Sposób przechowywania faktur otrzymywanych/pobieranych w formacie PDF/TIFF przez Spółkę w systemie księgowym SAP (tj. bez drukowania faktury) będzie... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 14.11.2013, sygn. IPPP1/443-861/13-2/JL, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Temat interpretacji

Sposób przechowywania faktur otrzymywanych/pobieranych w formacie PDF/TIFF przez Spółkę w systemie księgowym SAP (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy. Faktury w formacie PDF/TIFF otrzymywane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania jej z portalu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23.08.2013 r. (data wpływu 28.08.2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną oraz sposobu ich przechowywania jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28.08.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną oraz sposobu ich przechowywania.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT. W celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka oraz jej kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania przez Spółkę faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi w formacie PDF/TIFF (dalej: e-faktury). Zasadniczo możliwe są następujące rozwiązania dostarczania e-faktur:

Poprzez otrzymanie e-faktury na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail), lub
Poprzez pobranie udostępnianych e-faktur na portalu internetowym.

Ad. 1. Otrzymanie na adres poczty elektronicznej faktur

Spółka zamierza zawrzeć z kontrahentami porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym zostanie wyrażona akceptacja takiej formy otrzymywania e-faktur przez Spółkę. Otrzymywane przez Spółkę faktury będą przesyłane drogą elektroniczną w formie plików PDF/TIFF na określony adres e-mail, dedykowany tylko do otrzymywania e-faktur przez Spółkę. W celu sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów Spółka w wyrażonej akceptacji będzie dokonywała zastrzeżenia, że tylko faktury przesyłane na dedykowany adres e-mail są przez Spółkę akceptowane, tym samym przesłanie faktur na inny adres (przykładowo: osobisty pracownika) nie będzie zaakceptowane przez Spółkę w rozumieniu par. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Momentem otrzymania faktury będzie moment otrzymania e-maila, do którego załączona zostanie e-faktura. Dostęp do e-faktur będzie zabezpieczony loginem i hasłem do komputera. Dostęp do komputera będą miały jedynie osoby upoważnione przez Spółkę, które będą mogły opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się.

Ad. 2. Pobranie udostępnionych faktur na portalu internetowym

Dodatkowo, Spółka rozważa otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w trybie pobrania dokumentów tych poprzez portal internetowy. Rozwiązanie to polega na zalogowaniu się przez osobę upoważnioną przez Spółkę do portalu internetowego kontrahenta poprzez podanie właściwego loginu i hasła zgodnie z procedurą wdrożoną przez poszczególnego kontrahenta Spółki. Dostęp do takich faktur będzie również zabezpieczony loginem i hasłem w sposób przewidziany przez poszczególnego kontrahenta Spółki. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez osobę upoważnioną przez Spółkę, która będzie mogła opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się.

Następnie otrzymane/pobrane faktury VAT w formacie PDF bądź TIFF (sytuacja opisana w pkt 1 i 2) są wprowadzane do systemu księgowego SAP, przy czym Spółka chciałaby podkreślić, iż obraz faktury będzie również zapisywany w systemie SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT. Przy czym, Spółka chciałaby wskazać, że data wprowadzenia do SAP niekoniecznie będzie pokrywała się z datą otrzymania/pobrania danej faktury.

W sytuacji opisanej w pkt 1 Spółka dodatkowo będzie do każdego obrazu faktury przyporządkowywała obraz e-maila, który umożliwi Spółce ustalenie daty wpływu do Spółki danej e-faktury. Natomiast w sytuacji opisanej w pkt 2 w przypadku pobrania e-faktury, datą wpływu będzie określony we właściwościach pliku czas jego zapisania na serwerach Spółki. Omawiane e-faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pracownicy właściwych organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mogli każdorazowo (np. w trakcie kontroli prowadzonej w Spółce) za pośrednictwem systemu SAP, uzyskać bezzwłoczny dostęp, pobór i przetwarzanie danych zawartych w przechowywanych e-fakturach.

obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
wydrukować fakturę na drukarce,
zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych.

E-faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę w formacie plików PDF/TIFF będą zawierać w swojej treści wszystkie informacje wymagane przez przepisy tj. dane wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (dalej ustawa o VAT) oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy e-faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych e-faktur w dacie otrzymania na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania faktury z portalu (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT...
Czy sposób przechowywania e-faktur otrzymywanych/pobieranych w formacie PDF/TIFF przez Spółkę w systemie księgowym SAP (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.1.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawierają poniższe akty prawne:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: Rozporządzenie fakturowe)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: Rozporządzenie o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej).

Zgodnie z § 4 Rozporządzenia o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W świetle literalnego brzmienia powyższego przepisu należy uznać, że ustawodawca wyraźnie przewidział zarówno możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej, jak i ich udostępniania (np. za pośrednictwem wyspecjalizowanego portalu internetowego). Co więcej, ustawodawca przyjął, że faktury te mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie. Jednocześnie ustawodawca wskazał przykładowo, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Należy wywnioskować, że używając zwrotu w szczególności ustawodawca uznał, że autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury są zachowane także w innych przypadkach niż wyraźnie wskazanych w Rozporządzeniu o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej.

Autentyczność pochodzenia - czyli pewność co do tożsamości kontrahenta Spółki jako wystawcy - zagwarantowana będzie, zdaniem Spółki poprzez system przesyłania/udostępniania dokumentów, w tym w szczególności:

automatyczne wysyłanie faktur/zamieszczenie faktur na portalu internetowym,
wysłanie faktur ze zdefiniowanego adresu e-mail (Spółka będzie poinformowana o danych identyfikacyjnych konta pocztowego należącego do kontrahenta, z którego są wysyłane faktury).

Spółka na każdym etapie może skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia, czy będą wystawiane na jej rzecz faktury w formie elektronicznej, a także weryfikacji statusu i treści faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Ponadto, otrzymywane/pobierane w opisany wyżej sposób dokumenty będą również posiadać cechę integralności danych. Format PDF/TIFF jest bowiem formatem, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF/TIFF. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Odbiorca nie ma możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury papierowej. Ponadto, po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Jednocześnie organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają, że format PDF/TIFF powinien spełniać określone w Rozporządzeniu warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe pozwala zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwia zmianę danych, które ma zawierać faktura.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zatem, z uwagi na fakt, że zakupione usługi bądź towary przez Spółkę będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych, e-faktury otrzymywane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych e-faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub w dacie pobrania faktury z portalu (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), bądź też w innym terminie przewidzianym w art. 86 ustawy o VAT (właściwym dla danego rodzaju czynności).

Reasumując, Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w miesiącu otrzymania e-faktury, bądź też w innym terminie przewidzianym w art. 86 ustawy o VAT, w związku z zakupem ww. usług dokumentowanych fakturami otrzymanymi/pobieranymi w formacie PDF/TIFF.

Ad. 2.

Zgodnie z Rozporządzeniem o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej i pobranej faktury w postaci papierowej. Co więcej nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT czy Rozporządzenia o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur. Wskazane przepisy nakazują przechowywanie dokumentów: w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność, zapewniając do nich dostęp organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

Przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury. Niewątpliwie elektroniczny system umożliwia zarządzanie dokumentacją w sposób zdecydowanie łatwiejszy niż zarządzanie archiwum prowadzonym w formie papierowej.

Spółka stoi na stanowisku, że planowany sposób przechowywania otrzymanych e-faktur, tj. zarchiwizowanie ich w systemie SAP, spełnia wszystkie wymogi przewidziane w Rozporządzeniu o fakturach przesyłanych w formie elektronicznej tj.:

autentyczność pochodzenia - z treści tych faktur będzie można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
integralność treści, czytelność - nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur,
łatwe ich odszukanie - system SAP, gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury, z wykorzystaniem różnych atrybutów przypisanych danej fakturze (np. po odbiorcy, po dacie wystawienia faktury),
zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur organom podatkowym - na żądanie, organy podatkowe posiadać będą dostęp do systemu poprzez osobne konto (login) stworzony wyłącznie dla potrzeb organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej,
bezzwłoczny pobór i przetwarzanie - pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, będą mogli obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę, wydrukować fakturę na drukarce połączonej z tym komputerem jak również zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych.

Przedstawione powyżej stanowisko Spółki jest powszechnie akceptowane przez organy podatkowe np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 lutego 2013 roku o sygn. ILPP4/443-538/12-2/EWW.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych art. 86 ust. 11 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 10 i ust. 11 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące przesyłania i przechowywania faktur VAT uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012r. poz. 1528).

Zgodnie z § 3 powołanego rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2).

Przy czym, stosownie do § 2, ilekroć rozporządzeniu jest mowa o:

autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).

Zaś, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT. W celu usprawnienia przepływu faktur, Spółka oraz jej kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania przez Spółkę faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi w formacie PDF/TIFF (dalej: e-faktury). Możliwe są następujące rozwiązania dostarczania e-faktur:

Poprzez otrzymanie e-faktury na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail), lub
Poprzez pobranie udostępnianych e-faktur na portalu internetowym.

Otrzymywane przez Spółkę faktury będą przesyłane drogą elektroniczną w formie plików PDF/TIFF na określony adres e-mail, dedykowany tylko do otrzymywania e-faktur przez Spółkę. W celu sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów Spółka w wyrażonej akceptacji będzie dokonywała zastrzeżenia, że tylko faktury przesyłane na dedykowany adres e-mail są przez Spółkę akceptowane, tym samym przesłanie faktur na inny adres (przykładowo: osobisty pracownika) nie będzie zaakceptowane przez Spółkę. Momentem otrzymania faktury będzie moment otrzymania e-maila, do którego załączona zostanie e-faktura. Dostęp do e-faktur będzie zabezpieczony loginem i hasłem do komputera. Dostęp do komputera będą miały jedynie osoby upoważnione przez Spółkę, które będą mogły opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się.

Następnie otrzymane/pobrane faktury VAT w formacie PDF bądź TIFF (sytuacja opisana w pkt 1 i 2) są wprowadzane do systemu księgowego SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT.

obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
wydrukować fakturę na drukarce,
zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych.

Podając własne stanowisko Wnioskodawca stwierdza, że autentyczność pochodzenia - czyli pewność co do tożsamości kontrahenta Spółki jako wystawcy - zagwarantowana będzie poprzez system przesyłania/udostępniania dokumentów, w tym w szczególności:

automatyczne wysyłanie faktur/zamieszczenie faktur na portalu internetowym,
wysłanie faktur ze zdefiniowanego adresu e-mail (Spółka będzie poinformowana o danych identyfikacyjnych konta pocztowego należącego do kontrahenta, z którego są wysyłane faktury).
Spółka na każdym etapie może skontaktować się z kontrahentem w celu potwierdzenia, czy będą wystawiane na jej rzecz faktury w formie elektronicznej, a także weryfikacji statusu i treści faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Ponadto Spółka zaznacza, że otrzymywane/pobierane w opisany sposób dokumenty będą również posiadać cechę integralności danych oraz będą czytelne. Format PDF/TIFF jest bowiem formatem, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF/TIFF. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Odbiorca nie ma możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ponadto, po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Spółka wskazała również, że zakupione towary bądź usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. wskazuje jedynie zasady przesyłania (udostępniania) oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. zwykłych faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 ze zm.). Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

Mając na uwadze powyższe oraz obowiązujące przepisy, należy stwierdzić, że otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną w formie plików PDF/TIFF na określony adres e-mail, a także pobranie udostępnianych faktur w formacie PDF/TIFF na portalu internetowym, w stosunku do których zapewniona będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Zatem, jeżeli faktury otrzymane w ww. sposób zostaną wystawione zgodnie z przepisami ustawy oraz ww. rozporządzenia, to fakt, że Wnioskodawca otrzyma je bądź odbierze w sposób opisany we wniosku nie wpłynie na ich prawidłowość i będzie można je uznać za spełniające wymogi zarówno ustawy o VAT jak i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych w opisany sposób faktur, należy stwierdzić, że skoro jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF/TIFF, bądź też pobranych, udostępnionych na stronie internetowej, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, ponieważ nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług - o ile nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

W odniesieniu natomiast do chwili powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, należy wskazać, że zgodnie z ww. przepisem art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Analiza treści pytania nr 1, wskazuje, że dotyczy ono w istocie ustalenia okresu otrzymania faktur przesyłanych w formie elektronicznej lub udostępnianych w takiej formie. Wskazać należy, że zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych, w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej czy też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom () bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane, tego zagadnienia nie regulują.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia otrzymać, zgodnie z Małym Słownikiem Języka Polskiego pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że otrzymać oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru co do zasady decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej lub udostępnionej w formie elektronicznej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

W okolicznościach niniejszej sprawy okres, w którym podatnik otrzymał fakturę będzie rozpoznawany w dacie otrzymania poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) z załączoną fakturą, zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego wystąpi w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma pocztę elektroniczną z załączoną fakturą.

W kwestii logowania się na stronie internetowej, należy wskazać, że główną rolę odegrają tu postanowienia umowne w zakresie momentu otrzymania faktury. Spółka wskazała, że w przypadku pobrania e-faktury, datą wpływu będzie moment zapisania pliku na serwerze Spółki. Zatem jeśli Spółka postanowiła, mając na uwadze uwarunkowania techniczne portalu, że momentem otrzymania faktury będzie jej pobranie, to będzie to prawidłowe postępowanie, Organ nie ma uprawnień do ingerowania w postanowienia umowne stron umowy.

Tym samym należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur udostępnionych na portalu internetowym nastąpi w dacie pobrania faktury z portalu (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), czy też w innym terminie przewidzianym w art. 86 ustawy o VAT.

Ponadto, mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że planowany sposób przechowywania otrzymanych e-faktur, tj. zarchiwizowanie ich w systemie SAP, spełnia wszystkie ww. wymogi.

Reasumując należy stwierdzić, że sposób przechowywania faktur otrzymywanych/ pobieranych w formacie PDF/TIFF przez Spółkę w systemie księgowym SAP (tj. bez drukowania faktury) będzie właściwy.

Ponadto faktury w formacie PDF/TIFF otrzymywane/pobierane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania jej z portalu (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), czy też w innym terminie przewidzianym w art. 86 ustawy o VAT (właściwym dla danego rodzaju czynności).

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie