Temat interpretacji

ustalenie czy opisany sposób odbioru faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółka, przedstawione we wniosku z dnia 30 marca 2012 r. (data pływu 4 kwietnia 2012 r.) uzupełnionym pismem z dania 25 czerwca 2012 r. (data wpływu 28 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie warunków jakie musi spełniać faktura elektroniczna po konwersji do programu księgowego oraz możliwości odliczania podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formacie PDF wystawianych i przesyłanych faktur w formie elektronicznej przez kontrahenta jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 kwietnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie warunków jakie musi spełniać faktura elektroniczna po konwersji do programu księgowego oraz możliwości odliczania podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formacie PDF wystawianych i przesyłanych faktur w formie elektronicznej przez kontrahenta.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 25 czerwca 2012 r. (data wpływu 28 czerwca 2012 r.) w zakresie doprecyzowania zdarzenia przyszłego oraz dokument, z którego wynika sposób reprezentacji w Spółce.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka, jako podmiot zarejestrowany dla celów VAT - będący czynnym podatnikiem podatku VAT - prowadziła i prowadzi obecnie działalność w zakresie szeroko rozumianego obrotu materiałami budowlanymi. W związku z powyższym nabywa towary od dostawców i sprzedaje je nabywcom. Spółka nabywa również usługi i świadczy usługi. Jeden z dostawców towarów do Wnioskodawcy - firma M., planuje przesyłać faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) w formie elektronicznej do - Spółki. Konsekwencją tego będzie zaprzestanie wysyłania faktur VAT w formie papierowej. Spółka otrzymała za pośrednictwem poczty elektronicznej propozycję próbnej elektronicznej faktury VAT, faktury korygującej oraz duplikatów tych dokumentów od M.

Dokumenty te zostały otrzymane od M. w formacie PDF i nie są one bezpośrednio modyfikowalne. Niemniej jednak Spółka ma świadomość, że nie są to dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym, a także nie zostały one sporządzone w formacie EDI, a tym samym nie stwarza to wielkiego problemu, aby dokonać w nich zmian za pomocą oprogramowania dostępnego na przykład w Internecie. Należy dodatkowo podkreślić, że w przypadku oprogramowania księgowego stosowanego w Spółka nie ma de facto możliwości bezpośredniego księgowania faktur wystawionych elektronicznie w formacie PDF, a także archiwizacji i przechowywania tych dokumentów w sposób jaki wymaga tego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania faktur elektronicznych, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., nr 249, poz. 1661, zwane dalej: rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur elektronicznych), bez ingerencji w ten plik (poprzez konwersje pliku PDF do innego formatu umożliwiającego odczyt danych w nim zawartych i przeniesienie ich do programu księgowego Spółki).

Tym samym po otrzymaniu dokumentu w formacie PDF, Spółka musi dokonać konwersji (elektronicznego przetworzenia) tego pliku PDF na format umożliwiający dalsze niezbędne czynności księgowe w stosunku do tych dokumentów elektronicznych. Konwersja odbywać się będzie przy pomocy ogólnodostępnego oprogramowania informatycznego i co do zasady automatycznie, jednak możliwa jest w jej trakcie ingerencja człowieka w treść dokumentu elektronicznego. Spółka zamierza udzielić pisemnej zgody firmie M. na przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Z uzyskiwanych informacji od pozostałych dostawców (towarów i usług) wynika, że planują oni (po udzieleniu zgody przez Spółkę) przesyłać faktury VAT (i inne dokumenty wynikające z przepisów o VAT), w formie elektronicznej, również w analogicznym jak M. formacie pliku PDF, za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, iż tak jak to zostało wskazane w stanie faktycznym złożonego wniosku z dnia 30 marca 2012 r. w poz. 68 Spółka, otrzymała za pośrednictwem poczty elektronicznej propozycję próbnej elektronicznej faktury VAT, faktury korygującej oraz duplikatów tych dokumentów od M. Dokumenty te zostały otrzymane od M. w formacie PDF i nie są one bezpośrednio modyfikowalne. Niemniej Jednak Spółka ma świadomość, że nie są to dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym, a także nie zostały one sporządzone w formacie EDI, a tym samym nie stwarza to wielkiego problemu, aby dokonać w nich zmian za pomocą oprogramowania dostępnego na przykład w Internecie. Należy dodatkowo podkreślić, że w przypadku oprogramowania księgowego stosowanego w Spółce nie ma de facto możliwości bezpośredniego księgowania faktur wystawionych elektronicznie w formacie PDF, a także archiwizacji i przechowywania tych dokumentów w sposób jaki wymaga tego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie wystawiania faktur elektronicznych, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., nr 249, poz. 1661, zwane dalej: rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur elektronicznych), bez ingerencji w ten plik (poprzez konwersje pliku PDF do Innego formatu umożliwiającego odczyt danych w nim zawartych i przeniesienie ich do programu księgowego Spółki). Tym samym po otrzymaniu dokumentu w formacie PDF, Spółka musi dokonać konwersji (elektronicznego przetworzenia) tego pliku PDF na format umożliwiający dalsze niezbędne czynności księgowe w stosunku do tych dokumentów elektronicznych. Konwersja odbywać się będzie przy pomocy ogólnodostępnego oprogramowania Informatycznego i co do zasady automatycznie, jednak możliwa jest w jej trakcie ingerencja człowieka w treść dokumentu elektronicznego. Spółka zamierza udzielić pisemnej zgody firmie M. na przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy z powyższych przekazanych informacji jasno i bez wątpliwości wynikają odpowiedzi na zadane przez organ podatkowy pytania w wezwaniu z dnia 15 czerwca 2012.

Zainteresowany wskazał zatem, że Spółka będzie konwertować otrzymane faktury elektroniczne w formacie PDF na format elektroniczny, który będzie możliwy do zaksięgowania przy użyciu programu księgowego (komputerowego) Spółki. Natomiast pierwotne faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur otrzymane od M. będą przechowywane na serwerach Spółki w podziale na okresy rozliczeniowe jednak nie będą zapewniać:

• autentyczności ich pochodzenia, integralności treści (czytelność natomiast będą zapewniać) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia,

• ich łatwe odszukanie;

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca podał, iż zgodnie z opisanym we wniosku z dnia 30 marca 2012 r. stanem faktycznym, faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur sporządzone w formie elektronicznej (w formacie PDF) będą miały możliwość - przy użyciu dostępnego w Internecie oprogramowania - usunięcia danych w nich zawartych, a także ich modyfikacji.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka może traktować, po udzieleniu pisemnej zgody na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, dokumenty elektroniczne w formacie PDF, które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od firmy M. (a także od innych dostawców) - opisane w stanie faktycznym niniejszego wniosku - jako faktury elektroniczne spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, ze zm., zwana dalej: ustawą o VAT) oraz rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych, w szczególności, czy może uznać, że format PDF zapewnia autentyczności pochodzenia i integralności treści tych dokumentów, nawet w przypadku konieczności ich konwersji na inny format elektroniczny, który umożliwia ich księgowanie i ewidencjonowanie w programie księgowym Spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy, w stanie faktycznym opisanym w niniejszym wniosku, dokumenty elektroniczne w formacie PDF (faktury, faktury korygujące i duplikaty), które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od M. a także innych dostawców), należy traktować jako faktury elektroniczne spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych, w szczególności należy uznać, że format PDF zapewnia autentyczności pochodzenia i integralności treści tych dokumentów, a co za tym idzie Spółka będzie miał prawo do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z tych dokumentów (faktur oraz duplikatów), a także będzie miał obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego (w przypadku faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów), oczywiście pod warunkiem udzielenia przez Spółkę dla M. (innych dostawców) pisemnej zgody na przesyłanie tych dokumentów w formie elektronicznej oraz pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami elektronicznymi, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT, a także nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej.

Uzasadnienie

Na wstępie Wnioskodawca zaznaczył, że od 1 stycznia 2011 r. nie ma wymogu, aby faktury elektroniczne zaopatrzone były w bezpieczny podpis elektroniczny bądź sporządzone w formacie EDI, jednakże użycie tych narzędzi niewątpliwie podnosi bezpieczeństwo wystawiania faktury w formie elektronicznej, w tym w szczególności po stronie otrzymującego. Użycie tego formatu jest jednak jedynie opcją, a nie obowiązkiem.

Zasady wystawiania faktur w formie elektronicznej - zmienione od dnia 1 stycznia 2011 r. normuje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Autentyczność została zdefiniowana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność przepisy definiują jako okoliczność niezmieniania danych zawartych na fakturze. Zgodnie z § 6 rozporządzenia faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur.

Rozporządzenie nie określa żadnego konkretnego formatu, który spełniałby powyższe wymogi. Możliwość korzystania z formatu PDF została potwierdzona przez interpretacje organów skarbowych - m.in. interpretację z 21 lutego 2011 r. (IPPPI-443-1l75/10-4/EK) Izby Skarbowej w Warszawie.

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej może się odbywać, jak wskazuje § 3 rozporządzenia, po uprzedniej akceptacji wyrażonej w formie pisemnej lub elektronicznej. Spółka zamierza udzielić M. oraz innym dostawcom, pisemnej zgody na przesyłanie dokumentów wynikających z przepisów o podatku VAT w formie elektronicznej w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, na wskazany w tej zgodzie adres email. W ocenie Spółki, opisane w stanie faktycznym wniosku dokumenty w formacie PDF, mimo że nie są dokumentami opatrzonymi elektronicznym podpisem, nie zostały wystawione w formacie EDI, a także nie uczestniczy w ich obrocie podmiot trzeci, jako podmiot nadzorujący ich autentyczność i integralność, są fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, gdyż format PDF nie jest bezpośrednio modyfikowalny (choć jest możliwość przy pomocy oprogramowania dostępnego w Internecie ingerować w treść pliku PDF), a co za tym idzie spełnia wymogi autentyczności pochodzenia dokumentu oraz jego integralności. Nie ma znaczenia w tym przypadku, że Spółka dokonuje przekonwertowania formatu PDF otrzymanego od dostawcy dokumentu elektronicznego, do formatu umożliwiającego jego księgowanie i ewidencjonowanie w programie księgowym Spółki zgodnie z wymogami rozporządzenia, ponieważ przekonwertowanie to odbywa się co do zasady automatycznie za pomocą oprogramowania informatycznego, nawet jeżeli istnieje możliwość ingerencji w treść dokumentu elektronicznego przez człowieka w trakcie procesu konwersji. Dodatkowo Minister Finansów potwierdził - we wskazanej wyżej interpretacji, że format PDF zapewnia integralność i autentyczność pochodzenia dokumentu elektronicznego w rozumieniu obowiązujących od 1 stycznia 2011 r. przepisów o podatku od towarów i usług. Tym samym dokumenty otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formacie PDF, dają Spółka prawo do odliczenia z nich podatku naliczonego (oczywiście jeżeli dokumentują nabycie towarów czy usług dających prawo do odliczenia naliczonego podatku w rozumieniu przepisów o VAT), a także Spółka ma obowiązek zmniejszyć podatek naliczony w przypadku otrzymania elektronicznej faktury korygującej (lub duplikatu tego dokumentu), zgodnie z wymogami ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z § 19 ust. 2 przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca będzie otrzymywał za pośrednictwem poczty elektronicznej elektroniczne faktury VAT, faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów od kontrahenta. Wnioskodawca zamierza udzielić pisemnej zgody kontrahentowi na przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Po otrzymaniu dokumentu w formacie PDF, Zainteresowany musi dokonać konwersji (elektronicznego przetworzenia) tego pliku PDF na format umożliwiający dalsze niezbędne czynności księgowe w stosunku do tych dokumentów elektronicznych. Konwersja odbywać się będzie przy pomocy ogólnodostępnego oprogramowania informatycznego i co do zasady automatycznie, jednak możliwa jest w jej trakcie ingerencja człowieka w treść dokumentu elektronicznego.

Natomiast pierwotne faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur otrzymane od kontrahenta będą przechowywane na serwerach Wnioskodawcy w podziale na okresy rozliczeniowe jednak nie będą zapewniać:

• autentyczności ich pochodzenia, integralności treści (czytelność natomiast będą zapewniać) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia,

• ich łatwegoodszukania;

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiającego tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wskazał Wnioskodawca faktury korygujące oraz duplikaty faktur sporządzone w formie elektronicznej (w formacie PDF) będą miały możliwość - przy użyciu dostępnego w Internecie oprogramowania - usunięcia danych w nich zawartych, a także ich modyfikacji.

Zaznaczyć należy, iż dla uznania danego dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, a więc zagwarantowanie, iż faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z powyższego wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika podatku od towarów i usług faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, iż co do zasady, obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wysyłania i otrzymywania faktur e-mailem w postaci pliku PDF.

Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. Wówczas podatnik posiada możliwość dokonania odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur, faktur korygujących, duplikatów w formacie PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT). Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną nie uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w dacie ich otrzymania pocztą elektroniczną, ponieważ jak wskazał Wnioskodawca nie zostanie spełniony bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Tym samym Wnioskodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT (faktur korygujących oraz duplikatów faktur) w formacie PDF, bowiem jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego faktury te nie będą spełniały wymogów określonych wyżej cytowanymi przepisami. Tylko faktury przesłane pocztą elektroniczną, które spełniają warunki określone w rozporządzeniu uprawniają do odliczenia podatku naliczonego w nich zawartego, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek zawartych w art. 88 ustawy o VAT.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Powyższe rozstrzygnięcie wydano w oparciu o przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego, w którym Spółka wskazała, że przyjęty przez Nią system otrzymywania faktur drogą elektroniczną nie pozwoli na spełnienie wymogów określonych w powołanych § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Natomiast ocena kryteriów technicznych w zakresie zapewnienia integralności i autentyczności otrzymywanych przez Spółkę faktur nie należy do właściwości tut. Organu.

Ponadto należy wskazać, iż faktycznej oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) uzyskiwania zgody na wystawianie faktur w formie elektronicznej, przesyłania faktur, potwierdzania odbioru korekt, przechowywania dokumentów i ich udostępniania organom kontroli oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te jak wskazano wyżej nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Odnośnie powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej znak IPPPI-443-1l75/10-4/EK z 21 lutego 2011 r., zauważyć należy, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek Zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Stosownie zaś do treści art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacje wydawane są w indywidualnych sprawach Wnioskodawcy, w związku z tym skutki prawne, czy też ewentualna ochrona, określone w art. 14k do 14m mogą dotyczyć wyłącznie podmiotu, który uzyskał interpretację indywidualną.

Należy wskazać, iż w ww. interpretacji w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca zawarł informacje, iż proponowana przez Spółkę metoda przesyłania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF) pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2010r. Nr 249, poz. 1661). Natomiast jak wynika z treści ww. interpretacji, Organ stwierdził, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania jak i otrzymywanie faktur w formie pliku PDF, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Zatem powołana interpretacja dotyczy innego stanu faktycznego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 446 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi