Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 Ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług.

Ponadto, art. 86a i art. 88 Ustawy o VAT regulują sytuacje, w których prawo do odliczenia zostaje ograniczone bądź całkowicie wyłączone.

Podsumowując, czynny podatnik VAT może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

• w odniesieniu do nabytych towarów/usług powstał po stronie dostawcy obowiązek podatkowy,

• nabywca posiada fakturę dokumentującą dostawę towarów lub świadczenie usługi,

• przedmiotem tych transakcji nie są czynności, w stosunku do których prawo do odliczenia zostało wyłączone bądź ograniczone mocą przepisów Ustawy o VAT.

Jak wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT, a wszelkie nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami są wykorzystywane wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Nabywane towary i usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce.

W stosunku do każdej Faktury odnotowywana i archiwizowana jest w systemie księgowym Spółki data jej wpływu, dzięki czemu Spółka posiada informacje niezbędne do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.

Spółka pragnie przy tym wskazać, że przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają kwestii odliczenia VAT od formy posiadanej faktury, co znajduje swoje potwierdzenie w art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, stanowiącym że przez Fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym nie występują również przesłanki negatywne, wyłączające lub ograniczające prawo do odliczenia, wynikające z art. 86a lub art. 88 Ustawy o VAT, tj. Faktury nie dokumentują nabycia usług gastronomicznych, noclegowych, ani wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, które nie dają podatnikowi prawa do odliczenia VAT w całości bądź w części. Tym samym, w ocenie Spółki, spełnione są wszystkie wymienione wyżej przesłanki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, że niezależnie od sposobu otrzymania danej Faktury (poprzez EDI, drogą e-mail w formie PDF, czy też w wersji papierowej, która następnie podlega skanowaniu) w stosunku do Faktur zapewnione jest spełnienie wymogów dotyczących obiegu, przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, 106n, 112 i 112a Ustawy o VAT.

W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w Ustawie o VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że czytelność oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Przepisy Ustawy o VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT). Dodatkowo, w celu dalszego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, ustawodawca wskazuje możliwość wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź systemu EDI zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT).

Przepisy art. 112 oraz 112a Ustawy o VAT zawierają przesłanki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak stanowi art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawianych i otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Ponadto, podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT). Przepis ten nie ma zastosowania, gdy faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT). Dodatkowo, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).

Z ww. przepisów Ustawy o VAT wynika, że w stosunku do otrzymywanych faktur podatnik jest zobowiązany zapewnić:

1. autentyczność ich pochodzenia,
2. integralność ich treści,
3. czytelność,
4. odpowiedni okres i sposób przechowywania oraz
5. możliwość udostępnienia faktury właściwym organom skarbowym.

W ocenie Spółki nie ulega wątpliwości, że w odniesieniu do Faktur otrzymywanych w ramach systemu EDI zapewnione są autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jak bowiem wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, faktury są przesyłane przez Dostawcę przy wykorzystaniu systemu EDI, na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej i umowa ta przewiduje stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Dodatkowo, Faktury w postaci komunikatów elektronicznych mogą zostać zwizualizowane, tj. przedstawione w formie graficznej, co dowodzi, że również w odniesieniu do nich zapewniona jest czytelność ich treści.

W stosunku do pozostałych Faktur, otrzymywanych w formie papierowej bądź na e-mail, stosowane są odpowiednie kontrole biznesowe. Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania, które dają możliwość powiązania otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji. Spółka stosuje opisane w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym kontrole biznesowe w celu zagwarantowania ustawowych standardów dotyczących Faktur, a w szczególności autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur oraz ich prawidłowego przechowywania i możliwości dostępu on-line do nich właściwym organom skarbowym. Poniżej Spółka przedstawia stosowną argumentację w odniesieniu do ww. wymogów.

Ad 1

Jak wynika ze stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego otrzymywane Faktury, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej przechodzą przez specjalną procedurę odbiorczą, której celem jest zweryfikowanie i potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Po ich otrzymaniu przez Spółkę i akceptacji pod kątem formalnym, dane z Faktur są weryfikowane pod kątem prawidłowości danych Dostawcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi na zamówieniu, bądź zatwierdzane przez autoryzowanych pracowników odpowiedzialnych za dany zakup (w razie braku zamówienia). Takie postępowanie pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ad 2

Dostęp do procesu przetwarzania jak i archiwizacji Faktur mają tylko upoważnieni pracownicy Spółki, zapewniający brak ingerencji w treść danych w nich zawartych. Faktury otrzymywane na dedykowany adres e-mail (z uwzględnieniem wyjątków, gdy Faktury trafiają na adres e-mail pracownika, który niezwłocznie przekierowuje go na dedykowany adres e-mail Spółki) już pierwotnie otrzymywane są w formacie PDF (weryfikację formatu przeprowadzają upoważnieni pracownicy), który uniemożliwia ingerowanie w jego treść. W przypadku Faktur otrzymanych w wersji papierowej, Faktury te są skanowane również do nieedytowalnego formatu PDF i w takim formacie są przechowywane. Skanowanie ma miejsce niezwłocznie po odbiorze danej Faktury. W ocenie Spółki integralności treści Faktury nie będzie naruszał fakt naklejenia na wersję papierową kodu kreskowego zawierającego numer URN w ramach przyszłej procedury odbioru Faktur w Pradze.

Ad 3

Upoważnieni pracownicy Spółki są zobowiązani do sprawdzenia i zapewnienia czytelności otrzymywanych Faktur w ramach formalnej ścieżki weryfikacji i akceptacji faktur. Odpowiednia jakość zeskanowanego obrazu Faktury jest zapewniona poprzez wykorzystanie wysokiej jakości skanera (w przypadku Faktur skanowanych) oraz kontrolę jakości obrazu Faktury przesłanego w formacie PDF drogą e-mail. Jak wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, obraz zeskanowanej Faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Ad 4

System archiwizacji Faktur zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, które są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury są łatwe do odszukania za pomocą numeru referencyjnego dla celów księgowych i danych Dostawcy. Oprócz Faktur (obrazów w formacie PDF oraz komunikatów elektronicznych z systemu EDI) przechowywane są również wiadomości e-mail, załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pomimo że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązana do przechowywania Faktur na terytorium kraju, gdyż zapewnia ona właściwym organom skarbowym dostęp on-line do Faktur poprzez opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym funkcję tymczasowego audytu. Tym samym, w ocenie Spółki, dla określenia spełnienia wymogów ustawowych nie ma znaczenia, czy Faktury są przechowywane przez Spółkę na serwerach znajdujących się w Polsce czy poza terytorium kraju.

Ad 5

Jak wskazano wyżej system archiwizacji Faktur posiada tryb tymczasowego audytu, który umożliwia szybkie udostępnienie on-line wglądu do obrazów Faktur i dokumentów, bez możliwości ingerencji bądź ich zmiany. Faktury przechowywane są w formacie PDF, bądź w formie komunikatów elektronicznych z systemu EDI, zapewniając możliwość łatwego wglądu do obrazu Faktury przy użyciu ogólnie dostępnego oprogramowania. Funkcja tymczasowego audytu zapewnia także możliwość bezzwłocznego pobrania obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive) bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję. Dodatkowo, dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu wykorzystywanym do skanowania Faktur możliwe jest także przetwarzanie zawartych w nich danych - poprzez np. kopiowanie danych liczbowych - bez możliwości ingerencji w ich treść.

Spółka pragnie dodatkowo podkreślić, że w odniesieniu do Faktur przesyłanych w formie elektronicznej przez Dostawców spełniony jest warunek akceptacji stosowania formy elektronicznej, wynikający z art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT. Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika bowiem, że Spółka księguje otrzymane Faktury (dokonuje również płatności kwot wynikających z Faktur), co stanowi dowód akceptacji formy, w jakiej są one przesyłane. W szczególności, celem zaakceptowania elektronicznego sposobu przesyłania faktur nie jest wymagane wyraźne (np. pisemne) oświadczenie nabywcy - wynika to wprost z przepisów Ustawy o VAT, które nie określają, jaką formę powinna mieć akceptacja odbiorcy faktury na stosowanie takiej formy fakturowania.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że ustanowiona przez Spółkę procedura otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 106n, art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych w podobnych stanach faktycznych (i to nawet w sytuacji niszczenia przez podatnika - po skanowaniu - papierowych wersji faktur): przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa czy też interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ.

W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stanął na stanowisku, że: W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Do kwestii odliczenia VAT naliczonego w przypadku przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej oraz niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych odniósł się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 września 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM czy też interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR.

W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor stanął na stanowisku, że: A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Mając na względzie, że w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym:

• spełnione są przesłanki uprawniające Spółkę do odliczenia VAT naliczonego z Faktur,

• Spółka - w odniesieniu do Faktur - zapewnia zachowanie ustawowych wymogów dotyczących ich czytelności, integralności, autentyczności pochodzenia, przechowywania oraz udostępniania organom skarbowym oraz

• zgodnie ze stanowiskami wyrażonymi w interpretacjach indywidualnych - na spełnienie powyższych wymogów nie wpłynie fakt ewentualnego zniszczenia wersji papierowych Faktur i przechowywanie ich wyłącznie w formie nieedytowalnych skanów PDF

-Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej

-a na kwestię tę nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur. W przypadku faktur papierowych Spółka rozważa możliwość wysyłania faktur papierowych przez Dostawców na specjalną skrzynkę pocztową Spółki w Pradze, gdzie znajduje się centrum skanowania. Przed skanowaniem na każdą fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, faktura otrzyma numer referencyjny (URN). Faktury są przesyłane na dedykowany adres e-mail Spółki. W związku z ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT dokumentujących wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w sytuacji przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną.

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności Faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Jak bowiem Spółka wskazuje w planowanym systemie otrzymywania Faktur w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu (pomiędzy Fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług) Faktury są poddawane procesowi weryfikacji, tj. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. Otrzymane Faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ponadto wskazano, że dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania Faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Spółka wskazuje również, że do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury. Faktury są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych Faktur przez upoważnionych do tego pracowników zapewnia wysoką jakość obrazu każdej Faktury.

Ponadto z opisu sprawy wynika, że każda faktura poza naklejanym kodem kreskowym, otrzyma numer referencyjny (URN) dla celów księgowych. Faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne oraz dane Dostawcy, co ma zapewnić ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji. Wskazano również, że System informatyczny Spółki zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych, zapewniając ich łatwe odszukanie. Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System księgowy pozwala na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur (funkcja tymczasowego audytu poprzez adres Spółki), bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie Faktur dotyczących podróży służbowych w elektronicznej formie archiwizacji tych faktur przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji Faktur dokumentujących wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki w postaci skanów papierowych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. Faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym od swoich Dostawców towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane Fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą. Spółka zaznacza, że przedmiotem wniosku nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych, ani noclegowych. Faktury obejmują również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), wykorzystywanymi do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługuje Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej bądź obniżonej wysokości.

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia. Interpretacja dotyczy również zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej