W zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymany... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 12.01.2018, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

W zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 22 grudnia 2017 r. (data wpływu 28 grudnia 2017 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 grudnia 2017 r. do tut. organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

I. Spółka z o.o. (dalej także jako Wnioskodawca lub Spółka) jest właścicielem Systemu oraz Serwisu Internetowego m. (dalej jako System albo Serwis) oraz administratorem danych osobowych przetwarzanych za jego pośrednictwem. Zarazem Spółka jest aktywnym użytkownikiem Systemu i Serwisu, który wykorzystuje w procesie fakturowania w relacjach ze swoimi kontrahentami/odbiorcami. Spółka wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Wysyłanie i otrzymywanie faktur odbywa się za pośrednictwem Systemu.

System m. to automat służący do przesyłania faktur oraz importowania zintegrowany z największymi programami księgowymi i handlowymi takich producentów jak: C., I., S., A., W., pozwalający na eliminację procesu ręcznego wprowadzania faktur do programów handlowych i księgowych. Użytkowanie Systemu jest odpłatne. Przy mniejszej ilości faktur możliwe jest korzystanie z Systemu w wersji nieodpłatnej. System m. umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej pomiędzy jego użytkownikami, będącymi stronami danej transakcji, a także między użytkownikiem Systemu a jego biurem rachunkowym. Przesyłanie faktur za pośrednictwem Systemu odbywa się w czasie rzeczywistym i polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w Systemie m., skąd może być w każdym czasie pobrana. Przewidziane w Systemie funkcjonalności umożliwiają użytkownikom ich wykorzystanie do generowania, przesyłania, odbierania oraz importowania faktur do programów handlowych i księgowych. Po zaimportowaniu księgowanie faktur elektronicznych odbywa się w ramach programu księgowego. Przesyłanie i odbiór faktur elektronicznych odbywa się z wykorzystaniem Konta Klienta, które jest zakładane w Systemie dla podmiotów będących Sprzedawcami i/lub Nabywcami w transakcjach podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Serwis jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorców. Użytkownikiem Serwisu może być wyłącznie podmiot niebędący konsumentem.

Serwis m. planuje poszerzenie funkcjonalności Systemu poprzez dodanie możliwości wgrywania przez użytkowników Serwisu plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego oraz ich przechowywania w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Faktury w postaci elektronicznej byłyby przechowywane na serwerach m. w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Serwis zapewnia także przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Zasady działania Serwisu umożliwiają zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerach. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą u danego użytkownika. Udostępnienie użytkownikom możliwości wgrywania i przechowywania skanów faktur jest odpowiedzią na - zgłaszane przez liczne podmioty prowadzące działalność gospodarczą - chęci zminimalizowania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane z urządzeniem odpowiednich pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych, czy też personalną obsługą dokumentacji. Ponadto przechowywanie faktur w formie papierowej rodzi także ryzyko związane z możliwością ich utracenia, np. wskutek pożaru czy zalania.

Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej wyklucza takie ryzyko oraz ma wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dostarczane rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie, a także ma na celu ułatwienie w integracji danych elektronicznych w celu uproszczenia procesu sporządzania jednolitego pliku kontrolnego, w przypadku którego Wnioskodawca rozwiązania informatyczne również zapewnia. Wnioskodawca jako aktywny użytkownik prowadzonego Serwisu zamierza również skorzystać z planowanej funkcjonalności. Wnioskodawca zakłada, że oryginały otrzymanych pierwotnie papierowych faktur będą niszczone po ich zdigitalizowaniu i wgraniu na serwer.

W związku z powyższym Wnioskodawca jako aktywny użytkownik prowadzonego Systemu m. chciałby potwierdzić czy:

będzie mu przysługiwać prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zgodnie z art. 86 u.p.t.u. w sytuacji, gdy po otrzymaniu faktur w formie papierowej dokona ich zdigitalizowania i wgrania na konto użytkownika (serwer) przy założeniu, że po zeskanowaniu i wgraniu do Serwisu papierowe egzemplarze faktur zostaną zniszczone;
będzie miał prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych dowodami źródłowymi, które po ich otrzymaniu w wersji papierowej zostały zdigitalizowane.

W związku z powyższym opisem w zakresie podatku od towarów i usług zadano następujące pytania

(oznaczone jak we wniosku):
1. Czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług?
3. Czy Wnioskodawcy jako użytkownikowi Systemu m., który dokona zdigitalizowania i wgrania na konto użytkownika (serwer) faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 u.p.t.u. przy założeniu, że po zeskanowaniu i wgraniu do Systemu papierowe egzemplarze otrzymanych faktur zostaną zniszczone?

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki stosowany sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Zasady dotyczące sposobu i terminów przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami w zakresie VAT są zawarte w art. 112 i 112a u.p.t.u. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Art. 112a u.p.t.u. zawiera dodatkowe warunki, jakie mają być spełnione przez podatników VAT w zakresie przechowywania faktur. Podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 u.p.t.u.). Zasada ta nie ma zastosowania jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Jednocześnie podatnicy są obowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych przepisów wynika, że u.p.t.u. określa warunki przechowywania dokumentów. U.p.t.u. nie przesądza natomiast formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Z tego względu w ocenie Wnioskodawcy przepisy u.p.t.u. nie wykluczają, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane w formie elektronicznej.

Z tego też względu mając na uwadze, że prowadzony przez Spółkę System m. zapewnia:

autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu);
integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych);
czytelność dokumentów;
łatwe ich odszukanie
przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe;
natychmiastowy dostęp dokumentów znajdujących się na serwerach organom podatkowym lub organom kontroli;

stąd w ocenie Spółki stosowany sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Stanowisko zbieżne ze stanowiskiem Spółki zostało wyrażone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 lutego 2016 r sygn. ILPP4/4512-1-390/15-5/WJ.

W ocenie Wnioskodawcy w sytuacji zeskanowania faktur papierowych i zapisania ich na serwerach m. w formie cyfrowej, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, Spółka jako użytkownik Systemu zachowa wynikające z tych faktur prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 u.p.t.u. Obecnie obowiązujące przepisy nie uzależniają prawa danego podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 u.p.t.u. w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Zgodnie z art. 86 ust. 2 u.p.t.u. kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z kolei w myśl art. 2 pkt 32 u.p.t.u. przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Użycie przez ustawodawcę spójnika i (a nie lub) oznacza, że warunki wystawienia i otrzymania w dowolnym formacie elektronicznym muszą być spełnione łącznie. W konsekwencji fakturami elektronicznymi mogą być tylko faktury wystawione i przesyłane w formie elektronicznej, w ramach ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. w formacie PDF). Nie są zatem fakturami elektronicznymi faktury wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane i przechowywane w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy przepis art. 2 pkt 32 u.p.t.u. nie wyklucza jednak możliwości przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej w wyniku ich digitalizacji (skanowania). Przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnicy mogli przechowywać otrzymane faktury w dowolnej formie, pamiętając przy tym o przestrzeganiu zasad przechowywania faktur określonych w art. 112a u.p.t.u. Zatem faktury wystawione i otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane przez podatników nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Wynika to z faktu, iż krajowy ustawodawca w procesie implementacji prawa unijnego nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, tj. wprowadzania wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, czyli w takiej, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.

W ocenie Wnioskodawcy zastosowane w Systemie rozwiązania zapewniają spełnienie warunków określonych w art. 106m u.p.t.u. w przypadku zdigitalizowania, wgrania i archiwizowania faktur na serwerze m.

Po pierwsze, autentyczność pochodzenia faktury rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury nie budzi wątpliwości. Określa to użytkownik, który digitalizuje fakturę i wgrywa na serwer. Po drugie, poprzez mechanizmy Systemu zapewnia się integralność treści zeskanowanej faktury przejawiającą się w tym, że uniemożliwiona jest modyfikacja plików lub ingerencja w ich zawartość. Po trzecie, w ocenie Wnioskodawcy nie budzi wątpliwości kwestia czytelności faktury, bowiem procesowi digitalizacji podlegać będą papierowe egzemplarze faktur, wobec których wymóg czytelności został dochowany przez wystawcę danej faktury.

Zatem w sytuacji, gdy w Systemie będą przechowywane elektroniczne skany faktur w sposób gwarantujący spełnienie przesłanek określonych w art. 106m oraz 112a u.p.t.u., tj. zapewniający:

autentyczność pochodzenia
integralność treści,
czytelność dokumentów
łatwe ich odszukanie,

Wnioskodawca jako użytkownik Systemu nie traci prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie 86 ust. 1 u.p.t.u., tj. w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 u.p.t.u.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług (tj. w zakresie objętym pytaniami oznaczonymi we wniosku jako nr 1 i nr 3) jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym, środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka jest właścicielem Systemu oraz Serwisu Internetowego m. oraz administratorem danych osobowych przetwarzanych za jego pośrednictwem. Zarazem Spółka jest aktywnym użytkownikiem Systemu i Serwisu, który wykorzystuje w procesie fakturowania w relacjach ze swoimi kontrahentami/odbiorcami. Spółka wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje faktury zakupu jako nabywca. Wysyłanie i otrzymywanie faktur odbywa się za pośrednictwem Systemu.

System m. to automat służący do przesyłania faktur oraz importowania zintegrowany z największymi programami księgowymi i handlowymi pozwalający na eliminację procesu ręcznego wprowadzania faktur do programów handlowych i księgowych. System m. umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej pomiędzy jego użytkownikami, będącymi stronami danej transakcji, a także między użytkownikiem Systemu a jego biurem rachunkowym. Przesyłanie faktur za pośrednictwem Systemu odbywa się w czasie rzeczywistym i polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w Systemie m., skąd może być w każdym czasie pobrana. Przewidziane w Systemie funkcjonalności umożliwiają użytkownikom ich wykorzystanie do generowania, przesyłania, odbierania oraz importowania faktur do programów handlowych i księgowych.

Wnioskodawca, jako aktywny użytkownik prowadzonego Serwisu, zamierza również skorzystać z planowanej funkcjonalności. Wnioskodawca zakłada, że oryginały otrzymanych pierwotnie papierowych faktur będą niszczone po ich zdigitalizowaniu i wgraniu na serwer.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz wskazane okoliczności faktyczne sprawy, należy stwierdzić, że skoro opisany we wniosku System zapewniać będzie, jak wskazał Wnioskodawca:

autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu),
integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych),
czytelność dokumentów,
łatwe ich odszukanie,
przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,
natychmiastowy dostęp dokumentów znajdujących się na serwerach organom podatkowym lub organom kontroli

to przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, z wykorzystaniem tego Systemu, należy uznać za zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku wskazać należy, co następuje:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Wobec tego należy stwierdzić, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Tym samy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 3, że Wnioskodawca jako użytkownik Systemu nie traci prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie 86 ust. 1 u.p.t.u., tj. w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 u.p.t.u. jest prawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja rozstrzyga ściśle w zakresie pytań, w szczególności dokonana w interpretacji ocena prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 3, została wyrażona wyłącznie w kontekście opisanego sposobu przechowywania faktur, stąd wszelkie inne kwestie poruszone we wniosku nie objęte pytaniem nie były przedmiotem interpretacji.

Dodatkowo wskazać należy, że ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz.U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowanie jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie