Temat interpretacji

Uznanie zapisu archiwalnego komunikacji między serwerami pocztowymi Wnioskodawcy i odbiorcy faktury za wystarczające potwierdzenie dostarczenia danej faktury korekty VAT do odbiorcy.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2017 r. (data wpływu 18 września 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania zapisu archiwalnego komunikacji między serwerami pocztowymi Wnioskodawcy i odbiorcy faktury za wystarczające potwierdzenie dostarczenia danej faktury korekty VAT do odbiorcy jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 września 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania zapisu archiwalnego komunikacji między serwerami pocztowymi Wnioskodawcy i odbiorcy faktury za wystarczające potwierdzenie dostarczenia danej faktury korekty VAT do odbiorcy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką komandytową prowadzącą działalność w zakresie handlu techniką grzewczą, sanitarną i domową. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i składa miesięczne deklaracje VAT.

Wnioskodawca dokumentuje swoją sprzedaż na rzecz klientów stosownymi fakturami VAT. Dla części klientów Wnioskodawca wystawia faktury w formie papierowej, a dla niektórych w formie elektronicznej.

Wystawianie klientom faktur w formie elektronicznej odbywa się według następującej procedury. Wnioskodawca przed rozpoczęciem wystawiania faktur w formie elektronicznej musi uzyskać zgodę kontrahenta na taką formę przesyłania faktur zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT. Zgoda taka jest wyrażana poprzez zawarcie porozumienia, w którym określone zostają zasady przesyłania takich faktur i wzajemne prawa i obowiązki stron z tym związane. W porozumieniu dotyczącym przesyłania faktur w formie elektronicznej strony ustalają, między innymi, że:

• faktury będą przesyłane wyłącznie z adresu e-mail wystawcy faktury podanego w porozumieniu i przeznaczonego wyłącznie do wysyłania faktur elektronicznych,
• faktury będą przesyłane wyłącznie na adres e-mail nabywcy podany w porozumieniu,
• nabywca oświadcza, że dostęp do adresu e-mail podanego w porozumieniu będą miały tylko osoby upoważnione przez odbiorcę,
• każda strona jest zobowiązana do informowania o zmianach adresów e-mailowych,
• faktura będzie załączona do wiadomości wyłącznie w formie pliku PDF,
• temat wiadomości będzie zawierał tekst numer faktury i następujący po nim numer faktury elektronicznej,
• od momentu otrzymania wiadomości z załączoną fakturą elektroniczną na serwer poczty elektronicznej za zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury odpowiedzialny jest nabywca,
• za moment otrzymania faktur/faktury korygującej wystawionej w formie elektronicznej przez nabywcę uznaje się moment wejścia wiadomości z załącznikiem zawierającym fakturę na serwer pocztowy nabywcy.

Ustalone wzajemnie reguły postępowania mają służyć zapewnieniu autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści. Ponadto wystawca faktury zapewnia dodatkowo poprzez swoje wewnętrzne procedury biznesowe i reguły postępowania obowiązujące przy wystawianiu faktur VAT elektronicznych zachowanie pewności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury do momentu otrzymania faktury VAT przez nabywcę. Zachowaniu tych reguł służy także przesyłanie faktur wyłącznie w formacie pliku PDF, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikacje treści faktury.

Do wystawionych i przesłanych elektronicznie faktur wystawiane są często faktury korekty wynikające przede wszystkim ze zwrotów towarów, udzielanych rabatów, bądź sporadycznie w celu poprawienia błędów, które pojawiły się na etapie wystawiania faktur. Faktury VAT korekty wystawione elektronicznie są objęte taką samą procedurą przesyłania do odbiorców jak faktury VAT elektroniczne.

Ze względu na art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług Wnioskodawca, w tych przypadkach w których jest to wymagane, dokonuje obniżenia podatku VAT należnego o faktury VAT korekty po spełnieniu warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę.

Na ten moment potwierdzenia odbioru faktur korygujących elektronicznych są uzyskiwane w różnych formach, tj. za pomocą informacji e-mailowych, osobnych pism, rozliczeniu korekty w przelewach, potwierdzeniach salda itp. Mimo różnych form potwierdzania korekt uzyskanie takiego potwierdzenia jest w wielu przypadkach trudne i problematyczne. Kontrahenci nie czują się zobowiązani do potwierdzania odbioru faktur korekt i ignorują prośby o przesłanie takiego potwierdzenia.

Z tego względu Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia nowej formy potwierdzania odbioru faktur korekt elektronicznych. Wnioskodawca zamierza spełnić wymóg określony w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT poprzez archiwizację komunikacji jego serwera pocztowego z serwerem pocztowym odbiorcy faktury w taki sposób, aby na żądanie organów podatkowych dostarczyć do każdej faktury korekty wystawionej w formie elektronicznej ten zarchiwizowany zapis.

Przesyłanie wiadomości e-mail pomiędzy serwerami pocztowymi odbywa się w protokole SMTP, który jest zdefiniowany przez organizację Internet () jako standard międzynarodowy w dokumencie RFC 821 SIMPLE MAIL TRANSFER PROTOCOL. Protokół SMTP zawiera wiele funkcji dodatkowych, ale w każdym przypadku w zapisie sesji komunikacji pomiędzy serwerami da się ustalić:

1. Jaki serwer wysłał wiadomość;
2. Jaki serwer odebrał wiadomość;
3. Z jakiego adresu e-mail wysłano wiadomość;
4. Na jaki adres e-mail wysłano wiadomość;
5. Jaka była treść przesłanej wiadomości (w tym załączniki);
6. Jednoznaczne potwierdzenie przez serwer odbiorcy, że przyjął i zapisał po swojej stronie przesłaną wiadomość.

Poniżej przedstawiony jest przykład zapisu komunikacji między serwerami wraz z komentarzem.

Załącznik PDF.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

W związku z powyższym Wnioskodawca zwraca się z pytaniem, czy przedstawienie zapisu archiwalnego komunikacji między serwerami pocztowymi potwierdzającego przesłanie wiadomości e-mail z załącznikiem w postaci pliku PDF zawierającego określoną fakturę korektę VAT z serwera pocztowego Spółki na serwer pocztowy odbiorcy faktury, w formie przedstawionej w opisie zdarzenia przeszłego, może być uznane za wystarczające w rozumieniu art. 29 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług potwierdzenie dostarczenia danej faktury korekty VAT do odbiorcy faktury?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona forma potwierdzania dostarczenia faktur VAT korekt w postaci zapisu komunikacji między serwerami w sposób jednoznaczny i pewny potwierdza fakt dostarczenia faktury VAT korekty elektronicznej do odbiorcy i tym samym jest wystarczająca do spełnienia warunku wynikającego z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 29a ust. 13 u.p.t.u., w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę.

Jednocześnie ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Zarówno organy podatkowe jak i sądy są zgodnie, że takie potwierdzenie może przybrać każdą, dopuszczalną prawem formę, o ile potwierdza ona fakt otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Teza taka znajduje także potwierdzenie w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, który mówi o dopuszczeniu jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Trzeba też pamiętać, że przepis art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług nakłada na podatników wymóg posiadania potwierdzenia otrzymania korekty przez nabywcę, a nie potwierdzenia zapoznania się odbiorcy z treścią faktury. To kiedy odbiorca zapozna się z treścią faktury nie ma znaczenia dla momentu ujęcia korekty w deklaracji VAT sprzedawcy.

Zasada ta nie jest żadną nowością w ustawie o podatku od towarów i usług, ponieważ przepis ten w takim brzmieniu obowiązuje od dawna i ma zastosowanie zarówno w przypadku faktur korekt papierowych jak i w przypadku faktur elektronicznych. Nie ma żadnego powodu aby dokumenty elektroniczne traktować w tym zakresie w inny sposób niż dokumenty papierowe. Od lat za wystarczające spełnienie wymogu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę uznawane jest przez organy podatkowe i sądy np. posiadanie potwierdzenia dostarczenia korekty za pośrednictwem poczty niezależnie od tego, kiedy odbiorca otworzy korespondencję i się z nią zapozna.

Podkreślił to np. WSA w Krakowie w wyroku o sygn. I SA/Kr 1022/16 z dnia 27 października 2016 r., w którym stwierdził: że z literalnego brzmienia art. 29a ust. 13 ustawy o VAT nie wynika obowiązek wykazania przez podatnika, że adresat faktury korygującej zapoznał się z jej treścią. Przywołany przepis wymaga jedynie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru (w jakiejkolwiek formie) organ wychodzi z błędnego założenia, że przez potwierdzenie doręczenia faktury należy rozumieć także i to, że nabywca zapoznał się z jej treścią.

Oczywiście faktury korekty elektroniczne różnią się od faktur korekt papierowych zarówno formą jaki sposobem dostarczenia danej faktury do odbiorcy. Nie da się więc wprost zastosować do faktur korekt elektronicznych form potwierdzania odbioru faktur korekt papierowych. Zasadniczą kwestią dla ustalenia jaka forma potwierdzenia odbioru faktury korekty elektronicznej jest wystarczająca dla ujęcia danej korekty w deklaracji VAT jest ustalenie co należy rozumieć przez otrzymanie faktury elektronicznej. Skoro bowiem art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług wymaga od podatników udokumentowania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej istotne jest to, co oznacza zwrot otrzymanie faktury.

Kwestia ta, jako istotna na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług nie tylko w zakresie prawa do obniżenia podatku VAT należnego o VAT wynikający z wystawionych faktur korekt, ale także np. w zakresie ustalenia momentu uzyskania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego była wielokrotnie analizowana przez organy podatkowe i sądy.

Wnioski płynące z tych analiz wskazują, że została w zasadzie wypracowana jednolita interpretacja pojęcia otrzymanie faktury w odniesieniu do faktur elektronicznych. W oparciu o wykładnię językową jak i celowościową zasadne jest twierdzenie, że otrzymanie faktury elektronicznej następuje z chwilą jej udostępnienia klientowi w sposób który zapewnia mu możliwość zapoznania się z jej treścią.

Potoczne (językowe) znaczenie słowa otrzymywać według Słownika języka polskiego PWN, Warszawa 1998 znaczy tyle co stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś. Otrzymującym jest osoba której dana rzecz została przedłożona. Z definicji słownikowej wynika zatem, że otrzymywanie nie wymaga aktywnego uczestnictwa otrzymującego w tym procesie.

Dla potwierdzenia tej tezy przytoczono kilka, spośród licznych, stanowisk organów podatkowych, w których przedmiotem analizy była sprawa otrzymania faktury elektronicznej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z dnia 20 maja 2011 r. IPPP2-443-225/11-3/IZ uznał, że jako otrzymanie faktury elektronicznej powinna być uważana data wpływu e-maila na wyodrębniony, dedykowany wyłącznie do przesyłania faktur adres poczty elektronicznej adresata. W zakresie skutków prawnych moment ten winien być traktowany jako tożsamy z datą wpływu korespondencji w tradycyjny sposób za pośrednictwem poczty. Z poglądem tym zgodził się także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 30 czerwca 2014 r. nr ILPP4/443-201/14-2/EWW.

Z kolei w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 maja 2013 r. IPPP2/443-157/13-3/JW czytamy, że prawidłowe jest stwierdzenie podatnika, że: e-fakturę uznaje się za doręczoną z chwilą gdy plik e-faktury doręczony został do środka komunikacji elektronicznej odbiorcy w taki sposób, iż odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. W praktyce momentem doręczenia będzie moment, gdy plik z danymi e-faktury spocznie na serwerze w taki sposób, iż wyłącznie od decyzji odbiorcy zależy, czy i kiedy zapozna się z e-fakturą.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej