Otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przesłanej w formie elektronicznej oraz termin otrzym... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 30.09.2013, sygn. IPTPP2/443-534/13-4/JN, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi

Temat interpretacji

Otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przesłanej w formie elektronicznej oraz termin otrzymania faktury w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 1 lipca 2013 r. (data wpływu 3 lipca 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 września 2013 r. (data wpływu 23 września 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 lipca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 września 2013 r. poprzez doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka Akcyjna (dalej: Spółka) prowadzi działalność w zakresie obrotu materiałami budowlanymi. W związku z powyższą działalnością Spółka nabywa towary i usługi od dostawców. Niektórzy z dostawców planują przesyłać do Spółki faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Faktury te będą przesyłane w formacie PDF, WORD lub Excel. Drogą elektroniczną będą także przesyłane skany faktur papierowych (np. w formacje PDF). Rozważane jest także i to, by Spółka ściągała fakturę po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy.

Uzyskane w powyższy sposób faktury VAT będą drukowane przez Spółkę i księgowane w programie komputerowym (w ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb VAT). Spółka dokona także archiwizacji dokumentu tak jak pozostałe faktury VAT i inne dokumenty otrzymywane w formie papierowej od innych kontrahentów. Na wydrukowanych fakturach Spółka zamieści adnotację o dacie otrzymania faktury lub też ewentualnie sporządzi wydruk wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana. Przed wydrukiem dokumentu Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

W nie każdym przypadku Spółka będzie udzielała wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W wielu sytuacjach akceptacja taka będzie jednak wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi, np. w związku z zapłatą ceny wynikającej z faktury, czy też w związku z brakiem zgłoszenia sprzeciwu na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółka jest zarejestrowanym, podatnikiem VAT czynnym. Dostawcy (kontrahenci Spółki) są również czynnymi podatnikami VAT. Spółka wykonuje czynności dające prawo do odliczenia VAT. Kwoty VAT wykazane na fakturach będą zatem związane z czynnościami uprawniającymi do odliczenia podatku.

W piśmie z dnia 19 września 2013 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

zdaniem Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, iż zapewniona jest integralność treści, autentyczność pochodzenia faktury oraz jej czytelność. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Należy mieć na względzie, że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej stanowi - w świetle definicji legalnych zawartych w art. 3 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej - zbiór przepisów prawa podatkowego. Wymieniony akt został wydany na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług. Rozporządzenie dotyczy praw i obowiązków organów podatkowych, jak i podatników.

Rozporządzenie to podaje definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury (§ 2 ust. 1) oraz wskazuje, w jakim przypadku autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane (§ 2 ust. 2). Używa przy tym zwrotu w szczególności, co oznacza, że oprócz przypadków wymienionych w tym przepisie (bezpieczny podpis elektroniczny i elektroniczna wymiana danych) mogą istnieć inne sposoby, dzięki którym zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej treści.

Zdaniem Wnioskodawcy, udzielenie odpowiedzi na pytania przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji wymaga zatem dokonania przez Dyrektora Izby Skarbowej wykładni także przywołanych przepisów rozporządzenia (interpretacji przepisów prawa podatkowego). Spółka - zwracając się z wnioskiem przyjęła stanowisko, iż w przywołanych okolicznościach zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność treści. Jednakże kwestia potwierdzenia prawidłowości stanowiska Spółki, czy tak jest w istocie w świetle przepisów prawa podatkowego, jest kompetencją organu uprawnionego do wydawania interpretacji (por. wyrok NSA 22.01.2013 r., sygn. I FSK 357/12 oraz poprzedzający go wyrok WSA w Poznaniu z 8.12.2011 r. sygn. I SA/Po 681/11).

Jak wskazano we wniosku uzyskane w powyższy sposób faktury VAT będą drukowane przez Spółkę i księgowane w programie komputerowym (w ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb VAT). Spółka dokona także archiwizacji dokumentu tak jak pozostałe faktury VAT i inne dokumenty otrzymywane w formie papierowej od innych kontrahentów. Na wydrukowanych fakturach Spółka zamieści adnotację o dacie otrzymania faktury lub też ewentualnie sporządzi wydruk wiadomości e- mail, z którą faktura została przesłana. Faktury te będą zatem przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz umożliwiający bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie.

W przywołanych okolicznościach, w opinii Spółki, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury oraz czytelność i integralność jej treści od momentu wystawienia do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca ponownie wskazał, że kwestia potwierdzenia prawidłowości stanowiska Spółki, czy tak jest w istocie w świetle przepisów prawa podatkowego, jest kompetencją organu uprawnionego do wydawania interpretacji (por. wyrok NSA 22.01.2013 r., sygn. I FSK 357/12 oraz poprzedzający go wyrok WSA w Poznaniu z 8.12.2011r. sygn. I SA/Po 681/11).

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami otrzymywanymi przez Spółkę w formacie PDF, Word lub Excel, za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie skanu lub ściągnięte ze strony internetowej dostawcy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy Spółka może traktować dokumenty w formacie PDF, WORD, Excel otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od dostawców oraz dokumenty otrzymane w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięte (udostępnione) ze strony internetowej dostawcy, które zostaną wydrukowane w siedzibie Spółki jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, ze zm., zwana dalej: ustawą o VAT) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 68, poz. 360, zwane dalej: rozporządzeniem fakturowym)...
Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów (faktur oraz duplikatów), otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, WORD, Excel lub skanu faktury papierowej, bądź ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, a następnie wydrukowanych w siedzibie Spółki, a także będzie miała obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego (w przypadku faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów), oczywiście pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT, a także nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej)...
Czy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej powstaje z chwilą, w której faktura VAT stała się dostępna dla Spółki, a więc w momencie pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na jej skrzynce pocztowej lub też w momencie jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowania...

Zdaniem Wnioskodawcy, w okolicznościach opisanych w niniejszym wniosku, dokumenty w formacie PDF, WORD, Excel (faktury, faktury korygujące i duplikaty), które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od dostawców, dokumenty otrzymane w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięte (udostępnione) ze strony dostawcy, po ich wydrukowaniu w siedzibie Spółki należy traktować jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia fakturowego. W związku z tym należy uznać, że Spółka będzie miała prawo do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z tych dokumentów (faktur oraz duplikatów), a także będzie miała obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego (w przypadku faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów), oczywiście pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT, a także nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej).

W ocenie Spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej powstaje z chwilą, w której faktura VAT stała się dostępna dla Spółki, a więc w momencie pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na jej skrzynce pocztowej lub też w momencie jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W opisanym w niniejszym wniosku zdarzeniu przyszłym integralność i czytelność zapewniona będzie w wyniku wydruku otrzymanej faktury oraz jej zarchiwizowania w sposób umożliwiający jej łatwe odszukanie.

W istocie pomiędzy fakturą przesłaną za pomocą poczty elektronicznej, którą Spółka wydrukuje samodzielnie a fakturą wydrukowaną przez dostawcę i przesłaną Spółce za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub w inny podobny sposób nie ma różnicy. Faktury te będą zawierały takie same dane, będą dokumentowały transakcję zawartą pomiędzy dostawcą i Spółką. Jedyną różnicą będzie zatem sposób dostarczenia takiej faktury przez dostawcę do Spółki. Sposób dostarczenia faktury jest natomiast nieistotny z punktu widzenia podatku VAT i w żaden sposób nie powinien wpływać na rozliczenia podatkowe Spółki oraz jego kontrahenta.

W ocenie Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, iż zapewniona jest integralność treści faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Zdaniem Wnioskodawcy, udzielenie odpowiedzi na pytania przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji wymaga zatem dokonania przez Dyrektora Izby Skarbowej wykładni także przywołanych przepisów rozporządzenia (interpretacji przepisów prawa podatkowego). Spółka - zwracając się z wnioskiem - przyjęła stanowisko, iż w przywołanych okolicznościach zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność treści. Jednakże kwestia potwierdzenia prawidłowości stanowiska Spółki, czy tak jest w istocie w świetle przepisów prawa podatkowego, jest kompetencją organu uprawnionego do wydawania interpretacji (por. wyrok NSA 22.01.2013 r., sygn. I FSK 357/12 oraz poprzedzający go wyrok WSA w Poznaniu z 8.12.2011 r. sygn. I SA/Po 681/11).

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko jest aktualne po zmianie z dniem 11 sierpnia 2010 r. brzmienia Dyrektywy 112, na mocy dyrektywy nr 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. (Dz. U. UE. L. 10.189.1), kiedy to wprowadzono szereg regulacji ułatwiających obrót fakturami w formie elektronicznej, a zwłaszcza w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści. W szczególności nowy art. 233 dyrektywy w ust. 1 akapicie pierwszym stanowi, że autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Tym samym Dyrektywa 112 wprowadza wymienność obu form przechowywania faktur (materialna i elektroniczna), pozostawiając ich wybór podatnikowi. W preambule do dyrektywy 2010/45/UE stwierdzono, że ponieważ fakturowanie elektroniczne może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty i zwiększyć konkurencyjność, należy zmienić aktualne wymogi VAT dotyczące fakturowania elektronicznego, po to by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody. Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Stwierdzono także, że autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

Odzwierciedleniem przepisów unijnych są przepisy Ustawy o VAT oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych obowiązujące od dnia 1 stycznia 2013 r. Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Posługiwanie się fakturami przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy.

Odnosząc się do kwestii skorzystania z prawa do odliczenia VAT w zdarzeniach przyszłych wskazanych w niniejszym wniosku należy podnieść, że przepisy Ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych nie wprowadzają szczególnych zasad w zakresie rozpoznania momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturze otrzymanej drogą elektroniczną.

W związku z tym należy stosować normę ogólną z Ustawy o VAT, że prawo do odliczenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę VAT (dla celów niniejszego wniosku Spółka nie wspomina o innych, szczególnych momentach powstania tego prawa przewidzianych w ustawie o VAT, gdyż nie mają one znaczenia w opisywanym zdarzeniu przyszłym).

Słowo otrzymać nie jest definiowane na potrzeby Ustawy o VAT, więc należy przyjąć znaczenie jakie zostało mu przypisane w języku powszechnym, tj. jako dostanie, uzyskanie czegoś (za słownikiem internetowym języka polskiego, wyd. Internetowe PWN).

Mając powyższe na uwadze, za moment otrzymania faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej należy uznać chwilę, w której faktura VAT stała się dostępna dla Wnioskodawcy, a więc moment pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na dedykowanej skrzynce pocztowej lub też moment jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowanie. To samo będzie także w przypadku otrzymania w formie elektronicznej faktury VAT korygującej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
integralności treści faktury rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Przy czym od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia, akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3.

Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Wskazać należy, iż rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie posługuje się wprost pojęciem faktura korygująca czy duplikat, co nie oznacza, że faktury korygujące i duplikaty nie mogą być w ogóle sporządzane w wersji elektronicznej zgodnie z tym rozporządzeniem. Faktura korygująca jak i duplikat są bowiem ze swej istoty rodzajem faktury.

Należy także zauważyć, iż w myśl art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11.12.2006 s. 1, z późn. zm.), państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki. Zwrócić należy również uwagę na zapis art. 219 Dyrektywy 2006/112/WE stwierdzający, że każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę.

Zgodnie z powyższą regulacją faktura korygująca sama w sobie jest niezależną fakturą. Duplikat faktury także należy traktować jako fakturę. Oznacza to, że wszelkie przepisy, w tym o sposobie przesyłania faktur w formie elektronicznej, odnoszące się do faktur odnoszą się również do faktur korygujących i duplikatów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Art. 86 ust. 10a ustawy stanowi, że w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, o której mowa w art. 29 ust. 4a lub 4c, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymał. Jeżeli podatnik, nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego odliczenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych art. 86 ust. 11 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 20 (niewystępujących w przedmiotowej sprawie).

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie obrotu materiałami budowlanymi. W związku z powyższą działalnością Spółka nabywa towary i usługi od dostawców. Spółka jest zarejestrowanym, podatnikiem VAT czynnym. Dostawcy (kontrahenci Spółki) są również czynnymi podatnikami VAT. Niektórzy z dostawców planują przesyłać do Spółki faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Faktury te będą przesyłane w formacie PDF, WORD lub Excel. Drogą elektroniczną będą także przesyłane skany faktur papierowych (np. w formacje PDF). Rozważane jest także i to, by Spółka ściągała fakturę po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy. Uzyskane w powyższy sposób faktury VAT będą drukowane przez Spółkę i księgowane w programie komputerowym (w ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb VAT). Spółka dokona także archiwizacji dokumentu tak jak pozostałe faktury VAT i inne dokumenty otrzymywane w formie papierowej od innych kontrahentów. Na wydrukowanych fakturach Spółka zamieści adnotację o dacie otrzymania faktury lub też ewentualnie sporządzi wydruk wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana. Przed wydrukiem dokumentu Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie. Zdaniem Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, iż zapewniona jest integralność treści, autentyczność pochodzenia faktury oraz jej czytelność. Faktury te będą zatem przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz umożliwiający bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie. W opinii Spółki, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury oraz czytelność i integralność jej treści od momentu wystawienia do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami otrzymywanymi przez Spółkę w formacie PDF, Word lub Excel, za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie skanu lub ściągnięte ze strony internetowej dostawcy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Odnosząc się do powyższego wskazać należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. wskazuje jedynie zasady przesyłania (udostępniania) oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. zwykłych faktur, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Mając na uwadze powyższy opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż otrzymywanie dokumentów w formacie PDF, WORD, Excel za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięcie dokumentów (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, w stosunku do których zapewniona będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Zatem, jeżeli faktury otrzymane w ww. sposób zostaną wystawione zgodnie z przepisami ustawy oraz ww. rozporządzenia, to fakt, iż Wnioskodawca otrzyma je bądź odbierze w sposób opisany we wniosku nie wpłynie na ich prawidłowość i będzie można je uznać za spełniające wymogi zarówno ustawy o podatku od towarów i usług, jak i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.

Przy czym należy zauważyć, iż stwierdzenie czy faktycznie faktury zostały wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. możliwe jest w ramach postępowania dowodowego.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych w opisany sposób faktur, należy stwierdzić, iż skoro jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, WORD, Excel, skanu faktury papierowej, bądź też ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, bowiem nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Przy czym wskazać należy, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu faktury będzie przysługiwało, pod warunkiem, że nie dokonano odliczenia tego podatku z faktury pierwotnej (której duplikat wystawiono).

Spółka będzie miała również obowiązek zmniejszenia kwot podatku naliczonego wynikającego z przesłanych w formie elektronicznej lub ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej faktur korygujących oraz duplikatów tych faktur.

Z kolei odnosząc się do pytania nr 3 dotyczącego momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, należy wskazać, iż zgodnie z ww. przepisem art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Analiza treści ww. pytania nr 3, wskazuje, iż dotyczy ono w istocie ustalenia okresu otrzymania faktur przesyłanych w formie elektronicznej lub udostępnianych w takiej formie. Wskazać należy, że zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych, w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej czy też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom () bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane, tego zagadnienia nie regulują.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia otrzymać, zgodnie z Małym Słownikiem Języka Polskiego pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, iż otrzymać oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymanie nie jest równoznaczne z przejęciem lub pobraniem. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru co do zasady decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej w formie elektronicznej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

W okolicznościach niniejszej sprawy okres, w którym podatnik otrzymał fakturę będzie rozpoznawany w dacie otrzymania poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) z załączoną fakturą lub też w dacie, kiedy faktura będzie dostępna dla odbiorcy faktury po jego zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy wówczas bowiem odbiorca będzie miał możliwość zapoznania się z treścią faktury. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego wystąpi w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma pocztę elektroniczną z załączoną fakturą lub też po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy, bowiem Wnioskodawca będzie mógł zapoznać się z treścią faktury udostępnionej na tej stronie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Należy podkreślić także, iż Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483, z późn. zm.) w swoim rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych (w Polsce nie obowiązuje system precedensów sądowych). W związku z powyższym, nie negując orzecznictwa, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroków zamyka się w obrębie spraw, w których zostały wydane. Wynika to również z treści art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.), który przesądza, że ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia. Organ podatkowy jest zatem zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 283 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie