Temat interpretacji

prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2018 r. (data wpływu 6 listopada 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. W przyszłości Spółka będzie zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT w Polsce. Spółka jest członkiem grupy kapitałowej . (dalej: Grupa).

W przyszłości planowany jest podział przez wydzielenie jednej ze spółek z Grupy. Wnioskodawca będzie uczestniczył w tej transakcji jako spółka przejmująca, tj. nabędzie on część majątku innego podmiotu. Majątek ten będzie stanowił zorganizowaną część przedsiębiorstwa w postaci oddziału prowadzącego działalność w zakresie produkcji poliuretanowych okien dachowych oraz kołnierzy aluminiowych. Tym samym na skutek podziału przez wydzielenie Wnioskodawca otrzyma majątek, który pozwoli mu na prowadzenie działalności w wyżej wymienionym zakresie.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka będzie nabywać od swoich dostawców (dalej: Dostawcy) towary i usługi. Transakcje te będą podlegały opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o VAT. W związku z tym Spółka będzie otrzymywać od Dostawców faktury VAT dokumentujące ww. dostawy towarów i świadczenie usług (dalej: Faktury).

Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą. Przedmiotem wniosku nie są faktury, które będą dokumentować nabycie usług gastronomicznych, noclegowych. Faktury będą obejmować również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), które będą wykorzystywane do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługiwać będzie jednak Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej bądź obniżonej wysokości.

Wszystkie Faktury będą zawierać elementy wymagane przez Ustawę o VAT i będą księgowane w systemie księgowym Spółki. Odnotowywana i archiwizowana będzie także data wpływu każdej Faktury niezbędna do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.

Spółka będzie otrzymywać Faktury w wersji papierowej i elektronicznej. W przypadku niektórych Dostawców, faktury będą przesyłane przy wykorzystaniu systemu elektronicznej wymiany danych (dalej: EDI), na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE. Umowa ta będzie przewidywać stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Poza wykorzystaniem systemu EDI, dążąc do optymalizacji swoich procesów biznesowych, Spółka ustanowi procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur. Dostęp zarówno do archiwum, jak i systemu akceptacji i przetwarzania Faktur będzie ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

W przypadku faktur papierowych:

• Faktury papierowe będą przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki w . Spółka rozważa możliwość, że w przyszłości faktury papierowe będą również mogły być wysyłane przez Dostawców na specjalną skrzynkę pocztową Spółki w , gdzie znajduje się centrum skanowania.

• Faktury papierowe po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki w będą niezwłocznie skanowane. Ponadto, w ramach procedury odbioru faktur papierowych w ., będą one skanowane w centrum skanowania.

• W ramach procedury skanowania w , przed skanowaniem, na każdą fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, faktura otrzyma numer referencyjny (ang. unique reference number, dalej: URN).

• Do procesu skanowania używane będzie profesjonalne oprogramowanie, pozwalające w razie zaistnienia takiej potrzeby - na przetwarzanie danych z faktury np. kopiowanie wartości liczbowych. Nie będzie naruszać to integralności faktury, albowiem dane te nie będą mogły być zmienianie czy uzupełnianie. Faktury będą zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.

• Uprawnieni pracownicy będą odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanej faktury (obrazu) umożliwiającej pełną czytelność faktury. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie stanowić wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.

• Każdy plik PDF (skan faktury) będzie zawierać zeskanowany obraz jednej faktury w wersji papierowej.

Oprócz faktur papierowych oraz otrzymywanych poprzez system EDI, Spółka będzie otrzymywać faktury elektroniczne drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, Spółka udzieli akceptacji Dostawcom na stosowanie faktur elektronicznych. W przypadku faktur elektronicznych (innych niż otrzymywanych w ramach EDI):

• Faktury elektroniczne będą przesyłane na specjalny, dedykowany adres e-mail Spółki, po czym każda z nich otrzyma swój numer URN (w praktyce mogą się zdarzyć sytuacje, w których Dostawcy prześlą fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych, po czym ostatecznie każda faktura otrzyma własny numer URN).

• Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę będzie sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki - co do zasady jeden e-mail powinien zawierać tylko jedną fakturę w jednym pliku PDF, przy czym mogą zdarzyć się przypadki, że jeden e-mail będzie zawierać kilka faktur (odrębnych plików PDF).

• Nieprawidłowość w ww. zakresie będzie skutkować wysłaniem zwrotnej wiadomości e- mail do Dostawcy w sprawie obowiązującej polityki Spółki dotyczącej otrzymywania faktur drogą e-mail, np. konieczność przesyłania faktur w formacie PDF.

Wszystkie Faktury będą trafiać do systemu księgowego Spółki oraz do systemu DFM (Document Flow Management). W ramach systemu informatycznego, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, Faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. Faktura będzie sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane Faktury będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ścieżka weryfikacji i akceptacji będzie archiwizowana wraz z daną Fakturą. W przyszłości, faktury dokumentujące wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki będą dodatkowo trafiały do systemu ..

W systemie księgowym Spółki Faktury otrzymają dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie Faktury można będzie wyszukiwać poprzez numery referencyjne dla celów księgowych oraz dane Dostawcy, co zapewni ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji.

Procedura wprowadzona przez Spółkę będzie obejmować również kwestię archiwizowania Faktur:

• Archiwizacji będą podlegać między innymi: wiadomości e-mail, Faktury (w formacie PDF, w przypadku Faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub Faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail, bądź komunikatów elektronicznych z systemu EDI), załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

• System informatyczny Spółki zapewni możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, zapewniając ich łatwe odszukanie.

• Dokumenty będą przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

• Jednocześnie jak wskazano wyżej, Faktury będą przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych Faktur przez upoważnionych do tego pracowników zapewni wysoką jakość obrazu każdej Faktury.

• Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania Faktur będzie ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.

Dzięki powyższemu, zdaniem Spółki, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur i ich odpowiednie przechowywanie w zgodzie z art. 106m, 112 i 122a Ustawy o VAT.

System księgowy Spółki będzie posiadać funkcję tymczasowego audytu pozwalającą poprzez adres Spółki na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur. Dzięki temu zapewniony będzie bezzwłoczny lokalny dostęp do obrazów wybranych Faktur w trybie on-line, bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji. Dodatkowo w razie potrzeby możliwe będzie niezwłoczne pobranie obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive) bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję.

W związku z tak zaplanowanym ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy.

Ad 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Ad 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, na kwestię posiadania prawa do odliczenia VAT naliczonego nie będzie wpływać fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 Ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług. Ponadto, art. 86a i art. 88 Ustawy o VAT regulują sytuacje, w których prawo do odliczenia zostaje ograniczone bądź całkowicie wyłączone.

Podsumowując, czynny podatnik VAT może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

• w odniesieniu do nabytych towarów/usług powstał po stronie dostawcy obowiązek podatkowy,

• nabywca posiada fakturę dokumentującą dostawę towarów lub świadczenie usługi,

• przedmiotem tych transakcji nie są czynności, w stosunku do których prawo do odliczenia zostało wyłączone bądź ograniczone mocą przepisów Ustawy o VAT.

Jak wskazano w zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT, a wszelkie nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami będą wykorzystywane wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Nabywane towary i usługi będą podlegać opodatkowaniu VAT w Polsce.

W stosunku do każdej Faktury odnotowywana i archiwizowana będzie w systemie księgowym Spółki data jej wpływu, dzięki czemu Spółka będzie posiadać informacje niezbędne do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.

Spółka pragnie przy tym wskazać, że przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają kwestii odliczenia VAT od formy posiadanej faktury, co znajduje swoje potwierdzenie w art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, stanowiącym że: przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie wystąpią również przesłanki negatywne, wyłączające lub ograniczające prawo do odliczenia, wynikające z art. 86a lub art. 88 Ustawy o VAT, tj. Faktury nie będą dokumentować nabycia usług gastronomicznych, noclegowych, ani wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, które nie dają podatnikowi prawa do odliczenia VAT w całości bądź w części. Tym samym, w ocenie Spółki, spełnione będą wszystkie wymienione wyżej przesłanki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, że niezależnie od sposobu otrzymania danej Faktury (poprzez EDI, drogą e-mail w formie PDF, czy też w wersji papierowej, która następnie podlega skanowaniu) w stosunku do Faktur zapewnione będzie spełnienie wymogów dotyczących obiegu, przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, 106n, 112 i 112a Ustawy o VAT.

W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w Ustawie o VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że czytelność oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Przepisy Ustawy o VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT). Dodatkowo, w celu dalszego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, ustawodawca wskazuje możliwość wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź systemu EDI zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT).

Przepisy art. 112 oraz 112a Ustawy o VAT zawierają przesłanki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak stanowi art. 122a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawianych i otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Ponadto, podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT). Przepis ten nie ma zastosowania, gdy faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT). Dodatkowo, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych w podobnych stanach faktycznych (i to nawet w sytuacji niszczenia przez podatnika po skanowaniu papierowych wersji faktur) - przykładowo:

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.JNa,

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ.

W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stanął na stanowisku, że: W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Do kwestii odliczenia VAT naliczonego w przypadku przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej oraz niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych odniósł się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej:

• w interpretacji indywidualnej z 26 września 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM,

• w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR.

W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor KIS stanął na stanowisku, że: zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Mając na względzie, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym:

• spełnione będą przesłanki uprawniające Spółkę do odliczenia VAT naliczonego z Faktur,

• Spółka w odniesieniu do Faktur zapewni zachowanie ustawowych wymogów dotyczących ich czytelności, integralności, autentyczności pochodzenia, przechowywania oraz udostępniania organom skarbowym oraz

• zgodnie ze stanowiskami wyrażonymi w interpretacjach indywidualnych na spełnienie powyższych wymogów nie wpłynie fakt ewentualnego zniszczenia wersji papierowych Faktur i przechowywanie ich wyłącznie w formie nieedytowalnych skanów PDF.

Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur, które będą dokumentować:

• nabycia towarów i usług, które będą wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT,

• wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki,

i będą otrzymywane od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a na kwestię tę nie wpłynie fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel ().

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ().

Według art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zaś przez fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy - podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. W przyszłości Spółka będzie zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT w Polsce.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka będzie nabywać od swoich dostawców towary i usługi. Transakcje te będą podlegały opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o VAT. W związku z tym Spółka będzie otrzymywać od Dostawców faktury VAT dokumentujące ww. dostawy towarów i świadczenie usług. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą. Przedmiotem wniosku nie są faktury, które będą dokumentować nabycie usług gastronomicznych, noclegowych. Faktury będą obejmować również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), które będą wykorzystywane do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługiwać będzie jednak Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej bądź obniżonej wysokości. Spółka będzie otrzymywać Faktury w wersji papierowej i elektronicznej.

System księgowy Spółki będzie posiadać funkcję tymczasowego audytu pozwalającą poprzez adres Spółki na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur. Dzięki temu zapewniony będzie bezzwłoczny lokalny dostęp do obrazów wybranych Faktur w trybie on-line, bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji.

W związku z tak zaplanowanym ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy - obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Według art. 88 ust. 4 ustawy - obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego), z uwzględnieniem art. 88 ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W niniejszej sprawie, nabywane przez Spółkę - zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku od towarów i usług - towary i usługi dokumentowane Fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej wykorzystywane będą do wykonywania czynności opodatkowanych, (przedmiotem sprawy nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych i noclegowych).

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną warunki dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy, wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z opisanych w zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących: nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego również w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ., w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej