otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT, w pierwszej kolejności należy wskazać, że zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych, w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej czy też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom () bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane, tego zagadnienia nie regulują.

Otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną i data jej rzeczywistego odbioru co do zasady decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze, a w przypadku faktur korygujących decyduje o uprawnieniu podatnika do wykazania podatku w zmienionej wysokości. Powyższe prowadzi do wniosku, że potwierdzenie daty odbioru faktury i faktury korygującej dokumentującej dokonane zakupy może następować w dowolnej formie, zarówno poprzez np. dokonanie odpowiednich adnotacji na wydrukowanych z otrzymanego pliku PDF dokumentach, dokonanie wydruku treści wiadomości e-mail.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury czy faktury korygującej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące że Wnioskodawca mógł w normalnym toku czynności zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

W ocenie tut. organu, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego tj. jak wskazał Wnioskodawca otrzymywania faktur elektronicznych gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność ich treści, należy stwierdzić, że okres w którym podatnik otrzymał fakturę lub fakturę korygującą będzie rozpoznawany w dacie otrzymania poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) z załączoną fakturą lub fakturą korygującą w formacie pliku PDF.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż stanowisko Wnioskodawcy zgodnie z którym okresem otrzymania przez podatnika faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT oraz okresem otrzymania faktury korygującej w rozumieniu art. 86 ust. 10a ustawy o VAT będzie w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego miesiąc w którym upoważniony pracownik Spółki odebrał wiadomość e-mail z załącznikiem w postaci faktury VAT lub (odpowiednio) faktury VAT korygującej w formie elektronicznej, należało uznać za prawidłowe.

Ad.3

Odnosząc się do kwestii sposobu przechowywania e-faktur, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę, należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość różnicowania sposobu przechowywania faktur.

Z wniosku wynika, że faktury po ich otrzymaniu od dostawcy będą drukowane i przechowywane w formie papierowej. Wszystkie wydrukowane i zaksięgowane e-faktury będą przechowywane w sposób uporządkowany, z możliwością bezzwłocznego odszukania faktur dot. konkretnego przedziału czasu (np. poszczególnych okresów rozliczeniowych w VAT). Jednocześnie oryginalnie przesłana wersja PDF będzie archiwizowana na serwerach Wnioskodawcy. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka będzie mogła udostępnić zarówno wersję papierową jak i elektroniczną faktur otrzymanych od Dostawcy. Faktury otrzymane przez Spółkę drogą elektroniczną będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz zapewniające organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w sytuacji wypełnienia wszystkich warunków rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania faktur oraz faktur korygujących w sposób opisany we wniosku, tj. zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej na swoich serwerach.

Zatem w ww. kwestii stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

W konsekwencji, oceniając stanowisko Wnioskodawcy całościowo, należało je uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 14 marca 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie