Temat interpretacji

Podatek od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 10 maja 2011 r. (data wpływu 16 maja 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 2 sierpnia 2011 r. (data wpływu 4 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 2 sierpnia 2011 r. (data wpływu 4 sierpnia 2011 r.) o stanowisko własne.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Począwszy od kwietnia br., kierując się rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), Wnioskodawca przesyła i przechowuje swoje faktury sprzedażowe w formie elektronicznej. Zainteresowany poprosił swoich klientów o wypełnienie i podpisanie przez osoby do tego upoważnione stosownych oświadczeń, zawierających w szczególności informację na temat adresów e-mail, na które miałyby być wysyłane elektroniczne faktury i faktury korygujące. Otrzymawszy niniejsze zgody zaczął przekazywać dokumenty drogą elektroniczną w formacie PDF zakładając, że Adobe Systems zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zmierzając w kierunku redukcji kosztów archiwizacji oraz mając na celu przyspieszenie rozliczeń z kontrahentami poprzez uproszczenie procesu księgowania, Spółka podobne rozwiązanie wdrożyła też w odniesieniu do faktur zobowiązaniowych. Przygotowała oświadczenia, w których wyraziła zgodę na przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną w formacie PDF, na ściśle określony adres e-mail. W każdym przypadku jest to zawsze adres osoby odpowiedzialnej za merytoryczne kontakty z danym dostawcą. Oświadczenia zostały podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy Zainteresowany może dokonywać rozliczenia VAT-u należnego i naliczonego na podstawie faktur i faktur korygujących przesyłanych (przez niego i do niego) elektronicznie w formacie PDF...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Dokument w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści, a zatem spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Faktura lub faktura korygująca w takim formacie dokładnie identyfikuje dokonującego dostawy towarów lub usługodawcę albo wystawcę faktury, jest też zabezpieczona przed modyfikacją zawartych w niej danych. Przyjmując stanowisko przeciwne, Spółka ograniczyłaby zakres stosowalności wskazanego wyżej rozporządzenia zaledwie do elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zrównywałoby to niniejsze rozporządzenie z jego wcześniejszym odpowiednikiem (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i stałoby w sprzeczności z podstawowym celem ustawodawcy, którym, jej zdaniem, było upowszechnienie elektronicznego obiegu dokumentów.

Ad. 2

Biorąc pod uwagę stanowisko wyrażone powyżej, praktyka polegająca na rozliczaniu VAT-u należnego i naliczonego na podstawie faktur i faktur korygujących przesłanych do Zainteresowanego w formie elektronicznej w formacie PDF, nie powinna być kwestionowana przez organy skarbowe. W szczególności też nie powinno budzić wątpliwości prawo Wnioskodawcy do odliczenia VAT-u wynikającego z tego rodzaju dokumentów. Biorąc pod uwagę kierunek orzecznictwa ETS oraz idącą w ślad za tym liberalizację i uelastycznienie polskich przepisów w tym zakresie, taka interpretacja wydaje się jak najbardziej racjonalna.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, iż Spółka przesyła i przechowuje swoje faktury sprzedażowe w formie elektronicznej. Zmierzając w kierunku redukcji kosztów archiwizacji oraz mając na celu przyspieszenie rozliczeń z kontrahentami poprzez uproszczenie procesu księgowania, podobne rozwiązanie wdrożyła też w odniesieniu do faktur zobowiązaniowych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości rozliczenia podatku VAT należnego i podatku VAT naliczonego na podstawie faktur i faktur korygujących przesyłanych i otrzymywanych elektronicznie w formacie PDF.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją § 3 ust. 1 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Z opisu sprawy wynika, iż Zainteresowany poprosił swoich klientów o wypełnienie i podpisanie przez osoby do tego upoważnione stosownych oświadczeń, zawierających w szczególności informację na temat adresów e-mail, na które miałyby być wysyłane elektroniczne faktury i faktury korygujące. Otrzymawszy niniejsze zgody zaczął przekazywać dokumenty drogą elektroniczną w formacie PDF. Wnioskodawca wyjaśnił, że dokument w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność swojej treści, a zatem spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Faktura lub faktura korygująca w takim formacie dokładnie identyfikuje dokonującego dostawy towarów lub usługodawcę albo wystawcę faktury, jest też zabezpieczona przed modyfikacją zawartych w niej danych. Ponadto, podobne rozwiązanie wdrożył też w odniesieniu do faktur zobowiązaniowych. Przygotował oświadczenia, w których wyraził zgodę na przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną w formacie PDF, na ściśle określony adres e mail. W każdym przypadku jest to zawsze adres osoby odpowiedzialnej za merytoryczne kontakty z danym dostawcą. Oświadczenia zostały podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Spółki.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. zwykłych faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zatem biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż Wnioskodawca będzie mógł dokonywać rozliczenia podatku VAT należnego i podatku VAT naliczonego na podstawie faktur i faktur korygujących przesyłanych i otrzymywanych elektronicznie w formacie PDF. Bowiem, jak wskazał, zostaną zachowane warunki: uzyskania akceptacji odbiorcy co do przyjętego sposobu przesyłu faktur, zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktur, o których mowa w § 3 i § 4 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r.

Zainteresowany obawia się, że forma elektronicznego otrzymywania faktur będzie miała wpływ na jego prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Tut. Organ wyjaśnia, iż zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W świetle powyższego Zainteresowany otrzymując faktury w formie elektronicznej w formacie PDF nie narazi się na ryzyko zakwestionowania jego prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile otrzymane przez niego faktury VAT dokumentować będą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jednocześnie podkreślić należy, że to Spółka jest obowiązana zapewnić kontrolę pod kątem spełniania kryteriów wynikających z powołanych w niniejszej interpretacji przepisów dotyczących faktur oraz faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej.

Przy czym wskazuje się, iż faktycznej oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłania faktur oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przesyłanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te jak wskazano wyżej nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W przedmiotowej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie przesyłania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Stan faktyczny w ww. zakresie został rozstrzygnięty w odrębnej interpretacji indywidualnej z dnia 11 sierpnia 2011 r. nr ILPP4/443-362/11-4/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje

ILPP4/443-362/11-4/ISN, interpretacja indywidualna

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu