Temat interpretacji

Czy w świetle obowiązujących uregulowań prawnych możliwe jest przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej, gdy faktury zostały uprzednio wystawione i przesłane do kontrahenta w formie papierowej?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 6 kwietnia 2012 r. (data wpływu 16 kwietnia 2012 r.), uzupełnionym w dniu 8 czerwca 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 kwietnia 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka działa w branży handlowo-usługowej, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawiera znaczną ilość (kilkadziesiąt tysięcy w skali roku) transakcji, co jest z kolei przyczyną powstawania dużej ilości faktur VAT dokumentujących te transakcje. Przechowywanie faktur w postaci papierowej, a więc w formie, w jakiej pierwotnie powstały w momencie ich wystawienia wiąże się dla przedsiębiorcy z dużym utrudnieniem. Spółka jest bowiem zmuszona do zgromadzenia i dozorowania ogromnej ilości papierowej dokumentacji. Taki proces archiwizowania wystawionych faktur wymaga dodatkowej pracy, zaangażowania pracowników, zajmuje dodatkową powierzchnię biurową, a w konsekwencji przyczynia się do zwiększenia ponoszonych przez Spółkę kosztów. Jako rozwiązanie przedstawionego problemu, Spółka widzi możliwość magazynowania (archiwizowania) kopii faktur w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający wydrukowanie ich kopii w dowolnym czasie i w niezmienionej treści. Powyższe usprawni proces przechowywania przedmiotowych dokumentów i pozwoli w pewnym stopniu zmniejszyć koszty funkcjonowania Spółki.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, że opisane we wniosku faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle obowiązujących uregulowań prawnych możliwe jest przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej, gdy faktury zostały uprzednio wystawione i przesłane do kontrahenta w formie papierowej...

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden z aktualnie obowiązujących przepisów polskiego prawa (w szczególności art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług) nie zakazuje przechowywania elektronicznej wersji kopii faktury, która pierwotnie była wystawiona i przesłana kontrahentowi w formie papierowej. Przepisy prawa podatkowego wskazują jedynie, że przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, a także ich czytelność oraz niemożliwość zmiany danych. Przykładowo, Wnioskodawca powołuje treść § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Wnioskodawca zaznacza, że przepisy podatkowe nie wskazują jednak w jakiej formie powinny być przechowywane faktury i ich kopie, jak również nie uzależniają formy przechowywania faktury od formy jej wystawienia, a zatem jeśli faktura została wydana w formie papierowej, nie ma wskazania by była przechowywana w takiej samej formie (wyrok z 2 czerwca 2011 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie). Zgodnie z powołanym orzeczeniem wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej. Forma elektroniczna faktury powinna być traktowana na równi z formą papierową. Jak wskazała Izba Skarbowa w Bydgoszczy (pismo z 27 stycznia 2011 r.), nowelizacja krajowego prawa podatkowego wprowadzona z dniem 1 stycznia 2011, która zmieniła dotychczasowy system fakturowania obrotu dla celów podatku VAT, między innymi, w zakresie przesyłania i przechowywania faktur wynikała z konieczności implementacji przepisów unijnych wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania, która miała na celu, między innymi, liberalizację dotychczasowych standardów przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Reasumując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne (NSA w Warszawie z dnia 3 listopada 2009 r.). Druk i przechowywanie znacznej ilości kopii wystawionych faktur VAT generuje bowiem dodatkowe koszty podatnika oraz zubaża drzewostan lasów z jednej strony, a powoduje zaśmiecenie środowiska z drugiej.

Według Wnioskodawcy, w aspekcie powołanej argumentacji, zasadne i prawidłowe prawnie staje się stwierdzenie, iż Wnioskodawca uprawniony jest do przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, nawet jeśli wcześniej została ona wystawiona w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W oparciu o dyspozycję art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, o czym stanowi § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Spółka rozważa magazynowanie (archiwizowanie) kopii faktur w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający wydrukowanie ich kopii w dowolnym czasie i w niezmienionej treści. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać kopię wystawionej faktury w postaci elektronicznej pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku, ul. Sienkiewicza 84, 15-950 Białystok, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 3 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy