Temat interpretacji

w zakresie prawa dopodatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie skanów

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 stycznia 2018 r. (data wpływu 24 stycznia 2018 r.) uzupełnionym w dniu 6 lutego 2018 r. (data wpływu 9 lutego 2018 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 30 stycznia 2018 r. (doręczone w dniu 31 stycznia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie skanów jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 stycznia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie skanów. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w związku z czym Wnioskodawcę wezwano do jego uzupełnienia pismem z dnia 30 stycznia 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.1.JF doręczonym w dniu 31 stycznia 2018 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT) oraz prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów na terytorium Polski. W ramach powyższej działalności, Wnioskodawca nabywa towary i usługi od swoich kontrahentów (dalej: Kontrahenci), Spółka wykorzystuje nabywane towary i usługi do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz Spółki, Kontrahenci wystawiają faktury. Faktury wystawione przez Kontrahentów otrzymywane są przez Spółkę w wersji papierowej lub też w formie elektronicznej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. Spółka akceptuje dostarczanie przez Kontrahentów faktur w wersji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) pod warunkiem, że faktury są przesyłane przez Kontrahentów na specjalnie dedykowany do tego adres skrzynki elektronicznej, przygotowany przez Spółkę. Każdorazowo, po otrzymaniu faktury na ww. skrzynkę elektroniczną, Spółka weryfikuje jej poprawność, zarówno pod kątem formalnym (np. czy dokument zawiera wszystkie niezbędne elementy przewidziane w ustawie o VAT), jak i materialnym (np. czy dany towar lub usługa wykazane na fakturze zostały przez Spółkę rzeczywiście zakupione/zamówione, czy zafakturowano prawidłową ilość towaru itp.).

W ramach weryfikacji formalnej Spółka zapewnia i jednocześnie sprawdza również autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Zgodność faktury z wymogami prawa oraz rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej stanowi podstawę do jej ewidencjonowania w księgach podatkowych Spółki.

W trakcie przeprowadzanej weryfikacji formalnej faktury okazuje się niejednokrotnie, że przesłana faktura stanowi w rzeczywistości skan faktury wystawionej uprzednio w formie papierowej. Innymi słowy, Kontrahent wystawia fakturę w wersji papierowej, skanuje ją, a następnie przesyła na adres dedykowanej do tego celu elektronicznej skrzynki odbiorczej Spółki, jako załącznik do korespondencji elektronicznej (na przykład w formacie PDF). Zdarza się również, że faktura przesłana Spółce na adres elektronicznej skrzynki odbiorczej w formie skanu (jak opisano powyżej) jest następnie dosyłana Spółce pocztą/kurierem w wersji papierowej. W takiej sytuacji, Spółka zazwyczaj odsyła fakturę papierową do Kontrahenta traktując ją jako dodatkowy (zbędny) egzemplarz faktury. Spółka uznaje ww. skany za faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, pod warunkiem, że zawierają one dane wymagane ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie (Spółka przyjmuje, że ewentualnie stwierdzone braki formalne, mające charakter błędów mniejszej wagi, nie odbierają tym dokumentom przymiotu faktury).

Otrzymywane przez Spółkę faktury elektroniczne, w tym w formie skanu dokumentu papierowego, przechowywane są przez Spółkę w sposób umożliwiający bezzwłoczny pobór tych faktur i możliwości przetwarzania danych w nich zawartych przez organy podatkowe. Ponadto, stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy umożliwia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wyjaśnia, że kontrole biznesowe, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług stosowane przez Spółkę zapewniają autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktur poprzez wiarygodną ścieżkę audytu.

Spółka wdrożyła niezbędne kontrole biznesowe, które mają na celu weryfikację i porównanie otrzymywanych faktur (oznaczanych przez Spółkę jako faktury kosztowe lub inwestycyjne) z posiadanymi dokumentami uzupełniającymi.

Proces weryfikacji otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych, o których mowa we wniosku, ma zazwyczaj następujący przebieg:

1. pracownicy wyznaczonych działów Spółki weryfikują poprawność otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzają czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa/kontrakt;
2. porównywana jest treść faktury z danymi zawartymi w zamówieniu/umowie/kontrakcie; w szczególności weryfikowana jest:,
   1. tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie;
   2. tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie;
   3. tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem (czy okres się zgadza);
3. po powyższej analizie, jeżeli stwierdzone zostaną rozbieżności między otrzymaną fakturą a ww. dokumentami uzupełniającymi, faktura jest kierowana za pośrednictwem systemu informatycznego Spółki do osoby zamawiającej daną usługę/towar, w celu przeprowadzenia weryfikacji i uzgodnienia prawidłowej treści faktury.

Wnioskodawca zaznacza również, że kontrahenci, którzy wystawiają faktury i przesyłają je Spółce w postaci skanów, są (tak jak pozostali dostawcy) dodatkowo weryfikowani przez Spółkę dla celów VAT, przed złożeniem deklaracji VAT za miesiąc, w którym ujęte są faktury, m.in. sprawdzany jest ich status jako zarejestrowanych podatników VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca jest uprawniony do odliczania VAT na podstawie faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie skanów?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółka jest uprawniona do odliczania VAT na podstawie faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie skanów.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

1. Uwagi ogólne

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Natomiast art. 88 ustawy o VAT wymienia przypadki, gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. w sytuacji, gdy nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Ponadto, w świetle art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Przy czym - w świetle art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei, przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT); jednocześnie, należy mieć na uwadze, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

Jak wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).

Z kolei, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 powyżej przytoczonego przepisu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

1. Warunki materialne odliczenia VAT

Z powyżej przytoczonych przepisów wynika, że prawo do odliczenia może być zrealizowane po spełnieniu łącznie następujących przesłanek, tj.:

1. podatnik zakupi towary lub usługi do działalności opodatkowanej VAT,
2. wystąpi związek pomiędzy zakupami i wykonywaną działalnością opodatkowaną,
3. podatnik będzie posiadał status zarejestrowanego podatnika VAT czynnego,
4. nie będą miały zastosowania wyłączenia, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT,
5. w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Wskazane powyżej warunki uprawniające do odliczenia VAT (dalej: Warunki Materialne) w zakresie przedstawionym w niniejszym wniosku są spełnione, gdyż:

1. Spółka wykorzystuje nabywane od Kontrahentów towary i usługi do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT, tj. głównie sprzedaży detalicznej towarów na terytorium Polski,
2. pomiędzy ww. zakupami a działalnością gospodarczą Wnioskodawcy występuje wyraźny związek, ponieważ w większości przypadków towary (lub usługi) są odsprzedawane przez Spółkę odbiorcom końcowym (konsumentom),
3. Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz
4. w zakresie objętym niniejszym wnioskiem nie mają zastosowania wyłączenia enumeratywnie wskazane w art. 88 ustawy o VAT,
5. w odniesieniu do zdarzeń wskazanych na fakturach objętych zakresem niniejszego wniosku, na moment dokonania odliczenia VAT przez Spółkę, powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

1. Warunki formalne odliczenia VAT

Poza Warunkami Materialnymi, ustawodawca przewidział również wymogi o charakterze formalnym, jednym z których jest posiadanie faktury, dokumentującej nabycie określonych towarów lub usług. Zatem, realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego ustawodawca uzależnia i łączy ściśle ze spełnieniem warunku formalnego, jakim jest otrzymanie faktury. Faktura jest, co do zasady, dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też dokonania zapłaty - w przypadku nabywcy) i powstanie obowiązku podatkowego u jego wystawcy. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Ponadto, faktura jest dokumentem sformalizowanym, który powinien spełniać szereg wymogów formalnych przewidzianych w ustawie o VAT, np. w art. 106e ustawy VAT. Tak więc faktura powinna spełniać zarówno warunki materialne, tj. odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdzać fakt nabycia określonych towarów lub usług jak również warunki formalne, tj. zawierać odpowiednie elementy przewidziane w przepisach ustawy o VAT. Nie ma natomiast znaczenia, czy faktura została otrzymana w formie papierowej, czy w formie elektronicznej, np. w postaci skanu dokumentu.

W przedstawionym opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, w ocenie Wnioskodawcy, otrzymywane od kontrahentów dokumenty (faktury) w postaci skanów spełniają powyższe warunki. Na podstawie tych dokumentów Spółka odlicza VAT w nich wykazany.

Wnioskodawca podkreśla, iż ustawodawca dopuszcza możliwość stosowania faktur w formie elektronicznej, o ile zawierają one elementy wymienione m.in. w art. 106e ustawy o VAT (lub przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie). Przy czym, format elektroniczny takiej faktury może być dowolny, o ile istnieje możliwość jej wyświetlenia na ekranie monitora a sam dokument w takiej formie posiada przymioty autentyczności, integralności oraz czytelności. Dodatkowo, co do zasady, faktura powinna być wystawiana w co najmniej dwóch egzemplarzach. Natomiast w przypadku faktur elektronicznych, powyższy wymóg jest spełniony, jeżeli zarówno sprzedawca jak i nabywca posługują się tym samym plikiem elektronicznym, zawierającym fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż. Równocześnie z przepisów ustawy o VAT wynika wymóg akceptacji przez odbiorcę otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Przepisy ustawy o VAT wymagają także aby autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zapewniona była od momentu jej wystawienia lub otrzymania do końca okresu przechowywania (upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Zestawiając powyższe wymogi z przedstawionym opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że Spółka w stosunku do otrzymanych skanów:

• akceptuje fakt otrzymywania faktur w postaci elektronicznej;

• spełnia wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, Wnioskodawca akceptuje bowiem faktury wystawione przez Kontrahentów na jego rzecz wyłącznie wtedy, gdy Kontrahenci przesyłają te faktury na specjalnie dedykowaną do tego celu skrzynkę poczty elektronicznej; dzięki temu, Spółka jest w stanie określić, od którego Kontrahenta pochodzi konkretny dokument (tj. faktura);

• spełnia wymóg integralności treści faktury, bowiem faktury otrzymywane przez Spółkę na dedykowaną skrzynkę poczty elektronicznej nie podlegają edycji przez Spółkę;

• spełnia wymóg zapewnienia czytelności faktury, bowiem Spółka uznaje za fakturę wyłącznie dokumenty przesłane drogą elektroniczną, które są w stanie odczytać pracownicy Spółki; w szczególności, każdorazowo sprawdzane jest, czy otrzymana faktura zawiera wszystkie elementy wymienione w ustawie o VAT i wydanych na jej podstawie rozporządzeniach. Równocześnie, przepisy ustawy o VAT określają, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych mogą być zapewnione poprzez zastosowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między tymi fakturami a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Z praktyki wynika, iż kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Dla potrzeb VAT, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik (tu: Spółka):

• tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),

• w zakresie integralności treści - zapewnia, że nie zmieniono danych dotyczących transakcji udokumentowanej fakturą oraz

• w zakresie czytelności faktury - zapewnia możliwość jej odczytania od momentu wystawienia lub otrzymania aż do końca okresu przedawnienia.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi (np. zamówieniem) oraz realizowanymi transakcjami (np. dostawą) jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce na warunkach określonych w fakturze. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym/opisem zdarzenia przyszłego, Spółka spełnia powyższe wymogi poprzez zastosowanie procedur weryfikacji otrzymywanych dokumentów (tj. weryfikację materialną i formalną). Ponadto, Spółka zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur (na żądanie organów podatkowych), a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i możliwość przetwarzania przez organy podatkowe danych w nich zawartych. Należy też wskazać, że z obowiązujących przepisów regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, że nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej miały postać skanów dokumentów papierowych, które są przesyłane w postaci załącznika do korespondencji elektronicznej. Przy czym istotne jest aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia. Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Spółka jest (będzie) uprawniona do odliczania VAT na podstawie faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie skanów przesłanych w załączeniu do korespondencji elektronicznej.

Analogiczne stanowisko, zgodnie z którym podatnik jest uprawniony do odliczenia VAT od faktur otrzymanej w postaci skanu wyrażają organy podatkowe, np. w interpretacjach:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP2/4512-1096/15-2/BH), w której organ stwierdził, że: Analiza przedstawionego we wniosku zdarzenia oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o VAT pozwala stwierdzić, że Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wykazany w fakturach przesłanych do Spółki drogą mailową w postaci zeskanowanego dokumentu w formacie PDF nieopatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, które to faktury będą przez Spółkę drukowane i przechowywane w formie papierowej. Jak wskazano wcześniej, prawo do odliczenia stanowi integralną część mechanizmu podatku VAT i nie może co do zasady być ograniczone. Warunkiem zastosowania prawa do odliczenia podatku VAT jest związek dokonanych zakupów z czynnościami opodatkowanymi. Wnioskodawca dokonuje zakupu towarów służących działalności handlowej w zakresie sprzedaży sprzętu audiowizualnego oraz elektronicznego jak również działalności wydawniczej. A zatem nabyte od kontrahentów towary służą Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych, co powoduje, że zastosowanie w przedmiotowej sprawie znajdzie art. 86 ust. 1 ustawy. Podstawą dokonania odliczenia będzie otrzymana przez Spółkę w formie elektronicznej faktura, którą Spółka będzie następnie drukować i przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia w sposób wskazany we wniosku.

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF) Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że żaden przepis ustawy nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od posiadania Faktury w wersji papierowej. Zatem zniszczenie papierowych wersji Dokumentów nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT przez Spółkę. (...) Wobec tego przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur, tj. faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych (obciążeniowych i uznaniowych) oraz ich duplikatów, które są wysyłane do Spółki w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów oryginalnych dokumentów).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Przede wszystkim należy wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione jest od otrzymania faktury, z której podatek naliczony wynika. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione jest od otrzymania przez nabywcę faktury bądź dokumentu celnego.

Definicja faktury zawarta została w art. 2 pkt 31 ustawy, zgodnie z którym przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że zdarzają się przypadki otrzymywania na adres dedykowanej do tego celu elektronicznej skrzynki odbiorczej Spółki, jako załącznika skanu faktury (w formacie PDF) wystawionej w formie papierowej zawierającej dane wymagane ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do odliczania podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych jako załącznik do korespondencji elektronicznej w formacie PDF na adres elektronicznej skrzynki odbiorczej dedykowanej do tego celu.

Jak Spółka wskazuje - po otrzymaniu skanu ww. faktur, Spółka weryfikuje poprawność tej faktury pod względem formalnym (czy zawiera wszystkie niezbędne elementy przewidziane w ustawie o VAT oraz zapewnia i sprawdza autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, zgodność faktury z wymogami prawa oraz rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej) oraz materialnym (czy dany towar lub usługa wykazane na fakturze zostały przez Spółkę rzeczywiście zakupione/zamówione, czy zafakturowano prawidłową ilość towaru itp.). Ponadto wskazano, że kontrole biznesowe, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy stosowane przez Spółkę zapewniają autentyczność, integralność treści oraz czytelność faktur poprzez wiarygodną ścieżkę audytu. Spółka wdrożyła niezbędne kontrole biznesowe, które mają na celu weryfikację i porównanie otrzymywanych faktur (oznaczanych przez Spółkę jako faktury kosztowe lub inwestycyjne) z posiadanymi dokumentami uzupełniającymi - pracownicy wyznaczonych działów Spółki weryfikują poprawność otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzają czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana jest treść faktury z danymi zawartymi w zamówieniu/umowie/kontrakcie (weryfikowana jest tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem (czy okres się zgadza)). Wnioskodawca zaznacza także, że kontrahenci, którzy wystawiają faktury i przesyłają je Spółce w postaci skanów, są weryfikowani przez Spółkę dla celów VAT, przed złożeniem deklaracji VAT za miesiąc, w którym ujęte są faktury pod kątem ich statusu jako zarejestrowanych podatników VAT.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że skoro Spółka zaakceptowała dostarczanie przez Kontrahentów faktur w wersji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na specjalnie dedykowany do tego adres skrzynki elektronicznej Spółki, to otrzymywanie od Kontrahentów faktur w formie skanu faktury wystawionej w formie papierowej na ww. elektroniczną skrzynkę odbiorcza Spółki jako załącznik do korespondencji elektronicznej (w formacie PDF) spełnia wymogi faktury, o której mowa art. art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Tym samym faktury otrzymywane przez Spółkę w formie skanu faktury papierowej na adres elektronicznej skrzynki odbiorczej Spółki jako załącznik do korespondencji elektronicznej spełniając warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy są fakturami, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy.

Co istotne w rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów na terytorium Polski. W ramach powyższej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od Kontrahentów i wykorzystuje je do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Wobec tego spełnione zostały warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikające z art. 86 ustawy. Zatem przy zachowaniu warunków wynikających z art. 88 ustawy Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych w formie skanów faktury wystawionej uprzednio w formie papierowej przesyłanych na adres dedykowanej do tego celu elektronicznej skrzynki odbiorczej Spółki, jako załącznik do korespondencji elektronicznej (w formacie PDF) zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także przechowywane są w sposób umożliwiający bezzwłoczny pobór tych faktur przez organy podatkowe.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej