Temat interpretacji

Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 27 stycznia 2016 r. (data wpływu 8 lutego 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 kwietnia 2016 r. (data wpływu 20 kwietnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług jest:

• prawidłowe w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej,
• prawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i fakturach korygujących przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej,
• nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z rozliczenia podróży służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

UZASADNIENIE

W dniu 8 lutego 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Powyższy wniosek uzupełniono pismem o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego oraz brakującą opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) prowadzi działalność w zakresie handlu stalą, obróbką cięciem stali oraz produkcją i sprzedażą komponentów wykonanych za stali. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców i usługodawców (około 600 podmiotów). Transakcje zakupu dokonywane przez Spółkę dokumentowane są na podstawie dokumentów otrzymanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych, itd.), W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających zakup.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane są do systemu ERP (dalej: System).

W przypadku otrzymania papierowych dokumentów, wprowadza się je do systemu w postaci skanu (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumenty otrzymane na specyficzną, dedykowaną do tego skrzynkę e-mail są drukowane w celu archiwizacji. Ich obraz w Systemie pozostaje tożsamy z dokumentem otrzymanym od kontrahenta drogą elektroniczną.

W następnej kolejności otrzymane dokumenty są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze.

Spółka realizując nałożony przepisami prawa podatkowego obowiązek przechowywania dokumentów księgowych korzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Mając na uwadze okres, przez jaki Spółka zobowiązana jest przechowywać dokumenty oraz ich rosnącą liczbę, proces archiwizacji staje się dla Spółki coraz kosztowniejszy.

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych dokumentów wyłącznie w Systemie w postaci obrazu elektronicznego. Dokumenty potwierdzające zakup otrzymane w formie papierowej, po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. W przypadku zgodności obu form, dokumenty papierowe będą niszczone.

Dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Rozwiązania systemowe oraz techniczne stosowane przez Spółkę pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie;
• bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W piśmie z dnia 11 kwietnia 2016 r., stanowiącym uzupełnienie do wniosku, Zainteresowany poinformował, że:

1. Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny pobór przechowywanych w formie elektronicznej, wskazanych w opisie sprawy dokumentów zakupowych.
2. Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT.
3. Nabywane przez Wnioskodawcę towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
4. Mogą zdarzyć się takie sytuacje kiedy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Sytuacje takie będą miały jednakże miejsce sporadycznie.
5. Wnioskodawca chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej którymi będą m.in. faktury, faktury korygujące, rozliczenia podróży służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, a co za tym idzie odliczania z takich dokumentów podatku VAT...

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów przychodzących, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów w sposób elektroniczny, w postaci obrazów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść odtworzonej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby dokumenty były archiwizowane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnienie bezzwłocznego dostępu poboru faktur przechowywanych w formie elektronicznej i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Według art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Na tle powyższych uwag uznać należy przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest:

• prawidłowe w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej,
• prawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i fakturach korygujących przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej,
• nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z rozliczenia podróży służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ().

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11 grudnia 2006 r., str. 1, z późn. zm.) dalej jako Dyrektywa dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca dokonuje transakcji zakupu, które dokumentowane są na podstawie dokumentów otrzymanych od kontrahentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych, itd.). W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz nawiązywaniem kontaktów z nowymi dostawcami i usługodawcami, zwiększa się wolumen otrzymywanych dokumentów potwierdzających zakup. Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane są do systemu ERP (dalej: System). W przypadku otrzymania papierowych dokumentów, wprowadza się je do systemu w postaci skanu (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumenty otrzymane na specyficzną, dedykowaną do tego skrzynkę e-mail są drukowane w celu archiwizacji. Ich obraz w Systemie pozostaje tożsamy z dokumentem otrzymanym od kontrahenta drogą elektroniczną. W następnej kolejności otrzymane dokumenty są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. W chwili obecnej, Spółka przechowuje otrzymane dokumenty, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, poprzez obraz zapisany na serwerze. Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych dokumentów zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych dokumentów wyłącznie w Systemie w postaci obrazu elektronicznego. Dokumenty potwierdzające zakup otrzymane w formie papierowej, po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. W przypadku zgodności obu form, dokumenty papierowe będą niszczone. Dokumenty wprowadzane będą do Systemu z zachowaniem dotychczasowych procedur. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie ERP za pomocą następujących informacji: numer ID, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System ERP używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obrazy te przechowywane będą w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie;
• bezzwłoczny dostęp, bezzwłoczny pobór dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymane drogą elektroniczną faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie faktur oraz faktur korygujących, otrzymanych w formie papierowej, w formie elektronicznej archiwizacji dokumentów w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu jak wskazał Zainteresowany autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu do nich dostępu i bezzwłocznego poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do archiwizowania i przechowywania wskazanych w opisie sprawy rachunków i rozliczenia podróży służbowych należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji, pomimo otrzymywania dokumentów w formie papierowej (faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczenia podróży służbowych).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartej w ww. dokumentach należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak stanowi art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast, w oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Biorąc powyższą regulacją pod uwagę, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak wskazano wyżej, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. Nabywane przez Spółkę towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Jak wskazał Wnioskodawca, sporadycznie mogą zdarzyć się takie sytuacje, kiedy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zainteresowany chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej którymi będą m.in. faktury, faktury korygujące, rozliczenia podróży służbowych.

Zasadniczo dokumentem uprawniającym podatnika do odliczenia podatku VAT są faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, jak bowiem wynika z powołanego wyżej art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem z faktur oraz faktur korygujących, które będą przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (w ramach opisanego we wniosku sposobu ich archiwizowania i przechowywania) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Odnośnie natomiast rozliczenia podróży służbowych należy zauważyć, że przepisy w zakresie VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013, poz. 1485 z późn. zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie faktur, odnoszący się do dokumentów potwierdzających zapłatę za przejazd autostradą płatną.

W myśl § 3 pkt 4 powyższego rozporządzenia fakturą jest faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, która powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.

Zatem jeżeli, rozliczenie podróży służbowych, o których mowa we wniosku, nie będzie stanowiło biletów jednorazowych wskazanych powyżej oraz faktur i faktur korygujących, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy z tego dokumentu.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz stan prawny, należy stwierdzić, że Spółka będzie mogła według opisanego systemu archiwizowania prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizowania w formie papierowej. Zainteresowany będzie miał prawo do zniszczenia tych dokumentów po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. Jednocześnie Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących w zakresie w jakim prawo to będzie przysługiwało na podstawie danego dokumentu przechowywanego w formie papierowej i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy. Natomiast odnośnie rozliczenia podróży służbowych, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, jeżeli rozliczenia te nie będą stanowiły biletów jednorazowych oraz faktur i faktur korygujących.

Ponadto należy zauważyć, że Spółka w piśmie uzupełniającym z dnia 11 kwietnia 2016 r., wskazała że: Wnioskodawca chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej którymi będą m.in. faktury, faktury korygujące, rozliczenia podróży służbowych.

Z uwagi na fakt, że Zainteresowany nie wskazał, na podstawie jakich innych dokumentów chce dokonać odliczenia, tut. Organ dokonał rozstrzygnięcia w kwestii prawa do odliczenia w oparciu tylko o wskazane w opisie sprawy dokumenty, tj. faktury, faktury korygujące oraz rozliczenie podróży służbowych.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki podatkowoprawne tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, interpretacja traci aktualność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu