Temat interpretacji

Możliwość prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 października 2018 r. (data wpływu 17 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 14 grudnia 2018 r. (data wpływu 17 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 października 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 14 grudnia 2018 r. (data wpływu 17 grudnia 2018 r.) o uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest osobą prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm., dalej: Ustawa VAT).

W toku prowadzonej działalności Spółka wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość faktur oraz innych dowodów księgowych (zwanych dalej łącznie: Dokumentami). Z uwagi na znaczną liczbę Dokumentów, które Wnioskodawca przechowuje obecnie w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ich archiwizacji oraz trudnościami związanymi z dostępem do Dokumentów, Spółka planuje zrezygnować z przechowywania przedmiotowych Dokumentów w formie papierowej i wprowadzić wyłącznie elektroniczny obieg i cyfrową archiwizację tych Dokumentów.

1. Definicje:
   1. Przez faktury Spółka rozumie otrzymywane od kontrahentów (krajowych i zagranicznych) oraz wystawiane przez Spółkę:
      1. faktury oraz ich duplikaty;
      2. faktury korygujące;
      3. noty korygujące.
   2. Przez inne dowody księgowe Spółka rozumie inne niż faktury wszelkie dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości, zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne. Elektroniczny obieg i archiwizacja Dokumentów będzie zatem również obejmowała:
      1. dowody księgowe zewnętrzne obce, takie jak m.in.: noty, bilety, paragony, rachunki, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, dowody wpłat i wypłat (KP, KW), komunikaty celne,
      2. dowody księgowe wewnętrzne, takie jak m.in.: polecenia księgowania, raporty kasowe, listy płac, dokumenty magazynowe, ewidencje przebiegu pojazdu, rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego.
2. Procedura elektronicznego obiegu i archiwizacji faktur oraz innych dowodów księgowych będzie wyglądała następująco:
   1. W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej (dalej: e-Faktury), Spółka udzieli akceptacji na stosowanie e-Faktur w odniesieniu do każdego dostawcy w sposób bezpośredni (wypełnienie formularza, złożenie pisma, wysłanie e-maila czy też stosowny zapis zostanie zawarty w umowie) lub w sposób dorozumiany poprzez podanie przez dział zamówień dedykowanego adresu skrzynki mailowej pozwalającego dostawcy na taką formę przesyłania faktur.
   2. W zakresie wystawianych e-Faktur Spółka uzyska akceptację od odbiorców na ich stosowanie. Zgoda ta wraz z podanym przez klienta adresem mailowym wprowadzona zostanie do systemu. Po wystawieniu faktury w systemie pojawiają się opcje wydruku faktury lub wysyłki jako e-Faktura. W przypadku nieotrzymania akceptacji od odbiorcy, Spółka będzie wystawiać fakturę w systemie komputerowym a następnie drukować egzemplarz przeznaczony dla odbiorcy i wysyłać go w formie papierowej. Natomiast egzemplarz przeznaczony dla Spółki będzie przechowywany jedynie w formie elektronicznej.
   3. Otrzymane faktury papierowe będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie. Wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
   4. Otrzymywane e-Faktury będą zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie.
   5. e-Faktury będą wystawiane przez Spółkę w nieedytowalnym formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie; odbiorca otrzyma na adres e-mail link do e-Faktury, który umożliwi dostęp do faktury w formacie PDF.
   6. Wystawione i otrzymane e-Faktury będą czytelne.
   7. e-Faktury będą podlegały kontroli biznesowej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność oraz ich czytelność, obejmującej między innymi następujące czynności:
      1. weryfikacja tożsamości wystawcy/odbiorcy e-Faktury,
      2. weryfikacja treści faktur, z uwzględnieniem weryfikacji obowiązkowych elementów e-Faktury,
      3. powiązanie konkretnej e-Faktury z odpowiadającym jej zamówieniem, umową lub inną formą potwierdzenia zawarcia transakcji,
      4. w odniesieniu do faktur otrzymywanych powiązanie konkretnej e-Faktury z korespondencją mailową potwierdzającą datę jej wpływu (e-Faktury wpływają na dedykowaną skrzynkę e-mailową),
      5. powiazanie e-Faktur z dowodami wykonania usługi lub dokumentami wewnętrznymi potwierdzającymi wydanie lub przyjęcie towaru (WZ, PZ),
      6. powiązanie e-Faktury za towary z dokumentem transportowym.
   8. e-Faktury zweryfikowane w ramach kontroli biznesowej będą ewidencjonowane w systemie finansowo-księgowym Spółki.
   9. W systemie elektronicznego obiegu dokumentów odnotowana będzie data wpływu/wystawienia e-Faktury.
   10. Każdej e-Fakturze zostanie nadany unikalny numer pozwalający na szybką identyfikację i sprawne odszukanie.
   11. Tylko upoważniona grupa pracowników Spółki będzie miała dostęp do e-Faktur.
   12. Pracownicy będą mieli możliwość podglądu e-Faktury i jej wydruku w razie potrzeby, nie będą mieli jednak żadnej możliwości ingerencji w treść e-Faktury, ani zmiany danych w niej zawartych.
   13. Otrzymane przez Spółkę od kontrahentów Dokumenty w formie papierowej, będą skanowane i przechowywane jedynie w formie cyfrowej. W sytuacji otrzymania Dokumentów w formie elektronicznej, będą one archiwizowane jedynie w formie cyfrowej. Po dokonaniu powyższej archiwizacji. Dokumenty w wersji papierowej będą niszczone, a Dokumenty elektroniczne przechowywane będą do czasu upływu dłuższego z terminów:
       1. przedawnienia zobowiązania podatkowego,
       2. wynikającego z odrębnych przepisów prawa (w tym: ustawy o rachunkowości) w zakresie okresów przechowywania Dokumentów.
   14. Dokumenty będą archiwizowane w bazie danych na serwerze.
   15. Na żądanie Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
   16. Procedura elektronicznego obiegu i archiwizacji Dokumentów będzie obejmowała tylko Dokumenty, które wpłynęły do Spółki lub zostały przez nią wystawione po wdrożeniu powyższego procesu. Dokumenty źródłowe, które Spółka otrzymywała oraz wystawiała w formie papierowej do dnia wdrożenia tego procesu będą nadal przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku wprowadzenia dedykowanego systemu elektronicznego obiegu i archiwizowania Dokumentów opisanego powyżej (dalej: System), Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tzn. w postaci elektronicznych obrazów dowodów księgowych (m.in. faktur, faktur korygujących i not księgowych oraz ich duplikatów) oraz zaprzestania archiwizowania otrzymywanych Dokumentów w formie papierowej i do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia Systemu, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w sposób elektroniczny, w postaci elektronicznych obrazów (skanów) Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

Wprowadzenie Systemu pozwoli Wnioskodawcy na wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Wnioskodawcę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dowodów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie: papierowej albo elektronicznej.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzenie Systemu w żaden sposób nie naruszy obowiązujących przepisów Ustawy VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy VAT, ilekroć w przepisach tej Ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura elektroniczna to z kolei faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 Ustawy VAT).

Stosownie do art. 112a Ustawy VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

&− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych (art. 244249 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej Dz.U.UE.L.2006.347.1 z dnia 11 grudnia 2006 r.).

Powołane powyżej przepisy Ustawy VAT określają jakie dokumenty podlegają przechowaniu (zakres przedmiotowy), jak również wskazują na sposób tego przechowywania. W przepisach tych posłużono się pojęciem faktury, nie wskazując o jaką formę dokumentu (papierową, czy elektroniczną) chodzi. Tym samym, należy przyjąć, że art. 112a Ustawy VAT odnosi się zarówno do faktury w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Powołane akty prawne odnoszą się zarówno do faktur sprzedaży wystawionych przez podatnika, jak i do faktur zakupu (otrzymanych przez podatnika). Faktury zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe oraz inne dowody księgowe będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Wskazać należy, że przepis wymaga przechowywania faktur (sprzedaży i zakupu) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (tj. od chwili ich wystawienia, bądź odpowiednio otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Zgodnie z art. 106m ust. 2 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy VAT, integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego ustawodawca nie wymaga przechowywania faktur oraz pozostałych dowodów księgowych w papierowej postaci. Przyjmując zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w Ustawie VAT.

Implementując System w zakresie opisanym w stanie faktycznym wniosku, Wnioskodawca spełni wszystkie warunki właściwego przechowywania Dokumentów. W szczególności, Wnioskodawca zapewni możliwość łatwego odszukania faktur, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, brak jest innych okoliczności, które powodowałyby jakiekolwiek naruszenie przepisów w tym zakresie.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy nie ma przeciwwskazań ku temu, aby wszystkie dokumenty księgowe były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania faktur zdefiniowane w art. 112a Ustawy VAT, tj. dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, przedłożenie organowi podatkowemu lub organowi kontroli celno-skarbowej na ich żądanie (zgodnie z odrębnymi przepisami), bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w szeregu interpretacji indywidualnych wydawanych w ostatnich latach w imieniu Ministra Finansów. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 8 grudnia 2016 r. (nr 3063-ILPP1-3.4512.137.2016.1.IL) wskazał m.in., że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Wynika to wprost z art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, który dopuszczając elektroniczną formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do faktur (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez faktury rozumie się bowiem dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Powyższe przepisy nie wprowadzają zatem ograniczenia, zgodnie z którym faktury w formie papierowej nie mogłyby być przechowywane w formie elektronicznej. Faktura papierowa jest bowiem fakturą, która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Stąd, planowane przez Wnioskodawcę rozwiązanie polegające na archiwizowaniu w formie elektronicznej zarówno faktur elektronicznych jak i Dokumentów zdigitalizowanych (otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej) przy spełnieniu określonych wymogów wskazanych w ww. przepisach ustawy o VAT (vide uwagi poniżej) należy, zdaniem Wnioskodawcy, uznać za prawidłowe.

Stanowisko takie znajduje jednoznaczne potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: NSA). Przykładowo, w wyroku z dnia 6 października 2011 r., sygn. akt I FSK 1574/10 (wyrok ten został wydany na gruncie nieobowiązujących już przepisów, ale wnioski płynące z niego powinny mieć tym bardziej zastosowanie na gruncie obecnie obowiązujących, bardziej liberalnych regulacji), NSA stwierdził m.in., że: (...) w żadnym przepisie rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku nie ma mowy o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej, do przechowywania. A skoro ustawodawca nie zobligował podatników do przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej, w ocenie NSA, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne i, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur, czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Zdaniem NSA istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji, dlatego jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. Naczelny Sąd Administracyjny wywiódł również, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur także zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy VAT, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności. Podobnie, w wyroku z dnia 24 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 49/11, NSA stwierdził m.in., że: (...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne. Podgląd ten znalazł odzwierciedlenie w wielu rozstrzygnięciach sądów administracyjnych zapadłych w analogicznych stanach faktycznych.

O ile ww. wyroki odwołują się bezpośrednio do sytuacji podmiotów wystawiających faktury, to nie ulega wątpliwości, że wnioski z nich płynące powinny mieć pełne zastosowanie do przechowywania faktur otrzymywanych przez danego podatnika.

Tożsame stanowisko zajął:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 listopada 2016 r. (nr 1462-IPPP3.4512.699.2016.2.RD);
• Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2016 r. (nr ILPP4/4512-1-361/15-4/PR);
• Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z dnia 22 grudnia 2015 r. (nr IPPP3/4512-971/15-2/JF), z dnia 30 maja 2014 r. (nr IPPP3/443-225/14-2/IG) i z dnia 22 października 2014 r. (nr IPPP3/443-1006/14-2/IG);
• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 2 grudnia 2015 r. (nr IBPP3/4512-679/14/KG) i z dnia 27 lutego 2015 r. (nr IBPP3/443-1389/14/EJ);
• Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2014 r. (nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR); oraz
• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 18 marca 2014 r. (nr ITPP3/443-622a/13/MD).

W świetle powyższych argumentów oraz powołanych interpretacji indywidualnych, w ocenie Wnioskodawcy za prawidłowe należy uznać stanowisko, zgodnie z którym faktury oraz inne dowody księgowe mogą być przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (bez zachowania oryginałów w formie papierowej), zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym złożonego wniosku. W ocenie Wnioskodawcy, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura będzie bowiem zgodna z warunkami przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem tego podatku, wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m Ustawy VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174) zwanej dalej ustawą podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
    wyrazy metoda kasowa;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 wyraz samofakturowanie;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie;
19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 wskazanie:
    1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1. przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) dane określone w art. 136;
24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 106o ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

&− podatnik wystawia fakturę korygującą.

W myśl art. 106j ust. 2 ustawy faktura korygująca powinna zawierać:

1. wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA albo wyraz KOREKTA;
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
   2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4. przyczynę korekty;
5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 prawidłową treść korygowanych pozycji.

Na podstawie art. 106k ust. 1 ustawy nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1. wyrazy NOTA KORYGUJĄCA;
2. numer kolejny i datę jej wystawienia;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Na podstawie art. 106l ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek podatnika zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy lub dłużnika zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Stosownie do art. 106l ust. 2 ustawy faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazał Wnioskodawca w opisie sprawy, przedstawiony przez niego sposób przechowywania w formie elektronicznej wystawianych i otrzymywanych faktur przez Wnioskodawcę będzie zapewniał łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewniony zostanie bezzwłoczny dostęp do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu.

Wobec powyższego w przypadku wprowadzenia dedykowanego systemu elektronicznego obiegu i archiwizowania Dokumentów Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tzn. w postaci elektronicznych obrazów dowodów księgowych (faktur, faktur korygujących, not korygujących oraz ich duplikatów) oraz zaprzestania archiwizowania otrzymywanych Dokumentów w formie papierowej i do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Należy również wskazać, że powołane w treści wniosku orzeczenie sądu administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, że jest ono rozstrzygnięciem wydanym w konkretnej sprawie, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się odnoszącym, w związku z tym nie ma waloru wykładni powszechnie obowiązującej.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług. Natomiast wniosek dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych został rozstrzygnięty odrębnym pismem.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej