Temat interpretacji

Możliwość przechowywania kopii paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 czerwca 2015 r. (data wpływu 3 lipca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 lipca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii paragonów i raportów fiskalnych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność między innymi w zakresie sprzedaży detalicznej artykułów spożywczych w jej sklepach na terenie Polski. Każdorazowo sprzedaż dokonywana przez Spółkę na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowana jest przy użyciu kas rejestrujących i potwierdzana paragonem fiskalnym. Spółka prowadzi księgi handlowe przy użyciu programu komputerowego. Kasy fiskalne są połączone poprzez interfejs modułu fiskalnego z kompatybilnym systemem komputerowym.

W księgach handlowych zapisy dotyczące powstałego przychodu ze sprzedaży towarów oraz ustalenie należnego podatku VAT od tejże sprzedaży następuje poprzez automatyczny import danych z raportów dobowych dotyczących sprzedaży zarejestrowanej na kasach fiskalnych. Taki sposób wprowadzania danych jest zgodny z regulacjami ustawy o rachunkowości.

Kasy fiskalne posiadają możliwość elektronicznego zapisu kopii paragonów oraz raportów okresowych na informatycznych nośnikach danych (karta SD oraz pamięć typu USB).

Posiadane przez Spółkę kasy spełniają warunki rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Używany typ kas to kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalne) kasy sterowane poprzez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które nie zawierają bazy danych o towarach lub usługach, ale zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatkowych przypisanych do nazw towarów lub usług ( § 4 pkt 2 ww. rozporządzenia). Obecnie Spółka poza przechowywaniem kopii paragonów oraz raportów okresowych (dobowych, miesięcznych) w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych drukuje równolegle raporty okresowe w formie papierowej.

Z uwagi na dużą ilość generowanej dokumentacji papierowej Spółka rozważa możliwość zaprzestania drukowania raportów okresowych (dobowych i miesięcznych) i przechowywania ich jedynie w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w wyżej wymienionym stanie faktycznym jest możliwe przechowywanie kopii paragonów oraz raportów okresowych (dobowych i miesięcznych) jedynie w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych z pominięciem przechowywania kopii papierowych wydruków raportów okresowych (dobowych i miesięcznych)...

Zdaniem Wnioskodawcy, możliwe jest przechowywanie raportów okresowych jedynie w postaci elektronicznej. Za takim rozumowaniem przemawiają następujące przepisy prawa:

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących;

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Na mocy art. 111 ust. 9 pkt 1 ustawy, minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu ewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przez podatników, zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, konieczność zapewnienia konsumentowi prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług ż uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowego zaewidencjonowania transakcji i wystawiania dowodu potwierdzającego jej wykonanie oraz optymalne dla danego typu obrotu rozwiązania techniczne dotyczące konstrukcji kas rejestrujących, jak również celowość systematycznej aktualizacji i weryfikacji wydanych potwierdzeń, o których mowa w ust. 6b.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Przez paragon fiskalnym w myśl § 2 pkt 12 rozporządzenia, rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku § 2 pkt 19 rozporządzenia.

Przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych § 2 pkt 4 rozporządzenia.

Program archiwizujący w myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Program pracy kasy to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmę papierowej § 6 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia.

W myśl § 14 ust. 8 rozporządzenia podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1. prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2. stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w; książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3. stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

W myśl art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) są drukowane w formie fizycznej (papierowej) i jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym sporządzane w kasie z elektronicznym zapisem kopii i zapisywane w pamięci fiskalnej kasy, a wszystkie raporty przechowywane są na elektronicznym nośniku.

Tym samym w przedmiotowej sprawie uznać należy, że skoro kasy funkcjonujące w miejscach sprzedaży wyposażone są w elektroniczne nośniki danych (karty SD) i mają możliwość zapisu kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. raporty, faktury, paragony), tym samymi spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych tj. są konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych. W konsekwencji, Spółka sporządzając raporty fiskalne oraz prowadząc bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii będzie miała możliwość przechowywania i przekazywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich wydruku na żądanie organów skarbowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy