Temat interpretacji

Przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci, formy ich przesłania lub udostępnienia pod warunkiem, że sposób ten zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych również w formie elektronicznej - poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 września 2018 r. (data wpływu 28 września 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

­
• prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi i przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe,
• dopuszczalności skanowania i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej papierowych faktur oraz ich udostępniania wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych w formie elektronicznej jest prawidłowe.

­

UZASADNIENIE

W dniu 28 września 2018 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi i przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej oraz dopuszczalności skanowania i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej papierowych faktur oraz ich udostępniania wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej. a specjalizuje się w projektowaniu i produkcji podzespołów aluminiowych. Spółka jest jednym z największych na świecie producentów aluminiowych bloków silnika i głowic cylindrów do samochodów.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu dostawców będących podatnikami VAT (dalej: Kontrahenci lub Sprzedawcy). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi są dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: dokumenty, faktury). Spółka otrzymuje faktury wystawiane przez Kontrahentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur (dalej: System) wykorzystując do tego funkcjonalność programu (...). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji faktur papierowych, to jest ich zapisanie i przechowywanie w formacie elektronicznym (w formie skanu).

Możliwe są dwie ścieżki otrzymywania faktur przez Spółkę: drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną.

W przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną Spółka wskazuje jeden adres e-mail (dalej: Skrzynka), na który Kontrahenci mogą przesyłać dokumenty. Dostęp do Skrzynki posiadają wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy działu księgowości. Obecnie pracownicy ci zobowiązani są do wydrukowania otrzymanego w ten sposób dokumentu, nadania mu numeru oraz przekazania go osobie odpowiedzialnej za wprowadzenie faktury do programu księgowego, tj. utworzenie dokumentu księgowego (dalej: dokument księgowy).

Niezależnie od powyższego, po wpłynięciu na Skrzynkę, faktura elektroniczna jest zapisywana bezpośrednio w Systemie. Jeżeli faktura elektroniczna została wystawiona z zachowaniem odpowiedniego formatu, System samodzielnie pobiera dane z otrzymanych w formie elektronicznej faktur. Jeżeli format faktury jest nieprawidłowy, tj. nie pozwala na automatyczne pobranie danych, pracownik Spółki drukuje fakturę, skanuje ją, a następnie wprowadza do Systemu manualnie. W obu przypadkach obraz faktury załączony jest do utworzonego dokumentu księgowego. Data zamieszczenia skanu w Systemie (automatycznie bądź manualnie) jest tożsama z datą otrzymania faktury przez Spółkę.

W przypadku faktur przesyłanych pocztą tradycyjną, Spółka w relacjach z Kontrahentami również podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Pracownicy Spółki odpowiedzialni za obsługę dokumentów przychodzących, do których trafiają przesłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej, zobligowani są do niezwłocznego przekazania ich wyznaczonym pracownikom działu księgowości. Wyznaczony pracownik działu księgowości zobligowany jest natomiast do ich zeskanowania w dniu otrzymania faktury przez Spółkę. Data zeskanowania faktury stanowi zatem jednocześnie datę jej wpływu, niezbędną do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT. Skan faktury zapisywany jest w Systemie. Pracownik działu księgowości tworzy manualnie dokument księgowy, którego załącznik stanowi skan faktury.

Sporadycznie zdarza się, że Kontrahenci przesyłają fakturę drogą elektroniczną na inny adres e mail niż Skrzynka. Wówczas faktura taka drukowana jest przez pracownika Spółki, który otrzymał fakturę, dostarczana w formie papierowej do pracowników Spółki odpowiedzialnych za obsługę dokumentów przychodzących i traktowana jak faktura otrzymana w formie papierowej (zgodnie z opisaną powyżej procedurą).

Niezależnie od sposobu otrzymania faktury, po jej zaksięgowaniu, dokument przechowywany jest w podziale na okresy rozliczeniowe, obecnie zarówno w formie papierowej (w oryginale w przypadku faktur otrzymanych papierowo lub w postaci wydruku - w przypadku faktur otrzymanych drogą elektroniczną), jak również w formie elektronicznej, w Systemie - jako załącznik do dokumentu księgowego. Co ważne, możliwe jest szybkie odnalezienie, sortowanie i wyświetlenie faktur w Systemie bez konieczności znajomości numerów dokumentów księgowych (np. zgodnie z nazwą lub NIP kontrahenta, czy też dniem wystawienia faktury).

System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W przypadku faktur skanowanych przez pracowników Spółki istotnymi jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do Systemu jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie jest możliwa. Po zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp.

Faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w programie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia. Spółka wymaga od Kontrahentów, aby wystawione przez nich faktury wskazywały numer danego zamówienia złożonego przez Spółkę. Każda wartość na fakturze jest dopasowywana do konkretnej linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą, pracownicy Spółki dokonują szczegółowej weryfikacji mającej na celu ustalenie prawidłowych wpisów. Na podstawie wartości zamówienia oraz kodu podatkowego wprowadzonego przy tworzeniu zamówienia, kwota VAT jest przeliczana w sposób automatyczny przez System w celu porównania, czy VAT wynikający z zamówienia zgadza się z wartością VAT wykazaną przez Sprzedawcę na fakturze. W przypadku zgodności wszystkich informacji z zamówienia z danymi wskazanymi przez Sprzedawcę na fakturze, System informuje o prawidłowości wprowadzonej faktury. Wówczas faktura taka jest traktowana jako faktura do zapłaty.

W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, System informuje o tym poprzez wyświetlenie komunikatu o błędzie. W takim przypadku, do momentu wyjaśnienia rozbieżności, ostateczne zaksięgowanie faktury jest wstrzymywane, a płatność należna Kontrahentowi jest blokowana. W przypadku błędów na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Ponadto Spółka blokuje płatności wobec Kontrahentów dopóki towary lub usługi nie zostaną przyjęte w programie księgowym Spółki (odbiór zakupów udokumentowanych fakturą musi zostać zarejestrowany w programie księgowym Spółki).

Co do zasady, Spółka stosuje procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzają się także faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług, które nie są realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez dwie osoby odpowiedzialne za dany zakup (następuje dwustopniowa weryfikacja treści faktury).

Skutkiem powyższych działań jest to, że Spółka dokonuje kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Spółka planuje, aby w przyszłości całkowicie zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej. Spółka planuje, że wszystkie faktury zakupowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie - niezależnie od tego w jakiej formie te faktury zostały wystawione, a następnie otrzymane przez Spółkę.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej, w Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej, w Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT),
2. dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie wyłącznie w Systemie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur oraz ich udostępnianie wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania pierwszego:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentująca dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie, się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w broszurze informacyjnej Ministra Finansów z 2013 r. pt.: Zmiany w zakresie zasad fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowywanie do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Ponadto Minister wskazał, że: co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie wiarygodna ścieżka audytu użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod adres, który Spółka przekazuje swoim Kontrahentom. W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, niezależnie od późniejszych procedur, już na tym etapie ograniczona jest możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką. Jednocześnie, dla usprawnienia Systemu i pełniejszej weryfikacji, Spółka wskazuje swoim Kontrahentom konieczność uwzględnienia na fakturze numeru zamówienia złożonego przez Spółkę.

Zdaniem Spółki szczególnie istotny jest fakt, iż System umożliwia porównanie otrzymanej faktury z danymi w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami. Dane na fakturze są dopasowywane do odpowiadającej im linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą, Spółka blokuje możliwość zaksięgowania faktury, a co za tym idzie płatności na rzecz Kontrahentów, do czasu ustalenia prawidłowych danych. Dla poprawnego zaksięgowania faktury wymagane jest m.in., aby cena i ilość podana na fakturze była zgodna z ceną i ilością wynikającą z zamówienia. Ponadto Spółka monitoruje fakt przyjęcia towarów lub usług - odbiór zakupów udokumentowanych daną fakturą powinien zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki. System opiera się więc na przeprowadzaniu weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym Spółki w sposób szczegółowo opisany w zdarzeniu przyszłym, w szczególności z danymi odnoszącymi się do konkretnego zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez dwie osoby odpowiedzialne za dany zakup (następuje dwustopniowa weryfikacja treści faktury). Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie jest też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury. Zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu zachowana jest integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie. Faktury w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie).

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu). Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 września 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF.

Reasumując zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to faktury te uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Fakt, że Spółka nie będzie przechowywać faktur w formie papierowej nie będzie miał wpływu na powyższe.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania drugiego:

Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej: Dyrektywa), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tymczasem, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia łub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie powołane powyżej przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych również w formie elektronicznej - poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie dostęp on-line nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organy właściwe w sprawach podatkowych), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ właściwy w sprawach podatkowych i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy, stosowany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwymi w sprawach podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSZ; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie oraz nieodwracalnego zniszczenia otrzymanej papierowej wersji faktury. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest zakresie:

• prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków udokumentowanych fakturami otrzymywanymi i przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej prawidłowe.
• dopuszczalności skanowania i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej papierowych faktur oraz ich udostępniania wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych w formie elektronicznej prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

W odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...), w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej