Temat interpretacji

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. w formacie PDF, JPG), jak również za pośrednictwem faksu, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 5 września 2013 r. (data wpływu 10 września 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. w formacie PDF, JPG), jak również za pośrednictwem faksu, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 września 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. w formacie PDF, JPG), jak również za pośrednictwem faksu, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa od kontrahentów blachy profilowane, blachy stalowe w kręgach, orynnowania, folie, wkręty, okna dachowe, profile konstrukcyjne oraz panele ścienne i dachowe. Materiały te są następnie wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (sprzedaż krajowa, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów).

Spółka zamierza ustalić z dostawcami ww. materiałów, aby wystawiane przez nich faktury były przesyłane w formie elektronicznej, tj. w formie skanu dokumentu (np. w formacie: PDF, JPG), bądź faksem.

Każdorazowo faktura zostanie przesłana bądź na wskazany adres e-mail Spółki (w przypadku skanu faktur przesyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail), bądź na wskazany numer faksu Spółki (w przypadku faktur przesyłanych za pomocą faksu).

Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Spółka będzie dodatkowo drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie weryfikowana poprzez identyfikacje adresu, z którego został wysłany e-mail z fakturą, bądź numer faksu - w przypadku wysłania faktury faksem.

Adresy e-mail oraz numery faksów, z których będą wysyłane faktury, zostaną bowiem uzgodnione między Spółką a danym kontrahentem. Nadto, na każdej wydrukowanej fakturze, zostanie odnotowany adres e-mail nadawcy oraz data otrzymania tegoż e-mail`a. Ponadto, w celu uzupełniającej weryfikacji tożsamości kontrahenta, Spółka będzie dokonywać szczegółowej analizy faktury otrzymanej w formie elektronicznej.

Każdorazowo będzie dokonywane badanie powiązania danej faktury z konkretnym zamówieniem, bądź umową. Dzięki temu Spółka będzie mogła zweryfikować treść faktury ze złożonym wcześniej zamówieniem (umową). Ponadto, nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury, tj. nie będzie możliwości dokonania w otrzymanych fakturach zmian danych, jakie taka faktura powinna zawierać, i w żadnych okolicznościach Spółka tego nie uczyni, ani co do w formatu elektronicznego, jak również co do później wydrukowanego egzemplarza tej faktury.

Ponadto, wskazane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Wobec opisanych powyżej kontroli biznesowych faktury otrzymane w formie elektronicznej nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie będzie następować poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT przesłana Spółce przez kontrahenta w formie skanu (jako załącznik do wiadomości e-mail) lub faksem, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej uprawnia ją do dokonania odliczenia podatku naliczonego wykazanego na tej fakturze...

Zdaniem Spółki, faktury otrzymywane w sposób opisany powyżej czynią zadość wymogom prawa podatkowego i dają prawo do odliczenia wykazanego na nich VAT.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 20 grudnia 2012 r. (dalej: Rozporządzenie), przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Jak wskazano powyżej, Spółka wyrazi uprzednio taką zgodę każdemu kontrahentowi, od którego zamierza otrzymywać fakturę we wskazanej powyżej formie elektronicznej.

Natomiast, w myśl § 4 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Ponadto zgodnie z § 2 Rozporządzenia:

• autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• integralność treści faktury oznacza, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka po otrzymaniu faktury w formie elektronicznej dokona szczegółowej weryfikacji, zapewniającej autentyczność pochodzenia tejże faktury. Nie będzie też możliwości dokonania ingerencji w treść faktury w żadnych okolicznościach. Spółka również tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian danych zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury.

Faktury będą nadto przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia, tj. wskazane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zdaniem Spółki ma ona prawo do odliczania naliczonego podatku wykazanego na fakturach, które otrzyma pocztą elektroniczną (w formie skanu) lub faksem w okresie, w którym otrzyma fakturę lub w dwóch kolejnych. Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, jeśli towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W świetle zaś ust. 2 przywołanego przepisu, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu jest podatek wynikający m.in. z faktur otrzymanych przez podatnika. Prawo do odliczenia nie zostało zatem uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę, istotnie jest natomiast, aby była to forma zgodna z obowiązującym prawem. Jak wskazano powyżej, faktury otrzymane w formie skanu lub faksem, czynią zadość temu wymogowi.

Stanowisko Spółki potwierdzają interpretacje indywidualne organów podatkowych, w tym m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 26 marca 2013 r. nr IPTPP4/443-863/12-4/BM oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 13 lutego 2013 r. nr IPTPP2/443-976/12-4/JN.

Nadto w interpretacji indywidualnej z dnia 28 kwietnia 2011 r. (nr IPPP1-443-429/11-4/IGo), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila, bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej. Wprawdzie interpretacja ta została wydana na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661), Spółka podkreśliła, że aktualnie obowiązujące rozporządzenie, powiela stosowne zapisy dotyczące faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Reasumując, uwzględniwszy przytoczone powyżej interpretacje, zdaniem Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Tut. organ zastrzega, że weryfikacja prawidłowości stosowanego systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem weryfikacji tej będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Postępowanie bowiem w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, że tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji indywidualnej nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, które umożliwiałyby przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy