Temat interpretacji

Podatek od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania faktury przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz momentu powstania prawa do odliczenia

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14 maja 2013 r. (data wpływu 16 maja 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 29 lipca 2013 r. (data wpływu 31 lipca 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania faktury przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz momentu powstania prawa do odliczenia jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 maja 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania faktury przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz momentu powstania prawa do odliczenia. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 29 lipca 2013 r. (data wpływu 31 lipca 2013 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X (dalej Wnioskodawca) posiada status czynnego podatnika podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest przede wszystkim sprzedaż trzody chlewnej.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca zawiera (i zamierza zawierać) z podmiotem trzecim (dalej: Partner lub Partnerzy) umowy, w oparciu o które Partnerzy dokonują (będą dokonywać) odpłatnej sprzedaży towarów lub usług na rzecz Wnioskodawcy. Partnerzy posiadają status podatników VAT czynnych.

W celu usprawnienia współpracy, Wnioskodawca i Partnerzy (Wnioskodawca i Partnerzy dalej określani będą łącznie jako: Strony) rozważają wprowadzenie samofakturowania. Wnioskodawca ma zatem, w imieniu i na rzecz Partnerów, wystawiać faktury dokumentujące czynności odpłatnej sprzedaży towarów lub usług dokonywane przez Partnerów na rzecz Wnioskodawcy zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011.68.360 ze zmianami), dalej Rozporządzenie.

W tym celu Strony podpiszą porozumienie, które będzie określać przyjęte przez Strony zasady samofakturowania, w tym w szczególności procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika (Partnera) dokonującego czynności odpłatnej sprzedaży towarów lub usług na rzecz Wnioskodawcy. Procedura samofakturowania ma obejmować zarówno faktury, faktury zaliczkowe, faktury korygujące oraz ewentualnie duplikaty faktur (w dalszej części określane łącznie jako: Faktury).

W ramach procedury samofakturowania Strony zakładają, że Wnioskodawca po wystawieniu (sporządzeniu) Faktury (dokumentującej dokonaną przez Partnera odpłatną sprzedaż towarów lub usług na rzecz Wnioskodawcy) będzie ją następnie przesyłać Partnerowi przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail). Faktury będą przesyłane przez Wnioskodawcę w formacie PDF na wskazany przez Partnera w porozumieniu adres poczty elektronicznej (e-mail). W treści (tytule) wiadomości elektronicznej (e-mail) przesyłanej przez Wnioskodawcę wraz z Fakturą wskazywany będzie numer i data wystawienia Faktury.

Jednocześnie przewiduje się, że w ramach jednej wiadomości elektronicznej (e-mail), będzie możliwe przesłanie przez Wnioskodawcę więcej niż jednej Faktury. W takim przypadku, w treści (tytule) wiadomości elektronicznej (e-mail) przesyłanej przez Wnioskodawcę wraz z Fakturami wskazywane będą numery i daty wystawienia wszystkich przesyłanych Faktur.

Partnerzy, w zawieranym porozumieniu, wyrażą zgodę na (zaakceptują) przedstawiony wyżej sposób przesyłania im Faktur przez Wnioskodawcę.

W odniesieniu do procedury zatwierdzania poszczególnych Faktur przez Partnera dokonującego czynności odpłatnej sprzedaży towarów lub usług na rzecz Wnioskodawcy, Strony rozważają zastosowanie następujących procedur:

1. zatwierdzenia z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) albo
2. zatwierdzenia dorozumianego.

W przypadku procedury zatwierdzenia z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) (w dalszej części określanej jako Zatwierdzenie Elektroniczne) zakłada się, że Partner będzie mógł dokonać zatwierdzenia otrzymanej od Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mail) Faktury również przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail). W tym przypadku zatwierdzenie będzie następować poprzez przesłanie Wnioskodawcy przez Partnera stosownej zwrotnej wiadomości elektronicznej (e-mail).

Zatwierdzenie poprzez przesłanie zwrotnej wiadomości elektronicznej (e-mail) będzie mogło dotyczyć zatwierdzenia jednej Faktury lub kilku Faktur (w przypadku, gdy Wnioskodawca w pierwotnej wiadomości elektronicznej prześle Partnerowi kilka Faktur).

Z kolei procedura zatwierdzenia dorozumianego (w dalszej części określana jako Zatwierdzenie Dorozumiane) ma polegać na tym, że Strony w porozumieniu ustalą, że brak uwag Partnera w odniesieniu do otrzymanej przez niego od Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mail) Faktury (Faktur), w terminie dokładnie określonym w porozumieniu, będzie oznaczać zatwierdzenie danej Faktury (Faktur) przez Partnera.

Wnioskodawca pragnie dodać, że zastosowanie opisanych wyżej zasad samofakturowania będzie również rozważane w odniesieniu do podmiotów (Partnerów), z którymi Wnioskodawca nawiąże współpracę w przyszłości.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

1) Przedmiotem wniosku jest kwestia Faktur wystawianych (sporządzanych) przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz Partnerów (w ramach samofakturowania) z wykorzystaniem stosownych aplikacji (oprogramowania) komputerowego (software) oraz sprzętu komputerowego (hardware):

1. następnie fizycznie drukowanych i dalej przetwarzanych (przy wykorzystaniu technologii komputerowo-informatycznych) na format plików PDF i wysyłanych Partnerom przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail);
2. oraz niedrukowanych fizycznie (papierowo), lecz po wystawieniu (sporządzeniu) z wykorzystaniem stosownych aplikacji (oprogramowania) komputerowego (software) oraz sprzętu komputerowego (hardware) automatycznie przetwarzanych (generowanych) na format plików PDF i wysyłanych w tym formacie Partnerom przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail).

Wniosek dotyczy zatem kwestii wystawiania zarówno papierowych Faktur w imieniu i na rzecz Partnerów przetwarzanych następnie na format PDF oraz Faktur generowanych komputerowo także - przy czym bez uprzedniego wydrukowania - przetwarzanych na format PDF.

2) Zgodnie z § 20a ust. 1 Rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Ponadto, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 2012.1528) (dalej: Rozp. FEL), faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepisy Rozp. FEL (§ 2) oraz Rozporządzenia (§ 2 pkt 7 i pkt 8) przewidują, że ilekroć jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Biorąc pod uwagę powyższe, w opinii Wnioskodawcy, zastosowanie opisanej procedury samofakturowania, w tym formy przekazywania Faktur oraz ich zatwierdzania stanowi jednoznacznie o zapewnieniu autentyczności ich pochodzenia oraz integralności ich treści w przyjętej przez Strony procedurze zatwierdzania Faktur.

Skoro bowiem w Zatwierdzeniu Elektronicznym zakłada się, że Partner będzie jedynie dokonywać przesłania Wnioskodawcy zwrotnej wiadomości elektronicznej (e-mail) z wykorzystaniem poczty elektronicznej akceptującej (zatwierdzającej) wystawione i przesłane Faktury, to nie będzie zachodziła sytuacja zmiany tożsamości dostawcy i nabywcy oraz danych Faktury decydujących o autentyczności i integralności tych Faktur. Podobnie będzie w przypadku Zatwierdzenia Dorozumianego.

Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur dotyczy wszystkich systemów wystawiania faktur (np. zarówno tzw. systemu papierowego, jak i elektronicznego). Niezależnie od tego jaką fakturę wystawia podatnik musi być ona integralna, autentyczna i czytelna.

Z uwagi zatem, że zgodnie z obowiązującymi przepisami na Wnioskodawcy ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur będzie w opinii Wnioskodawcy wypełniony.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy prawidłowe będzie postępowanie polegające na tym, że wystawiane przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz Partnerów Faktury (w ramach samofakturowania) będą następnie przesyłane przez niego tym Partnerom z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) w formacie PDF, po uprzednim wyrażeniu zgody przez Partnerów na taki sposób otrzymywania Faktur...
2. W którym momencie po stronie Wnioskodawcy powstanie prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur wystawionych przez niego w imieniu i na rzecz Partnera (w ramach samofakturowania) czy będzie to moment wystawienia Faktury (Faktur) przez Wnioskodawcę, czy też moment zatwierdzenia Faktury (Faktur) przez Partnera (w przypadku Zatwierdzenia Elektronicznego będzie to otrzymanie przez Wnioskodawcę stosownej wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną zatwierdzającej daną Fakturę lub kilka Faktur, natomiast w przypadku Zatwierdzenia Dorozumianego będzie to upływ terminu, w którym Partner może przedstawić uwagi co do otrzymanej Faktury lub Faktur)...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Obowiązujące przepisy dopuszczają aby w ramach samofakturowania, wystawiane przez niego w imieniu i na rzecz Partnerów, Faktury były następnie przesyłane przez Wnioskodawcę tym Partnerom z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) w formach PDF. Przesłane w taki sposób Faktury będą zatem prawnie skuteczne zastosowanie takiego sposobu przesyłki Faktur nie będzie się wiązać dla Wnioskodawcy z jakimikolwiek negatywnymi skutkami prawnymi, w szczególności brakiem prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur.

Ad. 2

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, prawo do odliczenia podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy powstanie w momencie (w okresie rozliczeniowym), w którym nastąpi zatwierdzenie danej Faktury lub kilku Faktur przez Partnera. W przypadku, gdy porozumienie pomiędzy Stronami będzie przewidywać Zatwierdzenie Elektroniczne, będzie to moment (okres rozliczeniowy) otrzymania przez niego od Partnera stosownej wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną (e-mail) zatwierdzającej daną Fakturę lub kilka Faktur. Natomiast w przypadku Zatwierdzenia Dorozumianego będzie to moment (okres rozliczeniowy), w którym upłynie termin, w którym Partner będzie mógł przedstawić uwagi co do otrzymanej Faktury lub Faktur.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej: u.p.t.u., podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkowi bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. la, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z kolei rozporządzenie Rozp. FEL przewiduje, że wystawione faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną, np. poprzez wykorzystanie poczty elektronicznej (e-mail). Jednocześnie Rozp. FEL wskazuje zasady przesyłania faktur drogą elektroniczną, tj.:

1. przesyłanie faktur drogą elektroniczną może następować w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,
2. sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur określa podatnik,
3. przesyłanie faktur drogą elektroniczną wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Przy spełnieniu powyższych wymogów, aktualnie brak jest jakichkolwiek przeszkód, aby wystawione faktury były następnie przesyłane z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail), np. w formacie PDF.

W ocenie Wnioskodawcy, możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną dotyczy również przypadków, w których to nabywca wystawia faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy towarów lub usług (a więc samofakturowania). W szczególności należy zauważyć, że obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości przesyłania faktur drogą elektroniczną (np. w formacie PDF) wyłącznie do sytuacji, w której to sprzedawca wystawia faktury.

Odnosząc powyższe do przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzić zatem należy, że brak jest przeszkód, aby wystawiane przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz Partnerów Faktury (w ramach samofakturowania) były przesyłane przez Wnioskodawcę tym Partnerom z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) w formacie PDF. Przesłane w taki sposób Faktury będą zatem prawnie skuteczne - zastosowanie takiego sposobu przesyłki Faktur nie będzie się wiązać dla Wnioskodawcy z jakimikolwiek negatywnymi skutkami prawnymi, w szczególności brakiem prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur.

Przepisy u.p.t.u. nie przewidują szczególnego momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do faktur wystawianych przez nabywcę zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia. Ponieważ jednak warunkiem dokonania odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur jest zatwierdzanie poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego czynności (sprzedaży w rozumieniu VAT), w ocenie Wnioskodawcy, prawo do odliczenia ulega zawieszeniu do momentu takiego zatwierdzenia.

Jako że przepisy u.p.t.u. ani Rozporządzenia nie regulują oraz nie wskazują formy (sposobu), w jakie wspomniane zatwierdzenie poszczególnych faktur powinno nastąpić, zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy z tytułu Faktur wystawionych przez niego w imieniu i na rzecz Partnera powstanie w momencie (w okresie rozliczeniowym), w którym nastąpi zatwierdzenie danej Faktury lub kilku Faktur przez Partnera.

Zatem w przypadku, gdy porozumienie pomiędzy Stronami będzie przewidywać Zatwierdzenie Elektroniczne, będzie to moment (okres rozliczeniowy) otrzymania przez Wnioskodawcę od Partnera stosownej wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną (e-mail) zatwierdzającej daną Fakturę lub kilku Faktur. Natomiast w przypadku Zatwierdzenia Dorozumianego będzie to moment (okres rozliczeniowy), w którym nastąpi upływ terminu, w którym Partner będzie mógł przedstawić uwagi co do otrzymanej Faktury lub Faktur.

Jeśli zatem Wnioskodawca nie dokona odliczenia w wyżej wskazanych okresach rozliczeniowych, stosownie do art. 86 ust. 11 u.p.t.u., Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Wskazać należy, że w oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które obowiązuje od dnia 1 stycznia 2013 r.

Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zaznaczyć trzeba jednak, iż zgodnie z treścią § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis § 4 ust. 2 cyt. rozporządzenia stanowi, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Ponadto, na mocy § 4 ust. 3 tego rozporządzenia, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (§ 4 ust. 3 tego rozporządzenia).

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 cyt. rozporządzenia).

Wskazane przepisy powołanego rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Obowiązujące przepisy rozporządzenia wprowadzają bowiem możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które w sposób wiarygodny ustalą ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zaznaczyć należy, że już na etapie wystawiania i przesyłania faktur muszą zostać spełnione powyższe warunki, aby faktury można było uznać za faktury przesyłane w formie elektronicznej.

Zatem w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, które zostało zmienione z dniem 1 stycznia 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428).

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, o którym mowa w § 4, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące:

1. dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,
2. otrzymanie należności, o której mowa w art. 19 ust. 11 ustawy, oraz
3. dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w § 26a pkt 2 lit. b

jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika, o którym mowa w § 4, również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy (ust. 2).

Wskazać należy, iż zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia, ważne jest aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę. Bowiem w sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy. Z kolei nabywca, który dysponuje fakturą wystawioną na podstawie umowy upoważniającej go do jej sporządzania, ale bez akceptacji sprzedawcy, nie ma prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Nadmienić należy, iż w przypadku faktur, o których mowa w § 6 ust. 1, w myśl nowych regulacji, poza podstawowymi danymi faktura powinna zawierać dodatkowo - wyraz samofakturowanie.

W myśl § 19 ust. 3 pkt 2, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada status czynnego podatnika podatku od towarów i usług. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest przede wszystkim sprzedaż trzody chlewnej. W związku z prowadzoną działalnością zawiera (i zamierza zawierać) on z podmiotem trzecim umowy, w oparciu o które Partnerzy dokonują (będą dokonywać) odpłatnej sprzedaży towarów lub usług na rzecz Wnioskodawcy. Partnerzy posiadają status podatników VAT czynnych. W celu usprawnienia współpracy, Wnioskodawca i Partnerzy rozważają wprowadzenie samofakturowania. Wnioskodawca ma zatem, w imieniu i na rzecz Partnerów, wystawiać faktury dokumentujące czynności odpłatnej sprzedaży towarów lub usług dokonywane przez Partnerów na rzecz Wnioskodawcy zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia. Przedmiotem sprawy jest kwestia Faktur wystawianych (sporządzanych) przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz Partnerów (w ramach samofakturowania) z wykorzystaniem stosownych aplikacji (oprogramowania) komputerowego (software) oraz sprzętu komputerowego (hardware):

1. następnie fizycznie drukowanych i dalej przetwarzanych (przy wykorzystaniu technologii komputerowo-informatycznych) na format plików PDF i wysyłanych Partnerom przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail);
2. oraz niedrukowanych fizycznie (papierowo), lecz po wystawieniu (sporządzeniu) z wykorzystaniem stosownych aplikacji (oprogramowania) komputerowego (software) oraz sprzętu komputerowego (hardware) automatycznie przetwarzanych (generowanych) na format plików PDF i wysyłanych w tym formacie Partnerom przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail).

W przypadku procedury zatwierdzenia z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) (w dalszej części określanej jako Zatwierdzenie Elektroniczne) zakłada się, że Partner będzie mógł dokonać zatwierdzenia otrzymanej od Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mail) Faktury również przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (e-mail). W tym przypadku zatwierdzenie będzie następować poprzez przesłanie Wnioskodawcy przez Partnera stosownej zwrotnej wiadomości elektronicznej (e-mail). Zatwierdzenie poprzez przesłanie zwrotnej wiadomości elektronicznej (e-mail) będzie mogło dotyczyć zatwierdzenia jednej Faktury lub kilku Faktur (w przypadku, gdy Wnioskodawca w pierwotnej wiadomości elektronicznej prześle Partnerowi kilka Faktur). Z kolei procedura zatwierdzenia dorozumianego (w dalszej części określona jako Zatwierdzenie Dorozumiane) ma polegać na tym, że Strony w porozumieniu ustalą, że brak uwag Partnera w odniesieniu do otrzymanej przez niego od Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mail) Faktury (Faktur), w terminie dokładnie określonym w porozumieniu, będzie oznaczać zatwierdzenie danej Faktury (Faktur) przez Partnera.

Jak poinformował Wnioskodawca, w przedstawionym opisie sprawy obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur będzie wypełniony.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić zatem należy, że prawidłowe będzie postępowanie polegające na tym, że wystawiane przez Wnioskodawcę w imieniu i na rzecz Partnerów Faktury (w ramach samofakturowania) będą następnie przesyłane przez niego tym Partnerom z wykorzystaniem poczty elektronicznej (e-mail) w formacie PDF, po uprzednim wyrażeniu zgody przez Partnerów.

Ponadto Wnioskodawca ma wątpliwości, w którym momencie po jego stronie powstanie prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur wystawionych przez niego w imieniu i na rzecz Partnera (w ramach samofakturowania) czy będzie to moment wystawienia Faktury (Faktur) przez Wnioskodawcę, czy też moment zatwierdzenia Faktury (Faktur) przez Partnera.

Wskazać należy, iż zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli natomiast podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może on obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Art. 224 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, wskazuje, iż faktury mogą być wystawiane przez nabywcę lub usługobiorcę w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych na ich rzecz przez podatnika, jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. W myśl ust. 2 ww. artykułu państwa członkowskie, na terytorium których dokonywana jest dostawa towarów lub świadczenie usług ustalają zasady i warunki takiego wcześniejszego porozumienia i procedury zatwierdzania faktur między podatnikiem a nabywcą lub usługobiorcą.

Z kolei zgodnie z art. 167 Dyrektywy, prawo do odliczenia powstaje w momencie, gdy podatek, który podlega odliczeniu, staje się wymagalny. Dyrektywa wiąże moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z momentem powstania obowiązku podatkowego u dostawcy czy usługodawcy. Jednocześnie, zgodnie z art. 178 pkt a Dyrektywy, w celu skorzystania z prawa do odliczenia podatnik musi posiadać fakturę wystawioną zgodnie z art. 220-236 i art. 238, 239 i 240 Dyrektywy. Tak więc moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego określony w art. 167 Dyrektywy modyfikowany jest w praktyce przez wymóg formalny określony w art. 178 pkt a. Przepisy ustawy dotyczące momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego stanowią jak najbardziej wierną implementację powyższego mechanizmu. Jako podstawowy termin odliczenia wskazują moment otrzymania faktury, sformułowany w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że prawo do odliczenia podatku naliczonego po jego stronie powstanie w momencie (w okresie rozliczeniowym), w którym nastąpi zatwierdzenie danej Faktury lub kilku Faktur przez Partnera. W przypadku, gdy porozumienie pomiędzy Stronami będzie przewidywać Zatwierdzenie Elektroniczne, będzie to moment (okres rozliczeniowy) otrzymania przez niego od Partnera stosownej wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną (e-mail) zatwierdzającej daną Fakturę lub kilka Faktur. Natomiast w przypadku Zatwierdzenia Dorozumianego będzie to moment (okres rozliczeniowy), w którym upłynie termin, w którym Partner będzie mógł przedstawić uwagi co do otrzymanej Faktury lub Faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej prawidłowości przesyłania faktury przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz momentu powstania prawa do odliczenia. Natomiast w zakresie prawidłowości zatwierdzania poszczególnych faktur w ramach samofakturowania została wydana odrębna interpretacja indywidualna z dnia 14 sierpnia 2013 r. znak ILPP4/443-218/13-5/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 3 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu