Temat interpretacji

Czy kopie faktur wystawiane przez Zainteresowanego, dokumentujące dokonaną sprzedaż muszą być przechowywane w wersji papierowej?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 20 maja 2011 r., sygn. akt I SA/Po 251/11 - stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2010 r. (data wpływu 14 września 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca miesięcznie wystawia około 1.700 faktur dla odbiorców towarów i usług, których ilość systematycznie się zwiększa. Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. zarówno faktury VAT, faktury korygujące VAT jak i duplikaty wystawiane są w dwóch egzemplarzach - na jednym egzemplarzu widnieje zapis Oryginał, a na drugim Kopia. Ewidencja danych i sporządzanie faktur odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia. Do archiwizacji używany jest specjalny sprzęt i oprogramowanie, pozwalające na cyfrowe zapisywanie danych w niezmienionej formie.

W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Stosowane przez Zainteresowanego systemy archiwizacji danych nie dają możliwości ingerencji w treść archiwizowanych dokumentów, co potwierdza treść załączonej instrukcji archiwizowania faktur.

Spółka wykorzystuje powyższe systemy archiwizacji danych również do archiwizacji kopii faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (dalej: WDT), dokonywanych przez nią.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy kopie faktur wystawiane przez Zainteresowanego, dokumentujące dokonaną sprzedaż muszą być przechowywane w wersji papierowej...

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przepisów podatkowych, które zobowiązują wystawcę faktur do przechowywania ich kopii w wersji papierowej, a tym samym brak jest przeciwwskazań, aby faktury mogły być przechowywane w formie elektronicznej.

Regulację generalną ustanawiającą wymogi w zakresie przechowywania faktur stanowi art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE (dalej: Dyrektywa). W myśl powyższego przepisu, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, a także ich czytelność. Z kolei art. 247 ust. 2 Dyrektywy daje państwom członkowskim możliwość wprowadzenia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej). W ustawie o VAT, czy też rozporządzeniach wykonawczych do ustawy nie ma przepisu wskazującego, że Polska skorzystała z tej opcji. Zdaniem Spółki, jeśli system finansowo księgowy pozwala na spełnienie wszystkich trzech warunków w wymienionych w art. 246 Dyrektywy (tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność), to nie ma obowiązku przechowywania kopii faktur w wersji papierowej. Odmienna interpretacja przedmiotowych przepisów, polegająca na przyjęciu, iż kopie faktur powinny podlegać archiwizacji wyłącznie w formie papierowej, stanowiłaby naruszenie zasady proporcjonalności wyrażonej w art. 5 ust. 3 Traktatu Ustanawiającego Wspólnotę Europejską który wymaga, aby działania podejmowane przez państwa członkowskie były współmierne do zakładanych przez dyrektywy celów.

W ocenie Zainteresowanego, jeśli posiadany system informatyczny pozwala na osiągnięcie identycznego efektu jak w przypadku posiadania wydrukowanych kopii faktur, bez jednoczesnego naruszenia jakichkolwiek innych przepisów prawa podatkowego, podatnik nie powinien być dodatkowo obciążany wymogiem przechowywania papierowych kopii faktur. Obowiązek tego rodzaju nie wynika bowiem z jakiegokolwiek przepisu prawa podatkowego, podczas gdy wszelkie obowiązki podatnika o charakterze materialnym oraz formalnym muszą wynikać z przepisów prawa (ustawy, a w uzasadnionych przypadkach z aktu rangi podustawowej).

Stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08). NSA przyjął, że wystawienie faktury to zgromadzenie informacji do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie dokumentu. Jeżeli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona. Zdaniem NSA dopuszczalne jest archiwizowanie kopii faktur elektronicznie, pod warunkiem, że forma ta zapewni autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, a także czytelność. Zdaniem składu orzekającego NSA w powyższej sprawie: nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Pogląd Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w aktualnym orzecznictwie innych sądów administracyjnych, m.in.:

• w wyroku WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010 r. (sygn. I SA/Op 215/10);
• w wyroku WSA w Warszawie z dnia 8 kwietnia 2010 r. (sygn. III SA/Wa 396/10);
• w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 27 lipca 2010 r. (sygn. I SA/Wr 592/10).

Składy orzekające w powyższych wyrokach zgodnie twierdziły, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawionego organu.

Dodatkowo, Spółka wskazała na fakt, iż w przedmiotowej sprawie nie będą mieć zastosowania przepisy § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w zakresie warunków technicznych elektronicznej archiwizacji faktur. Przedmiotowe rozporządzenie ma bowiem zastosowanie jedynie w przypadku faktur, które są wystawiane, przesyłane oraz przechowywane w formie elektronicznej, podczas gdy w przedmiotowej sprawie oryginały faktur przesyłane są do kontrahenta w formie papierowej. Powyższe stanowisko Zainteresowanego znajduje potwierdzenie w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 23 czerwca 2010 r. (sygn. I SA/Po 194/10).

W dniu 7 grudnia 2010 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wydał interpretację indywidualną nr ILPP2/443-1494/10-2/PG, w której stwierdził, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2010 r. (data wpływu 14 września 2010 r.) jest nieprawidłowe.

Biorąc pod uwagę stan prawny oraz przepisy ustawy o podatku od towarów i usług w ww. interpretacji indywidualnej stwierdzono, że kopie wystawianych przez Spółkę faktur dokumentujących dokonaną sprzedaż muszą być przechowywane w wersji papierowej.

Pismem z dnia 22 grudnia 2010 r. (data wpływu 24 grudnia 2010 r.) Wnioskodawca wezwał tut. Organ do usunięcia naruszenia prawa w interpretacji indywidualnej z dnia 7 grudnia 2010 r., nr ILPP2/443-1494/10-2/PG.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa z dnia 19 stycznia 2011 r., nr ILPP2/443/W-179/10-2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wyniku ponownej analizy sprawy, z uwzględnieniem zarzutów przytoczonych w wezwaniu, stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji indywidualnej w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, do tut. Organu w dniu 24 lutego 2011 r. wpłynęła skarga na przedmiotową interpretację indywidualną skierowana do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu.

Wyrokiem z dnia 20 maja 2011 r., sygn. akt I SA/Po 251/11 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

Pismem z dnia 28 czerwca 2011 r. Minister Finansów wniósł skargę kasacyjną od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 20 maja 2011 r.

Zważywszy jednak na zmianę stanowiska w powyższej sprawie, Minister Finansów pismem z dnia 21 czerwca 2012 r., nr ILRP-007-172/11-3/MT wycofał wniesioną skargę kasacyjną.

Postanowieniem z dnia 28 czerwca 2012 r., sygn. akt I FSK 1358/11 Naczelny Sąd Administracyjny umorzył postępowanie kasacyjne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 20 maja 2011 r., sygn. akt I SA/Po 251/11 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

W oparciu o § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3. numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT;
4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9. stawki podatku;
10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie - § 21 ust. 2 rozporządzenia.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca wystawia miesięcznie około 1.700 faktur dla odbiorców towarów i usług, których ilość systematycznie się zwiększa. Ewidencja danych i sporządzanie faktur odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Do archiwizacji używany jest specjalny sprzęt i oprogramowanie, pozwalające na cyfrowe zapisywanie danych w niezmienionej formie.

W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe. Stosowane przez Spółkę systemy archiwizacji danych nie dają możliwości ingerencji w treść archiwizowanych dokumentów. Wykorzystuje ona powyższe systemy archiwizacji danych również do archiwizacji kopii faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (dalej: WDT), dokonywanych przez nią.

Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, wyrażonym w wyroku z dnia 20 maja 2011 r., sygn. akt I SA/Po 251/11 odnoszącym się do niniejszej sprawy, zapisy Dyrektywy potwierdzają, że ustawodawca wspólnotowy nie określił w jakiej formie powinny być przechowywane faktury i ich kopie. Zatem od woli poszczególnych państw zależy, czy skorzystają z uprawnienia przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowania faktur.

Ponadto, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, w ww. wyroku stwierdził, iż obowiązująca Dyrektywa nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Również z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesyłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji.

Jak wynika z opisu sprawy, do archiwizacji faktur Zainteresowany używa specjalnego sprzętu i oprogramowania, pozwalającego na cyfrowe zapisywanie danych w niezmienionej formie. Zatem stosowane przez Wnioskodawcę systemy archiwizacji danych nie dają możliwości ingerencji w treść archiwizowanych dokumentów.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić zatem należy, że w przedmiotowej sprawie kopie wystawianych przez Zainteresowanego faktur dokumentujących dokonaną sprzedaż nie muszą być przechowywane w wersji papierowej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie wskazuje się, iż Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów wydaje interpretację indywidualną wyłącznie w oparciu o opis sprawy przedstawiony we wniosku, a nie dołączonych do niego dokumentów. W związku z powyższym, załączona do złożonego wniosku kserokopia instrukcji archiwizowania faktur nie była przedmiotem merytorycznej oceny.

Ponadto tut. Organ informuje, iż w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej przechowywania kopii faktur w zaistniałym stanie faktycznym. Jeżeli chodzi o ww. zakres w zdarzeniu przyszłym, kwestia ta została rozstrzygnięta w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 15 października 2012 r. nr ILPP2/443-1494/10/12-S2/PG. Natomiast pozostała część wniosku dotycząca zastosowania 0% stawki podatku VAT do transakcji WDT w przypadku archiwizowania faktur w formie elektronicznej, zarówno w zaistniałym stanie faktycznym jak i zdarzeniu przyszłym, została rozstrzygnięta odrębnymi interpretacjami indywidualnymi z dnia 15 października 2012 r. odpowiednio o nr ILPP2/443-1494/10/12-S1/PG oraz ILPP2/443-1494/10/12-S3/PG.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje

ILPP2/443-1494/10/12-S2/PG, interpretacja indywidualna
ILPP2/443-1494/10/12-S3/PG, interpretacja indywidualna

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 931 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu