Temat interpretacji

Przechowywanie dokumentacji podatkowej utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 kwietnia 2017 r. (data wpływu 21 kwietnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

• czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT) jest prawidłowe,
• czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 kwietnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami podatkowymi oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka) jest spółką zależną, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej, zajmującą się przede wszystkim: handlem krajowym i zagranicznym maszynami, urządzeniami i artykułami technicznymi, a także dystrybucją końcówek kablowych, osprzętu kablowego, przepustów kablowych i przewodów grzewczych.

Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka (a także inne spółki z grupy) rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone. Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu.

Digitalizacja dokumentów (przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne) będzie dotyczyła głównie faktur, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Inne dokumenty np. listy płac, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe być może w przyszłości również będą digitalizowane, niemniej nie jest to przesądzone.

Jako element stanu faktycznego należy przyjąć, iż faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także że sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy o rachunkowości.

Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów).

Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Niemczech do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano dokumenty będą czytelne.

System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp, on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki) Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT, ustawy CIT) w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych?

Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (w szczególności faktur), zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur w formie elektronicznej kopii dokumentów papierowych będzie wystarczające dla dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (w niniejszym wniosku zwana Ordynacją podatkową lub ustawą Ordynacja podatkowa), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zatem zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Niemniej przepisy Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej.

Również przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (w niniejszym wniosku zwanej ustawą CIT) nie określają sposobu w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa. Natomiast art. 112a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w niniejszym wniosku zwanej również ustawą VAT) VAT stanowi, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Te regulacje są jedynymi przepisami w zakresie podatku VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników.

Co do zasady podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, jednakże możliwym jest przechowywanie faktur poza terytorium kraju w formie elektronicznej o ile określone organy będą miały, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy VAT). Z opisu stanu faktycznego wynika, że warunek ten również zostanie spełniony.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy obowiązani są zapewnić określonym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W stanie faktycznym Spółka wskazała przesłanki te zostaną spełnione. W świetle powyższego, zdaniem Spółki, o ile powyższe wymogi zostaną zachowane, faktury otrzymane i wystawione przez Spółkę w formie papierowej, mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka zauważa, że procedura, którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewni dopełnienie wymogów przewidzianych w art. 106m ustawy VAT. Opisana w stanie faktycznym procedura pozwala na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Reasumując, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 9 ustawy CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz w konsekwencji wysokości należnego podatku. Wskazana regulacja nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.

W stanie faktycznym wskazano, że sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (w niniejszym wniosku zwana ustawą o rachunkowości).

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych. Ponadto, należy zauważyć, że sformułowania oryginalna postać nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiania z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W związku z powyższym, zniszczenie dokumentów podatkowych wystawionych bądź otrzymanych pierwotnie w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, po uprzednim dokonaniu zabezpieczenia ich obrazu z zachowaniem wszystkich parametrów (czytelność i integralność treści, autentyczność pochodzenia), jest zgodne z treścią przywołanych wyżej przepisów i nie będzie powodowało naruszenia art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, a także art. 9 ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska, zgodnie z którym planowany sposób jej postępowania w zakresie przechowywania/archiwizacji dokumentów podatkowych jest zgodny z przepisami podatkowymi zawartymi w Ordynacji podatkowej, ustawy CIT oraz ustawy VAT, tzn. Spółka będzie uprawniona do zniszczenia papierowych dokumentów, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, i przechowywania ich elektronicznych obrazów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej (uprzednio otrzymanych w formie papierowej); pomimo przechowywania dokumentów w tej formie nie znajdzie zastosowanie art. 9 ust. 2 ustawy CIT.

Wydaje się, że organy podatkowe prezentują obecnie jednolitą linię potwierdzającą prawidłowość stanowiska Spółki (np. interpretacje z 2017 r. o sygnaturach: 1462-IPPP2.4512.131.2017.l.MT, 1462- IPPP2.4512.92.2017.1.KOM, 2461-IBPP2.4512.1034. 2016.3.WN, 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO, a także przykładowe interpretacje z 2016 r.: 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB, IBPB-1-3/4510-479/16/MO, ILPB3/4510-1-205/16-4/JG.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe, użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z opisu sprawy wynika, że w chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej. W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone. Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu. Digitalizacja dokumentów (przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne) będzie dotyczyła głównie faktur, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Inne dokumenty np. listy płac, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe być może w przyszłości również będą digitalizowane, niemniej nie jest to przesądzone. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także że sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy o rachunkowości. Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów). Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Niemczech do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano dokumenty będą czytelne. System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp, on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki) Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w ww. zakresie jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto, zaznaczyć należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Należy podkreślić, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów skarbowych.

A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej (uprzednio otrzymanych w formie papierowej), jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Przedstawiona powyżej interpretacja rozstrzyga wniosek wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej