Temat interpretacji

Czy faktury przesyłane/otrzymywane drogą elektroniczną w ramach opisanej w stanie przyszłym procedury (punkt 1 i 2 stanu przyszłego) będą spełniać warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) i czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony (w terminach i zakresie określonych przepisami ustawy o VAT) wynikający z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w przedstawionym wyżej trybie?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku złożonym w dniu 12 lipca 2011 r. (data wpływu 15 lipca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania faktur przesyłanych/otrzymywanych tytułem sprzedaży/nabycia towarów i usług za pośrednictwem poczty elektronicznej za uprawniające do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 lipca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania faktur przesyłanych/otrzymywanych tytułem sprzedaży/nabycia towarów i usług za pośrednictwem poczty elektronicznej za uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności Spółka dokonuje sprzedaży towarów i usług, wystawiając w zw. z ww. czynnościami faktury/refaktury. W ww. działalności dokonywane są również zakupy towarów i usług, które są dokumentowane otrzymywanymi przez Wnioskodawcę fakturami/refakturami.

Spółka korzysta w zakresie wysłania i odbierania poczty elektronicznej z usług podmiotu, którego polityka bezpieczeństwa obejmuje m.in. zabezpieczenie usługi hasłem czy autoryzacja poczty wysyłanej (SMTP). Jakość usług świadczonych przez ww. podmiot została potwierdzona System Zarządzania Jakością ISO 9001:2008 oraz System Zarządzania Bezpieczeństwem 27001:2005.

Dążąc do optymalizacji procesu przesyłania i otrzymywania faktur (refaktur) Spółka zamierza skorzystać z możliwości wynikających z rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) - dalej Rozporządzenie MF.

Przedmiotowe rozporządzenie umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 cyt. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Pomimo, iż ww. zapis umożliwia przesyłanie faktur w dowolnym formacie elektronicznym - Spółka czyniąc zadość zapisom w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności:

1. zamierza w zakresie zapewnienia autentyczności wyrażać akceptację na otrzymywanie faktur i uzyskiwać akceptacje na przesyłanie faktur pod warunkiem ścisłego określenia adresów e-mail, z których będą przesyłane faktury/refaktury i użycie których oznaczać będzie, że dokument został wysłany w imieniu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury/refaktury
2. zamierza w zakresie zapewnienia integralności wyrażać akceptację na otrzymywanie faktur i uzyskiwać akceptacje na przesyłanie faktur tylko i wyłącznie w formatach, w których znacznie ograniczone jest ryzyko przypadkowej zmiany danych - jak np. PDF, TIFF, JPG, Jpeg, GIF lub/oraz, gdy autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej dokumentów jest zapewniona przez inne określone zabezpieczenia dostępne na rynku rozwiązań informatycznych - jak np. zabezpieczenie dokumentu hasłem, podpisem występującym w ramach danego oprogramowania, szyfrowaniem, itp.

Sposób zabezpieczeń będzie ustalany indywidualnie m.in. w zależności od indywidualnych preferencji i możliwości danego kontrahenta, aktualnych rozwiązań informatycznych dostępnych na rynku czy ilości przesyłanych dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury przesyłane/otrzymywane drogą elektroniczną w ramach opisanej w stanie przyszłym procedury (punkt 1 i 2 stanu przyszłego) będą spełniać warunki autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) i czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony (w terminach i zakresie określonych przepisami ustawy o VAT) wynikający z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w przedstawionym wyżej trybie...

Zdaniem Wnioskodawcy

Przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest możliwe m.in. pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4 Rozporządzenia MF).

Zgodnie z § 2 przez autentyczność pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury - rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak dalej wskazano w przytoczonym przepisie - autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem w szczególności oznacza, że katalog sposobów, które mają za zadanie potwierdzić autentyczność i integralność faktury, ma charakter otwarty.

Odnosząc się do pierwszego z określonych w § 6 pkt 1 Rozporządzenia MF warunków uznać należy, że autentyczność pochodzenia faktury w przedstawionym stanie przyszłym zostanie zachowana.

Oświadczenie złożone przez osoby uprawnione do reprezentacji kontrahenta, że dokument wysłany z danego adresu e-mail został wysłany w imieniu owego kontrahenta daje pewność co do tożsamości wystawcy faktury/refaktury. Analogicznie należy uznać w przypadku faktur przesyłanych przez Spółkę.

W zakresie drugiego z przedstawionych w § 6 pkt 1 Rozporządzenia MF warunków - zgodnie z rozporządzeniem, integralność treści faktury ma miejsce wtedy, gdy na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powołanego przepisu wywnioskować można, że integralność faktury zostaje zachowana tak długo, jak długo nie są zmieniane dane w otrzymanej fakturze.

Wnioskodawca integralność faktur (refaktur) zamierza osiągnąć poprzez:

• wyrażanie akceptacji na otrzymywanie dokumentów i uzyskiwanie akceptacji na przesyłanie dokumentów tylko i wyłącznie w formatach, w których znacznie ograniczone jest ryzyko przypadkowej zmiany danych, jak, np. PDF, TIFF, JPG, Jpeg, GIF lub/oraz, gdy autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur/refaktur jest zapewniona przez inne określone zabezpieczenia dostępne na rynku rozwiązań informatycznych, jak np. zabezpieczenie dokumentu hasłem, podpisem występującym w ramach danego oprogramowania, szyfrowaniem, itp. (sposób zabezpieczeń będzie ustalany indywidualnie m.in. w zależności od indywidualnych preferencji i możliwości danego kontrahenta, aktualnych rozwiązań informatycznych dostępnych na rynku czy ilości przesyłanych dokumentów)

• wprowadzenie wewnętrznej procedury mającej na celu zachowanie danych w otrzymanych fakturach.

Odnosząc się zatem do pytania przedstawionego w niniejszym wniosku oraz mając na uwadze przedstawioną argumentację, Spółka prezentuje stanowisko, iż faktury przesyłane/otrzymywane drogą elektroniczną spełniać będą wymagania:

• autentyczności pochodzenia w rozumieniu rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) oraz

• integralności w rozumieniu ww. rozporządzenia
  pod warunkiem, że od momentu wystawienia danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie zostaną zmienione dane, które powinna zawierać faktura.

Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony (w terminach i zakresie, a także z uwzględnieniem ograniczeń określonych przepisami ustawy o VAT), wynikający z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w przedstawionym wyżej trybie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie w § 10 uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119).

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 cyt. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie zaś z § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Na podstawie § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt. ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (ust. 11 cyt. artykułu).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z przedstawionych w złożonym wniosku okoliczności wynika, iż Spółka dokonuje sprzedaży towarów i usług, wystawiając w związku z tymi czynnościami faktury/refaktury. W swej działalności dokonywane są również zakupy towarów i usług, które są dokumentowane otrzymywanymi przez Wnioskodawcę fakturami/refakturami. Spółka zamierza skorzystać z możliwości wynikających z rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W zakresie zapewnienia autentyczności Spółka zamierza wyrażać akceptację na otrzymywanie faktur i uzyskiwać akceptacje na przesyłanie faktur pod warunkiem ścisłego określenia adresów e-mail, z których będą przesyłane faktury/refaktury i użycie których oznaczać będzie, że dokument został wysłany w imieniu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury/refaktury. Natomiast w zakresie zapewnienia integralności Spółka zamierza wyrażać akceptację na otrzymywanie faktur i uzyskiwać akceptacje na przesyłanie faktur tylko i wyłącznie w formatach, w których znacznie ograniczone jest ryzyko przypadkowej zmiany danych - jak, np. PDF, TIFF, JPG, Jpeg, GIF lub/oraz, gdy autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej dokumentów jest zapewniona przez inne określone zabezpieczenia dostępne na rynku rozwiązań informatycznych - jak np. zabezpieczenie dokumentu hasłem, podpisem występującym w ramach danego oprogramowania, szyfrowaniem, itp. Wnioskodawca wskazuje, iż oświadczenie złożone przez osoby uprawnione do reprezentacji kontrahenta, że dokument wysłany z danego adresu e-mail został wysłany w imieniu owego kontrahenta daje pewność co do tożsamości wystawcy faktury/refaktury. Analogicznie należy uznać w przypadku faktur przesyłanych przez Spółkę.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci plików. Zatem zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur w formie pliku (w formatach, w których znacznie ograniczone jest ryzyko przypadkowej zmiany danych, jak, np. PDF, TIFF, JPG, Jpeg, GIF) stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie ww. plików w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie