Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur.
2. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.

Uzasadnienie:

Ad. 1

Przepisy art. 112 oraz 112a ustawy z dnia 11 marca 2014 r o podatku od towarów i usług (Dz. U.2016.710 j.t.), dalej: Ustawa o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów, cyt.:

Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Art. 112a. Podatnicy przechowują:
1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
1. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą powyższe warunki. Nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad dla faktur przechowywanych elektronicznie, z wyjątkiem sytuacji przechowywania faktur elektronicznie poza terytorium kraju.

Oznacza to, że powyższe warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W świetle powyższych przepisów, aby uznać, że faktury elektroniczne są przechowywane w sposób zgodny z treścią przepisów art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych powinny być spełnione łącznie:

1. podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U.2015.613 j.t.) dalej: Ordynacja podatkowa, cyt:
   Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
2. podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3. podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju przechowują faktury na terytorium kraju,
5. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur - jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju,
6. podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, które są w przypadku Spółki wymagane.

Ad. a)

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie Faktury będą archiwizowane na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika, przez okres wymagany przepisami prawa.

Ponadto, system informatyczny stosowany przez Pełnomocnika przeprowadza zapis wszystkich folderów, w których przechowywane będą Faktury, poprzez tworzenie kopii zapasowych, co zagwarantuje, że wszystkie Faktury przechowywane na serwerze Pełnomocnika zostaną zachowane do upływu okresu przedawnienia.

Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad. b)

Faktury będą przechowywane u Pełnomocnika wyłącznie w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie PDF, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana Faktura dotyczy, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej Faktury gwarantowane przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów.

Każda zeskanowana oraz elektroniczna faktura będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub nr faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki dot. przechowywania Faktur:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ad. c)

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

1. autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
2. integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia czytelny wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza:

1. łatwy do odczytania,
2. zrozumiały (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposobów, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów:

• każdorazowo Spółka będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała lub któremu przesłała fakturę elektroniczną. Będzie mogła zweryfikować ten fakt poprzez sprawdzenie, czy faktura elektroniczna została wysłana z adresu/na adres e-mail należącego/cy do dostawcy/nabywcy oraz czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur elektronicznych,

• otrzymane/wystawione Faktury będą weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce oraz u Pełnomocnika, pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma pewność co do tożsamości dostawcy,

• Spółka będzie wysyłać Pełnomocnikowi Faktury na wyznaczone adresy e-mail, do których dostęp mają tylko wskazane osoby. Krąg osób zarówno w Spółce, jak i u Pełnomocnika mających dostęp do przechowanych Faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony,

• system specjalnych folderów na serwerach Pełnomocnika poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane,

• stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwia modyfikację informacji na Fakturach, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych na Fakturach. Format PDF (skan) prezentuje treść e-faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu e-faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym,

• czytelność e-faktur zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,

• przechowywanie otrzymanych/wystawionych w wersji papierowej faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów, którą Spółka wprowadzi, gwarantująca m.in.:

1. autoryzację dostępu do przechowywanych Faktur,
2. dostęp do Faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
3. ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z Fakturami,
4. stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,

- pozwoli Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad. d)

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju, tj. w Niemczech.

Jako podmiot zagraniczny Spółka nie ma obowiązku przechowywać dokumentów w Polsce, a w konsekwencji nie musi spełniać przedmiotowego warunku dotyczącego miejsca przechowywania Faktur.

Ad. e)

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, serwery wykorzystywane przez Pełnomocnika, na których dokumenty będą przechowywane znajdują się w Polsce.

W związku z powyższym, Spółka nie ma obowiązku spełniać warunku dot. zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do Faktur.

Ad. f)

W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli możliwość dostępu do Faktury, wydrukowania jej oraz zapisania (pobrania) plików zawierających obraz Faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur).

W świetle powyższego należy uznać, że warunek zapewnienia dostępu organom podatkowym oraz organowym kontroli skarbowej do Faktur będzie spełniony w ramach wprowadzonej przez Spółkę procedury elektronicznego obiegu dokumentów.

Powyższe stanowisko w zakresie uznania procedury gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa, cyt.:
  Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi metrykę np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy: Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (...) Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (...) Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej- w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz, cyt.:
  Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu (). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury (...). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (...) Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) jest zgodne z powyższymi przepisami.

Podsumowanie:

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko Ministra Finansów należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur.

Ad. 2

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.:

10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1. ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepis art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,

• czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur.

Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

• w systemie księgowym Spółki zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wpływu do Spółki e-faktury w formie papierowej lub w formie elektronicznej (data wpływu elektronicznej faktury na adres e-mail pracowników Spółki przesłanych od dostawców),

• elektroniczny obieg dokumentów, zapewnia spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,

- Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ().

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiadający siedzibę w Niemczech i prowadzący działalność w zakresie m.in. sprzedaży i instalacji urządzeń, maszyn lub ich części jest zarejestrowany w Polsce na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT i obecnie otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w formie papierowej. Wszelka dokumentacja związana z rozliczeniami podatku VAT w Polsce (m.in. deklaracje VAT, informacje podsumowujące VAT-UE) sporządzana jest przez Pełnomocnika Wnioskodawcy po dostarczeniu przez Wnioskodawcę wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji. Siedziba Pełnomocnika została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy Urzędzie Skarbowym jako miejsce przechowywania wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca wystawia faktury w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów Wnioskodawca planuje zmianę sposobu przechowywania faktur i stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu takich dokumentów oraz nie wyklucza, że w przyszłości będzie od swoich kontrahentów otrzymywać faktury również w elektronicznej, lub wyłącznie w formie elektronicznej.

Wnioskodawca udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy. Faktury otrzymane/wystawione w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów.

Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zachowywał będzie taką samą autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Wnioskodawca umożliwi zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich natychmiastowy pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zapewni to organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp i wgląd do zeskanowanych dokumentów.

Wszystkie przechowywane Faktury będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT, wszystkie Faktury będą archiwizowane przez Pełnomocnika wyłącznie w sposób elektroniczny do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika.

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Pełnomocnik będzie mógł wydrukować Faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Wszystkie Faktury otrzymane przez Spółkę dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Spółkę (dotyczy faktur zakupowych).

Poza e-fakturami oraz fakturami elektronicznymi Spółka będzie przesyłała elektronicznie za pomocą poczty e-mail Pełnomocnikowi również inne dokumenty w formie elektronicznej (dokumenty CMR, delivery notes), które będą archiwizowane razem z Fakturami, do których się odnoszą.

Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Wskazać należy natomiast, że do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie (a więc dokumentów typu dokumenty CMR, delivery notes), nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej