Przechowywanie i archiwizacja otrzymanych faktur zakupowych wyłacznie w formie elektronicznej (faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 14.05.2019, sygn. 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

Przechowywanie i archiwizacja otrzymanych faktur zakupowych wyłacznie w formie elektronicznej (faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur).

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2019 r. (data wpływu 14 marca 2019 r.), uzupełnionym w dniach 24 i 26 kwietnia 2019 r. (data wpływu), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymanych faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 marca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek, uzupełniony w dniach 24 i 26 kwietnia 2019 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej między innymi podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymanych faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur).

We wniosku oraz jego uzupełnieniach przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Spółki jest projektowanie i dystrybucja odzieży w Polsce, krajach europejskich oraz krajach Bliskiego Wschodu.

Dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, Spółka wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: System Zarządzania Dokumentacją, SZD). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.

SZD umożliwia Spółce kontrolę nad procesem wpływu i rejestracji dokumentów zewnętrznych oraz ich weryfikacją i akceptacją przed przekazaniem do systemu księgowego, a jedną z jego głównych funkcjonalności jest przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej z zachowaniem przyjętych przez Spółkę zasad.

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej są skanowane przez pracowników działu rejestracji oraz zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Zeskanowane dokumenty otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana właściwa data wpływu, pod którymi są automatycznie archiwizowane na zewnętrznym serwerze dostarczanym przez renomowanego dostawcę.

Natomiast zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF. W momencie zarejestrowania na takiej dedykowanej skrzynce mailowej, faktury w formie elektronicznej także otrzymują unikalny numer identyfikacyjny oraz jest im przypisywana data wpływu, pod którymi - podobnie jak w przypadku zeskanowanych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej - są automatycznie archiwizowane na zewnętrznym serwerze.

Po zarejestrowaniu otrzymanych dokumentów zakupowych w SZD następuje ich weryfikacja merytoryczna, która również odbywa się poprzez odpowiedni moduł SZD. W ramach takiej weryfikacji, osoba odpowiedzialna za zamówienie danego towaru lub usługi opisuje odpowiednio poniesiony wydatek udokumentowany fakturą lub innym dokumentem, sprawdzając przy tym dane wystawcy faktury oraz zgodność z zamówieniem.

Następnie, zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, w zależności od kwoty wydatku jest on akceptowany przez bezpośredniego przełożonego danego pracownika albo przez zarząd Spółki. Po dokonaniu takiej akceptacji dział księgowości sprawdza czy na otrzymanym dokumencie znajdują się wszystkie obowiązkowe elementy, określa czy tak udokumentowany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, a także dokonuje jego przyporządkowania do odpowiedniego okresu. Tym samym, dokumenty przekazywane z SZD do systemu księgowego Spółki przechodzą kompleksowy proces weryfikacji merytorycznej i formalnej.

Korzystanie z SZD umożliwia Spółce przechowywanie dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. (a także pozostałych dokumentów związanych z działalnością gospodarczą Spółki, takich jak decyzje urzędowe, itp.) w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania dowodów w postaci papierowej (przy czym aktualnie Spółka wciąż jeszcze przechowuje dokumenty w formie papierowej).

Dokumenty przechowywane są w SZD co najmniej przez cały okres wymagany przepisami prawa - funkcjonalność SZD umożliwia bowiem bezterminową możliwość archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej.

SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób:

trwały,
zapewniający ich czytelność,
zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,
zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).

Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy. Dokumenty można wyszukiwać również za pomocą systemu księgowego, który ma połączenie z SZD.

Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego.

Jednocześnie wskazano, że:

sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy/dostawcy faktur.
Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług.
Kontrola ta obejmuje przede wszystkim:
1. obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz
2. obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE.
Analogiczne zasady - jak wskazane w lit. a - zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury.
Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie.
Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę.
Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność.

W związku z powyższym opisem postawiono następujące pytanie.

Czy na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznic w formie elektronicznej, bez archiwizowania formy papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznie w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z art. 112, 112a i 106m ustawy o VAT. Tym samym, Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji tych dokumentów przy całkowitej rezygnacji z przechowywania faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) otrzymywanych w formie papierowej.

Uzasadnienie.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast na podstawie art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie i otrzymanych faktur:

w podziale na okresy rozliczeniowe,
w sposób zapewniający:
1. łatwe ich odszukanie, oraz
2. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawa o VAT definiuje również pojęcia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 tej ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przy czym wymóg autentyczności pochodzenia faktury powinien być rozumiany jako zagwarantowanie pewności, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie ze stanowiskami prezentowanymi przez organy podatkowe, dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą (np. Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 10 maja 2018 roku, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT).

Spółka wskazuje, że przyjęty przez nią system przechowywania faktur zakupowych (faktur korygujących i duplikatów faktur) w formie elektronicznej spełnia ww. przesłanki. Kontrola biznesowa prowadzona przez Spółkę, zakłada bowiem m.in.:

obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości dostawcy), oraz
obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE.

Dodatkowo faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść (PDF), a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w SZD w takich formatach (PDF).

Zagadnienie związane z przechowywaniem faktur jest objęte również regulacjami prawa unijnego. Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WI- Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE.L. Nr 347, str. 1 z póżn. zm.), państwo członkowskie może wymagać od podatnika przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak wskazać, że przepisy wprowadzające taki wymóg nie zostały wprowadzone do polskiego porządku prawnego. Tym samym, polscy podatnicy mogą dokonywać wyboru co do formy przechowywania faktur, niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w ustawie o VAT, m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Taką interpretację przepisów Dyrektywy potwierdza również orzecznictwo sądów administracyjnych. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 10 maja 2012 r. (sygn. akt I FSK 1151/11) uznał, że Zgodnie bowiem z art. 246 Dyrektywy, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Z kolei stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z powołanych przepisów Dyrektywy 2006/112/WE wynika zatem, że ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów przechowywania faktur w prawie krajowym.

Podobnie stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyrokach: z dnia 24 maja 2012 r. sygn. akt I FSK 1228/11, z dnia 18 grudnia 2012 r. sygn. akt 1 FSK 482/11, z dnia 21 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 363/11.

Dodatkowo, Spółka podkreśla, że wprowadzony przez nią SZD umożliwia dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur zakupowych na żądanie organu skarbowego - zarówno poprzez dokonanie wydruku żądanego dokumentu, jak i udzielenie dostępu do jego wersji elektronicznej, zgodnie z wymogami określonymi w art. 112 a ust. 3 i 4 ustawy o VAT.

Analizowane przepisy ustawy o VAT nie zawierają żadnych postanowień, które nakładałyby obowiązek archiwizowania faktur jedynie w wersji papierowej. Tym samym, można uznać, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów i podatnicy mają prawo wyboru formy, w jakiej archiwizują faktury zakupowe.

Możliwość wyboru sposobu i formy przechowywania faktur otrzymywanych zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej wyłącznie w postaci elektronicznej (przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 112a ustawy o VAT) znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego.

Przykładowo:

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 października 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.689.2018.1.RD, potwierdził, że: W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 czerwca 2018 r., sygn. 0114-KDIP1 -3.4012.241.2018.1.JF, uznał, iż W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur (faktur korygujących, duplikatów) przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji;
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 marca 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, również potwierdził, że W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do łych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy;
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, uznał natomiast, że postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.

Niezależnie od wskazanej wyżej argumentacji, Spółka podkreśla, że skoro - jak zostało wykazane w stanowisku Spółki i uzasadnieniu odnoszącym się do możliwości uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych wyłącznie dowodami przechowywanymi w wersji elektronicznej (pytanie nr 1) - na gruncie OT jest możliwe przechowywanie dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez archiwizowania formy papierowej), to tym bardziej taka forma przechowywania dokumentów powinna być dopuszczalna na gruncie ustawy o VAT, która przewiduje w tym zakresie regulacje szczególne potwierdzające bezpośrednio taką możliwość (art. 112a ustawy o VAT).

Podsumowując, w ocenie Spółki, przechowywanie faktur zakupowych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznie w opisanej formie elektronicznej (bez archiwizowania formy papierowej) zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także w sposób umożliwiający dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z art. 112, 112a i 106m ustawy o VAT. Tym samym, Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji tych dokumentów przy całkowitej rezygnacji z przechowywania faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: System Zarządzania Dokumentacją, SZD). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.

Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF.

trwały,
zapewniający ich czytelność,
zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,
zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).

Jednocześnie wskazano, że:

sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy/dostawcy faktur.
Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług.
Kontrola ta obejmuje przede wszystkim:
1. obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz
2. obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE.
Analogiczne zasady - jak wskazane w lit. a - zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury.
Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie.
Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę.
Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi kwestia przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznie w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym, procedura archiwizacji faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. Spółka wskazuje, że kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Wskazano również, że faktury otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej są skanowane przez pracowników działu rejestracji oraz zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF. Ponadto Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób:

trwały,
zapewniający ich czytelność,
zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,
zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).

Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność.

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej i elektronicznej faktury (faktury korygujące i duplikaty faktur), dokumentujące zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo zaznacza się, że w zakresie pytania Wnioskodawcy dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie