Temat interpretacji

W świetle obowiązujących regulacji § 20a i § 21 rozporządzenia, Spółka jest uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej, ponieważ przedstawiony przez Wnioskodawcę planowany proces obiegu dokumentów spełnia warunki przewidziane w przepisach. Ponadto Stronie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, podczas gdy dokument ten będzie archiwizowany jedynie w wersji elektronicznej, natomiast papierowy oryginał faktury zostanie zniszczony.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 28.06.2013 r. (data wpływu 3.07.2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z tych faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3.07.2013 r. do tut. Organu wpłynął wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z tych faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Strona jest Spółką zależną w międzynarodowym koncernie chemiczno-farmaceutycznym. (Grupa), zajmuje się przede wszystkim dystrybucją produktów leczniczych, odczynników chemicznych, surowców chemicznych, sprzętu laboratoryjnego, urządzeń do oczyszczania wody na terytorium Polski, a także świadczy usługi serwisowe sprzedawanego sprzętu oraz świadczy usługi reklamowe na zlecenie.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik podatku od towarów i usług (podatnik VAT).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami (Kontrahenci). Nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.

Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT (w tym także fakturami korygującymi) wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej. Faktury wysyłane są przez Kontrahentów:

• na adres siedziby Spółki, bądź
• bezpośrednio na adres podmiotu trzeciego, świadczącego usługi przetwarzania danych księgowych na rzecz Spółki (Centrum Finansowe).

Faktury przesyłane przez Kontrahentów na adres Spółki oznaczane są datą ich wpływu, a następnie przekazywane do Centrum Finansowego w celu dokonania niezbędnych księgowań. Dokumenty wysyłane bezpośrednio na adres Centrum Finansowego oznaczane są datą ich wpływu do tego podmiotu.

Ostemplowane datą wpływu faktury są następnie przez Centrum Finansowe skanowane oraz wprowadzane (w formie skanu oryginalnego dokumentu) do elektronicznej księgi zakupów prowadzonej w systemie X.

Po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego, papierowe wersje dokumentów przesyłane są do Spółki w celu ich archiwizacji w formie papierowej.

Zgodnie z obecnym modelem archiwizacji faktur zakupu opisanym powyżej, przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywa się zatem dwupoziomowo:

• w wersji papierowej - w siedzibie Spółki, oraz
• w wersji elektronicznej - w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego na zagranicznym serwerze po jego wprowadzeniu do systemu X. przez Centrum Finansowe.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej pomiędzy Spółką a Centrum Finansowym oraz w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur i przechowywania ich w tej formie.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w formie papierowej. W rezultacie, faktury otrzymywane od Kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej, bez konieczności przesyłania ich z Centrum Finansowego do Spółki.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1. Faktury VAT w formie papierowej wysyłane będą przez Kontrahentów na adres Spółki lub bezpośrednio na adres Centrum Finansowego;
2. Oryginalne faktury zakupowe w formie papierowej oznaczane będą właściwą datą ich otrzymania przez podmiot, do którego zostały zaadresowane i przesłane (tj. Spółkę albo Centrum Finansowe);
3. W przypadku, gdy faktury zostaną przesłane przez Kontrahentów na adres Spółki, będą następnie przekazywane do Centrum Finansowego w celu dokonania niezbędnych księgowań;
4. Faktury zakupowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane przez Centrum Finansowe, a następnie wprowadzane do elektronicznej księgi zakupów prowadzonej w systemie X. (w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu). Poszczególnym fakturom nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu;
5. System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości / treści;
6. Serwer, na którym przechowywane będą faktury zakupowe w wersjach elektronicznych, będzie znajdował się poza granicami kraju;
7. Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu X., papierowe wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu bezpośrednio w miejscu ich skanowania (tj. będą niszczone przez Centrum Finansowe);
8. Za pośrednictwem systemu X. zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur (w tym także faktur korygujących) zawierały będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy Spółka jest uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z § 21 Rozporządzenia fakturowego...
2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 UVAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą...

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Spółka jest uprawniona do przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zgodnie z § 21 Rozporządzenia fakturowego.
2. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 UVAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie będą stanowiły czynności wyliczonych w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania 1:

Ogólne zasady przechowywania faktur dla celów VAT

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte w rozporządzeniach wykonawczych Ministra Finansów, wydanych na podstawie art. 106 ust. 8 i 11 UVAT.

Tym samym, szczegółowe zasady dotyczące sposobu przechowywania faktur VAT przez podatników, zostały uregulowane w tzw. Rozporządzeniu fakturowym oraz, w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej, w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r., dalej jako: Rozporządzenie e-fakturowe).

Na przestrzeni lat 2010 - 2013 przepisy Rozporządzenia fakturowego dotyczące zasad przechowywania faktur były dwukrotnie istotnie nowelizowane.

Przepisy Rozporządzenia fakturowego w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010 r. przewidywały, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w ich oryginalnej postaci. W konsekwencji, do 31 grudnia 2010 r. podatnicy byli zobowiązani do przechowywania faktur wyłącznie w takiej formie, w jakiej zostały one wystawione i otrzymane (tj. faktury wystawione i przesłane w formie papierowej musiały być przechowywane również w formie papierowej).

Z dniem 1 stycznia 2011 r. weszły w życie zmiany do Rozporządzenia fakturowego, m.in. liberalizujące zasady przechowywania faktur. Na gruncie znowelizowanych przepisów, podatnicy zostali uprawnieni do przechowywania faktur w dowolny sposób, zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie.

Z dniem 1 stycznia 2013 r. przepisy Rozporządzenia fakturowego w zakresie sposobu przechowywania faktur zostały ponownie znowelizowane. Zgodnie z § 21 ust. 2 Rozporządzenia fakturowego w jego aktualnym brzmieniu, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zgodnie z powyższym przepisem, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazane powyżej regulacje stanowią implementację do krajowego porządku prawnego przepisów Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania.

Na wstępie Wnioskodawca pragnie zauważyć, że wskazane powyżej przepisy Rozporządzenia fakturowego nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania faktur wyłącznie w formie cyfrowego skanu faktury otrzymanej w formie papierowej. Obowiązujące obecnie regulacje Rozporządzenia fakturowego w tym zakresie nie przewidują jakiejkolwiek szczególnej, zastrzeżonej formy, w której powinny być przechowywane faktury zakupowe podatnika. W szczególności, w świetle obowiązujących przepisów, faktury nie muszą (jak to miało miejsce do końca 2010 r.) być już przechowywane w takiej postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Ponadto, należy wskazać, że obecne przepisy nie wyłączają możliwości przechowywania wystawionych i otrzymanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej, w postaci zeskanowanych dokumentów, zamieszczonych na dyskach twardych serwerów, o ile spełnione zostaną wymogi formalne wskazane w § 21 Rozporządzenia fakturowego.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne regulacje VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, w ocenie Wnioskodawcy, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile zostanie zapewnione:

• zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe;
• możliwość łatwego odszukania faktur;
• autentyczność pochodzenia faktury;
• integralność treści faktury;
• czytelność faktury;
• bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zdaniem Wnioskodawcy, archiwum elektroniczne, w którym będą przechowywane skany faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej spełnia powyższe warunki, co Wnioskodawca szczegółowo wyjaśnia poniżej.

Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwość odszukania faktury

Wnioskodawca pragnie wskazać, że baza X., która będzie stosowana do archiwizacji faktur zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Kontrahentów jest skonstruowana w taki sposób, iż umożliwia jej użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, istnieje możliwość wyświetlenia w bazie wyłącznie faktur otrzymanych w danym miesiącu. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, planowany system elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych, który ma zostać wdrożony przez Spółkę, spełnia pierwszy ze wskazanych warunków przechowywania faktur (tj. warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe).

W ocenie Wnioskodawcy wdrażany system elektronicznej archiwizacji faktur zapewni również łatwość odszukania i zapoznania się zarówno z poszczególnymi fakturami jak i całymi zbiorami faktur, z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (przykładowo według kryterium dostawcy). Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie stanu faktycznego, system X. umożliwia każdorazowo podgląd oraz wydruk poszczególnych zarchiwizowanych w powyższy sposób faktur.

Dokumenty będą przechowywane w bazie X. przez okres do upływu okresu przedawnienia w odniesieniu do tych faktur.

Tym samym, zdaniem Spółki, wdrażany system elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych pozwoli na przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz na łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury

Pojęcia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury nie zostały zdefiniowane w Rozporządzeniu fakturowym. W tym kontekście, w ocenie Wnioskodawcy, celowe jest posłużenie się definicjami zawartymi w przepisach Rozporządzenia e-fakturowego.

Zgodnie z § 2 pkt 1 powyższego rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z § 2 pkt 2 Rozporządzenia e-fakturowego, przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Warto nadmienić, iż zasady przechowywania faktur przewidziane w Rozporządzeniu fakturowym oraz Rozporządzeniu e-fakturowym są zasadniczo tożsame.

Dodatkowo, zgodnie z § 20a ust. 2 Rozporządzenia fakturowego, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Regulacje VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W tym zakresie, w ocenie Wnioskodawcy, pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w indywidualnych interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe, jak również wyjaśnienia Ministra Finansów, wydane w związku z ostatnimi zmianami w przepisach rozporządzeń, dotyczących zasad fakturowania.

W dokumencie tym Minister wskazał m.in., że: Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowywanie do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Ponadto Minister wskazał, że: co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

W ocenie Wnioskodawcy, rozważany przez Wnioskodawcę przyszły model archiwizacji faktur, szczegółowo przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala na pełne zachowanie wskazanych wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na wstępnym etapie funkcjonujących obecnie w Spółce procedur kontroli biznesowej, w dacie wpływu do Spółki, faktura jest identyfikowana z konkretną transakcją zakupową (m.in. poprzez jej zestawienie z konkretnym zamówieniem, dokumentami transportowymi, wezwaniem do zapłaty, jak również inną korespondencją handlową z Kontrahentami), a następnie jest stemplowana i skanowana. Przedmiotowy skan zostaje zapisany w systemie informatycznym Spółki. W dalszym etapie papierowa faktura zostaje zniszczona, a zachowany obraz w formie elektronicznej jest niemożliwy do modyfikacji.

Ponadto, jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktura, która zostanie zapisana w systemie elektronicznym nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, a jej elektroniczny obraz będzie możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie oraz będzie tożsamy z pierwotną fakturą, otrzymaną w formie papierowej.

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno funkcjonujący w Spółce, jak i przyszły schemat przepływu dokumentów, szczegółowo przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, w pełni zapewnia zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokonanymi transakcjami zakupowymi Spółki (dostawą towarów lub świadczeniem usług). W szczególności służą temu już funkcjonujące w Spółce, jak i przyszłe procedury w zakresie przepływu oraz archiwizacji dokumentów zakupowych. Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, opisany schemat przechowywania w elektronicznym archiwum faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej spełnia warunki zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury przez cały okres do upływu terminu przedawnienia dla poszczególnych faktur.

Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych

Przepis § 21 ust. 2 Rozporządzenia fakturowego przewiduje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Wnioskodawca) są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 powyższej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując, iż przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, § 21 ust. 4 Rozporządzenia fakturowego precyzuje dodatkowy wymóg, iż podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, na żądnie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie wskazać, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, pojęcie dostęp on-line nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy / organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy / kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych. np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).

Poprawność takiego stanowiska znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lutego 2009 r. (sygn. I FSK 1612/07), w którym Sąd wskazał: zapewnienie przez podatnika w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły drogą elektroniczną - na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami - dostępu organom podatkowym (kontroli skarbowej) do przechowywanych w kraju i na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju e-faktur, może się odbywać tylko zgodnie z obowiązującymi unormowaniami Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego (kontroli podatkowej, czynności sprawdzających), a więc w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) poprzez udostępnienie np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur, za zgodą podatnika w siedzibie organu, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych podatnika bez jego obecności lub za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą tych faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive).

Ponadto, Wnioskodawca pragnie wskazać, że przyszły sposób archiwizacji faktur będzie funkcjonował w oparciu o system informatyczny X., który będzie umożliwiał organom podatkowym pobór żądanych faktur, ich wydruk oraz ich przetwarzanie z wykorzystaniem różnych narzędzi technicznych, w granicach pozwalających na zachowanie autentyczności i integralności treści faktury (zeskanowane obrazy faktur nie będą możliwe do edytowania).

Określony w § 21 ust. 4 Rozporządzenia fakturowego wymóg, aby e-faktury były udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych budzi duże wątpliwości interpretacyjne (w szczególności w kontekście jednoczesnego wymogu zachowania integralności treści faktur).

W ocenie Wnioskodawcy, przepis ten spełniają nie tylko pliki elektroniczne (np. w formacie xml), w przypadku których dane na nich zawarte mogą być łatwo skopiowane / przetwarzane przez inne oprogramowanie, ale również pliki elektroniczne (np. PDF), w przypadku których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować danych ze względu na fakt, iż plik traktowany jest jako zdjęcie / obraz, w sytuacji, gdy dane w nich zawarte mogą być uzyskane poprzez wykorzystanie oprogramowania skanującego OCR (lub zbliżonych technologii).

Co więcej, zdaniem Wnioskodawcy, również w przypadku, gdyby taki automatyczny pobór (np. skopiowanie) i przetwarzanie danych okazało się niemożliwe, nie oznacza to, iż warunki określone w § 21 ust. 4 Rozporządzenia fakturowego nie będą spełnione. Zgodnie, bowiem z wyjaśnieniami opublikowanymi na stronie Ministerstwa Finansów celem Rozporządzenia o e-fakturowaniu jest umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesłane mailem).

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, celem wymogu określonego w § 21 ust. 4 Rozporządzenia fakturowego jest możliwość uzyskania przez organy kontroli skarbowej dostępu do danych, na których można przeprowadzać operacje obliczeniowo-statystyczne w ramach kontroli podatkowej. W ocenie Spółki (biorąc pod uwagę wykładnię celowościową) oznacza to, że jeżeli Wnioskodawca będzie w stanie udzielić organom dostępu do poszczególnych faktur (w tym w pliku PDF w postaci obrazu nieedytowalnego w łatwy sposób) bądź danych z poszczególnych faktur (w formacie edytowalnym), wywiąże się z obowiązku nałożonego na nią § 21 ust. 4 Rozporządzenia fakturowego.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, zeskanowane obrazy faktur, co do których nie można łatwo wyselekcjonować oraz skopiować konkretnych danych (przykładowo: numeru NIP dostawcy, kwoty podatku) ze względu na fakt, iż plik z obrazem faktury traktowany jest jako zdjęcie / obraz, należy uznać za spełniające wymogi w zakresie przetwarzania, wskazane w przepisach Rozporządzenia fakturowego. Oceny tej nie zmienia również fakt, że z uwagi na powyższy charakter przedmiotowego pliku, niemożliwe jest bezpośrednie wygenerowanie przez organ podatkowy, określonego zestawienia danych z całego zbioru faktur. Trudności takie wynikają z przyjętego charakteru pliku (obrazu) zawierającego skan faktury i występują również w przypadku stosowania tradycyjnych sposobów archiwizacji faktur.

Mając na uwadze wszystkie powyższe okoliczności, w ocenie Wnioskodawcy, rozważany przez Spółkę przyszły model archiwizacji dokumentów jest poprawny i spełnia wszystkie wskazane powyżej warunki, wymagane przez przepisy Rozporządzenia fakturowego.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie poprawności przyszłego modelu archiwizacji faktur przedstawione w niniejszym wniosku znajduje poparcie zarówno w praktyce organów podatkowych - przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 2 kwietnia 2013 r. (sygn. ITPP3/443-16a/13/MD), interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r., (sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO) czy interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2011 r., (sygn. ILPP4/443-643/11-4/EWW); jak i orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r. (sygn. I FSK 482/11) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał: nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne.

Dodatkowo, mając na uwadze przytoczone wcześniej przepisy (w szczególności § 21 ust. 3 Rozporządzenia fakturowego), Spółka będzie uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej zarówno na serwerach krajowych, jak i zagranicznych. Polskie regulacje VAT nie przewidują bowiem dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej obowiązku przechowywania tych dokumentów na terytorium kraju.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania 2:

Zdaniem Spółki, jeżeli spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 UVAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą - Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1., w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 UVAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 10, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Dodatkowo, art. 88 UVAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest zatem na gruncie obowiązujących regulacji VAT uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

• dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;
• zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT);
• nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Przepisy UVAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa / elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Wnioskodawcy, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez Kontrahenta w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej procedury archiwizacji, wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania 1, w opinii Spółki, polskie regulacje VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, za poprawne należy uznać stanowisko, zgodnie z którym, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku na gruncie UVAT (wskazane powyżej), Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak również faktur wystawionych i przesłanych przez Kontrahentów w formie papierowej i przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. w formie elektronicznych skanów papierowych faktur).

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013 r., (sygn. IPTPP2/443-106/13-4/PR), interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 maja 2013 r., (sygn. IPPP1/443-375/13-2/MP) czy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., (sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W świetle art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

W oparciu o delegację zawartą w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur
   w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Natomiast na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Z analizy obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowany na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. Strona jest Spółką zależną w międzynarodowym koncernie chemiczno-farmaceutycznym. Zajmuje się głównie dystrybucją produktów leczniczych, odczynników chemicznych, surowców chemicznych, sprzętu laboratoryjnego, urządzeń do oczyszczania wody na terytorium Polski, a także świadczy usługi serwisowe sprzedawanego sprzętu oraz usługi reklamowe na zlecenie. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od dostawców krajowych i zagranicznych, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Stronę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Transakcje nabywania towarów i usług przez Wnioskodawcę dokumentowane są fakturami VAT (w tym także fakturami korygującymi) wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej. Aktualnie Strona przechowuje otrzymane faktury dwupoziomowo: w wersji papierowej (w siedzibie Spółki) oraz w wersji elektronicznej (w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego na zagranicznym serwerze po jego wprowadzeniu do systemu X. przez Centrum Finansowe, tj. podmiot świadczący usługi przetwarzania danych księgowych na rzecz Strony). Wnioskodawca rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, tj. zamierza zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej. W efekcie, faktury otrzymywane od Kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej, bez konieczności przesyłania ich z Centrum Finansowego do Spółki. Faktury zakupowe (uprzednio oznaczone datą ich wpływu) będą skanowane przez Centrum Finansowe, a następnie wprowadzane w formie elektronicznego obrazu oryginalnego dokumentu do elektronicznej księgi zakupów prowadzonej w systemie X., po czym papierowe wersje faktur będą niszczone bezpośrednio w miejscu ich skanowania. System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, tj. po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości / treści. Za pośrednictwem systemu X. zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur zawierały będą dokładnie tę samą treść, którą zawierały ich papierowe odpowiedniki. Ponadto dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego zauważyć należy, iż przedstawiony sposób przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej jak wskazał Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także łatwe ich odszukanie oraz przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz pozwala na bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wobec powyższego, w świetle obowiązujących regulacji § 21 rozporządzenia przechowywanie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym przez Wnioskodawcę procesem obiegu dokumentów, faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach i Spółka jest uprawniona do przechowywania w tej formie (elektronicznej) faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zatem w przypadku wprowadzenia powyższego rozwiązania, tj. archiwizowania w systemie X. w postaci obrazu elektronicznego otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur w formie papierowej, będą mogły stanowić one podstawę do rozliczenia podatku od towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1. z tytułu nabycia towarów i usług,
2. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3. od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu
   z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych art. 86 ust. 11 ustawy.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą. Z uwagi na to, że faktury będą przez Stronę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia Strona zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Dlatego też Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Wnioskodawcy prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Reasumując, w świetle obowiązujących regulacji § 20a i § 21 rozporządzenia, Spółka jest uprawniona do przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych od Kontrahentów w formie papierowej, ponieważ przedstawiony przez Wnioskodawcę planowany proces obiegu dokumentów spełnia warunki przewidziane w przepisach. Ponadto Stronie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, podczas gdy dokument ten będzie archiwizowany jedynie w wersji elektronicznej, natomiast papierowy oryginał faktury zostanie zniszczony.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie