Temat interpretacji

Zgodnie z art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Zgodnie z art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

W przedmiotowym wniosku Spółka podała informację, iż większość zatrudnionych w niej pracowników stanowią przedstawiciele terenowi w różnych miastach Polski. Faktury VAT dokumentujące ich wydatki ponoszone w związku z wykonywaną przez nich pracą są przesyłane do siedziby podatnika zbiorczo raz w miesiącu jako rozliczenia ich wydatków służbowych. Dopiero w siedzibie Spółki są akceptowane pod względem formalnym i merytorycznym, a data ich wpłynięcia jest dokumentowana pieczątką z datownikiem odbitą na odwrocie faktur VAT i innych dowodów księgowych.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się z pytaniami:
1. Czy datą otrzymania faktury VAT płaconej gotówką przez przedstawicieli medycznych przez podatnika według art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług jest data wystawienia faktury VAT przez sprzedawcę czy data wpływu faktury do siedziby podatnika?
2. Czy dokumentowanie daty wpłynięcia faktury pieczątką z datownikiem na odwrocie dokumentu jest wystarczające dla celów podatkowych?
3. I czy właśnie ta data powinna być brana pod uwagę przy odliczaniu podatku naliczonego?

Spółka wyraziła stanowisko, iż dla podatnika datą otrzymania faktury VAT jest data wpłynięcia faktury do siedziby podatnika, ponieważ dopiero wówczas może on zweryfikować dokument i zaksięgować go, natomiast jedyną formą dokumentowania tej daty jest zaznaczenie jej datownikiem na odwrocie faktury VAT bądź innego dowodu księgowego.

Spółka sformułowała trzy pytania, jednak w istocie dotyczą one jednej kwestii (momentu otrzymania faktury), w związku z czym tutejszy organ podatkowy postanowił rozpatrzyć je łącznie.

Po przeanalizowaniu przedstawionego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa - Śródmieście zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Z treści wniosku nie wynika, aby Spółka stosowała którąś ze szczególnych procedur określonych w artykułach 114, 119, 120 lub 124.

Według ust. 2 cytowanego art. 86 kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7:
1) suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:
a) z tytułu nabycia towarów i usług,
b) potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
c) od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu
- z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4;
2) w przypadku importu - suma kwot podatku wynikająca z dokumentu celnego;
3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4) kwota podatku należnego od importu usług, kwota podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Na podstawie ust. 10 prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje:
1) w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-4 oraz ust. 11, 12, 16 i 18;
2) w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 4 - w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy odpowiednio od importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca;
3) w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy - w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności;
4) w przypadku dokonania spisu z natury określonego w art. 113 ust. 5 i 7 - nie później niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonano tego spisu;
5) w przypadku stosowania w imporcie towarów procedury uproszczonej, polegającej na wpisie do rejestru zgodnie z przepisami celnymi - za okres rozliczeniowy, w którym podatnik dokonał wpisu do rejestru; obniżenie kwoty podatku należnego następuje pod warunkiem dokonania przez podatnika zapłaty podatku wykazanego w tym rejestrze.

Stosownie do ust. 11 cyt. artykułu jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy.

Według ust. 12 w przypadku otrzymania faktury, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a lub lit. c, przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, z wyłączeniem przypadków, gdy faktura dokumentuje czynności, od których obowiązek podatkowy powstał zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1, 2, 4, 7, 9-11 - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi.

Zgodnie zaś z ust. 13 jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Według przepisu ust. 15 do uprawnienia, o którym mowa w ust. 13, stosuje się odpowiednio art. 81b Ordynacji podatkowej, dotyczący zawieszenia prawa do skorygowania deklaracji na czas trwania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej.

Według ust. 16 podatnicy, o których mowa w art. 21 ust. 1, mogą obniżyć kwotę podatku należnego w rozliczeniu za kwartał, w którym:
1) uregulowali całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
2) dokonali zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz w art. 34
- nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego. Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio. Z treści wniosku nie wynika jednak, aby Wnioskodawca był małym podatnikiem, o którym mowa w art. 21, w związku z czym przepis ten nie znajduje zastosowania w opisanej sytuacji.

Zgodnie z cytowanymi wyżej przepisami ustawy o podatku od towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje, poza szczególnymi przypadkami, w momencie otrzymania faktury (względnie innych dokumentów, określonych w przepisach). Zasada ta ulega pewnej modyfikacji, jeżeli podatnik nie nabył prawa do rozporządzania towarem. Jednak z treści podania można wywnioskować, że przedstawiciel terenowy dokonując zakupu towaru opłaca go gotówką, jednocześnie otrzymuje fakturę, i w tym momencie można przyjąć, iż Wnioskodawca (poprzez swojego pracownika) nabywa prawo do rozporządzania towarem jak właściciel. Zatem kluczowym dla momentu dokonania odliczenia jest właśnie moment otrzymania faktury. Przepisy nie wymagają od podatnika otrzymującego fakturę wykonania jakichś szczególnych działań w celu udokumentowania tego, kiedy faktura została otrzymana. W wyroku III SA 1580/95 z dnia 11.06.1997r. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził m.in.: "Organ odwoławczy powinien także uwzględnić, że ustawodawca w cytowanej ustawie o podatku od towarów i usług, w brzmieniu obowiązującym w 1995 r., nie wprowadził obowiązku umieszczania na fakturach daty ich otrzymania. Oznacza to, że dopuszcza się możliwość przeprowadzenia dowodu na tę okoliczność nie tylko za pomocą dowodu z dokumentu, lecz również innymi środkami dowodowymi." W rozpatrywanej przez Sąd sprawie dokumenty były przekazywane do działu finansowego w siedzibie spółki, który potwierdzał przyjęcie dokumentu przez ten dział przybiciem stempla z napisem "Received" i datą. W świetle cytowanego wyroku data uwidoczniona na dokumencie nie była równoznaczna z datą otrzymania dokumentu przez podatnika. Sąd orzekł, iż w przypadku wątpliwości co do daty otrzymania dokumentu należy oprzeć się na innych środkach dowodowych. Przepisy w tym zakresie nie uległy zmianie tzn. w dalszym ciągu nie nakładają na podatnika obowiązku oznaczania dokumentu datownikiem, rejestracji w dzienniku itp. Z treści wniosku wynika, iż terenowi przedstawiciele, będący pracownikami Spółki, są osobami upoważnionymi do odbioru faktur wystawianych przez sprzedawców. Tym samym moment otrzymania faktury przez pracownika Spółki równoznaczny jest z otrzymaniem faktury przez Spółkę. Sprzedawca uznaje przecież fakturę za doręczoną z chwilą wręczenia jej upoważnionemu pracownikowi Spółki. Skoro po jednej stronie transakcji nastąpiło wydanie dokumentu, po drugiej stronie miało miejsce "otrzymanie" faktury.

Jak wynika z cytowanych wyżej przepisów ustawodawca uwzględnił możliwość odliczenia podatku naliczonego nie tylko w miesiącu otrzymania faktury, ale również w miesiącu następnym (w przypadku podatnika rozliczającego się miesięcznie), bez konieczności korygowania deklaracji. W przypadku nieuwzględnienia faktury w deklaracjach VAT-7 za miesiąc otrzymania faktury lub miesiąc następny, podatnik ma prawo skorygować deklarację podatkową za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, pod warunkiem, że za wymieniony okres nie jest prowadzona kontrola lub postępowanie podatkowe.

Reasumując, dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu istotny jest moment rzeczywistego otrzymania faktury przez podatnika, a ten następuje z chwilą przyjęcia faktury przez upoważnionego do odbioru faktury pracownika Spółki. Sposób dokumentowania momentu otrzymania faktury nie jest określony w przepisach prawa podatkowego, a w szczególności nie wynika z ustawy o podatku od towarów i usług ani z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 90, poz. 798, sprostowanie Dz. U. z 2005r. Nr 102, poz. 860). Skoro przepisy prawa podatkowego nie wskazują konkretnego sposobu dokumentowania momentu odbioru faktury, nie ma przeszkód, aby data odbioru faktury przez upoważnionego pracownika była dokumentowana przez tego pracownika w momencie jej otrzymania. Jest to jedynie propozycja rozwiązania przedstawionego problemu, ponieważ zasadniczo sposób i terminy przekazywania dokumentów księgowych do siedziby podatnika oraz przyjęty sposób dokumentowania wpływu dokumentów są wewnętrzną sprawą Spółki.

Przedstawione powyżej stanowisko tutejszego organu różni się zasadniczo od stanowiska Spółki wyrażonego w przedmiotowym wniosku. To ostatnie należy zatem uznać za nieprawidłowe, w związku z czym Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa - Śródmieście postanowił jak w sentencji.

Niniejsza interpretacja udzielona została w oparciu o przepisy prawa podatkowego obowiązujące w dniu wpływu przedmiotowego wniosku do tutejszego urzędu, tj. w dniu 01.12.2005 r.